Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru

Система электронного документооборота

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Системы СЭД представляет собой программное обеспечение или веб-сервис. С их помощью компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. Чтобы документы в цифровом виде обладали юридической значимостью, используют электронную подпись.

Электронная система управления документооборотом позволяет сократить время на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

Чаще всего система ЭДО имеет — это компьютерная программа или веб-сервис. С помощью них любой юридически значимый документ можно без проблем отправить в цифровом формате. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Факты о СЭД

Система ЭДО стала внедряться в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения. Сейчас системы ЭДО отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении электронного документооборота.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора, который включён в реестр налоговой инспекции.

Плюсы СЭД

Преимущества внедрения такого решения очевидны:

Cокращение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях
Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях;
Сокращение рисков.

Установка единой системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭДО должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Функциональность СЭД

Интегрированная система электронного документооборота (в виде программы) или онлайн-сервисов должны выполнять множество задач, что является одиним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому Системы электронного документооборота предназначены для:

организация хранения и поиска документации;
обеспечение поддержки процесса делопроизводства;
подготовка аналитической отчётности;
контроль исполнения документов;
гарантия информбезопасности.

Ряд решений также могут иметь специфические функции, благодаря чему существенно расширяются опции применения посредством интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Системы ЭДО предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на:

  • ЭДО регистрационного типа;
  • формирующие цифровую документацию;
  • позволяющие автоматизировать работу с архивами;
  • для управления архивными данными;
  • для управления обработкой документации;
  • для контроля работы устройств для хранения информации.

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем СЭД.

Можно также взять за основу следующие типы СЭДО:

  • Системы делопроизводства. Такой вариант применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
  • Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный формат.
  • Workflow-система. Призвана добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
  • ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом остановится гибкость функциональности.

Выбор СЭД

При выборе системы электронного документооборота следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

При выборе учитывайте:

  • Срок существования СЭД на рынке, а также число клиентов, уже успевших применить решение на практике.
  • Как часто выходят обновления и нет ли частых сбоев в работе.
  • Соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам.
  • Соответствие поставленным фирмой задачам.
  • Уровень техподдержки решения со стороны разработчика.
  • Степень защищённости.
  • Наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки.
  • Цена. Немаловажный критерий выбора. Сюда входит стоимость как самой покупки, так и лицензии, администрирования, техподдержки.

Предварительно нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение, какая система электронного документооборота подойдёт в конкретной ситуации.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger