ГИС ЭПД - что это
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Что такое ГИС ЭПД

Подключиться к ЭДО логистики и ГИС ЭПД помогут наши специалисты. Быстрое внедрение и запуск

Тарифы 1С-ЭПД

Обмен перевозочными документами в 1С

Что такое ГИС ЭПД и как правильно с ней работать

05.12.2023

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, регулирующая обмен сопроводительной документацией для грузоперевозок в цифровом виде. Все, кто применяет в своей деятельности электронные перевозочные документы (ЭПД), вынуждены работать с этой системой.

В статье расскажем, что представляет собой система ЭПД, каковы её возможности и функционал, в чём преимущества перехода на цифровой формат и как начать работать с ГИС ЭПД.

Цели создания ГИС ЭПД

ГИС ЭПД была создана Министерством транспорта РФ в рамках цифровизации документооборота в сфере логистики. Основная цель её разработки и запуска — это автоматизация процессов обмена электронными документами между участниками грузоперевозок, а также хранение и предоставление соответствующих данных контролирующим органам по требованию.

ГИС ЭПД начала свою деятельность 1 сентября 2022 года. Тогда же в силу вступило Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ред. от 25.03.2023), устанавливающее правила обмена ЭПД.

К пользователям ГИС ЭПД относятся все организации и предприниматели, вовлечённые в автомобильные грузоперевозки с применением ЭПД, а также сам Минтранс и госорганы, запрашивающие информацию из системы.

Комментарий специалиста Антона Шевченко.

На конец 2023 года применение ЭПД не является обязательным. Но все предприниматели и юрлица, использующие их в своей деятельности, обязаны направлять данные в ГИС ЭПД. В 2024 году планируется введение отраслевого императива — это значит, что электронные перевозочные документы станут обязательными для некоторых отраслей.

Возможности и функционал ГИС ЭПД

ГИС ЭПД с 2023 года поддерживает обмен широким перечнем документов:

  • электронная транспортная накладная;
  • заказ-наряд;
  • сопроводительная ведомость;
  • электронный договор фрахтования;
  • электронный путевой лист;
  • электронный заказ (заявка).

Система хранит не только сами документы и заключённые в них сведения, но также информацию о действиях подписантов: что, кем и когда было подписано.

Все документы, подлежащие электронному обмену между участниками грузоперевозки и ГИС ЭПД, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Потребителями информации ГИС ЭПД являются такие органы государственной власти как: ФТС, Минтранс, МВД, Ространснадзор, ФНС, Минздрав и другие. В роли поставщиков информации выступают участники грузоперевозок. Однако они передают данные не напрямую, а через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Подробно об операторах мы писали здесь.

Для работы с системой создан специальный портал ЭПД , однако доступ к нему имеют только госорганы и операторы ИС ЭПД.

В общих чертах работа с ГИС ЭПД выглядит так:

  1. Грузоотправитель составляет ЭПД утверждённого формата, заверяет соответствующий титул (раздел) документа УКЭП и направляет оператору.
  2. Документ проходит проверку оператора и направляется в ГИС ЭПД. Если в ходе проверки оператор выявляет ошибки (формат не соответствует, подпись недействительна и т.д.), то документ возвращается отправителю для исправления.
  3. После того как документ обработан и принят системой, оператор ИС ЭПД отправляет его перевозчику и грузополучателю.
  4. Перевозчик подтверждает приёмку груза, подписав УКЭП свой титул. Факт подписания документа фиксируется оператором и передаётся в ГИС ЭПД.
  5. Когда получатель принимает груз, он также оформляет свой титул с применением УКЭП, и это фиксируется в системе ЭПД посредством оператора.
  6. Перевозчик завершает документооборот, подписав соответствующий раздел документа УКЭП.

Как подключиться к системе ГИС ЭПД и организовать рабочий процесс

Подключиться к системе электронных перевозочных документов можно только через оператора ИС ЭПД, включённого в реестр Минтранса и имеющего все необходимые полномочия для работы с ГИС ЭПД. Для этого с оператором необходимо заключить договор и соглашение об электронном документообороте.

Для работы с электронными перевозочными документами необходима квалифицированная электронная подпись. Важно позаботиться о том, чтобы УКЭП была оформлена на каждого сотрудника, принимающего участие в грузоперевозке: кладовщики, экспедиторы, менеджеры транспортной компании и т.д.

Водителям УКЭП не нужна, поскольку со стороны перевозчика сопроводительные документы заверяет менеджер транспортной компании.

Квалифицированную электронную подпись на имя руководителя организации или ИП можно получить только в удостоверяющем центре ФНС или в организации, которая является доверенным лицом налоговой. УКЭП для физлиц, включая сотрудников организаций и ИП, можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

Также важно позаботиться о заключении соглашения об ЭДО с контрагентами. Электронный документооборот невозможен, если хотя бы один участник логистического процесса не подключён к ГИС ЭПД и использует бумажные версии документов. Участник грузоперевозки, который уже подключён к системе ЭДО, может пригласить контрагентов к обмену ЭПД через сервис оператора, услугами которого пользуется.

Преимущества работы с электронными перевозочными документами

Подключение к ГИС ЭПД и переход на цифровой обмен сопроводительной документацией приносит немало выгод участникам грузоперевозок:

  • не нужно тратить время и деньги на организацию бумажного документооборота (печать, хранение, доставка и прочее);
  • документы не нужно возить с собой или хранить в специальном архивном помещении, а потому нет риска потерять или повредить важные бумаги;
  • работа с ГИС ЭПД подразумевает полную прозрачность процессов: перевозочный документ заверяется квалифицированными электронными подписями участников на каждом этапе грузоперевозки, таким образом, за перемещением груза можно следить в режиме реального времени;
  • обмен информацией происходит очень быстро, а в случае выявления ошибок в оформлении документов, можно внести исправления онлайн.

Для комфортного перехода на электронные перевозочные документы ГК «Астрал» разработала специальные сервисы, объединяющие весь спектр услуг по внедрению и сопровождению ЭДО в транспортной отрасли.

«Платформа ЭПД» интегрируется с учётной системой пользователя, обеспечивая бесшовную работу с электронными документами. Обмен ЭПД с контрагентами и передача данных в ГИС ЭПД возможны здесь без перехода в какие-либо сторонние сервисы.

Для тех, кто использует программу 1С есть своё решение — сервис «1С-ЭПД». Он совместим со всеми популярными конфигурациями 1С и поддерживает все форматы ЭПД, утверждённые ФНС.
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Антон Шевченко
Руководитель направления «Электронные перевозочные документы» (ГК Астрал). Эксперт в областях: IT, документооборот, маркетинг, HR, производство, ритейл, финансы, транспорт
8 (499) 444-71-90
Антон Шевченко

Автоматизируйте электронный документооборот логистики

Заключите договор с оператором ЭДО и подключитесь к электронному документообороту

Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО

Оставить заявку

Остались вопросы? Запишитесь на персональную демонстрацию сервиса. Мы покажем, как работать в сервисе и дадим персональные ответы

/upload/iblock/5d4/nxeuq7pxhoy22vo3prixbdjmh7m8urq5/formepd.png
Комментарии для сайта Cackle
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="65" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger