ЭДО

Отправка претензии по ЭДО

Сергей Феоктистов

02.07.2025

708

Претензия по ЭДО — это юридически значимый документ, который позволяет компаниям урегулировать споры с контрагентами без бумажной переписки.

12 января 2025 года вступили в силу новые правила, разрешающие отправку претензий (актов-рекламаций) через системы электронного документооборота. Это упрощает взаимодействие между организациями, сокращает время на обработку и минимизирует затраты.

В статье разберем, как правильно оформить и отправить цифровую претензию, какие преимущества дает ЭДО и как использовать такие файлы в суде.

Отправка претензий через ЭДО регулируется законодательством РФ:

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет требования к использованию УКЭП для юридически значимой документации.
Ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ регулирует порядок доставки юридически значимых сообщений.
Приказ ФНС России от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016@ утверждает формат цифровой претензии.

С 2025 года цифровой акт-рекламация приравнивается к бумажному при наличии УКЭП и соблюдении формата, утвержденного ФНС.

Тарифы 1С-ЭДО

Предоплатный тариф 1С-ЭДО (годовой лимит)

2 000 ₽

Электронный акт-претензия состоит из двух XML-файлов: один от отправителя, другой от получателя. Это два звена одного процесса, обеспечивающие юридически значимый ЭДО. Схожи по формату и подписи, но различаются по содержанию и назначению.

Файл отправителя описывает претензию, включает описание нарушений и требований, файл получателя — ответ на нее: согласие или причины несогласия. Оба файла создаются по единому стандарту ФНС, подписываются УКЭП и обеспечиваются юридической силой. Они равнозначны бумажным при соблюдении требований 63-ФЗ.

Электронная подпись

Что такое КЭП – квалифицированная электронная подпись

Сергей Феоктистов

18.12.2024

16 442

Приложение к приказу: «Формат представления акта рекламации в электронной форме»

Ознакомиться

Файл отправителя включает:

Код формы: КНД 1110401.
Название, номер и дату.
Информацию об отправителе и получателе.
Сведения о договоре, из-за которого возник спор.
Описание нарушений и требования по их урегулированию, например, возврат денег.
Ссылки на другую документацию, подтверждающую жалобу, такую как: накладные или счета.

Файл содержит уникальные идентификаторы, дату и GUID, имеет расширение .xml. Его структура описана в таблицах 5.1–5.32 приказа ФНС. Можно прикрепить дополнительные файлы (PDF, JPG), если это согласовано.

Файл получателя содержит:

Код формы: КНД 1110444.
Дату и время ответа.
Согласие или несогласие с представленной информацией: полное, частичное или отказ.
Причины несогласия, если они есть.
Данные о подписанте: ФИО, должность.

Файл также включает идентификаторы, дату и GUID, с расширением .xml. Его структура описана в таблицах 7.1–7.7 приказа ФНС.

Получите электронную подпись для работы в ЭДО

Подойдет для работы на госпорталах, для участия в торгах, ЭДО и сдачи отчётности

Подробнее

Составьте документ: осуществите вход в ИС ЭДО, укажите контрагента, суть сообщения, например, нарушение условий договора. Укажите требования: возврат средств, поставка товара и сроки ответа.

Проверьте формат: убедитесь, что файл соответствует XML-формату ФНС.

Подпишите УКЭП: используйте квалифицированную ЭП для подтверждения подлинности.

Отправьте: выберите получателя в системе и отправьте файл.

Получите подтверждение: дождитесь уведомления о доставке и подписи получателя.

Проконтролируйте, что получателю доставлен документ. Сведения о получении фиксируются оператором ЭДО, что важно для судебных разбирательств.

Для ЭДО рекомендуем сертификаты квалифицированных электронных подписей от «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

Электронный документооборот упрощает работу и предоставляет ряд преимуществ.

Скорость: файл доставляется за секунды, в отличие от заказного письма.

Экономия: нет затрат на бумагу, печать и почтовые услуги.

Юридическая сила: электронный документ с УКЭП равнозначен бумажному.

Удобство учета: все данные хранятся в системе, доступны для бухгалтерии и ИФНС.

Можно ли отправить требования контрагенту через ЭДО, если он тоже подключен к электронному документообороту, или обязательно нужно бумажное заказное письмо?

Можно, если получатель подключен к ЭДО и дал согласие на обмен юридически значимыми документами. Это соответствует ст. 165.1 ГК РФ и приравнивается к бумажной форме при наличии УКЭП.

Обязан ли контрагент рассматривать претензию, отправленную через ЭДО, или может отказаться?

Получатель обязан рассмотреть требования, если они отправлены в соответствии с договором и законодательством. Отказ возможен только при нарушении формата.

Можно ли использовать справку оператора ЭДО о передаче претензии как доказательство досудебного урегулирования в суде?

Да, справка оператора ЭДО подтверждает факт отправки и получения цифрового сообщения, что является доказательством соблюдения досудебного порядка. Убедитесь, что файл заверен УКЭП и отправлен через сертифицированную систему, например, Доки.

Может ли контрагент оспорить рекламацию в суде, заявив о непринятии ее через ЭДО?

Получатель может оспорить требования, если в договоре не прописан порядок обмена через ЭДО или если файл не соответствует формату. Чтобы избежать споров, заранее согласуйте с контрагентом использование электронного взаимодействия и сохраняйте данные об отправке.

Отправка претензии по ЭДО — это быстрый и надежный способ урегулирования споров с контрагентами. Электронная документация, оформленная с учетом требований ФНС и подписанная УКЭП, имеет полную юридическую силу.

Сергей Феоктистов

2 июля 2025

708

Читайте по теме

ЭДО

ЭДО – изменения в сфере электронного документооборота в 2025 году