Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, какие функции выполняет оператор ЭДО, что такое электронный (цифровой) документооборот в России, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.
Кто является оператором электронного документооборота
Оператор электронного документооборота — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами. В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО в РФ:
- внутренний ЭДО — к нему, например, относится кадровый электронный документооборот (КЭДО);
- внешний ЭДО (электронный документооборот между организациями);
- ЭДО с государственными органами — представление регуляторам электронной отчётности, неформализованный документооборот и др.
Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. С помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов. Кроме того, такой документ можно использовать в качестве доказательства в суде.
Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью. Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись.
Юридически значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.
Оператор ЭДО в России — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.
Чтобы стать оператором ЭДО, организация должна соответствовать определённым требованиям законодательства. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи.
Список действующих операторов ЭДО РФ можно посмотреть на сайте налоговой. АО «Калуга Астрал» входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.
Функции оператора ЭДО
Оператор электронного документооборота:
- проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что документы передаются реальной организации, а не мошенникам;
- обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
- обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
- хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
- обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.
Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО (СЭД, система автоматизации документооборота). Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Доступ к системе осуществляется через специальное программное обеспечение для электронного документооборота. Это может быть ПО, которое устанавливается на ПК, или онлайн-сервис. Большинство операторов ЭДО обеспечивают доступ к системе электронного документооборота с помощью онлайн-решений, не требующих установки на ПК.
Астрал.ЭДО — это облачный сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госучреждениями, а также документооборота внутри компании. Система обеспечивает поддержку всех видов отчётности, необходимой для передачи контролирующим органам. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Есть поддержка бесплатного роуминга. Все функции СЭД можно попробовать без ограничений.
Список операторов ЭДО в РФ
Рынок электронного документооборота в России находится в стадии активного развития и предоставляет множество возможностей для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний. Одним из главных факторов, влияющих на развитие рынка ЭДО, является переход от бумажных документов к электронным, который становится всё более популярным в бизнес-среде.
Сегодня на российском рынке ЭДО действует большое количество операторов, предоставляющих услуги обмена электронными документами. Согласно данным ФНС, наиболее крупными операторами электронного документооборота в РФ являются:
- ООО «Тензор»
- АО «ПФ «СКБ Контур»
- АО «Калуга Астрал»
- ООО «Корус Консалтинг СНГ»
- АО «НТЦ СТЭК»
- ООО «Такском»
Компания была основана в 1996 году, в качестве специализированного оператора связи вышла на рынок в 2003 году. В перечень доверенных операторов электронного документооборота включена налоговой в 2012 году. Является одним из крупнейших операторов ЭДО в РФ.
Компания зарегистрирована в 2002 году, входит в группу компаний «СКБ Контур». Доверенный оператор электронного документооборота с 2012 года. Предоставляет услуги по автоматизации бухгалтерского учёта и обмену электронными документами между организациями и с госорганами. Также один из лидеров российского рынка ЭДО.
Специализированный оператор связи (электронного документооборота), входит в перечень доверенных операторов ЭДО с 2012 года. Помимо электронного документооборота, предоставляет услуги в сфере электронной отчётности, электронной подписи, передачи фискальных данных и др. Компания была основана в 1993 году и сегодня занимает одно из лидирующих мест на рынке ЭДО в России.
Организация зарегистрирована в 2005 году, входит в группу компаний «Корус Консалтинг» — одного из ведущих EDI-провайдеров. С 2012 года в составе ГК входит в экосистему Сбера. В 2013 года вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС.
Оператор электронного документооборота, занимает ведущее положение на рынке информационных технологий Челябинской области. Компания работает с 1989 года и входит в группу компаний «СТЭК». Статус Оператора электронного документооборота компания получила в сентябре 2014 года. Среди её клиентов – банки, страховые компании, государственные и муниципальные учреждения.
Зарегистрирована в 2000 году. Первый специализированный оператор связи с 2002 года. В 2012 году получила статус оператора электронного документооборота и вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС России. Компания специализируется на разработке и внедрении систем защищённого электронного документооборота.
Операторы ЭДО в России играют важную роль в развитии бизнеса и экономики страны. Они предоставляют широкий спектр услуг по обмену электронными документами, цифровой подписи, а также автоматизации бухгалтерского учёта и других процессов. Выбор оператора ЭДО зависит от конкретных потребностей каждой организации, но крупные и надёжные игроки на рынке, такие как перечисленные выше компании, всегда будут востребованы.
Как выбрать оператора ЭДО
При выборе оператора электронного документооборота необходимо учитывать ряд факторов. В первую очередь необходимо обратить внимание на опыт и репутацию оператора, а также на количество клиентов, работающих с ним на рынке.
Убедитесь в том, что оператор обладает всеми необходимыми сертификатами и лицензиями на предоставление услуг ЭДО. Важно учитывать технические характеристики системы ЭДО (СЭД), такие как скорость и надёжность, а также доступность технической поддержки в случае возникновения проблем.
Стоит также обратить внимание на уровень безопасности СЭД. Оператор должен обеспечивать защиту конфиденциальности передаваемых документов и данных.
Важным фактором выбора может стать наличие дополнительных услуг, которые предлагает оператор электронного документооборота. Список дополнительных услуг обычно представлен на сайте оператора. Некоторые компании могут предоставлять возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и многое другое.
Наконец, обратите внимание на стоимость услуг. Она может зависеть от объёма документооборота, количества пользователей и дополнительных услуг. Не стоит выбирать оператора только на основе стоимости.
Следует учитывать все вышеперечисленные факторы, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для конкретных потребностей вашего бизнеса.
