Бесплатный ЭДО: системы электронного документооборота (СЭД) без оплаты
Отдел продаж:
Отдел продаж:
11 сентября 2023
19726
Системы электронного документооборота: можно ли подключить ЭДО бесплатно
Документооборот

Системы электронного документооборота: можно ли подключить ЭДО бесплатно

Содержание статьи

  1. Важность ЭДО в современном бизнесе
  2. Какие бывают системы электронного документооборота
  3. Какие вопросы решают системы электронного документооборота (ЭДО)
  4. Можно ли подключить ЭДО бесплатно
  5. Преимущества использования ЭДО от Астрал

От выбора системы электронного документооборота (СЭД) зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Бесплатный электронный документооборот возможен: некоторые поставщики распространяют бесплатно СЭД, но они подходят не всем.

Эта статья ответит на следующие вопросы:

  • насколько важен электронный документооборот (ЭДО) в современном бизнесе;
  • какие системы бывают и какие вопросы они решают;
  • кому подойдут бесплатные СЭД, а кому нет.

Важность ЭДО в современном бизнесе

Количество компаний, которые используют электронный документооборот (ЭДО) , растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2018 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.




По оценке «Калуга Астрал», рынок ЭДО в целом растёт примерно на 30–35% в год. Например, пользователей сервиса Астрал.ЭДО стало больше на 32% во 2 квартале 2023 по сравнению с аналогичным периодом в 2022 году. Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.

В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые подключили электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов. Кроме того, одна из тенденций современного бизнеса — постепенное внедрение кадрового ЭДО, которому способствовал массовый переход на удалёнку в период пандемии. Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.

Какие бывают системы электронного документооборота

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.
Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

СЭД — система электронного документооборота (ЭДО). В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.

СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.

ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают системы электронного документооборота (ЭДО)

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

  • сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
  • возможность изменения документов и доступ к их истории;
  • прозрачность работы сотрудников;
  • автоматизация поиска необходимых файлов;
  • мобильность системы;
  • наличие стандартных форм в СЭД;
  • обратная связь;
  • автоматическая классификация документов по разным критериям;
  • минимальный риск потери или порчи файлов.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

Электронный документооборот (ЭДО) выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.

Можно ли подключить ЭДО бесплатно

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно. По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, Doc-v и Alfresco. Бесплатная система документооборота убыточна для разработчиков: СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства, а СЭД FossLook стала платной.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. Например, сервис ЭДО Doc-v работает без ограничений, пока в систему не загрузили 5 000 документов. После этого некоторые функции отключаются, и подключить их обратно можно только платно. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно. Бесплатная программа документооборота не всегда имеет все необходимые бизнесу функции. Но у многих платных СЭД есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный, в течение которого можно попробовать все функции и понять, подходит эта СЭД компании или нет.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Доки». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Доки» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.

19726
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger