Логистика и грузоперевозки

Подтверждение транспортных расходов: документы и нюансы

Андрей Снаговский

22.05.2025

122

Затраты — это то, с чем сталкивается каждая организация в процессе своей деятельности. Будь то производство, доставка, реализация или закупка материалов, всё это требует определённых расходов. Особенно значительными для предприятий являются траты на обслуживание транспортных средств.

В этой статье расскажем, как подтвердить транспортные расходы: какие документы для этого нужны и какие действия осуществляются при различных сценариях доставки.

Транспортные расходы — это совокупность затрат, возникающих при перемещении товаров от производителя (или продавца) к потребителю. Эти расходы охватывают: оплату перевозочных тарифов, топлива, обслуживания грузового транспорта, стоимость погрузки, использование платных дорог и командировочные.

В соответствии с положениями ст. 318 Налогового кодекса Российской Федерации, транспортные расходы подразделяются на два типа:

косвенные — учитываются в процессе затрат;
прямые — включаются в себестоимость, но могут быть подтверждены только после реализации продукта или услуги.

На практике их можно разделить на три категории:

Расходы на доставку приобретённого имущества (сырья, товаров, основных средств) — это затраты на транспортировку товаров, купленных у других фирм. Независимо от того, осуществляется ли перевозка собственным транспортом или с помощью контрагента, эти затраты включаются в себестоимость и считаются прямыми.

Расходы на доставку готовой продукции клиентам — затраты компании на доставку товаров покупателям являются косвенными в соответствии со ст. 320 НК РФ. Остальные транспортные расходы также считаются косвенными, согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 29 ноября 2011 года № 03-03-06/1/783.

Расходы на обслуживание и содержание транспортных средств автопарка — затраты на топливо для грузовиков относятся к прочим расходам, но компаниям разрешено учитывать их как прямые, основываясь на письме Министерства финансов России от 10 июня 2011 года. Расходы на запчасти и ремонт транспорта считаются косвенными.

Далее мы рассмотрим подтверждение расходов на доставку.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы могут быть учтены при расчёте налога на прибыль, если они:

документально подтверждены;

экономически обоснованы.

Поэтому, чтобы включить транспортные расходы в затраты при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль, необходимо иметь их документальное подтверждение.

Наиболее часто встречающейся транспортной услугой является доставка товара от поставщика к покупателю. То, на кого ложатся расходы, определяется условиями договора купли-продажи. Расходы могут быть оплачены продавцом товара или покупателем. Перевозить груз могут сам продавец, покупатель, используя свой транспорт, или сторонняя компания, с которой заключает договор продавец или покупатель.

При продаже товара продавец обязан предоставить покупателю следующие документы:

счёт-фактуру (кроме случаев применения специального режима налогообложения);
товарную накладную по форме ТОРГ-12;
товарно-транспортную накладную и транспортную накладную.

Важно отметить, что ТН не используется для оприходования товара, а служит первичным документом для подтверждения транспортных расходов.

Чтобы подтвердить транспортные расходы, используется различная документация в зависимости от условий доставки и участников процесса. Вот основные документы, которые могут служить подтверждением транспортных расходов:

Договор купли-продажи — определяет условия доставки товара, включая сторону, несущую расходы на транспортировку.

Путевой лист — основной документ для учёта расходов на горюче-смазочные материалы и подтверждения использования транспортного средства.

Товарно-транспортная накладная — оформляется при доставке товара собственным транспортом или с привлечением сторонней компании. Содержит информацию о грузе, стоимости перевозки, пунктах отправления и назначения.

Транспортная накладная — применяется при перевозке груза сторонней перевозочной компанией. Фиксирует стоимость услуг перевозки и другие важные детали.

Акт об оказании услуг — составляется при привлечении сторонних перевозчиков и подтверждает выполнение услуг по транспортировке.

Платёжные документы (чеки, счета, счета-фактуры) — подтверждают оплату транспортных услуг и ГСМ.

Эти документы необходимы для правильного учёта и обоснования транспортных расходов в налоговом учёте.

Поставщик может организовать доставку двумя способами:

самостоятельно доставить товар покупателю;
заключить договор с перевозчиком, который доставит товар до места назначения.

Если поставщик доставляет товар своими силами, то в договоре с покупателем он может:

не выделять стоимость доставки отдельной строкой, а включить её в цену товара;
указать стоимость доставки в договоре.

От этих условий зависит оформление документов на доставку:

если стоимость доставки включена в цену товара, достаточно составить путевой лист, который подтвердит факт доставки и расходы на неё;

если стоимость доставки указана в договоре, нужно оформить ТТН или ТН.

Если поставщик привлекает посредника для перевозки товаров, документооборот будет следующим:

поставщик выписывает ТТН в четырёх экземплярах: один оставляет у себя, три передаёт посреднику;
посредник доставляет товар и отдаёт покупателю три экземпляра ТТН, на которых тот ставит свою подпись;
один экземпляр ТТН остаётся у покупателя;
на основании двух оставшихся экземпляров посредник составляет акт об оказанных услугах;
один экземпляр ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается поставщику.

Вместо ТТН можно использовать ТН. В этом случае нужно сделать три экземпляра документа: один для перевозчика, второй для поставщика, третий для покупателя. Факт оказания услуги подтверждается транспортной накладной, которую подписали покупатель и перевозчик.

Важно отметить, что при самостоятельной перевозке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не оформляются. Согласно письму Минфина России от 22 декабря 2011 года № 03-03-10/123, обоснованием расходов покупателя служат путевые листы, оформленные им самим.

Если покупатель заключает договор с посредником, то порядок действий следующий:

Можно оформить ТТН в четырёх экземплярах, заполнив в ней только транспортный раздел. Затем эти документы передаются перевозчику для заполнения товарного раздела поставщиком.

После заполнения ТТН поставщик передаёт три экземпляра перевозчику.

Получив груз, покупатель оставляет себе один экземпляр ТТН, а два других отдаёт перевозчику, на основании которых тот составляет акт.

Если покупатель оформляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. ТН оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, а другой передаётся транспортной организации.

Электронная транспортная накладная, как и бумажная версия документа, подтверждает факт грузоперевозки и расходы на неё. Но в отличие от бумажного носителя, электронный документ нельзя потерять. ЭТрН хранится в удалённом электронном архиве с круглосуточным доступом, поэтому найти нужную накладную становится намного проще. Не нужно тратить время на поиски среди множества бумажных папок — нужный документ всегда под рукой, и его можно найти всего в пару кликов. Благодаря электронному хранилищу значительно снижаются налоговые риски.

С помощью ЭТрН можно отслеживать перемещение груза. Если возникнут сложности при получении груза или потребуется изменить адрес доставки, информация сразу отобразится в сервисе.

Используйте для работы с электронной перевозочной документацией сервис 1С-ЭПД: отслеживайте статус документов, взаимодействуйте с ГИС ЭПД, получайте уведомления от участников логистической цепочки о деталях приёмки-передачи груза. Подробности — на странице продукта.

Андрей Снаговский

22 мая 2025

122

Читайте по теме

Логистика и грузоперевозки

Форматы ЭПД в 2026 году