Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
E-mail:
inform@astral.ru
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
inform@astral.ru
Документооборот

Зачем нужен ЭДО

Зачем нужен ЭДО

Любой бизнесмен может перейти на электронный документооборот, но не каждый понимает, зачем он нужен. Кто-то думает об ЭДО, как об очередном бессмысленном требовании, навязанном сверху. Разберёмся, зачем он нужен и какие даёт преимущества.


Что такое ЭДО и кому он нужен


Электронный документооборот ЭДО ― это обмен данными через интернет. Проводится через разные платформы и приложения с помощью шифрования операторов ЭДО.


С помощью ЭДО сотрудникам внутри организации можно быстро обмениваться документами. Поможет он и в общении с контрагентами: с некоторыми компаниями без системы электронного документооборота (СЭД) работать не получится. Например, декларация по НДС сдаётся только онлайн, а с 1 апреля 2021 года ЭДО станет обязательным для участников госзакупок.


Ещё такой обмен документами обязателен тем, кто:


  • отчитывается перед контролирующими органами (ФНС, ФСС, ПФР);

  • работает с товарами, которые нужно маркировать (сигареты, обувь, парфюм);

  • заключает контракты на торговых площадках.


Вот чем полезен ЭДО:


  • быстрая переписка;

  • передача информации и документов без согласований;

  • меньше ошибок. Документы нельзя забыть, потерять или заполнить с ошибками.

  • автоматическая проверка материалов;

  • удобный поиск и архивация, документы не занимают места в пространстве.


Как на него перейти


Нужно купить электронно-цифровую подпись (ЭП). Она персональная — принадлежит одному человеку. Чаще всего это индивидуальный предприниматель, финансовый директор, главный бухгалтер или кладовщик. ЭП подтверждает подпись файла, защищает его от изменений.


После этого нужно выбрать СЭД. Площадка должна поддерживать вашу учётную систему, иначе работать с ней не получится.


С помощью СЭД


  • передают документы на подпись руководителю;

  • не вводят данные вручную;

  • быстро выгружают документы от поставщиков.


Неважно, какой СЭД используете вы и ваш контрагент. Заключать дополнительных соглашений не нужно, даже если системы у вас разные.


Чем занимается оператор


Оператор — это компания, которая организует документооборот. Крупные операторы занимаются всем сразу: выдают ЭП, онлайн-сервисы и программы для учёта.


Без оператора не получится развернуть ЭДО в компании.


Ещё операторы обучают сотрудников пользоваться новой системой — ГК «Астрал» тоже проводит обучение и объясняет принципы работы новых площадок.


Как выбрать оператора и ПО


Основных факторов два: список задач и стоимость тарифа.


Скажем, вам обязательно нужно автоматическое заполнение журнала и сопоставление номенклатур, но налоговую отчётность вы готовы отправлять вручную. Если в вашей СЭД такой опции нет, присмотритесь к другим — часто операторы разделяют тарифы по объёму и функциям.


«Калуга Астрал» предлагает пользователям два СЭД:


  • «Астрал Онлайн» ― простая система, не нужно ничего устанавливать. В ЭДО можно зайти с любого компьютера или телефона.

  • «1С-ЭДО» ― сложная система для организаций, которые работают с пакетом 1С. В ней привычный интерфейс и гибкая система фильтрации.


Стоит ли переходить на ЭДО


Да, даже если от вас этого не требуют — проще обучить сотрудников в спокойной обстановке, чем делать то же самое в спешке через несколько лет.


Нужно только получить электронную подпись и выбрать СЭД под свои задачи и бюджет. Проще всего использовать сервисы от одной компании.



13 октября 2020
98
Комментарии для сайта Cackle

Продукты по направлению:

Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Другие направления:

Электронная подпись: как обезопасить себя от мошенников

13 октября 2020


Как москвичам сдать отчёт о сотрудниках на удалёнке

13 октября 2020