Единые стандарты для электронных документов

Форматы электронных документов, порядок их заполнения, а также правила обмена ими называют стандартами. Эти стандарты устанавливаются различными нормативными документами, ключевые из которых — ГОСТы.

Нормативное регулирование электронного документооборота

Определение документооборота дано в ГОСТ Р51141—98 — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот выполняет те же функции, но использует информационно-коммуникационные технологии на устройствах, объединённых в сеть.

ЭДО регулируется Федеральными законами, Приказами, Постановлениями, а также Обращениями в госорганы. Ниже представлены некоторые из них:

1. В п. 2 ст. 160 и п. 2 ст. 434 ГК РФ определена возможность обмена документами в электронном виде.

2. Ст. 169 НК РФ устанавливает формат подачи и порядок заполнения счетов-фактур в электронном виде.

3. В п. 3 ст. 75 АПК РФ утверждена возможность подачи электронных документов в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

4. Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает возможность составления первичных документов в электронном виде.

5. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ регулирует порядок использования электронной подписи с электронными документами.

6. В ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ установлено понятие электронного документа.

Помимо основных Федеральных законов, существует много Приказов и Постановлений, относящихся к электронному документообороту. Они уточняют порядок его применения всеми участниками, включая операторов (ОЭД). Нормативные акты утверждают те или иные формы документов в электронном виде. К ним относятся, например, Приказы ФНС № ЕД-7-26/775@, № ЕД-7-26/736@, № ММВ-7-15/423@, № ЕД-7-3/228@; Постановления Правительства РФ № 1137, № 976. Обращения в госорганы (в частности в ФНС) также входят в список документов, относящихся к нормативному регулированию электронного документооборота. Госорганы дают обширные ответы на вопросы, касающиеся этой темы, например:

• как сдавать отчётность через операторов ЭДО;

• как оформлять корректировочного счёт-фактуру;

• как проводят выездные налоговые проверки;

• как корректировать электронные УПД.

Выход новых законов ведёт за собой разработку тех или иных форм электронных документов. Так, в связи с выходом закона от 31 июля 2020 г. N 248-ФЗ, чек-листы, приказы и вся соответствующая документация будут переведены в электронный вид и формализована.

Другой пример — введение Национальной системы прослеживаемости с 1 июля 2021 года. ФНС разработала формы уведомлений и отчёта о товарах, подлежащих прослеживаемости. К таким относятся, например, формы КНД 1169009, 1169011, 1169010.

Форматы электронных документов

Любой электронный документ представлен в виде файла, структуру содержательной части которого определяет формат. Файлы делятся на следующие группы форматов: текстовый, графический, табличный, архивированный и файлы-презентации. В широком смысле к электронным документам можно отнести любые из них, однако, при упоминании электронного документооборота обычно имеют ввиду текстовые и табличные форматы.

Некоторые документы предназначены исключительно для просмотра и их нельзя редактировать, другие — можно изменять и дополнять. К самым популярным форматам первой группы можно отнести форматы PDF, TIFF и JPG, при этом стоит уточнить, что все они — графические. Ко второй группе, файлы которой можно редактировать, относят табличные форматы XLS, XLSX и ODS и текстовые DOC, RTF и TXT.

Текстовые форматы часто используются для составления приказов, заявлений, инструкций, служебных записок и т.д. Табличный формат используют для составления графиков, журналов, отчётов. В графическом формате электронные документы могут быть представлены, если они являются сканами бумажных версий.

Стандарты электронных документов

Стандарты можно разделить на две группы: универсальные и специализированные. Универсальные — это общие требования к управлению документами как бумажными, так и электронными, например, международные стандарты ISO 22310:2006 и ISO 15489-1:2001.

Международным стандартам соответствуют определённые национальные стандарты. Так, для вышеуказанных примеров, существуют идентичные национальные аналоги: ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД.

Специализированные же стандарты более узконаправленные — они детально описывают формы, правила и т.д. К ним можно отнести ГОСТ 6.10.3-83 УСД, где уделяется внимание записи информации унифицированных документов в коммуникативном формате, и ГОСТ 3.1105-84, где описаны формы и правила оформления документов общего назначения.

Для бумажного и электронного документооборота в основном составляются разные стандарты, однако, есть и исключения, где описаны принципы для одних и других. К стандартам электронных документов можно отнести, например, ГОСТ 7.14-98 СИБИД и ГОСТ 7.19-2001 СИБИД. В первом описан формат для обмена информацией и структура записи, во втором — формат для обмена данными и содержание записи.

Общие требования изложены в основополагающем стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. В нём описаны основные характеристики документами, а также характеристики систем управления документами. За разработку и внедрение систем безопасности, относящихся к данной сфере, отвечает ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005.

Есть и другие регулирующие ГОСТы: Р 53898-2013, Р 54471-2011 ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, 6.10.4-84, 28388-89, Р ИСО 15489-1-2007. Все они, так или иначе, устанавливают правила и требования, дают инструкции и определяют критерии электронного документооборота.