Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

Надежный ЭДО для успешной организации

Для чего нужно подключиться к ЭДО

ЭДО необходим для ускорения и упрощения процессов документооборота в вашей компании, включая кадровое делопроизводство

Автоматизация бизнес-процессов

Электронный документооборот позволяет упростить и ускорить обмен документами между контрагентами и внутри компании (кадровый документооборот),
что способствует повышению эффективности работы,
сокращение расходов. Цифровизация документооборота снижает затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов

Прозрачность операций

Электронный архив обеспечивает доступ к документам в любое время, что упрощает контроль
над процессами и повышает прозрачность операций

Улучшение взаимодействия с государственными органами

Многие госорганы (например, ФНС) принимают отчётность
в электронном виде, что упрощает взаимодействие с ними

Соответствие требованиям законодательства

В некоторых случаях взаимодействие при помощи ЭДО является обязательным требованием законодательства

Упрощение работы с маркированными и прослеживаемыми товарами

Электронный документооборот облегчает процессы, связанные с учётом и оборотом таких товаров

Участие в госзакупках

Подключенные к ЭДО компании имеют больше шансов на участие
в государственных закупках

Автоматизация бизнес-процессов

Прозрачность операций

Улучшение взаимодействия с государственными органами

Многие госорганы (например, ФНС) принимают отчётность
в электронном виде, что упрощает взаимодействие с ними

Соответствие требованиям законодательства

В некоторых случаях взаимодействие при помощи ЭДО является обязательным требованием законодательства

Упрощение работы с маркированными и прослеживаемыми товарами

Электронный документооборот облегчает процессы, связанные с учётом и оборотом таких товаров

Участие в госзакупках

Подключенные к ЭДО компании имеют больше шансов на участие
в государственных закупках

Что потребуется для подключения к ЭДО

Если вы решили перейти на ЭДО и систему электронного документооборота (СЭД), в первую очередь необходимо определиться с выбором оператора ЭДО. При выборе оператора обязательно учитывайте технические требования к подключению, такие как скорость интернет-соединения и наличие соответствующего оборудования

Для работы с СЭД необходимо подписать договор с оператором и получить от него учётные данные. Обычно провайдер предоставляет системный доступ через личный кабинет, где вы сможете настроить необходимые параметры и начать документооборот

Кроме того, для эффективного использования электронного документооборота необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами. Сегодня большая часть систем представляет собой сервисы, которые не нужно устанавливать на ПК, или интеграционные решения

Не забывайте также о необходимости обучения сотрудников работе с СЭД. Некоторые провайдеры предоставляют бесплатные обучающие материалы, а также оказывают консультационную поддержку при возникновении вопросов

Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись

Для ЭДО в большинстве случаев требуется электронная подпись. Это связано с тем, что в электронном документообороте используются электронные документы, которые нужно подписывать для обеспечения их юридической значимости

Документы в ЭДО заверяют с помощью ЭП, которая может быть:

Простой (ПЭП)

Используется в случаях, когда не требуется соблюдение всех юридических требований, но необходимо обеспечить дополнительный уровень подтверждения подлинности и авторства электронного документа

Усиленной неквалифицированной (УНЭП)

Усиленной квалифицированной
(УКЭП )

Применяется в документообороте между контрагентами, а также внутри компании и с государственными органами

Как выбрать оператора и подключиться к ЭДО

Прежде чем перейти на ЭДО в вашей компании, необходимо определиться с оператором. При выборе следует учитывать несколько важных факторов

Наличие лицензий

Проверьте, лицензирован
ли оператор на оказание услуг
в сфере электронного документооборота

Качество услуг

Изучите отзывы клиентов о качестве предоставляемых услуг оператора
на различных ресурсах

Функциональность

Убедитесь, что набор функций оператора соответствует вашим требованиям, а также включает поддержку роуминга. Это необходимо для обмена документами
с контрагентами, которые работают
с другим провайдером

Стоимость

Сравните стоимость услуг разных провайдеров, чтобы выбрать наиболее подходящий тариф. Итоговая цена складывается из количества документов, размера компании
и срока использования сервиса

Поддержка роуминга

Когда роуминга между провайдерами нет, компания продолжает обмениваться со своим контрагентом бумажными документами

Совместимость СЭД

Убедитесь, что система оператора совместима с корпоративной системой управления документами
и другими инструментами, которые используются в компании

Техническая поддержка

Важно, чтобы оператор был готов оказывать поддержку в режиме 24/7

Выбор провайдера электронного документооборота зависит от конкретных потребностей и бизнес-целей компании. Лучше всего провести тщательный анализ и выбрать оператора, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям и бюджету. Можно ли перейти на электронный документооборот бесплатно, рассказали в статье

FAQ

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена документами в цифровом формате с контрагентами, государственными учреждениями (ФНС, СФР, Росстат) и другими структурами. В процессе оборота документы создаются, отправляются и обрабатываются без использования бумажных носителей. ЭДО является важным элементом современного бизнеса и государственной сферы, поскольку позволяет существенно ускорить и упростить процессы обмена информацией между организациями и государственными учреждениями. Сегодня для обмена некоторыми первичными документами подключиться к электронному документообороту необходимо в обязательном порядке

Какая ЭП подойдет для работы в ЭДО?

Важно! В ЭДО используется именно УКЭП. Этот вид подписи является наиболее защищённым и отвечает высоким требованиям к надёжности и безопасности электронного документооборота Для получения УКЭП для ИП или руководителя ООО следует обратиться в Удостоверяющий Центр ФНС или УЦ доверенного лица налоговой. Чтобы подписывать документы от имени ООО, уполномоченному сотруднику потребуется УКЭП физлица и машиночитаемая доверенность. УКЭП для физических лиц можно заказать в любом аккредитованном УЦ УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов УКЭП — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Квалифицированные подписи придают цифровым документам юридическую значимость и подходят для работы с электронным документооборотом

Как перейти на ЭДО с помощью сервиса «Доки»?

Подключение к электронному документообороту осуществляется в определённом порядке. На примере сервиса «Доки» мы опишем процесс регистрации в СЭД Сервис «Доки» для документооборота с контрагентами доступен в двух интерфейсах: в 1С и в веб-интерфейсе. Вы можете зарегистрироваться в любом из них. Место регистрации и способ подключения организации к системе электронного документооборота не имеют значения. Сервис будет работать в обоих интерфейсах под одними регистрационными данными Если вы планируете использовать только веб-интерфейс, рекомендуем зарегистрироваться через него. Если же вы работаете в 1С, удобнее будет пройти регистрацию через эту программу

Регистрация через веб-интерфейс

1. Перейдите по ссылке и нажмите «Регистрация»

2. Чтобы зарегистрироваться, можно использовать номер телефона или электронную почту. Для этого:

Укажите номер или адрес почты (чтобы использовать электронную почту, нажмите гиперссылку «По email»)
Придумайте пароль
Нажмите «Создать аккаунт»

3. Затем нужно ввести проверочный код, который поступит на номер телефона или электронную почту в зависимости от того, что вы указали. После ввода отобразится форма с информацией о подтверждении номера телефона (электронной почты)

Регистрация в 1С

Чтобы пройти регистрацию, необходимо предварительно установить в конфигурацию 1С специальное расширение. Для этого подходят:

1С:Предприятие с версией платформы не ниже 8.3.21 и конфигурацией:
1. 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 версии не ниже 3.0.137.34 (Проф/Корп)
2. 1С: Управление Торговлей 11 версии не ниже 11.5.12.73 (Проф)
3. 1С: Комплексная автоматизация 2.5 версии не ниже 2.5.12.73
4. 1С: ERP Управление предприятием 2.5 версии не ниже 2.5.12.73
конфигурация с размещением в сервисах 1С:Фреш (1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP Управление предприятием)

4. После загрузки и установки соответствующего расширения можно перейти к регистрации в сервисе:

Откройте расширение и в окне входа нажмите Создать аккаунт
Укажите адрес электронной почты, который будет использоваться для регистрации и последующего входа в систему. Выберите необходимую организацию

Указывать код партнёра в заявке не обязательно. Однако если у вас есть обслуживающая организация (партнёр), через которую вы планируете подключаться к услугам, запросите у неё код и укажите его. В противном случае ваша заявка автоматически будет направлена отделу продаж в головной офис ООО «Астрал-Софт»
Выберите сертификат вашей организации. Если у сертификата есть пароль, введите его в соответствующее поле. Затем нажмите кнопку «Подключить»

После этого вам автоматически будет подключён промотариф на три месяца, который позволит отправлять документы без ограничений

Пользуйтесь сервисом Доки, чтобы быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В системе реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов