Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, какие функции выполняет оператор ЭДО, что такое электронный (цифровой) документооборот в России, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.
Кто является оператором электронного документооборота
Оператор электронного документооборота (ЭДО) - это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.
В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО в РФ:
- внутренний ЭДО — к нему, например, относится кадровый электронный документооборот (КЭДО);
- внешний ЭДО (электронный документооборот между организациями);
- ЭДО с государственными органами — представление регуляторам электронной отчётности, неформализованный документооборот и др.
Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. С помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов. Кроме того, такой документ можно использовать в качестве доказательства в суде.
Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью (ЭП). Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:
- простая электронная подпись — ЭП с самым низким уровнем защиты, обычно в качестве простой электронной подписи используется связка логин-пароль;
- неквалифицированная электронная подпись — используется как во внутреннем, так и во внешнем ЭДО, может быть приравнена к собственноручной, если стороны заключили дополнительное соглашение о взаимном признании её юридической силы;
- квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. Документы, подписанные КЭП, равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.
Юридически значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.
Оператор ЭДО в России — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.
Чтобы стать оператором ЭДО, организация и должны соответствовать определённым требованиям законодательства. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи.
Список действующих операторов ЭДО РФ можно посмотреть на сайте налоговой. АО «Калуга Астрал» входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.
Оператор электронного документооборота:
- проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что документы передаются реальной организации, а не мошенникам;
- обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
- обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
- хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
- обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.
Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО (СЭД, система автоматизации документооборота). Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Доступ к системе осуществляется через специальное программное обеспечение для электронного документооборота. Это может быть ПО, которое устанавливается на ПК, или онлайн-сервис. Большинство операторов ЭДО обеспечивают доступ к системе электронного документооборота с помощью онлайн-решений, не требующих установки на ПК.
Единый федеральный закон об электронном документообороте законодательством не предусмотрен. ЭДО регулируется различными нормативно-правовыми документами: статьями Налогового кодекса, постановлениями правительства, приказами ФНС и федеральными законами.
Признаки хорошей системы электронного документооборота на российском рынке
Выбирая систему электронного документооборота (ЭДО) на российском рынке, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики:
- Обеспечение информационной безопасности. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например, по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
- Поддержка мобильных устройств. Большинство систем электронного документооборота устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
- Возможность интеграции с собственной учётной системой. Удобно, когда систему электронного документооборота можно связать с учётной системой, например, «1С:Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в системе автоматически, а не вручную.
- Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников
- Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.
Как выбрать систему электронного документооборота (ЭДО) в РФ
Выбор системы электронного документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Применение системы ЭДО позволяет решить следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:
- Оптимизация бизнес-процессов. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
- Сокращение финансовых затрат. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении системы расходы сократятся до 80%, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
- Сохранение юридической силы документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
- Упрощение взаимодействия с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
- Сокращение временных затрат. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
- Улучшение сервиса и повышение клиентской лояльности. Благодаря электронному документообороту, контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.
Все системы электронного документооборота (ЭДО) имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.
ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.
Как обеспечить безопасность использования ЭДО в России
В делопроизводстве компании есть разные виды документов, в том числе те, что содержат секретные данные — например, коммерческую тайну. При переходе на электронный документооборот важно учесть возможные угрозы безопасности и позаботиться о том, чтобы у посторонних не было доступа к этим данным.
Угрозы безопасности ЭДО делятся на внешние и внутренние. Вредоносные программы, хакерские атаки, стихийные бедствия не зависят от сотрудников компании и угрожают безопасности данных извне. Внутри компании угрозой могут быть случайные ошибки сотрудников и преднамеренный саботаж. Существует много технических и программных средств для защиты информации, но их эффективность зависит от того, как пользователь сам выстроит систему безопасности.
Чтобы обеспечить информационную безопасность, необходимо выполнить следующие рекомендации:
- Настройте резервное копирование. Это сохранит ваши данные в случае поломки компьютера, короткого замыкания, стихийного бедствия или случайного удаления.
- Установите пароли на компьютерах, жёстких дисках, учётных записях. Не оставляйте эти пароли на видном месте.
- Установите антивирусы на все компьютеры и серверы. Напомните сотрудникам о правилах цифровой гигиены.
- Создайте изолированную внутреннюю сеть и храните данные в ней. Если у вас нет возможности установить собственный сервер, обратитесь в компанию, которая предоставляет такую услугу.
- Установите разные уровни доступа для сотрудников, чтобы они могли видеть только те данные и задачи, которые необходимы им для работы.
- Используйте шифрование данных — даже если злоумышленники перехватят зашифрованную информацию, воспользоваться ею они всё равно не смогут.
- Позаботьтесь о безопасности электронной подписи. Защитите устройство, на котором установлен сертификат ЭП — установите пароли и антивирус, не используйте рабочее устройство для игр и досуга. Учтите, что злоумышленники могут по поддельным документам оформить на ваше имя. На Госуслугах есть специальный сервис, который уведомляет пользователей о выпуске ЭП, оформленных на их имя. Если вы получите такое уведомление, при том, что не заказывали выпуск электронной подписи, немедленно отзовите сертификат.
Как внедрить электронный документооборот в компании
Организация электронного документооборота включает в себя несколько этапов.
- Нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход на электронный документооборот начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.
- Обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:
- общие положения — цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
- термины и определения — раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО.
- ссылки на нормативные источники, в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
- порядок доступа к системе — раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
- правила работы с документами — в разделе регламентируются создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей;
- контроль исполнения документов: здесь определяется, кто из сотрудников за какие документы несёт ответственность, уточняются сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
- классификация документов — порядок хранения документов в системе электронного документооборота, правила наименования файлов и категории электронных документов.
- Получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минцифры РФ.
- Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:
- наличие функций, необходимых для вашей работы;
- возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
- качество и оперативность технической поддержки;
- поддержка роуминга с другими операторами;
- стоимость услуг.
- Подготовьте техническую базу для работы с электронными документами — установите на компьютеры необходимое программное обеспечение и обеспечьте связь между пользователями. Кроме того, необходимо сформировать уровни доступа, ввести в оборот электронные подписи, а также установить правила их использования. После этого можно запускать обмен электронными документами.
Список операторов ЭДО в РФ
Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота: системы «СБИС», «КСЭД 3.0», «МосЭДО», «ДЕЛО», «Контур.Диадок» и многие другие. По данным сайта CRMindex, наиболее популярные системы электронного документооборота — это «Контур.Диадок», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».
«Контур.Диадок» обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой системы есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux. Сдавать отчётность через «Контур.Диадок» не получится — для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
«ДЕЛО» — это система для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. В ней можно наладить делопроизводство, работать с договорами, ставить задачи и контролировать их выполнение, участвовать в закупках. Программа поддерживает интеграцию с несколькими операторами ЭДО. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе. Этой СЭД пользуются такие крупные компании, как Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком.
«1С: Документооборот 8» — это ECM-система, которая помогает организовать документооборот и работу компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Система поддерживает работу с договорными документами, а также позволяет контролировать этапы обработки документов. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета.
«Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в качестве основного. Охват составил порядка четырёх тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом данной системы ЭДО является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.
Преимущества использования ЭДО от «Калуга Астрал»
«Астрал.ЭДО» — надёжная система ЭДО, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО».Он подключается напрямую к вашей учётной системе.
У наших систем ЭДО есть ряд преимуществ:
- упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата;
- работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
- система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
- у системы понятный интерфейс;
- все организации доступны в одном рабочем кабинете;
- оператор «Калуга Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
- поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.
Оставьте , и наш специалист свяжется с вами.
