Претензия по ЭДО — это юридически значимый документ, который позволяет компаниям урегулировать споры с контрагентами без бумажной переписки.
12 января 2025 года вступили в силу новые правила, разрешающие отправку претензий (актов-рекламаций) через системы электронного документооборота. Это упрощает взаимодействие между организациями, сокращает время на обработку и минимизирует затраты.
В статье разберем, как правильно оформить и отправить цифровую претензию, какие преимущества дает ЭДО и как использовать такие файлы в суде.
Нормативная база
Отправка претензий через ЭДО регулируется законодательством РФ:
-
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет требования к использованию УКЭП для юридически значимой документации.
-
Ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ регулирует порядок доставки юридически значимых сообщений.
-
Приказ ФНС России от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016@ утверждает формат цифровой претензии.
С 2025 года цифровой акт-рекламация приравнивается к бумажному при наличии УКЭП и соблюдении формата, утвержденного ФНС.
Тарифы Доки
Формат электронной претензии
Электронный акт-претензия состоит из двух XML-файлов: один от отправителя, другой от получателя. Это два звена одного процесса, обеспечивающие юридически значимый ЭДО. Схожи по формату и подписи, но различаются по содержанию и назначению.
Файл отправителя описывает претензию, включает описание нарушений и требований, файл получателя — ответ на нее: согласие или причины несогласия. Оба файла создаются по единому стандарту ФНС, подписываются УКЭП и обеспечиваются юридической силой. Они равнозначны бумажным при соблюдении требований 63-ФЗ.
Файл отправителя включает:
-
Код формы: КНД 1110401.
-
Название, номер и дату.
-
Информацию об отправителе и получателе.
-
Сведения о договоре, из-за которого возник спор.
-
Описание нарушений и требования по их урегулированию, например, возврат денег.
-
Ссылки на другую документацию, подтверждающую жалобу, такую как: накладные или счета.
Файл содержит уникальные идентификаторы, дату и GUID, имеет расширение .xml. Его структура описана в таблицах 5.1–5.32 приказа ФНС. Можно прикрепить дополнительные файлы (PDF, JPG), если это согласовано.
Файл получателя содержит:
-
Код формы: КНД 1110444.
-
Дату и время ответа.
-
Согласие или несогласие с представленной информацией: полное, частичное или отказ.
-
Причины несогласия, если они есть.
-
Данные о подписанте: ФИО, должность.
Файл также включает идентификаторы, дату и GUID, с расширением .xml. Его структура описана в таблицах 7.1–7.7 приказа ФНС.
Как оформить претензию
Проконтролируйте, что получателю доставлен документ. Сведения о получении фиксируются оператором ЭДО, что важно для судебных разбирательств.
Преимущества отправки цифровой претензии
Электронный документооборот упрощает работу и предоставляет ряд преимуществ.
Популярные вопросы
Можно ли отправить требования контрагенту через ЭДО, если он тоже подключен к электронному документообороту, или обязательно нужно бумажное заказное письмо?
Можно, если получатель подключен к ЭДО и дал согласие на обмен юридически значимыми документами. Это соответствует ст. 165.1 ГК РФ и приравнивается к бумажной форме при наличии УКЭП.
Обязан ли контрагент рассматривать претензию, отправленную через ЭДО, или может отказаться?
Получатель обязан рассмотреть требования, если они отправлены в соответствии с договором и законодательством. Отказ возможен только при нарушении формата.
Можно ли использовать справку оператора ЭДО о передаче претензии как доказательство досудебного урегулирования в суде?
Да, справка оператора ЭДО подтверждает факт отправки и получения цифрового сообщения, что является доказательством соблюдения досудебного порядка. Убедитесь, что файл заверен УКЭП и отправлен через сертифицированную систему, например, Доки.
Может ли контрагент оспорить рекламацию в суде, заявив о непринятии ее через ЭДО?
Получатель может оспорить требования, если в договоре не прописан порядок обмена через ЭДО или если файл не соответствует формату. Чтобы избежать споров, заранее согласуйте с контрагентом использование электронного взаимодействия и сохраняйте данные об отправке.
Выводы и рекомендации
Отправка претензии по ЭДО — это быстрый и надежный способ урегулирования споров с контрагентами. Электронная документация, оформленная с учетом требований ФНС и подписанная УКЭП, имеет полную юридическую силу.