Уважаемый абонент, информируем вас о приостановке выпуска подписи на руководителя ЮЛ и на ИП. Как получить подпись в 2022 году - статья
Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru

Система электронного документооборота

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Системы СЭД представляет собой программное обеспечение или веб-сервис. С их помощью компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. Чтобы документы в цифровом виде обладали юридической значимостью, используют электронную подпись.

Электронная система управления документооборотом позволяет сократить время на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

Чаще всего система электронного документооборота (ЭДО) — это компьютерная программа или веб-сервис. С помощью них любой юридически значимый документ можно без проблем отправить в цифровом формате. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Факты о системе документооборота

Система ЭДО стала внедряться в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения. Сейчас системы ЭДО отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении электронного документооборота.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора, который включён в реестр налоговой инспекции.

Плюсы системы электронного документооборота (СЭД) в организации

Преимущества внедрения такого решения очевидны:

Cокращение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях
Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях;
Сокращение рисков.

Установка единой системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭДО должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Недостатком программы СЭД является то, что само по себе внедрение традиционной системы не становится ощутимой точкой развития для предприятия.

Функциональность системы электронного документооборота (СЭД)

Интегрированная система электронного документооборота (в виде программы) или онлайн-сервисов должны выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому Системы электронного документооборота предназначены для:

организация хранения и поиска документации;
обеспечение поддержки процесса делопроизводства;
подготовка аналитической отчётности;
контроль исполнения документов;
гарантия информбезопасности.

Ряд решений также могут иметь специфические функции, благодаря чему существенно расширяются опции применения посредством интеграции с другими системами.

Виды системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

  • ЭДО регистрационного типа;
  • формирующие цифровую документацию;
  • позволяющие автоматизировать работу с архивами;
  • для управления архивными данными;
  • для управления обработкой документации;
  • для контроля работы устройств для хранения информации.

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем программы СЭД.

Можно также взять за основу следующие типы СЭДО:

  • Системы делопроизводства. Такой вариант применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
  • Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный формат.
  • Workflow-система. Призвана добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
  • ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.

Выбор программы СЭД

При выборе системы электронного документооборота следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

При выборе учитывайте:

  • Срок существования СЭД на рынке, а также число клиентов, уже успевших применить решение на практике.
  • Как часто выходят обновления и нет ли частых сбоев в работе СЭД.
  • Соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам.
  • Соответствие поставленным фирмой задачам.
  • Уровень техподдержки решения со стороны разработчика.
  • Степень защищённости.
  • Наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки.
  • Цена. Немаловажный критерий выбора. Сюда входит стоимость как самой покупки, так и лицензии, администрирования, техподдержки СЭД.

Предварительно нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение, какая система электронного документооборота подойдёт в конкретной ситуации.



Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger