Бесплатное подключение к ЭДО

Кроме деления решений электронного документооборота на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях. Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

СЭД — система электронного документооборота. В таких решениях основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть. Она обеспечивает работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами. У многих платных предложений есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный. В течение этого срока клиент может попробовать все функции и понять, подходит это решение компании или нет. Вход в систему СЭД может осуществляться при помощи связки логина и пароля, квалифицированной электронной подписи или ЕСИА.

ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д. ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

Сервисы ЭДО, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса. Отдельные решения управления корпоративным контентом также могут предоставляться бесплатно.

Многие виды отчётности, например, годовая бухгалтерская отчётность, декларации по НДС и формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ подаются только в электронном виде. Электронные формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М становятся обязательным для компаний с определённым количеством сотрудников. Также обязаны обмениваться документами в цифровом формате участники государственных торгов.

ЭДО используется для реализации контроля. Компании, работающие с прослеживаемыми или маркируемыми товарами, обязаны составлять электронные счета-фактуры и УПД, а также сдавать отчётность через интернет.

Цифровизация взаимодействия с работниками коснулась не только трудовых книжек. Заявление на отпуск, перевод на другую должность и многое другое можно подписать из дома, без похода в отдел кадров.

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны по необходимым правилам. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

В России все вопросы, связанные с электронной подписью, регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ. Этот закон устанавливает правила для использования ЭП, определяет, какие бывают виды ЭП, какие требования предъявляются к УЦ, и как удостоверяющие центры должны предоставлять услуги.

Неквалифицированная электронная подпись придаёт документам юридическую силу, если между сторонами заключено дополнительное соглашение, а правила использования прописаны в учредительных документах компании. Возможности НЭП ограничены. Например, с её помощью нельзя отправить любую отчётность в контролирующие органы, но можно подписать накладную поставщика, если перед этим вы заключили с ним соответствующий договор.

А вот квалифицированная электронная подпись является полным аналогом рукописной подписи. Ей можно подписать любой цифровой документ. КЭП используется во всех сферах жизни, где нужно подтвердить подлинность документа или пройти аутентификацию. При этом дополнительные соглашения не требуются. Документ, подписанный КЭП, обладает такой же юридической силой, как документ, подписанный собственноручно.

Получить сертификат КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре, выбор которого строго зависит от будущего пользователя. Так, представители финансового сектора обращаются в УЦ Банка России, работники бюджетных учреждений — в УЦ Казначейства. Нотариусы, директора и индивидуальные предприниматели могут оформить сертификат КЭП только в УЦ ФНС или доверенных лиц налоговой, а их работники — в коммерческом УЦ, который имеет аккредитацию Минцифры.

Для подписи цифровых документов рекомендуем квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физических лиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

В 2025 году переход на ЭДО обязателен для ИП или организаций, которые:

• работают с маркированными и прослеживаемыми товарами;
• взаимодействуют с маркетплейсами и ретейлом;
• участвуют в электронных закупках.

В остальных случаях работа без использования электронного документооборота возможна, но важно учитывать, что в будущем планируется внедрение ЭДО для всех компаний.

На данный момент организации и ИП имеют право самостоятельно решать, переходить ли на ЭДО. Однако, учитывая тенденции к цифровизации и автоматизации процессов, а также требования некоторых надзорных органов к предоставлению цифровых документов, лучше всё же подготовиться к возможному переходу на ЭДО в будущем. Рекомендуем обратиться к бесплатным программам ЭДО, которые помогут вам оценить удобство использования этого инструмента и выбрать продукт, подходящий для вашего бизнеса.