Система электронного документооборота (СЭД)

Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД). Она используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С её помощью компании организуют внутренний и внешний ЭДО. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись (ЭП). Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.

Компании, которые перешли на ЭДО, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.

Система ЭДО позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Развитие систем цифрового документооборота

Системы обмена документами стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программы, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.

За время своего существования информационные системы документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.

Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Они подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы аккредитованного оператора ЭДО.

Нормативно-правовая база

Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.

Правовое регулирование обеспечивают:

1. Федеральные законы:
   • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
   • «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
   • «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
   • «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
   • «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ;
2. Постановления Правительства РФ, а также региональных правительств;
3. Приказы Минфина, Минюста, Росстандарта, Росархива и других ведомств;
4. Государственные стандарты (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 и другие);
5. Общероссийские классификаторы и ряд других документов.

Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.

Классификация СЭД

Системы цифрового документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.

Выделим следующие виды СЭД:

1. Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Применение данного вида систем позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренних документов в пределах предприятия.
2. Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
3. Workflow. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами таких систем являются лишь сложность и длительность внедрения.
4. ECM. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.
5. Гибридная система. Такие СЭД сочетают в себе функции разных видов. Например, учётные системы включают функциональность электронного архива и workflow.
6. Система CRM. Помогает менеджерам управлять контактами с клиентами, счетами и проектами. Различные CRM-системы могут предлагать разные наборы функций, опций и инструментов для оптимизации рабочих процессов.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать тот вариант, который подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.

Требования к системам

Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций предъявляются высокие требования.

Системы цифрового документооборота имеют схожую функциональность. При выборе необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций. В их основной перечень входят:

• возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
• организация единого цифрового архива с функцией поиска файлов в нём;
• оформление резолюций и контроль за исполнением;
• возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
• поддержка разграниченного доступа сотрудников к документам.

Помимо вышеперечисленных показателей, к важным критериям выбора системы относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

Функциональность готовых решений СЭД

В основном при внедрении систем ЭДО организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые решения имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.

Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому СЭД предназначены для выполнения следующих функций:

Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе СЭД.

Обменивайтесь накладными в Доки 

Подключиться

Плюсы и минусы внедрения системы ЭДО

Подключение к системе обеспечивает следующие преимущества:

Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию. Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документов и повышения уровня корпоративной культуры.

Недостатки внедрения системы ЭДО не так очевидны. Смущать могут первоначальные затраты, время, необходимое на настройку и адаптацию персонала. Однако большинство из этих проблем являются временными, а остальные решаются в рабочем порядке. Последующая же экономия позволяет компенсировать первоначальные затраты.

Единственным существенным минусом может стать ограниченный функциональный набор системы.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в цифровом формате (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной ЭП, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, заверенным рукописной подписью.

В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с цифровым обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в цифровой формат и наличия СЭД, на бумаге остаются:

• приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ),
• акты о несчастном случае на производстве,
• журналы с инструктажем по охране труда.

Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД

Для обмена документами в цифровой среде существуют разные системы, том числе в госсекторе. Так, для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, данную систему используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

Таким образом, системы МЭДО и СМЭВ представляют собой платформы для госструктур, которые решают задачи, специфичные для государственного сектора. В этом контексте СЭД представляет собой базу или каркас, с которым интегрируется МЭДО или СМЭВ. При этом интеграция с МЭДО осуществляется через стандартный модуль, а для СМЭВ уже разрабатывается индивидуальное проектное решение в зависимости от особенностей организации. При выборе СЭД госструктуры обязательно учитывают наличие коннектора для МЭДО, который сейчас предлагают все крупные игроки на рынке систем обмена документами в цифровом формате.

Критерии выбора системы

При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

При выборе системы необходимо учитывать:

• соответствие поставленным фирмой задачам;
• соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
• поддерживаемые виды документов;
• уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
• степень защищённости;
• наличие документов по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
• необходимость установки дополнительного ПО;
• скорость восстановления работы СЭД при массовых сбоях;
• возможность автоматизировать стандартные процессы или подготовку определённого типа документов;
• наличие системы массового ввода документации;
• возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой, а также с ПО, которое используется в работе (почтовые программы, офисные приложения).

Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.

В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.

Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.

Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.

Помимо обычных систем, существуют сервисы для обмена документами в цифровом формате, которые представлены в виде облачных или интеграционных решений.

Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации

К этому процессу необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимых программ на рабочие места — это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в цифровой формат.

Процедура внедрения системы происходит в следующем порядке:

1. Проведение анализа бизнес-процессов и изучение регламента по работе с документами.
   На этом этапе проводится аудит всех процессов, связанных с созданием, хранением, передачей и обработкой документов. Цель анализа — выявить слабые места, избыточные процессы и определить области, где внедрение СЭД приведёт к наибольшему эффекту.
2. Подготовка нормативной базы для внедрения СЭД.
   Этап включает разработку и утверждение внутренних регламентов, положений и инструкций, которые определяют правила работы с документами в новой системе. Например, положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО.
3. Заключение договора с оператором, система которого будет использоваться.
   При выборе оператора учитывайте все критерии выбора СЭД.
4. Подготовка рабочих мест.
   Включает в себя установку необходимого ПО или его интеграцию с корпоративной информационной системой.
5. Тестирование и оценка СЭД, а также её введение в опытную эксплуатацию.
   Перед полным внедрением проводится тестирование системы на пилотных группах пользователей. Это позволяет выявить возможные проблемы и провести адаптацию системы под специфические нужды организации. Также вносятся необходимые настройки для интеграции СЭД с другими внутренними системами.
6. Обучение персонала работе с документами в СЭД.
   Для успешного внедрения СЭД необходимо обучить сотрудников работе с новой системой. Проводятся тренинги, обучающие семинары и предоставляются учебные материалы. Обучение охватывает как базовые навыки работы с системой, так и особенности работы с документами в цифровом формате.

В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.

В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог