Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
E-mail:
inform@astral.ru
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
inform@astral.ru
Документооборот

Бесплатные СЭД

Бесплатные СЭД

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем.


Эта статья ответит на следующие вопросы:


  • насколько важен электронный документооборот в современном бизнесе;

  • какие системы бывают и какие вопросы они решают;

  • кому подойдут бесплатные СЭД, а кому нет.



Важность ЭДО в современном бизнесе


Количество компаний, которые используют электронный документооборот, растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2012 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.



динамика российскоого рынка

Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.


В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые используются электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов.


Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.


Какие бывают СЭДО


Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.


Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.


  1. СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.

  2. СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.


  3. ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

  4. ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.



СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.


Какие вопросы решают СЭДО


Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:


  • сокращение расходов на печать и закупку бумаги;

  • возможность изменения документов и доступ к их истории;

  • прозрачность работы сотрудников;

  • автоматизация поиска необходимых файлов;

  • мобильность системы;

  • наличие стандартных форм в СЭД;

  • обратная связь;

  • автоматическая классификация документов по разным критериям;

  • минимальный риск потери или порчи файлов.


Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.


Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.


Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.


Есть ли бесплатные сервисы ЭДО


Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.


По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.


Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.


Преимущества использования ЭДО от Астрал


АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал Онлайн». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.


«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.


«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.



Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.



Сергей Сакун
Сергей Сакун

писатель

29 сентября 2020
159
Комментарии для сайта Cackle

Продукты по направлению:

Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Другие направления:

Регистрация нового председателя СНТ в налоговой

29 сентября 2020


Проблемы с электронной подписью и способы их решения

29 сентября 2020