Содержание статьи
Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, что такое электронный (цифровой) документооборот, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.
В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО:
- внутренний ЭДО — к нему, например, относится кадровый электронный документооборот (КЭДО);
- внешний ЭДО (электронный документооборот между организациями);
- ЭДО с государственными органами — представление регуляторам электронной отчётности, неформализованный документооборот и др.
Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. С помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов. Кроме того, такой документ можно использовать в качестве доказательства в суде.
Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью (ЭП). Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:
- простая электронная подпись — ЭП с самым низким уровнем защиты, обычно в качестве простой электронной подписи используется связка логин-пароль;
- неквалифицированная электронная подпись — используется как во внутреннем, так и во внешнем ЭДО, может быть приравнена к собственноручной, если стороны заключили дополнительное соглашение о взаимном признании её юридической силы;
- квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. Документы, подписанные КЭП, равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.
Юридически значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.
Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.
Чтобы стать оператором ЭДО, организация и должны соответствовать определённым требованиям законодательства. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи.
Список действующих операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой. АО «Калуга Астрал» входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.
Оператор электронного документооборота:
- проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что документы передаются реальной организации, а не мошенникам;
- обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
- обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
- хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
- обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.
Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО (СЭД, система автоматизации документооборота). Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Доступ к системе осуществляется через специальное программное обеспечение для электронного документооборота. Это может быть ПО, которое устанавливается на ПК, или онлайн-сервис. Большинство операторов ЭДО обеспечивают доступ к системе электронного документооборота с помощью онлайн-решений, не требующих установки на ПК.
Единый федеральный закон об электронном документообороте законодательством не предусмотрен. ЭДО регулируется различными нормативно-правовыми документами: статьями Налогового кодекса, постановлениями правительства, приказами ФНС и федеральными законами.
Признаки хорошей системы электронного документооборота на российском рынке
Выбирая систему электронного документооборота (ЭДО) на российском рынке, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики:
- Обеспечение информационной безопасности. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например, по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
- Поддержка мобильных устройств. Большинство систем электронного документооборота устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
- Возможность интеграции с собственной учётной системой. Удобно, когда систему электронного документооборота можно связать с учётной системой, например, «1С:Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в системе автоматически, а не вручную.
- Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников
- Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.
Как выбрать систему электронного документооборота (ЭДО)
Выбор системы электронного документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Применение системы ЭДО позволяет решить следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:
- Оптимизация бизнес-процессов. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
- Сокращение финансовых затрат. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении системы расходы сократятся до 80%, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
- Сохранение юридической силы документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
- Упрощение взаимодействия с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
- Сокращение временных затрат. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
- Улучшение сервиса и повышение клиентской лояльности. Благодаря электронному документообороту, контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.
Все системы электронного документооборота (ЭДО) имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.
ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.
Как обеспечить безопасность использования ЭДО
В делопроизводстве компании есть разные виды документов, в том числе те, что содержат секретные данные — например, коммерческую тайну. При переходе на электронный документооборот важно учесть возможные угрозы безопасности и позаботиться о том, чтобы у посторонних не было доступа к этим данным.
Угрозы безопасности ЭДО делятся на внешние и внутренние. Вредоносные программы, хакерские атаки, стихийные бедствия не зависят от сотрудников компании и угрожают безопасности данных извне. Внутри компании угрозой могут быть случайные ошибки сотрудников и преднамеренный саботаж. Существует много технических и программных средств для защиты информации, но их эффективность зависит от того, как пользователь сам выстроит систему безопасности.
Чтобы обеспечить информационную безопасность, необходимо выполнить следующие рекомендации:
- Настройте резервное копирование. Это сохранит ваши данные в случае поломки компьютера, короткого замыкания, стихийного бедствия или случайного удаления.
- Установите пароли на компьютерах, жёстких дисках, учётных записях. Не оставляйте эти пароли на видном месте.
- Установите антивирусы на все компьютеры и серверы. Напомните сотрудникам о правилах цифровой гигиены.
- Создайте изолированную внутреннюю сеть и храните данные в ней. Если у вас нет возможности установить собственный сервер, обратитесь в компанию, которая предоставляет такую услугу.
- Установите разные уровни доступа для сотрудников, чтобы они могли видеть только те данные и задачи, которые необходимы им для работы.
- Используйте шифрование данных — даже если злоумышленники перехватят зашифрованную информацию, воспользоваться ею они всё равно не смогут.
- Позаботьтесь о безопасности электронной подписи. Защитите устройство, на котором установлен сертификат ЭП — установите пароли и антивирус, не используйте рабочее устройство для игр и досуга. Учтите, что злоумышленники могут по поддельным документам оформить на ваше имя. На Госуслугах есть специальный сервис, который уведомляет пользователей о выпуске ЭП, оформленных на их имя. Если вы получите такое уведомление, при том, что не заказывали выпуск электронной подписи, немедленно отзовите сертификат.
Как внедрить электронный документооборот в компании
Организация электронного документооборота включает в себя несколько этапов.
- Нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход на электронный документооборот начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.
- Обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:
- общие положения — цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
- термины и определения — раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО.
- ссылки на нормативные источники, в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
- порядок доступа к системе — раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
- правила работы с документами — в разделе регламентируются создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей;
- контроль исполнения документов: здесь определяется, кто из сотрудников за какие документы несёт ответственность, уточняются сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
- классификация документов — порядок хранения документов в системе электронного документооборота, правила наименования файлов и категории электронных документов.
- Получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минцифры РФ.
- Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:
- наличие функций, необходимых для вашей работы;
- возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
- качество и оперативность технической поддержки;
- поддержка роуминга с другими операторами;
- стоимость услуг.
- Подготовьте техническую базу для работы с электронными документами — установите на компьютеры необходимое программное обеспечение и обеспечьте связь между пользователями. Кроме того, необходимо сформировать уровни доступа, ввести в оборот электронные подписи, а также установить правила их использования. После этого можно запускать обмен электронными документами.
Подписаться на рассылку
Список операторов ЭДО
Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота: системы «СБИС», «КСЭД 3.0», «МосЭДО», «ДЕЛО», «Контур.Диадок» и многие другие. По данным сайта CRMindex, наиболее популярные системы электронного документооборота — это «Контур.Диадок», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».
«Контур.Диадок» обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой системы есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux. Сдавать отчётность через «Контур.Диадок» не получится — для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
«ДЕЛО» — это система для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. В ней можно наладить делопроизводство, работать с договорами, ставить задачи и контролировать их выполнение, участвовать в закупках. Программа поддерживает интеграцию с несколькими операторами ЭДО. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе. Этой СЭД пользуются такие крупные компании, как Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком.
«1С: Документооборот 8» — это ECM-система, которая помогает организовать документооборот и работу компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Система поддерживает работу с договорными документами, а также позволяет контролировать этапы обработки документов. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета.
«Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в качестве основного. Охват составил порядка четырёх тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом данной системы ЭДО является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.
Преимущества использования ЭДО от «Калуга Астрал»
«Астрал.ЭДО» — надёжная система ЭДО, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО».Он подключается напрямую к вашей учётной системе.
У наших систем ЭДО есть ряд преимуществ:
- упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата;
- работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
- система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
- у системы понятный интерфейс;
- все организации доступны в одном рабочем кабинете;
- оператор «Калуга Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
- поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.
Оставьте , и наш специалист свяжется с вами.
