Что такое СЭД, какие существуют виды информационный системы электронного документооборота и ее возможности
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
Техподдержка:

Система электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение или веб-сервис. С их помощью компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. Чтобы документы в цифровом виде обладали юридической значимостью, используют электронную подпись.

Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

СЭД — система электронного документооборота — позволяет создавать, изменять, отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Факты о системе электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения. Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора, который включён в реестр налоговой инспекции.

Плюсы системы электронного документооборота в организации

Функциональность СЭД обеспечивает следующие преимущества:

Cокращение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях
Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях;
Сокращение рисков.

Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

Система СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Функциональность системы электронного документооборота

Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:

организация хранения и поиска документации;
обеспечение поддержки процесса делопроизводства;
подготовка аналитической отчётности;
контроль исполнения документов;

Некоторые решения также могут иметь дополнительные функции, благодаря чему существенно расширяются опции применения посредством интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.

Классификация систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

  • ЭДО регистрационного типа;
  • формирующие цифровую документацию;
  • позволяющие автоматизировать работу с архивами;
  • для управления архивными данными;
  • для обработки документов в цифровом виде;
  • для контроля работы устройств для хранения информации.

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.

Выделим следующие виды СЭДО:

  1. Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
  2. Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
  3. Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
  4. ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.

Выбор программы СЭД

При выборе системы электронного документооборота следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:

  • срок существования СЭД на рынке, а также число клиентов, уже успевших применить решение на практике;
  • как часто выходят обновления и нет ли частых сбоев в работе СЭД;
  • соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
  • соответствие поставленным фирмой задачам;
  • поддерживаемые виды документов;
  • уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
  • степень защищённости;
  • наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
  • цену покупки, администрирования, технической поддержки.

Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демо версию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger