Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
E-mail:
info@astral.ru

Система электронного документооборота

СЭД — это системы электронного документооборота. Делопроизводство в бумажном виде в современных условиях демонстрирует низкую эффективность. В связи с этим появилась необходимость внедрения автоматизированной СЭД во многих компаниях.

Чаще всего система ЭДО имеет — это компьютерная программа или веб-сервис. С помощью них любой юридически значимый документ можно без проблем отправить в цифровом формате. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Факты о СЭД

Система ЭДО стала внедряться в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи.

За время существования система электронного документооборота успела зарекомендовать себя как эффективный механизм. Решение приемлемо с одинаковым успехом как для мелкого бизнеса, так и для крупных предприятий. При этом специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и госучреждениям.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора, который включён в реестр налоговой инспекции.

Плюсы СЭД

Преимущества внедрения такого решения очевидны:

Cокращение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях
Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях;
Сокращение рисков.

Установка единой системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭДО должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.

Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Функциональность СЭД

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Наиболее важными можно обозначить следующие:

организация хранения и поиска документации;
обеспечение поддержки процесса делопроизводства;
подготовка аналитической отчётности;
контроль исполнения документов;
гарантия информбезопасности.

Ряд решений также могут иметь специфические функции, благодаря чему существенно расширяются опции применения посредством интеграции с другими системами.

Разновидности

Системы ЭДО предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на:

  • ЭДО регистрационного типа;
  • формирующие цифровую документацию;
  • позволяющие автоматизировать работу с архивами;
  • для управления архивными данными;
  • для управления обработкой документации;
  • для контроля работы устройств для хранения информации.

Можно также взять за основу следующие типы СЭДО:

  • Системы делопроизводства. Такой вариант применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
  • Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный формат.
  • Workflow-система. Призвана добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
  • ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом остановится гибкость функциональности.

«Астрал Онлайн» — система, с помощью которой можно осуществлять обмен цифровой документацией с любого рабочего места. Защищённая система ЭДО соответствует всем современным требованиям. Все документы подписываются ЭП, за счёт чего гарантирована их юридическая значимость — полный аналог бумажного варианта.

Как выбрать СЭД

При выборе системы электронного документооборота следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

При выборе учитывайте:

  • Срок существования СЭД на рынке, а также число клиентов, уже успевших применить решение на практике.
  • Как часто выходят обновления и нет ли частых сбоев в работе.
  • Соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам.
  • Соответствие поставленным фирмой задачам.
  • Уровень техподдержки решения со стороны разработчика.
  • Степень защищённости.
  • Наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки.
  • Цена. Немаловажный критерий выбора. Сюда входит стоимость как самой покупки, так и лицензии, администрирования, техподдержки.

Предварительно нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение, какая система электронного документооборота подойдёт в конкретной ситуации.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle