Продукты по направлению

Отчетность в контролирующие органы из программ «1С-Предприятие»

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Отчетность, бухучет и налоги

Многопользовательский режим в «1С-Отчетность»: как организовать работу команды

Феоктистова Екатерина

20.06.2025

815

От единственной флешки-ключа на всю бухгалтерию к эффективной и контролируемой командной работе. Разбираемся, как многопользовательский режим решает главные проблемы современной компании.

Картина первая: «Боль» бухгалтера. Отчетный период. На вашем столе — стопка документов. В программе «1С» уже готовы декларации, но чтобы их отправить, нужен USB-токен с электронной подписью (ЭП), который хранится в сейфе у главного бухгалтера. Вы ждете, пока он освободится, затем ждет ваш сотрудник. Время идет, сроки подходят, а работа стоит из-за одного маленького ключа.

Картина вторая: «Боль» руководителя. В вашей компании несколько программ 1С. Например, 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП. Лицензия на 1С-Отчетность одна, она подключается на ИНН организации. И тут начинается «квест». Кадровик формирует отчет для Социального фонда (СФР) в своей 1С:ЗУП. Бухгалтер сдает отчетность в ФНС. Все эти документы хранятся в одной базе 1С-Отчетность. Каждый пользователь имеет равный доступ к базе, это может привести к путанице, сотрудники могут мешать друг другу.

Эти проблемы знакомы тысячам компаний. К счастью, 1С-Отчетность предлагает удобное решение — многопользовательский режим. Давайте разберемся, как он превращает хаос в управляемую систему.

Работа без централизованного инструмента командной работы с отчетностью — это не просто неудобно, это прямые финансовые и репутационные риски для бизнеса.

Путаница и отсутствие контроля: Когда отчеты готовятся в разных программах или разными людьми без общей системы, руководитель не может быстро оценить статус их сдачи. Главный бухгалтер не может контролировать кто сдаёт какой отчёт - ответственность размывается.

Риск внутреннего саботажа и ошибок: Представьте, что вы даете бухгалтеру по кадрам доступ к общей базе для сдачи отчетов в СФР. А что, если он получит доступ и к главной финансовой отчетности? Главная «боль» любого главбуха — ситуация, когда сотрудник (особенно перед увольнением) может по ошибке или умышленно «навредить» в критически важных документах. Без четкого разграничения прав этот риск всегда существует.

Потеря времени и человеческий фактор: Сотрудники могут дублировать работу друг друга, либо мешать друг другу — у всех одна база отчетов.

Многопользовательский режим — это расширение, которое позволяет нескольким сотрудникам отправлять отчеты с личными сертификатами в одной учетной записи 1С. Пользователям можно назначить роли и права на сдачу отчетности в определенные контролирующие органы: СФР, ФНС, Росстат, ЦБ и другие.

Проще говоря, компания покупает расширение «Многопользовательский режим» на организацию, а внутри нее создаются персональные доступы для всех вовлеченных сотрудников с четким разделением ролей и прав.

На практике это выглядит как четкое разделение зон ответственности:

Отдел кадров (с ролью «Пользователь») готовит и сдает отчетность в СФР
Рядовые бухгалтеры (тоже с ролью «Пользователь») готовят и сдают отчеты в ФНС, Росстат и другие КО
Главный бухгалтер (с ролью «Администратор») видит все подготовленные отчеты, проверяет их, контролирует все процессы

Риск, что сотрудник-«Пользователь» случайно или намеренно повредит и отправит не тот отчет, равен нулю.

Такое разделение полностью исключает случайные отправки, несанкционированные действия и внесет абсолютную ясность в зону ответственности каждого сотрудника.

Прозрачность и полный контроль: В сервисе ведется единый журнал обмена. В любой момент «Администратор» может увидеть, кто, когда и какой документ создал, отредактировал или отправил.

Повышение эффективности: Например, нужно срочно сдать 6 разных отчетов. Без многопользовательского режима это превращается в стресс и аврал. С ним — в управляемый процесс. Отдел кадров и бухгалтеры с ролью «Пользователь» готовят и сдают свои отчеты, «Администратор» может последовательно проверять их, следить за сроками и качеством. Работа идет параллельно, не мешая друг другу, что гарантирует сдачу отчетности в срок.

Экономия времени. Можно настроить несколько подписантов — если один ушел в отпуск, подписывает второй — экономия времени, обеспечение работоспособности. Шифровальщик четко определен — только он может расшифровывать требования ФНС — не потеряются и не уйдут другому сотруднику, значит, не заблокируют счета.

Повышенная безопасность: «Администратор» может в любой момент изменить состав «Пользователей», — например, исключить уволившегося бухгалтера. Также «Администратор» всегда сможет легко найти провинившегося, если отчет был сдан с ошибками или просрочен ответ на требование.

Этот режим — must-have для:

Бухгалтерий с несколькими сотрудниками: Где есть четкое разделение труда по участкам (ЕФС-1, 6-НДФЛ и РСВ и прочие).

Компаний, где в процессе задействованы разные отделы: Например, отдел кадров, бухгалтер по заработной плате («Пользователи») готовят данные, а главный бухгалтер («Администратор») их проверяет и отправляет.

Это дорого?

Многопользовательский режим 2-9 пользователей

1 440 ₽

Многопользовательский режим 10+ пользователей

2 880 ₽

Владельцам договора ИТС уровня ПРОФ, которым предоставляется бесплатная лицензия на 1С-Отчетность на 1 ЮЛ или ИП, расширение «Многопользовательский режим» предоставляется с основным тарифом бесплатно при любом количестве пользователей

Активация: Обратитесь к нам или вашему партнеру 1С и сообщите о желании подключить многопользовательский режим. Он поможет с тарифом.

Настройка: Администратор в личном кабинете сервиса создает учетные записи.

Распределение ролей: Каждому сотруднику назначается одна из двух ролей: Администратор или Пользователь.

Установка_шаг 1

Установка_шаг 2

Установка_шаг 3

Установка_шаг 4

Все, ваша команда готова к слаженной и эффективной работе!

Многопользовательский режим в «1С-Отчетность» — это не просто техническая опция. Это переход на новый уровень организации труда, который приносит бизнесу прозрачность, контроль, безопасность и экономию ресурсов. Он превращает отдел бухгалтерии из набора отдельных исполнителей в слаженную команду, работающую как единый механизм.

В конечном счете, это решение является инвестицией в управляемость и эффективность внутренних процессов. Оно позволяет четко распределить ответственность, минимизировать риски, связанные с человеческим фактором, и обеспечить стабильную работу компании даже в самые напряженные отчетные периоды.