Что такое ГИС ЭПД

Что такое ГИС ЭПД и как правильно с ней работать

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, регулирующая обмен сопроводительной документацией для грузоперевозок в цифровом виде. Все, кто применяет в своей деятельности электронные перевозочные документы (ЭПД), вынуждены работать с этой системой.

В статье расскажем, что представляет собой система ЭПД, каковы её возможности и функционал, в чём преимущества перехода на цифровой формат и как начать работать с ГИС ЭПД.

Цели создания ГИС ЭПД

ГИС ЭПД была создана Министерством транспорта РФ в рамках цифровизации документооборота в сфере логистики. Основная цель её разработки и запуска — это автоматизация процессов обмена электронными документами между участниками грузоперевозок, а также хранение и предоставление соответствующих данных контролирующим органам по требованию.

ГИС ЭПД начала свою деятельность 1 сентября 2022 года. Тогда же в силу вступило Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ред. от 25.03.2023), устанавливающее правила обмена ЭПД.

К пользователям ГИС ЭПД относятся все организации и предприниматели, вовлечённые в автомобильные грузоперевозки с применением ЭПД, а также сам Минтранс и госорганы, запрашивающие информацию из системы.

Возможности и функционал ГИС ЭПД

ГИС ЭПД с 2023 года поддерживает обмен широким перечнем документов:

• электронная транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• электронный договор фрахтования;
• электронный путевой лист;
• электронный заказ (заявка).

Система хранит не только сами документы и заключённые в них сведения, но также информацию о действиях подписантов: что, кем и когда было подписано.

Потребителями информации ГИС ЭПД являются такие органы государственной власти как: ФТС, Минтранс, МВД, Ространснадзор, ФНС, Минздрав и другие. В роли поставщиков информации выступают участники грузоперевозок. Однако они передают данные не напрямую, а через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Подробно об операторах мы писали здесь.

Для работы с системой создан специальный портал ЭПД , однако доступ к нему имеют только госорганы и операторы ИС ЭПД.

В общих чертах работа с ГИС ЭПД выглядит так:

1. Грузоотправитель составляет ЭПД утверждённого формата, заверяет соответствующий титул (раздел) документа УКЭП и направляет оператору.
2. Документ проходит проверку оператора и направляется в ГИС ЭПД. Если в ходе проверки оператор выявляет ошибки (формат не соответствует, подпись недействительна и т.д.), то документ возвращается отправителю для исправления.
3. После того как документ обработан и принят системой, оператор ИС ЭПД отправляет его перевозчику и грузополучателю.
4. Перевозчик подтверждает приёмку груза, подписав УКЭП свой титул. Факт подписания документа фиксируется оператором и передаётся в ГИС ЭПД.
5. Когда получатель принимает груз, он также оформляет свой титул с применением УКЭП, и это фиксируется в системе ЭПД посредством оператора.
6. Перевозчик завершает документооборот, подписав соответствующий раздел документа УКЭП.

Как подключиться к системе ГИС ЭПД и организовать рабочий процесс

Подключиться к системе электронных перевозочных документов можно только через оператора ИС ЭПД, включённого в реестр Минтранса и имеющего все необходимые полномочия для работы с ГИС ЭПД. Для этого с оператором необходимо заключить договор и соглашение об электронном документообороте.

Для работы с электронными перевозочными документами необходима квалифицированная электронная подпись. Важно позаботиться о том, чтобы УКЭП была оформлена на каждого сотрудника, принимающего участие в грузоперевозке: кладовщики, экспедиторы, менеджеры транспортной компании и т.д.

Квалифицированную электронную подпись на имя руководителя организации или ИП можно получить только в удостоверяющем центре ФНС или в организации, которая является доверенным лицом налоговой. УКЭП для физлиц, включая сотрудников организаций и ИП, можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

Также важно позаботиться о заключении соглашения об ЭДО с контрагентами. Электронный документооборот невозможен, если хотя бы один участник логистического процесса не подключён к ГИС ЭПД и использует бумажные версии документов. Участник грузоперевозки, который уже подключён к системе ЭДО, может пригласить контрагентов к обмену ЭПД через сервис оператора, услугами которого пользуется.

Преимущества работы с электронными перевозочными документами

Подключение к ГИС ЭПД и переход на цифровой обмен сопроводительной документацией приносит немало выгод участникам грузоперевозок:

• не нужно тратить время и деньги на организацию бумажного документооборота (печать, хранение, доставка и прочее);
• документы не нужно возить с собой или хранить в специальном архивном помещении, а потому нет риска потерять или повредить важные бумаги;
• работа с ГИС ЭПД подразумевает полную прозрачность процессов: перевозочный документ заверяется квалифицированными электронными подписями участников на каждом этапе грузоперевозки, таким образом, за перемещением груза можно следить в режиме реального времени;
• обмен информацией происходит очень быстро, а в случае выявления ошибок в оформлении документов, можно внести исправления онлайн.

Для комфортного перехода на электронные перевозочные документы ГК «Астрал» разработала специальные сервисы, объединяющие весь спектр услуг по внедрению и сопровождению ЭДО в транспортной отрасли.