Можно ли подключить ЭДО бесплатно

От выбора системы электронного документооборота (ЭДО) зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Бесплатный электронный документооборот возможен: некоторые поставщики безвозмездно распространяют ЭДО, но бесплатные сервисы подходят не всем. Расскажем о системах электронного документооборота детальнее и выясним, как подключить ЭДО бесплатно.

Важность электронного документооборота в современном бизнесе

Компаний, которые используют электронный документооборот (ЭДО), с каждым годом становится всё больше. По оценке «Калуга Астрал», рынок ЭДО в целом растёт примерно на 30–35% в год. Рост продаж решений электронного документооборота (ЭДО) говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.

Важность использования электронного документооборота в современном бизнесе в первую очередь состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые подключили электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного.

Главная выгода состоит в ускорении процессов оформления документов и их обмена. Кроме того, одна из тенденций современного бизнеса — постепенная миграция на электронное кадровое делопроизводство, которой способствовали массовый переход на удалёнку в период пандемии и новые законодательные нормы, позволяющие организациям вести электронный документооборот с дистанционными сотрудниками.

С помощью ЭДО вы можете:

• Перейти на безбумажный документооборот — создавать, редактировать, отправлять и получать документацию в электронном виде.
• Организовать централизованное хранение — формировать единую базу и вести архив в цифровом формате.
• Сотрудничать с партнёрами дистанционно — заключать сделки и подписывать договоры с контрагентами, независимо от их местонахождения.
• Упростить работу с документами — быстро находить, подготавливать и отправлять пакеты документов для отчётности.

В целом, ЭДО становится неотъемлемой частью взаимодействия между бизнесом и государством, повышая эффективность и прозрачность бизнес-процессов. Приведём несколько примеров. Многие виды отчётности, например, годовая бухгалтерская отчётность, декларации по НДС и формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ уже подаются только в электронном виде. Электронные формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М становятся обязательным для компаний с определённым количеством сотрудников. Также обязаны обмениваться документами в цифровом формате участники государственных торгов. ЭДО используется для реализации контроля. Компании, работающие с прослеживаемыми или маркируемыми товарами, обязаны составлять электронные счета-фактуры и УПД, а также сдавать отчётность через интернет.

Цифровизация взаимодействия с работниками коснулась не только трудовых книжек. Заявление на отпуск, перевод на другую должность и многое другое теперь можно подписать из дома, без похода в отдел кадров. По прогнозам, объём использования сервисов кадрового документооборота (КЭДО) в России по итогам 2024 года может удвоиться. Этому будут способствовать снижение затрат при внедрении КЭДО, а также положительные результаты экспериментов по использованию КЭДО в госсекторе.

Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса. Компании вынуждены учитывать статью расходов на закупку печатных материалов, доставку и хранение документов на бумаге.

Какие бывают системы электронного документооборота (ЭДО)

Кроме деления решений электронного документооборота (ЭДО) на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях. Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

Она обеспечивает работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами. У многих платных предложений есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный. В течение этого срока клиент может попробовать все функции и понять, подходит это решение компании или нет. Вход в систему СЭД может осуществляться при помощи связки логина и пароля, квалифицированной электронной подписи или ЕСИА.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента. Сервисы ЭДО, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса. Отдельные решения управления корпоративным контентом также могут предоставляться бесплатно.

Какие вопросы решают системы ЭДО

Компании используют ЭДО, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения электронных документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• мобильность электронного документооборота;
• наличие стандартных форм в сервисах ЭДО;
• обратная связь;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• возможность хранения документов в электронном архиве;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

Некоторые преимущества совсем уж очевидны: переход на ведение электронной документации в цифровом формате позволяет сократить расходы, а отказ от хранения документов в бумажном виде может освободить целое помещение под нужды сотрудников.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства. Документы, которыми компании обмениваются через ЭДО, имеют юридическую силу. Это означает, что они могут быть использованы в качестве доказательства фактов или событий. Также гарантируют, что договор или счёт после подписания не был изменён. Юридически значимыми цифровыми документами можно обмениваться не только с партнёрами и физическими лицами, но и с государственными органами и судами.

ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.

Чем подписывать документы в ЭДО

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны по необходимым правилам. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

В России все вопросы, связанные с электронной подписью, регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ. Этот закон устанавливает правила для использования ЭП, определяет, какие бывают виды ЭП, какие требования предъявляются к УЦ, и как эти центры должны предоставлять услуги.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) придаёт документам юридическую силу, если между сторонами заключено дополнительное соглашение, а правила использования прописаны в учредительных документах компании. Возможности НЭП ограничены. Например, с её помощью нельзя отправить любую отчётность в контролирующие органы, но можно подписать накладную поставщика, если перед этим вы заключили с ним соответствующий договор.

А вот квалифицированная электронная подпись (КЭП) является полным аналогом рукописной подписи. Ей можно подписать абсолютно любой цифровой документ. Она может использоваться во всех сферах жизни, где нужно подтвердить подлинность документа или пройти аутентификацию. При этом дополнительные соглашения не требуются. Документ, подписанный КЭП, обладает такой же юридической силой, как документ, подписанный собственноручно.

Получить сертификат КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ), выбор которого строго зависит от будущего пользователя. Так, представители финансового сектора обращаются в УЦ Банка России, работники бюджетных учреждений — в УЦ Казначейства. Нотариусы, директоры и индивидуальные предприниматели могут оформить сертификат КЭП только в УЦ ФНС или доверенных лиц налоговой, а их работники — в коммерческом УЦ, который имеет аккредитацию Минцифры.

Как подключить ЭДО бесплатно

Для этого необходимо выбрать оператора ЭДО и зарегистрироваться в системе. Оператор предложит бесплатный тариф с ограниченным функционалом или на определённый период времени. Однако следует учесть, что некоторые услуги, такие как обмен документами, могут быть платными даже при использовании такого тарифа.

Для начала работы необходимо осуществить вход в СЭД, используя один из способов аутентификации. А чтобы начать электронный документооборот с контрагентом, нужно сначала получить от него приглашение на обмен документами, или отправить собственное. Они могут быть отправлены по электронной почте или через специализированные системы электронного документооборота.

Ограничения бесплатной системы ЭДО

Все бесплатные решения на рынке ЭДО имеют какие-либо ограничения. В основном это отсутствие поддержки клиентов, лимит на использование рабочих мест или количество документов и т.д. Кроме того, такая программа ЭДО не всегда имеет все необходимые бизнесу функции. Иногда для клиента предоставляется весь спектр услуг, но на определённый срок, после которого потребуется купить полную версию программы.

ЭДО от ГК «Астрал»

ГК «Астрал» предлагает для подключения сервис Доки — платформу с простым и понятным интерфейсом для организации ЭДО с контрагентами. Войти в личный кабинет СЭД можно с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Использовать систему можно в двух вариантах: в версии для 1С, которая подходит для стационарной работы, и в веб-версии — для тех, кто предпочитает мобильность. В рамках промопериода предусмотрена возможность безлимитной отправки документов в течение трёх месяцев — бесплатно.

Помимо предоставления пробного периода, клиентам «Доки» доступны и другие привилегии. За регистрацию, доступ к сервису в 1С или веб-версии, а также получение и подписание входящих документов платить не требуется.

«Доки» предоставляет возможность отправлять документы максимально просто и удобно:

• Интеграция с 1С — функция отправки по ЭДО встроена в 1С, что исключает необходимость использования дополнительных модулей.
• Отправка в один клик — отправляйте документы по интернету одним нажатием кнопки.
• Автоматизация создания документов — документы в 1С автоматически создаются на основе полученных документов, что значительно упрощает работу.

В итоге вы получаете удобный и бесплатный инструмент для отправки документов по ЭДО, который прекрасно интегрируется с вашей системой 1С. При этом не нужно оплачивать интеграционные модули для работы.

Что может «Доки»

Решение позволяет выполнять следующие функции:

• Отправлять документы
• Отправлять документы пакетом
• Подписывать входящие документы
• Создавать поступления
• Взаимодействовать с другими операторами через роуминг
• Хранить документы в облаке
• Находить быстро нужную документацию
• Указывать дополнительную информацию для крупных контрагентов
• Вести документооборот с маркировкой и прослеживаемостью

Преимущества «Доки»

Рассмотрим, что получает каждый клиент при подключении к «Доки»:

• Ускоренные платежи — быстрый документооборот ускоряет процесс оплаты.
• Своевременная отчётность — вы легко и быстро формируете отчёты перед контролирующими органами.
• Экономия на бумаге — забудьте о затратах на бумагу, печать и расходные материалы.
• Снижение расходов на доставку документооборота — пользоваться услугами почтовой службы больше не нужно, что значительно сокращает расходы.
• Экономия на хранении — цифровые документы занимают гораздо меньше места, чем бумажные, и не требуют специальных условий хранения.
• Автоматизация обработки документооборота — входящие документы автоматически попадают в учётную базу данных, минимизируя ручную обработку.
• Упрощение учёта — документы легко обрабатываются и систематизируются.
• Прозрачный документооборот — вы всегда в курсе, где находится документ и на каком этапе обработки он находится.
• Безопасное хранение — ваши документы хранятся на надёжном облачном сервере, защищённом от потери данных.
• Устранение ошибок — исключается возможность ошибок, которые могут возникать при ручной обработке бумажных документов.
• Мгновенная отправка — ваши счета и акты моментально попадают к партнёрам, избавляя вас от недельного ожидания.

Популярные вопросы