ОФД

Замена ФН: инструкция по перерегистрации онлайн-кассы

Александра Кадынцева

19.06.2025

39 491

Для работы с онлайн-кассой любой модели нужен фискальный накопитель (ФН). Этот аппарат сохраняет все документы, созданные кассиром, защищает чеки и отчёты от изменений и предотвращает их удаление. Чтобы использовать онлайн-кассу, предпринимателю необходимо контролировать срок службы и заполненность чипа и своевременно заменять его. Рассказываем, когда требуется замена ФН и как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно.

Причины, по которым может потребоваться замена накопителя:

Завершился период эксплуатации устройства. Каждый ФН имеет срок службы — 15 или 36 месяцев. Этот срок указан в документации устройства. Когда он истекает, чип прекращает сохранять чеки для отправки в Федеральную налоговую службу.

Срок работы ФН отсчитывается с момента регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ). Заменить чип следует до его блокировки, иначе создать отчёт о закрытии ФН и передать его в налоговую будет невозможно. Многие модели уведомляют пользователей о необходимости замены фискального накопителя за 30 дней до завершения периода службы устройства.

Закончилось свободное место в памяти. Согласно закону № 54-ФЗ, фискальные документы должны постоянно храниться в ФН. Сформированные чеки и отчёты невозможно удалить из памяти устройства. Со временем память ФН заполнится, и потребуется замена чипа.

Современные накопители способны вместить до 230–250 тысяч документов. Этого достаточно, чтобы каждый день на протяжении 3 лет формировать по 200 чеков. Однако если предприниматель пробивает более тысячи чеков в день, то память может заполниться раньше, чем истечёт срок службы устройства.

ФН оказался заблокирован. Блокировка может произойти даже при наличии свободного места в памяти чипа и до того, как истечёт срок действия накопителя.

Вот некоторые из причин блокировки:

предприниматель допустил ошибку при регистрации онлайн-кассы в налоговой службе. Важно тщательно проверять информацию в заявлении о регистрации и перерегистрации ККТ;
техника не передавала данные в ФНС более 30 дней. Пользователь должен следить за стабильностью подключения к интернету и регулярно оплачивать услуги интернет-провайдера, а также вовремя продлевать договор с оператором фискальных данных (ОФД);
кассир не закрыл смену спустя сутки после её начала. Отчёт о закрытии смены должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа после создания отчёта о её открытии.

Кассу передали новому владельцу или данные старого владельца изменились. При регистрации онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе нужно указать ИНН её единственного владельца.

Астрал.ОФД: Основной

4 000 ₽

Коды активации Астрал.ОФД
Примените на кассе код активации Астрал.ОФД и автоматизируйте отправку уведомлений по SMS/Viber. Соответствуйте законодательству в области кассовой дисциплины и упрощайте бизнес-процессы

Если собственник оборудования решает передать ККТ другому предпринимателю, необходимо перерегистрировать технику в налоговой и произвести замену ФН. Перерегистрация нужна также, когда владелец контрольно-кассовой техники создаёт новое юрлицо и продолжает использовать свою старую онлайн-кассу для расчётов. При передаче техники другому подразделению компании замена устройства не требуется.

Если ИНН владельца аппарата остаётся неизменным, но меняются другие данные, внесённые в регистрационную карточку ККТ (например, наименование компании или информация об ОФД), предпринимателю следует перерегистрировать кассу, но замена фискального накопителя не требуется.

ФН оказался бракованным. При обнаружении заводского брака необходимо связаться с производителем и передать ему чип для экспертизы. Если на устройство распространяется гарантия, поставщик заменит его.

Накопитель сломался. Как и любое другое устройство, ФН может выйти из строя из-за попадания влаги в корпус или замыкания в электропроводке. В этом случае устройство необходимо заменить как можно скорее, чтобы работа торговой точки не останавливалась.

Для замены фискального накопителя в онлайн-кассе можно обратиться в сервисный центр. Специалисты помогут заменить ФН в срок: закрыть архив устройства и перерегистрировать ККТ в налоговой.

Помочь с перерегистрацией вашей ККТ с заменой ФН могут сотрудники «Астрал». Подайте заявление на замену фискального накопителя. Наши специалисты могут выполнить работу в офисе «Астрал» или приехать в ваш магазин.

Обращение к специалистам гарантирует проведение замены чипа быстро и без возможных ошибок, которые могут возникнуть при самостоятельной замене накопителя и привести к неисправностям в работе ККТ.

Подключите Астрал.ОФД для передачи чеков согласно 54-ФЗ

Различные отчеты для контроля состояния онлайн-касс, ФН и бизнеса в личном кабинете

Подробнее

Закон разрешает владельцам ККТ самим менять чип. Рассмотрим, как поменять фискальный накопитель в кассовом аппарате самостоятельно.

Шаг 1. Убедитесь в том, что устройство необходимо заменить

Обычно касса уведомляет пользователя о необходимости замены ФН за тридцать дней до окончания срока службы чипа. Если ваша контрольно-кассовая техника не отправляет такие уведомления, проверьте состояние устройства самостоятельно. Для этого сформируйте отчёт о закрытии смены. Если срок действия ФН подходит к концу, в отчёте появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Если память устройства заполнена на 99%, в отчёте будет указано: «Память ФН заполнена».

Состояние чипа можно также узнать через ОФД. Чтобы проверить срок службы устройства в Личном кабинете Астрал.ОФД, откройте раздел «Аналитика» и перейдите в подраздел «График замены ФН и ОФД». Внизу страницы представлена информация о ваших ККТ и установленных в них накопителях. В таблице указаны даты замены ФН и продления договора с ОФД.

Шаг 2. Выберите новое устройство

Приобретая ФН, важно соблюдать законодательные требования. Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие специальные режимы налогообложения (например, упрощённую или патентную систему), должны применять накопитель со сроком службы 36 месяцев. Кроме того, чип на 36 месяцев обязаны установить организации и ИП, работающие в сфере услуг.

Продавцам подакцизных товаров потребуется ФН со сроком работы 410 дней. Предприниматели и руководители компаний должны приобрести устройство на 15 месяцев и при регистрации техники в налоговой указать, что ККТ будет использоваться для реализации подакцизных товаров. В результате срок действия чипа автоматически уменьшится до 410 дней.

Если организация или ИП используют онлайн-кассу в автономном режиме, это также должно быть указано в заявлении о регистрации ККТ. Срок службы ФН в таких условиях сокращается. Если вы приобрели накопитель на 15 месяцев, он прослужит только 410 дней, а ФН со сроком действия 36 месяцев — 560 дней.

Заменять фискальные накопители можно только на устройства модели ФН-М, которые включены в реестр ФНС. Этот тип чипа поддерживает все актуальные форматы фискальных документов: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Благодаря поддержке ФФД 1.2, чип ФН-М можно использовать при продаже маркированных товаров.

Приобрести подходящее устройство вы можете в интернет-магазине «Астрал ККТ». Все ФН из нашего ассортимента включены в официальный реестр накопителей от ФНС и соответствуют требованиям закона № 54-ФЗ.

Шаг 3. Закройте текущую смену

Создайте на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и распечатайте его. Учтите, что все чеки и отчёты, созданные с использованием онлайн-кассы, на этом этапе должны быть переданы в налоговую инспекцию.

Проверьте поле «Количество непереданных ФД» в отчёте о закрытии смены. Если в этой строке указано число, отличное от нуля, продолжать замену фискального накопителя нельзя. Необходимо восстановить стабильное подключение к интернету и оплатить услуги интернет-провайдера и ОФД, чтобы ККТ отправила документы в налоговую службу. После этого можно продолжить замену устройства.

Узнать статус чеков можно и в Личном кабинете ОФД. Пользователям онлайн-сервиса Астрал.ОФД достаточно перейти в раздел «Чеки» и открыть вкладку «Все чеки». Статус каждого документа отражён в последней колонке таблицы.

Шаг 4. Закройте архив ФН

Создайте на онлайн-кассе отчёт о закрытии фискального накопителя. Способ создания этого отчёта зависит от модели ККТ. Подробные рекомендации по замене ФН представлены в инструкции, прилагаемой к вашему устройству. Сохраните отчёт: впоследствии эти данные потребуются вам для перерегистрации аппарата в ФНС.

Шаг 5. Замените накопитель

Отключите кассу от сети, откройте отсек для накопителя и осторожно извлеките устройство. Перед установкой нового чипа в онлайн-кассу ознакомьтесь с инструкцией по эксплуатации. Порядок замены ФН зависит от модели контрольно-кассовой техники. Будьте аккуратны, чтобы не повредить шлейф ККТ.

Использованный фискальный накопитель необходимо хранить в течение пяти лет. Налоговая служба проверяет наличие у компании старых устройств и достоверность сохранённых данных.

Шаг 6. Активируйте новый накопитель

После установки нового ФН включите кассу и создайте отчёт об изменении параметров регистрации. Вам необходимо внести в систему информацию о новом устройстве и проверить данные об операторе фискальных данных. Сведения из отчёта об изменении параметров регистрации понадобятся на следующем этапе замены ФН.

Пошагово процесс активации нового ФН выглядит так:

открыть настройки кассового аппарата;
выбрать функцию «Зарегистрировать»;
проверить реквизиты на странице «Активация нового ФН» и внести правки, если нужно;
подтвердить активацию, нажав кнопку «Активировать ФН»;
распечатать чек об активации фискального накопителя.

Шаг 7. Перерегистрируйте кассу

Перерегистрация кассы при замене ФН должна быть произведена в течение 24 часов.

Для этого на официальном сайте ФНС войдите в свой Личный кабинет ИП или юридического лица.
Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», найдите нужный аппарат в списке и нажмите на его регистрационный номер.
В появившемся окне нажмите на кнопку «Перерегистрировать».
Заполните заявление о перерегистрации ККТ, указав причину перерегистрации (замена фискального накопителя) и введя данные из сформированных отчётов.
В предложенном списке выберите модель нового ФН и введите его заводской номер.
Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте документ.

Сотрудники налоговой проверят заявление на замену ФН в течение пяти рабочих дней. После его обработки статус техники в вашем Личном кабинете на сайте ФНС изменится на «ККТ перерегистрирована».

Возникли проблемы при регистрации фискального накопителя или снятии техники с учёта в налоговой? Вам помогут специалисты компании «Астрал». Услуга по регистрации и перерегистрации ФН доступна клиентам из Москвы, Московской области и ряда других городов, в которых действуют филиалы компании.

Пользователи онлайн-сервиса Астрал.ОФД после замены фискального накопителя могут перерегистрировать ККТ, используя только Личный кабинет сервиса.

Перейдите в раздел «Кассы», выберите нужное устройство и нажмите на кнопку «Перерегистрация».

В открывшемся окне нажмите на кнопку «Далее».

Выберите причину перерегистрации — «Замена ФН».

Система проверит, доступны ли отчёты о закрытии накопителя и об изменении параметров регистрации. Когда документы будут найдены, нажмите на кнопку «Далее».

Выберите сертификат электронной подписи и нажмите на кнопку «Отправить».

Заявление о перерегистрации будет обрабатываться в течение суток. Ответ налоговой поступит в ЛК Астрал.ОФД.

Удалённая настройка рабочего места для работы с электронной подписью

от

2 000 ₽

Регистрация в системе «Честный ЗНАК»

3 000 ₽

Регистрация/перерегистрация/снятие ФН с учета

от

3 000 ₽

Согласно закону № 54-ФЗ, регламентирующему использование контрольно-кассовой техники, работа без ФН недопустима. Если налоговая обнаружит, что кассир использует ККТ без накопителя, компанию привлекут к ответственности согласно статье 14.5 КоАП РФ. Сумма штрафа будет зависеть от того, как именно инспектор классифицирует это нарушение:

Нарушение	Наказание			Правовое обоснование
Нарушение	Для должностных лиц	Для ИП	Для юрлиц	Правовое обоснование
Неприменение ККТ	Штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта (не менее 10 тысяч рублей)	Штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта (не менее 10 тысяч рублей)	Штраф в размере от 75% до 100% от суммы расчёта (не менее 30 тысяч рублей)	Ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ
Повторное неприменение ККТ в случае, если сумма расчётов без кассы составила 1 млн рублей и более	Дисквалификация на 1–2 года	Приостановление деятельности на срок до 90 суток	Приостановление деятельности на срок до 90 суток	Ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ
Применение ККТ, которая не соответствует законодательным требованиям, в том числе незарегистрированной ККТ	Штраф 1,5–3 тысячи рублей	Штраф 1,5–3 тысячи рублей	Штраф 5–10 тысяч рублей	Ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ

Астрал.ОФД

Астрал Подпись

КриптоПро

При замене ФН в работе ККТ могут возникать следующие виды неисправностей:

Ошибка 217. Возникает, когда после замены ФН в онлайн-кассе неверно выставлена дата и время. Для её устранения нужно изменить параметры в настройках ККТ.

Ошибка 225 и 255. Так маркируется сбой в работе из-за неверного номера ФН, когда при замене в настройках кассы не были внесены новые данные.

Ошибка 231. Несоответствие типа накопителя налоговой системе, которую использует бизнес. Например, в случае если для продажи подакцизных товаров используется ФН, рассчитанный на 36 месяцев.

Ошибка 232 возникает при сбое кодирования данных, когда ФН перегружен.

Ошибка 233 указывает на прерывание соединения с интернетом.

Ошибка 235 сигнализирует о блокировке кассы из-за невозможности отправить фискальный документ ОФД в течение 30 дней с момента проведения его записи.

Ошибка 236 говорит о том, что накопитель не взаимодействует с оператором фискальных данных.

Справиться с большинством ошибок после замены фискального накопителя помогает проверка настроек и перезагрузка ККТ. Если проблема не устраняется этими способами, нужно обратиться к ОФД или в сервисный центр.

Александра Кадынцева

19 июня 2025

39491

Читайте по теме

ОФД

Как заключить договор с Астрал.ОФД

Александра Кадынцева

30.05.2025

7 641

ОФД

Как проверить чек онлайн

Александра Кадынцева