От выбора системы электронного документооборота (ЭДО) зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Бесплатный электронный документооборот возможен: некоторые поставщики распространяют бесплатно СЭД, но они подходят не всем.
Эта статья ответит на следующие вопросы:
- насколько важен электронный документооборот (ЭДО) в современном бизнесе;
- какие системы бывают и какие вопросы они решают;
- кому подойдут бесплатные СЭД, а кому нет.
Важность ЭДО в современном бизнесе
Количество компаний, которые используют электронный документооборот (ЭДО), растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2018 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.
По оценке «Калуга Астрал», рынок ЭДО в целом растёт примерно на 30–35% в год. Например, пользователей сервиса Астрал.ЭДО стало больше на 32% во 2 квартале 2023 по сравнению с аналогичным периодом в 2022 году.
Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.
В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые используются электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов. Кроме того, одна из тенденций современного бизнеса — постепенное внедрение кадрового ЭДО, которому способствовал массовый переход на удалёнку в период пандемии.
Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.
Какие бывают системы электронного документооборота
Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.
Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.
СЭД — система электронного документооборота (ЭДО). В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.
СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.
ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.
СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.
Какие вопросы решают системы электронного документооборота (ЭДО)
Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
- возможность изменения документов и доступ к их истории;
- прозрачность работы сотрудников;
- автоматизация поиска необходимых файлов;
- мобильность системы;
- наличие стандартных форм в СЭД;
- обратная связь;
- автоматическая классификация документов по разным критериям;
- минимальный риск потери или порчи файлов.
Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.
Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.
Электронный документооборот (ЭДО) выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.
Можно ли подключить ЭДО бесплатно
Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.
По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, Doc-v и Alfresco. Бесплатная система документооборота убыточна для разработчиков: СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства, а СЭД FossLook стала платной.
Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. Например, сервис ЭДО Doc-v работает без ограничений, пока в систему не загрузили 5 000 документов. После этого некоторые функции отключаются, и подключить их обратно можно только платно. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.
Бесплатная программа документооборота не всегда имеет все необходимые бизнесу функции. Но у многих платных СЭД есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный, в течение которого можно попробовать все функции и понять, подходит эта СЭД компании или нет.
Преимущества использования ЭДО от Астрал
АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал Докс». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.
«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.
«Астрал Докс» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.
Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.
