Содержание статьи
Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, что такое электронный документооборот, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот или ЭДО — это обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.
В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО:
внутренний ЭДО;
внешний ЭДО;
ЭДО с государственными органами.
Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. Это значит, что с помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов, а также использовать этот документ в качестве доказательства в суде.
Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью. Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:
простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. Документы, подписанные КЭП, равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.
Юридически-значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.
Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.
Стать оператором ЭДО может не любая организация: к ним предъявляются определённые требования. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи. Технические ресурсы компании должны соответствовать требованиям законодательства и подстраиваться под них.
Список действующих операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.
Оператор ЭДО выполняет несколько функций:
проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что передаёт документы реальной организации, а не мошенникам;
обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.
Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО, или СЭД. Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения.
Признаки хорошей СЭД
Выбирая систему электронного документооборота, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики.
Информационная безопасность. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
Поддержка мобильных устройств. Большинство СЭД устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
Интеграция. Удобно, когда СЭД можно связать с учётной системой, например, «1С:Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в СЭД автоматически, а не вручную.
Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников.
Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.
Как выбрать систему ЭДО
Выбор СЭД зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять.
В целом использование системы ЭДО решает следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:
Оптимизирует бизнес-процессы. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
Сокращает финансовые затраты. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении СЭД расходы сократятся до 80%, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
Сохраняет юридическую силу документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
Упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
Сокращает временные затраты. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
Улучшает сервис и повышает лояльность. Благодаря электронному документообороту контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.
Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.
ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.
Как обеспечить безопасность использования ЭДО
В делопроизводстве компании есть разные виды документов, в том числе те, которые содержат секретные данные — например, коммерческую тайну. При переходе на электронный документооборот важно учесть возможные угрозы безопасности и позаботиться о том, чтобы у посторонних не было доступа к этим данным.
Угрозы безопасности ЭДО делятся на внешние и внутренние.
Вредоносные программы, хакерские атаки, стихийные бедствия не зависят от сотрудников компании и угрожают безопасности данных извне. Внутри компании угрозой могут быть случайные ошибки сотрудников и преднамеренный саботаж.
Существует много технических и программных средств для защиты информации, но их эффективность зависит от того, как пользователь сам выстроит систему безопасности.
Для этого можно воспользоваться рядом простых рекомендаций:
Настройте резервное копирование. Это спасёт ваши данные от поломки компьютера, короткого замыкания, стихийного бедствия или случайного удаления.
Установите пароли на компьютерах, жёстких дисках, учётных записях. Не оставляйте эти пароли на видном месте.
Установите антивирусы на все компьютеры и серверы. Напомните сотрудникам о правилах цифровой гигиены.
Создайте изолированную внутреннюю сеть и храните данные в ней. Если у вас нет возможности установить собственный сервер, обратитесь в компанию, которая предоставляет такую услугу.
Установите разные уровни доступа для сотрудников, чтобы они могли видеть только те данные и задачи, которые необходимы им для работы.
Используйте шифрование данных — даже если злоумышленники перехватят зашифрованную информацию, воспользоваться ею они всё равно не смогут.
Позаботьтесь об электронной подписи. Не давайте доступ к ней другим сотрудникам без лишней необходимости. Защитите устройство, на котором установлен сертификат ЭП — установите пароли и антивирус, не используйте рабочее устройство для игр и досуга. Следите за тем, чтобы злоумышленники не выпустили ЭП на ваше имя без вашего ведома — для этого есть сервис на Госуслугах. Если подпись есть, а вы её не приобретали — немедленно отзовите сертификат.
Как внедрить ЭДО в компании
Внедрение ЭДО включает в себя несколько этапов.
На первом этапе нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.
На втором этапе обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:
Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.
На третьем этапе получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минкомсвязи РФ.
На четвёртом этапе выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:
наличие функций, необходимых для вашей работы;
возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
качество и оперативность технической поддержки;
роуминг с другими операторами;
стоимость услуг.
На пятом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования. На шестом этапе проводится обучение сотрудников, и после этого можно запускать обмен электронными документами.
Список операторов ЭДО
Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота. По данным сайта CRMindex, наиболее популярные СЭД — это «Контур.Диадок», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».
«Контур.Диадок» обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux. Сдавать отчётность через «Контур.Диадок» не получится — для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
«ДЕЛО» — это система для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. В ней можно наладить делопроизводство, работать с договорами, ставить задачи и контролировать их выполнение, участвовать в закупках. Программа поддерживает интеграцию с несколькими операторами ЭДО. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе. Этой СЭД пользуются такие крупные компании, как Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком.
«1С: Документооборот 8» — это ECM-система, которая помогает организовать документооборот и работу компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Система поддерживает работу с договорными документами, а также позволяет контролировать этапы обработки документов. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета.
«Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.
Преимущества использования ЭДО от «Астрал»
«Астрал.ЭДО» — надёжная система ЭДО, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО».Он подключается напрямую к вашей учётной системе.
У наших систем ЭДО есть ряд преимуществ:
упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата;
работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
у системы понятный интерфейс;
все организации доступны в одном рабочем кабинете;
«Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.
Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.
