Выставить претензию контрагенту по ЭДО: правила составления рекламации и юридическая сила
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Претензия по ЭДО — это юридически значимый документ, который позволяет компаниям урегулировать споры с контрагентами без бумажной переписки.

12 января 2025 года вступили в силу новые правила, разрешающие отправку претензий (актов-рекламаций) через системы электронного документооборота. Это упрощает взаимодействие между организациями, сокращает время на обработку и минимизирует затраты.

В статье разберем, как правильно оформить и отправить цифровую претензию, какие преимущества дает ЭДО и как использовать такие файлы в суде.

Рекомендуем для работы сервис Доки. Он позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге и сдавать отчетность в госорганы.

Отправка претензий через ЭДО регулируется законодательством РФ:

  • Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет требования к использованию УКЭП для юридически значимой документации.
  • Ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ регулирует порядок доставки юридически значимых сообщений.
  • Приказ ФНС России от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016@ утверждает формат цифровой претензии.

С 2025 года цифровой акт-рекламация приравнивается к бумажному при наличии УКЭП и соблюдении формата, утвержденного ФНС.

3 500
шт
Стоимость одного документа 7 ₽

Электронный акт-претензия состоит из двух XML-файлов: один от отправителя, другой от получателя. Это два звена одного процесса, обеспечивающие юридически значимый ЭДО. Схожи по формату и подписи, но различаются по содержанию и назначению.

Файл отправителя описывает претензию, включает описание нарушений и требований, файл получателя — ответ на нее: согласие или причины несогласия. Оба файла создаются по единому стандарту ФНС, подписываются УКЭП и обеспечиваются юридической силой. Они равнозначны бумажным при соблюдении требований 63-ФЗ.

Файл отправителя включает:

  • Код формы: КНД 1110401.
  • Название, номер и дату.
  • Информацию об отправителе и получателе.
  • Сведения о договоре, из-за которого возник спор.
  • Описание нарушений и требования по их урегулированию, например, возврат денег.
  • Ссылки на другую документацию, подтверждающую жалобу, такую как: накладные или счета.

Файл содержит уникальные идентификаторы, дату и GUID, имеет расширение .xml. Его структура описана в таблицах 5.1–5.32 приказа ФНС. Можно прикрепить дополнительные файлы (PDF, JPG), если это согласовано.

Файл получателя содержит:

  • Код формы: КНД 1110444.
  • Дату и время ответа.
  • Согласие или несогласие с представленной информацией: полное, частичное или отказ.
  • Причины несогласия, если они есть.
  • Данные о подписанте: ФИО, должность.

Файл также включает идентификаторы, дату и GUID, с расширением .xml. Его структура описана в таблицах 7.1–7.7 приказа ФНС.

1
Составьте документ: осуществите вход в ИС ЭДО, укажите контрагента, суть сообщения, например, нарушение условий договора. Укажите требования: возврат средств, поставка товара и сроки ответа.
2
Проверьте формат: убедитесь, что файл соответствует XML-формату ФНС.
3
Подпишите УКЭП: используйте квалифицированную ЭП для подтверждения подлинности.
4
Отправьте: выберите получателя в системе и отправьте файл.
5
Получите подтверждение: дождитесь уведомления о доставке и подписи получателя.

Проконтролируйте, что получателю доставлен документ. Сведения о получении фиксируются оператором ЭДО, что важно для судебных разбирательств.

Для ЭДО рекомендуем сертификаты квалифицированных электронных подписей от «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

Электронный документооборот упрощает работу и предоставляет ряд преимуществ.

Скорость: файл доставляется за секунды, в отличие от заказного письма.
Экономия: нет затрат на бумагу, печать и почтовые услуги.
Юридическая сила: электронный документ с УКЭП равнозначен бумажному.
Удобство учета: все данные хранятся в системе, доступны для бухгалтерии и ИФНС.

Отправка претензии по ЭДО — это быстрый и надежный способ урегулирования споров с контрагентами. Электронная документация, оформленная с учетом требований ФНС и подписанная УКЭП, имеет полную юридическую силу.

Читайте по теме
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Получите электронную подпись для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

autohello-finger