Оптимизация документооборота

Документооборот играет весьма значимую роль в организации, влияя на принятие решений, оперативность работы и соблюдение юридических требований. Он служит основой для коммуникации, архивирования и передачи информации между сотрудниками, подразделениями и внешними стейкхолдерами. От того, как организация осуществляет документооборот с партнёрами и клиентами, зависят её бизнес-показатели.

В статье выясним, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании и рассмотрим преимущества перехода на ЭДО в рамках оптимизации делопроизводства.

Зачем нужна оптимизация документооборота в организации

Оптимизация документооборота является ключевым фактором снижения затрат и улучшения производительности. Основная роль оптимизации заключается в сокращении времени и ресурсов, затрачиваемых на выполнение рутинных операций документооборота.

Без оптимизации документооборот может привести увеличению объёма задач, таких как поиск, сортировка и обработка бумаг. Это замедляет рабочие процессы и снижает эффективность работы сотрудников.

Таким образом, оптимизация решает ряд вопросов, связанных с повышением общей производительности компании и успешным ведением бизнеса в целом.

ЭДО — главный инструмент оптимизации делопроизводства

В эпоху цифровых технологий, переход к электронному формату делопроизводства в рамках оптимизации документооборота становится необходимостью для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными на рынке. Создание, редактирование, передача и хранение электронной документации осуществляются гораздо быстрее, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.

Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо заключить договор с оператором ЭДО — организацией, предоставляющей услуги по обмену, обработке и хранению документации в электронном виде.

Все процессы электронного делопроизводства происходят в системе оператора ЭДО — комплексе программных и аппаратных средств, предназначенных для организации документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в компании открывает возможности для оптимизации делопроизводства и повышения эффективности бизнес-процессов.

Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. В системе документооборота должны быть инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

В чём преимущества документооборота без бумаги

Оптимизация делопроизводства с помощью ЭДО позволяет ускорить бизнес-процессы. Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:

Оптимизация документооборота с помощью СЭД

В целях оптимизации необходимо подключиться к сервису ЭДО, пригласить контрагентов для обмена в системе, автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.

Для этого рекомендуем следующие шаги:

1. Назначить ответственных работников за внедрение ЭДО.
2. Подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы.
3. Определить, какая документация будет переводиться в электронный вид.
4. Продумать план оптимизации и перехода на электронное делопроизводство.
5. Выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований.
6. Прописать правила создания, получения и хранения электронной документации.
7. Протестировать сервис после подключения и настройки.
8. Обучить сотрудников работе с электронным документооборотом.
9. Обеспечить УКЭП всех уполномоченных сотрудников.
10. Организовать электронный архив.
11. Подключить контрагентов для документооборота.

После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Оптимизация системы документооборота снизит нагрузку на бухгалтерию, сократит количество возвратов неверно оформленных документов и ускорит денежное движение.

Оптимизация кадрового документооборота

Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). Оптимизация кадрового делопроизводства поможет избежать ошибок в документообороте компании, что позволит снизить вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронной документации.

Что важно знать при оптимизации кадрового делопроизводства

При оптимизации нужно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27 июля 2006 года), график отпусков и другие. К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.

Для оптимизации кадрового делопроизводства необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат.

Оптимизация содержания документа

Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.

Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст. 68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.

В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок для оптимизации может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит быстрее переделывать документы по каждому принятому сотруднику.

Заключение

Внедрение системы ЭДО является неотъемлемым шагом для оптимизации документооборота в компании. Оптимизация делопроизводства через ЭДО позволяет значительно улучшить эффективность работы, сократить временные затраты и упростить процессы обработки. В результате компания получает возможность сосредоточиться на более важных и стратегических задачах, повышая свою конкурентоспособность на рынке. Оптимизация делопроизводства с помощью ЭДО — это надёжный инструмент для современных компаний, стремящихся к повышению производительности.