В 2026 году больничные листы оформляют только в электронном виде. Больничные, декретные и другие пособия выплачивает Социальный фонд России (СФР). Их размер зависит от стажа работника по записям в трудовой книжке и размера зарплаты за расчетный период. Разберемся в том, как вести расчет больничных листов по новым правилам.
Главные изменения в расчете больничных с 2026 года
Некоторые изменения в расчете больничных, которые вступили в силу с 2026 года:
-
Все больничные листы оформляются в электронном виде.Бумажный бланк документа выдается в случаях, установленных законодательством, например, если сведения о застрахованном лице не подлежат разглашению и составляют государственную тайну.
-
Увеличение размеров страховых выплат по временной нетрудоспособности. Если больничный оплачивается за полный месяц, начисляется сумма, размер которой не ниже МРОТ.
-
Максимальный больничный не связан с МРОТ. Его сумма начисляется на основании доходов работника за 2 года, предшествующих заболеванию. При этом должно соблюдаться условие, что эта сумма не выше установленной предельной базы для начисления страховых взносов на 2026 год.
-
Для самозанятых в качестве эксперимента СФР вводится добровольное страхование на случай нетрудоспособности. Самозанятый имеет право выбрать размер страховой суммы 35 000 или 50 000 рублей в месяц и платить взнос в 3,84%, что составляет 1 344 рубля или 1 920 рублей.
Как работодателю зарегистрироваться в Социальном фонде для расчета больничного
Порядок регистрации и снятия с учета в Социальном фонде России утвержден приказом Минтруда от 7 декабря 2022 года № 768н. Согласно приказу, в большинстве случаев постановка на учет и снятие с учета в этом фонде происходят в беззаявительном порядке. Вновь созданных работодателей СФР зарегистрирует в течение трех рабочих дней после получения от ФНС сведений о регистрации нового юридического лица или ИП. Датой регистрации в фонде будет считаться дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Снятие с учета также произойдет в течение трех рабочих дней после получения из ФНС сведений о прекращении деятельности юрлица или ИП. Исключение составляют компании, имеющие обособленные подразделения.
Подразделение зарегистрируют в фонде, если выполняются следующие условия:
-
ему открыт счет в банке;
-
оно начисляет выплаты физлицам.
Для целей пенсионного страхования и страхования от ВНиМ регистрация обособленных подразделений производится по сведениям из налоговых органов (без заявлений). Для постановки обособленных подразделений на учет в качестве страхователя по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, нужно подавать заявление по установленной СФР форме.
Ставить на учет в качестве страхователей ИП также продолжат без заявления:
-
по пенсионному страхованию — с даты регистрации в ЕГРИП;
-
по соцстрахованию — с даты приема первого сотрудника (на основании сведений из ЕФС-1).
Заявление на регистрацию в СФР от ИП потребуется только в одном случае — если он заключит с физлицом ГПД, предусматривающий уплату взносов на травматизм.
Также в приказе прописаны документы, которые выдаются юрлицу или ИП при постановке и снятии с учета в СФР:
-
уведомление о регистрации в качестве страхователя;
-
уведомление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения;
-
уведомление о страховом тарифе на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
-
информационный листок, направляемый страхователю, применяющему АУСН;
-
две формы уведомления о снятии с учета.
Страхователь получит электронные уведомления в течение трех рабочих дней со дня совершения регистрационного действия. Также документ можно получить в бумажном виде.
Роль работодателя при оформлении больничного листа сводится к минимуму: он должен только отправлять в Социальный фонд по запросу документы и сведения о сотруднике, необходимые для расчета выплат, например, информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Всю остальную информацию о сотруднике фонд может запросить у ФНС и ЗАГСов.
Порядок оформления и расчета электронного больничного листа в 2026 году
Общая схема взаимодействия при назначении пособий выглядит так:
-
Медицинская организация размещает ЭЛН в информационной системе «Соцстрах».
-
СФР направляет запросы в госорганы и работодателю, чтобы получить необходимые сведения о застрахованном лице.
-
Работодатели передают данные в территориальное отделение СФР по месту регистрации в течение трех рабочих дней.
-
Фонд может выслать запрос недостающей информации. У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы.
-
В течение десяти рабочих дней со дня получения всей информации СФР перечислит деньги сотруднику на указанный им счет.
Этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от общей схемы.
Если страхователь применяет АУСН, то фонд в электронной форме направляет ему сведения, необходимые для назначения пособия, подтверждения либо уточнения. Не позднее трех рабочих дней со дня получения сведений необходимо подтвердить или уточнить их и в электронном виде отправить в фонд. Сведения могут быть направлены через личный кабинет налогоплательщика (ч. 29 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Какие годы брать для расчета больничного листа в 2026
Выше мы уже упоминали, что для определения размера больничных, которые начнутся в 2026 году, расчетный период — это 2024 и 2025 годы.
Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Размер пособия по нетрудоспособности должен быть не выше установленной предельной базы для начисления страховых взносов на 2026 год.
Максимальный и минимальный размер больничного в 2026
Минимальный размер больничного в 2026 году зависит от количества дней в календарном месяце и МРОТ. Величина МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля:
-
если в месяце 31 день — 873,97 рубля (27 093 рубля / 31);
-
если в месяце 30 дней — 903,10 рубля (27 093 рубля / 30);
-
за февраль — 967,61 рубля (27 093 рубля / 28).
Максимальный размер больничного в 2026 году не связан с МРОТ и рассчитывается исходя из доходов работника за два года, предшествующих заболеванию.
Максимальная сумма больничного в день — 6 827,40 рублей, то есть (2 225 000 рублей + 2 759 000 рублей) / 730 дней.
Расчет больничного листа исходя из МРОТ
Сумма выплаты по больничному листу рассчитывается в зависимости от общего стажа работника.
Если стаж менее 5 лет, он покрывает 60% от зарплаты, от 5 до 8 лет — 80%, а если стаж более 8 лет, то компенсируют 100% потерянного из-за болезни заработка.
Принципы расчета выплат по временной нетрудоспособности в 2026 году не изменились. Формула расчета больничного листа:
Размер выплат по нетрудоспособности для тех, кто в последние два года официально не работал, рассчитывается по МРОТ.
Примеры расчета больничного листа: как правильно посчитать выплату
Как рассчитывается больничный лист? Разберем на примерах.
Сотрудник А. впервые устроился на работу официально. Проработав меньше года, он ушел на больничный и проболел 15 дней. На какую сумму он может рассчитывать?
Так как это его первая официальная работа, оплачивать листок нетрудоспособности будут по МРОТ. Поэтому он получит 746 рублей 40 копеек в день или 11 199 рублей совокупно за весь период отсутствия на работе.
У сотрудника Б. есть два года общего стажа и заработная плата 60 000 рублей. В этом случае выплаты за 15 дней ему определят исходя из среднего дневного заработка.
Дневной заработок = Заработок за расчетный период в 2 года / 730 (количество дней в двух годах).
Расчет в цифрах выглядит так: 60 000 рублей х 24/ 730 = 1972 рубля в день. Это средний заработок сотрудника в день.
Формула расчета больничного листа в 2026 году в этом случае будет такой:
15 дней х (60%/100) х 1972 рубля = 17 748 рублей за весь период болезни.
Или 1183 рубля в день.
Пример расчета больничного из МРОТ при стаже меньше 6 месяцев
Работник открыл больничный в январе 2026 года по причине болезни на 6 календарных дней. Его заработная плата за 2025 год составила 150 000 рублей, страховой стаж равен 4 месяцам.
Размер пособия по временной нетрудоспособности в этом случае рассчитывается исходя из МРОТ, поскольку страховой стаж работника менее 6 месяцев, а размер заработка за два предыдущих календарных года меньше установленного минимального размера:
150 000 рублей / 730 дней = 205,48 рублей.
205, 48 рублей
Размер пособия = 873,97 рублей * 6 дней болезни = 5 243,82 рубля.
При расчете больничного учитывается не только федеральный МРОТ, но и региональный коэффициент.
Пример расчета больничного при зарплате выше предельной базы в 2026 году
Работник взял больничный на 10 дней в мае. Страховой стаж его составляет 9 лет, выплата пособия производится в полном объеме. Заработок этого сотрудника за 2024 год составил 1 850 000 рублей. За 2025 год он заработал 2 880 000 рублей.
Доход за 2024 год не превышает предельную базу и учитывается в полном размере. Доход за 2025 год больше максимального, поэтому дальнейший подсчет ведется не по реальному, а лимитированному доходу.
Средний дневной заработок составляет 6 313,70 рублей, то есть (1 850 000 руб. + 2 759 000 руб.) / 730 дней.
Сумма пособия составляет 63 137 рублей (6 313,7 рублей × 10 дней). Из них работодатель выплачивает 18 941,1 рублей (6 313,7 рублей × 3 дня), а остальное уплачивает СФР.
Пример расчета больничного пособия по уходу за ребенком в 2026 году
В январе 2026 года работница брала больничный на 14 дней. Зарплата работницы за 2024 и 2025 годы 1 550 000 рублей, а общий стаж равен 7 годам.
Средний дневной заработок мамы за два предыдущих года: 1 550 000 рублей / 730 дней = 2123,29 рублей.
МРОТ в 2026 году — 27 093 рублей. Дневной заработок сотрудницы исходя из МРОТ в январе составляет 873,97 руб. (27 093 рублей / 31 день). Его размер меньше фактического, а значит, для расчета больничного берется величина фактического заработка.
Если возраст ребенка меньше 7 лет, оплачиваются все дни больничного исходя из 100% среднего заработка.
Величина пособия в этом случае составит: 2123,29 рублей х 14 дней = 29 726,06 рублей.
Что делать, если нет уведомлений о больничном в системе СФР
Если работник утверждает, что болел, но уведомление об открытии больничного листа не поступало, страхователь должен запросить у него номер ЭЛН. Работник может уточнить номер в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах. Иногда номер ЭЛН сообщает врач, открывающий его.
Помимо этого, следует проверить подключение к СЭДО. Для этого нужно обратиться в службу технической поддержки компании, через которую компания подключена к сервису.
Оплата больничного, если срок нетрудоспособности не превышает трех дней
Если сотрудник заболел сам и провел на больничном не больше трех дней, то весь больничный ему оплачивает работодатель. Оформление пособия по временной нетрудоспособности в таком случае имеет нюансы:
-
работодатель не обязан направлять в СФР сведения для выплаты пособия из средств фонда;
-
строка больничного листа «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» в таких случаях не заполняется, а в строке «ИТОГО начислено» указывается общая сумма начисленного пособия к выплате работодателем.
Как начать работу с электронными больничными листами в 2026 году
Выберите программу для взаимодействия с СФР. Можно работать:
-
через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах». Система доступна для компаний, которые зарегистрированы на портале «Госуслуги»;
-
с помощью программы «Подготовка расчетов для СФР»
-
через сервис СФР СЭДО, интегрированный в некоторые бухгалтерские программы;
-
с помощью специального бухгалтерского ПО (подп. «а» п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567).
Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись, чтобы работать в выбранной системе. Подписать электронный больничный можно только УКЭП. Получите УКЭП в удостоверяющем центре ФНС или в офисах доверенных лиц УЦ ФНС.
Установите ПО для работы с электронной подписью. Затем издайте положение о работе с ЭЛН. В документе опишите то, как работники будут передавать работодателю информацию о временной нетрудоспособности. Например:
-
Указывать номер в письме на электронный корпоративный почтовый ящик.
-
Направлять фото или скан-копию талона с номером ЭЛН. Такой талон работник получает в медучреждении.
-
Передавать оригинал талона в отдел кадров или бухгалтерию.
Можно прописать и другой способ или несколько способов. Важно добиться того, чтобы компания получала достоверные сведения, а в случае спора могла доказать их получение. По номеру электронного больничного работодатель находит документ в системе СФР.
Издайте приказ о переходе на электронные больничные листы. В приказе укажите условия перехода и утвердите положение.
Расчет больничного через СФР в 2026 году: инструкция для работодателя
Шаг 1. Подайте Сведения о застрахованных лицах в СФР
Чтобы СФР при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель должен передать в фонд данные для расчета выплаты. Эти данные содержатся в отчете «Сведения о застрахованном лице», его форма утверждена Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119. Отчет направляют в СФР в течение трех дней с даты получения данных от сотрудника.
Сроки представления отчета:
-
по новым сотрудникам — при трудоустройстве;
-
по уже работающим — не позднее наступления болезни;
-
при изменении данных работника.
Шаг 2. Получите информацию об открытии электронного больничного листа
Врач поликлиники формирует электронный листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты, а также запрашивает уникальный номер ЭЛН. Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».
Выдавая его пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленной КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит листок, он только получит уникальный номер, который затем будет использовать медучреждение, работодатель и СФР.
Фонд оповестит работодателя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медико-социальную экспертизу.
Шаг 3. Передайте недостающие сведения в Социальный фонд России
После закрытия больничного СФР сообщит об этом работодателю и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить.
Большая часть сведений о сотрудниках у СФР уже имеется. Фонд получает данные по межведомственной системе обмена информацией от других госорганов: ФНС, ЗАГС.
Если от СФР поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение трех рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН.
На основании полученных данных СФР рассчитает пособие и перечислит его работнику.
Шаг 4. Оплатите первые три дня больничного за счет работодателя
Если работник болел меньше четырех дней, данные в Соцфонд не подаются: пособие за первые три дня оплачивает работодатель.
СФР оплачивает дни болезни начиная с четвертого. Максимальный срок для перечисления пособия — 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений (ст. 14.1, п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профзаболевании, протезировании по медпоказаниям оплачиваются полностью из СФР.
Пособие перечисляют на банковский счет через почту или иную организацию, которую работник указал в «Сведениях о застрахованном лице».
Онлайн-расчет больничного листа: как проверить расчет СФР
На сайте Социального фонда России можно проверить правильность расчета пособия по нетрудоспособности с помощью онлайн-калькулятора. В нем можно рассчитать сумму пособия с учетом того, по какому основанию выдан больничный листок: заболевание самого работника, уход за больным членом семьи или ребенком и т. д.
Для этого на странице калькулятора нужно открыть вкладку «Пособия», затем выбрать «Расчёт пособия по временной нетрудоспособности» и ввести данные (даты болезни, причину нетрудоспособности, вид лечения, стаж работника и прочее. Также нужно указать сведения о заработке за расчетный период. Затем следует вручную периоды без оплаты или декрет, которые не учитываются в расчете, и нажать «Рассчитать». Сервис автоматически посчитает сумму пособия: отдельно часть, которую уплачивает работодатель, и ту, которую будет выплачивать СФР.
Частые вопросы о расчете больничных в 2026 году
Входит ли больничный в расчет среднего заработка для других больничных?
Нет, больничный лист не входит в расчет среднего заработка, это закреплено в постановлении Правительства РФ от 24.04.2025 №540. При расчете среднего заработка из общей суммы дохода вычитают сумму пособия и количество дней, в течение которых сотрудник находился на больничном.
Как рассчитать больничный совместителю?
Для внутреннего совместителя выплата пособия по временной нетрудоспособности производится его единственным работодателем. При расчете пособия учитывают все выплаты сотруднику в организации, включая заработок как по основной должности, так и по совместительству. Для внешнего совместителя работник вправе выбрать работодателя, который будет выплачивать пособие либо получать части пособия от нескольких работодателей одновременно.
Нужно ли платить НДФЛ с больничного листа?
Да, в 2026 году с больничного листа, выданного по болезни, нужно удерживать НДФЛ. Если листок нетрудоспособности выдан работнику в связи с его болезнью, травмой или необходимостью ухода за больным членом семьи, то НДФЛ должен быть исчислен и удержан со всей суммы пособия.
Как оплачивается больничный в первый месяц работы?
По общему правилу в 2026 году первые три дня больничного оплачивает работодатель, а с четвертого дня — Социальный фонд России (СФР).
Как быть, если сотрудник принес бумажный больничный?
В 2026 году бумажный больничный лист не выдается, все больничные оформляются исключительно в электронном виде. Данные об открытом больничном поступают работодателю, в СФР и на «Госуслуги» из клиники автоматически.