Система электронного документооборота (СЭД)

Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД). СЭД используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами контролирующими органами.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись. Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.

Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.

Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Развитие систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.

Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора ЭДО, который включён в реестр налоговой инспекции.

Нормативно-правовая база

Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.

Правовое регулирование обеспечивают:

• Федеральные законы:
• «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
• «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
• «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
• «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
• «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
• Постановления Правительства РФ, а также региональных правительств.
• Приказы Минфина, Минюста, Росстандарта, Росархива и других ведомств.
• Государственные стандарты:
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности»;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и другие стандарты ГОСТ.
• Общероссийские классификаторы и ряд других документов.

Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики СЭД могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.

Классификация СЭД

Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

• ЭДО регистрационного типа;
• формирующие цифровую документацию;
• позволяющие автоматизировать работу с архивами;
• для управления архивными данными;
• для обработки документов в цифровом виде;
• для контроля работы устройств для хранения информации.

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.

Выделим следующие виды СЭД:

1. Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
2. Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
3. Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
4. ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.

Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:

• возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
• организация единого электронного архива с функцией поиска файлов в нём;
• оформление резолюций и контроль за исполнением;
• возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
• поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации.

Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

Функциональность готовых решений СЭД

В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые системы ЭДО имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.

Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:

• получение, регистрация, обработка документов
• организация хранения и поиска документации;
• подготовка аналитической отчётности;
• контроль исполнения документов;
• выставление задач сотрудникам и др.

Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.

Плюсы внедрения системы электронного документооборота

Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:

1. Уменьшение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях.
2. Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях.
3. Сокращение рисков.

Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию. Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, подписанным рукописной подписью

В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с электронным обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в электронный формат, на бумаге остаются:

• приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ),
• акты о несчастном случае на производстве,
• журналы с инструктажем по охране труда.

Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД

СЭД может быть использована для внедрения не только в организациях, но и в государственных органах. Для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

Выбор системы электронного документооборота (СЭД)

При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:

• соответствие поставленным фирмой задачам;
• соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
• поддерживаемые виды документов;
• уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
• степень защищённости;
• наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
• необходимость установки дополнительного ПО;
• скорость восстановления работы СЭД при массовых сбоях;
• возможность автоматизировать стандартные процессы или подготовку определённого типа документов;
• наличие системы массового ввода документации;
• возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой, а также с ПО, которое используется в работе (почтовые программы, офисные приложения).

Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.

В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.

Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.

Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.

Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации

К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.

Внедрение СЭД происходит в следующем порядке:

• проведение анализа бизнес-процессов и изучение регламента по работе с документами;
• подготовка нормативной базы для перехода на ЭДО — положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО;
• заключение договора с оператором электронного документооборота, СЭД которого будет использоваться;
• подготовка рабочих мест: установка необходимого программного обеспечения или его интеграция с корпоративной информационной системой;
• тестирование и оценка СЭД, а также её введение в опытную эксплуатацию;
• обучение персонала работе с электронными документами в СЭД.

В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.

В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.