Операторы электронного документооборота (ЭДО) в России

Чтобы начать работать с электронными документами, компания должна получить доступ к сервису от оператора электронного документооборота (ОЭД). В статье расскажем о том, как организовать ЭДО в компании, а также рассмотрим крупнейших российских провайдеров и возможности, которые они предоставляют своим клиентам.

Кто является оператором электронного документооборота

Оператор электронного документооборота (провайдер ЭДО, ОЭД) — это организация, аккредитованная Федеральной налоговой службой, предоставляющая услуги по обмену электронными документами. Основная задача ОЭД — обеспечение юридической значимости документов, передаваемых между организациями и государственными органами. Провайдеры обладают необходимыми лицензиями и техническими ресурсами для верификации правильности работы с электронными документами.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами внутри организации, а также с контрагентами и контролирующими органами.

Электронные документы, которыми организации обмениваются с госорганами или контрагентами, обладают юридической значимостью. С помощью таких документов можно подтвердить действительность сделки перед ФНС, отчитаться об уплате налогов. Кроме того, юридически значимый документ можно использовать в качестве доказательства в суде.

Для обеспечения юридической значимости документ подписывают квалифицированной электронной подписью. Сертификат КЭП необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись.

Юридически значимый ЭДО невозможен без участия посредника, в роли которого выступает ОЭД. Чтобы стать ОЭД, организация должна соответствовать определённым требованиям законодательства. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи.

Список операторов ЭДО РФ можно посмотреть на сайте налоговой. АО «Калуга Астрал» входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.

Функции оператора ЭДО

В рамках своих задач провайдер:

• проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что документы передаются реальной организации, а не мошенникам;
• обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
• обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата КЭП, которой подписан документ;
• хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
• обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.

Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО (СЭД, система автоматизации документооборота). Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Доступ к системе осуществляется через специальное ПО, которое устанавливается на компьютер, или через онлайн-сервис. Большинство провайдеров обеспечивают доступ к СЭД с помощью онлайн-решений, не требующих установки на ПК. Кроме того, популярностью стали пользоваться решения, предлагающие интеграцию сервисов через API. Метод такой интеграции предполагает применение встроенных функций ЭДО в собственной информационной системе.

Доверенные операторы электронного документооборота: список крупнейших провайдеров

Рынок электронного документооборота в России находится в стадии активного развития и предоставляет множество возможностей для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний. Одним из главных факторов, влияющих на развитие рынка ЭДО, является переход от бумажных документов к электронным, который становится всё более популярным в бизнес-среде.

Сегодня на российском рынке ЭДО действует большое количество операторов, предоставляющих услуги обмена электронными документами. Согласно данным ФНС, наиболее крупными операторами электронного документооборота в РФ являются:

1. ООО «Тензор»

Компания была основана в 1996 году, в качестве специализированного оператора связи вышла на рынок в 2003 году. В 2012 году была включена налоговой в перечень операторов ЭДО. Является одним из крупнейших операторов ЭДО в России.

2. АО «ПФ «СКБ Контур»

Компания зарегистрирована в 2002 году, входит в группу компаний «СКБ Контур». Доверенный оператор электронного документооборота с 2012 года. Предоставляет услуги по автоматизации бухгалтерского учёта и обмену электронными документами между организациями и с госорганами. Также один из лидеров российского рынка ЭДО.

3. АО «Калуга Астрал»

Специализированный оператор связи (электронного документооборота), входит в перечень доверенных операторов ЭДО с 2012 года. Помимо электронного документооборота, предоставляет услуги в сфере электронной отчётности, электронной подписи, передачи фискальных данных и др. Компания была основана в 1993 году и сегодня занимает одно из лидирующих мест на рынке ЭДО в России.

4. ООО «Корус Консалтинг СНГ»

Организация зарегистрирована в 2005 году, входит в группу компаний «Корус Консалтинг» — одного из ведущих EDI-провайдеров. С 2012 года в составе ГК входит в экосистему Сбера. В 2013 году вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС.

5. АО «НТЦ СТЭК»

Оператор электронного документооборота, занимает ведущее положение на рынке информационных технологий Челябинской области. Компания работает с 1989 года и входит в группу компаний «СТЭК». Статус оператора электронного документооборота компания получила в сентябре 2014 года. Среди её клиентов — банки, страховые компании, государственные и муниципальные учреждения.

6. ООО «Такском»

Зарегистрирована в 2000 году. Первый специализированный оператор связи с 2002 года. В 2012 году получила статус ОЭД и вошла в список операторов электронного документооборота от ФНС России. Компания специализируется на разработке и внедрении систем защищённого электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

При выборе ОЭД необходимо учитывать ряд факторов. В первую очередь необходимо обратить внимание на опыт и репутацию оператора, а также на количество клиентов, работающих с ним на рынке.

Убедитесь в том, что оператор обладает всеми необходимыми сертификатами и лицензиями. Важно учитывать технические характеристики СЭД, такие как скорость и надёжность, а также доступность технической поддержки в случае возникновения проблем.

Стоит также обратить внимание на уровень безопасности СЭД. Оператор должен обеспечивать защиту конфиденциальности передаваемых документов и данных.

Важным фактором выбора может стать наличие дополнительных услуг, которые предлагает оператор электронного документооборота. Некоторые провайдеры могут предоставлять возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и многое другое.

Наконец, обратите внимание на стоимость услуг оператора ЭДО. Она может зависеть от объёма документооборота, количества пользователей и опциональных функций. Но не нужно выбирать оператора только на основе стоимости — это не всегда выгодно.

Следует учитывать все вышеперечисленные факторы, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для конкретных потребностей вашего бизнеса.