ЭДО в госзакупках
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Электронный документооборот в закупках

ЭДО в сфере закупок — инструмент обеспечения
достоверности данных и гарантией исполнения контракта


Стоимость подключения

Цены на электронный документооборот

Печать документов на бумаге уходит в прошлое. Все больше организаций и предпринимателей переходят на электронный документооборот в ЕИС с контрагентами, при взаимодействии с государственными и муниципальными ведомствами. Одни это делают по требованию закона, другие — понимая все преимущества удаленного обмена документацией.

Организация электронного документооборота в сфере закупок — инструмент обеспечения достоверности данных и гарантией исполнения контракта. С 1 апреля 2021 года электронный обмен документами станет обязательным для всех участников контрактной системы.

Что даёт ЭДО в закупках

Обмен цифровыми документами решает сразу несколько задач:

  • Скорость передачи данных. Практически мгновенная отправка одного или пакета документов оператором электронного документооборота (ЭДО).
  • Безопасность. Система защищает файлы от перехвата, гарантирует их целостность при передаче, ни один фрагмент не будет утерян. Данные получит только тот, кому они были направлены.
  • Защита от исправлений. В договор, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), нельзя добавить никакую информацию, как и удалить что-либо.
  • Подтверждение личности и юридическая значимость. КЭП даёт цифровым документам такую же юридическую силу, как и бумажным, с собственноручной подписью и печатью.
  • Удобное хранение и работа с архивом. Вся документация автоматически сохраняется на серверах оператора ЭДО. Данные структурированы, что позволяет легко найти и посмотреть необходимую информацию. Сделать это можно не только из своего офиса, но и в любом месте, при наличии технических средств и интернета.

Работа с цифровой документацией занимает меньше времени. Получить, прочитать, подписать её можно на ходу, по пути домой, находясь в командировке или на отдыхе. Больше не возникнет ситуаций с утерянными листами, забытыми документами. Не будут дописаны лишние нули. При этом через ЭДО можно отправлять не только юридически значимые, но и обычные документы. Можно вести переписку, предлагать свои услуги, отправлять планы и чертежи.

ЭДО на торговых площадках

На всех федеральных и некоторых коммерческих площадках реализована возможность работы с электронными документами. Участники могут выбрать наиболее удобный вариант ― работать с бумажными или цифровыми носителями.

Но некоторые электронные торговые площадки (ЭТП), например, Росэлторг полностью отказались от использования бумажной документации. Среди обязательных электронных документов — акты, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД).

Получить допуск к ЭДО для закупок можно только через оператора ― организацию, обладающую технологическими и правовыми возможностям организации юридически значимого документооборота в цифровом виде. Полный список компаний выложен на сайте ФНС. На некоторых площадках выбрать оператора ЭДО можно самостоятельно, другие ограничивают этот выбор компаниями, с которыми сотрудничают.

Документооборот в ЕИС

С 1 января 2020 года в Единой информационной системе (ЕИС) заработало электронное актирование при приёмке товаров, работ и услуг (ТРУ). Под актированием подразумевается формирование и подписание актов о приёмке ТРУ в ЕИС. Разработчики нововведения считают, что это искоренит манипулирование данными в реестре госконтрактов. В первую очередь будут устранены ситуации, когда сведения в реестре отличаются от данных скана акта.

До 1 апреля 2021 года участники самостоятельно выбирают способ обмена документацией: бумажный или электронный. Цифровой обмен работает только при взаимном согласии. С 1 апреля 2021 электронное актирование будет обязательным. До этого срока при любом варианте документооборота придётся прикладывать следующие сканы:

  • экспертные заключения;
  • сведения о частичной приёмке;
  • спецификация и декларация;
  • мотивированный отказ от приёмки;
  • данные, подтверждающие страну-изготовителя товаров.

Электронный документооборот в ЕИС позволит участникам отслеживать движение любых документов и изменение их статуса. Минимизируется количество ошибок, поскольку большую часть реквизитов система будет заполнять автоматически. В будущем правительство планирует объединить бухгалтерский учёт поставщиков и заказчиков с Единой информационной системой.

Подключение заказчика к ЭДО

Получить доступ к документообороту ЕИС можно в «Личном кабинете». Для этого необходимо:

Войти в «Личный кабинет» заказчика.
Перейти в раздел «Исполнение».
Выбрать в перечне нужный договор и активируйте опцию «Предусмотреть формирование ... в электронной форме».

Используя электронный документооборот, можно не только работать с торгами, но и подавать жалобы в ФАС, создавать автоматические рассылки, вести переписку с контрагентами, направлять сведения о включении компании в Реестр недобросовестных поставщиков. С течением времени возможности удалённого документооборота будут расширяться.

Подключение поставщика к ЭДО

Для использования ЭДО в закупках по 44-ФЗ поставщику необходимо в «Личном кабинете» на сайте ЕИС включить пункты просмотра контрактов, создания и подписи закрывающих документов. Поставщик может использовать актирование, только если эта возможность предусмотрена заказчиком для конкретного контракта.

Подключиться к ЭДО торговой площадки можно по следующей схеме:

Выбрать оператора документооборота.
Заключить договор на подключение на сайте оператора, оплатить счёт.
Настроить компьютер и установить ПО.
Авторизоваться в системе «ЭДО Тендер», используя электронную подпись.

Предварительно нужно получить КЭП, а если она уже есть, убедиться, что сертификат подходит для работы с выбранной торговой площадкой.

Схема приёмки ТРУ

После выполнения условий госконтракта поставщик авторизуется в «Личном кабинете» ЕИС. Далее он выбирает нужный контракт со статусом «На исполнении» и формирует акт. Заполняет обязательные поля, которые не были заполнены автоматически, и подписывает акт.‎ После заказчику необходимо отправить товар, передать результаты выполненной работы.

Заказчик принимает ТРУ, о чём составляется бумажный акт. Затем он авторизуется в «Личном кабинете», выбирает документ со статусом «Ожидает подтверждения». Проверяет правильность данных, подписывает и направляет поставщику акт приёмки в цифровом формате. Если выявлены несоответствия, отправляется акт с замечаниями, которые исполнитель должен исправить. После этого производится оплата ТРУ, информация об исполнении контракта передаётся в реестр.

Если ваша организация использует продукты 1С, то целесообразно подключиться к системе без установки стороннего ПО. Сервис «1С-ЭДО» совместим со всеми программами: «1С:Бухгалтерия», «1C:Управление небольшой фирмой», «1С:Управление торговлей» и другими. Позволяет обмениваться актами, счетами-фактурами, счетами напрямую из текущей программы. Большинство реквизитов заполняется автоматически, что в несколько раз упрощает и ускоряет работу.

ЭДО сегодня и в будущем

В будущем мы планируем внедрить интеграцию с ЕИС в наших продуктах. Это позволит нашим пользователям значительно повысить эффективность использования наших сервисов.

Электронный документооборот призван повысить дисциплину участников закупок:

  • Правильное оформление документов.
  • Предоставление данных в установленные сроки.
  • Контроль государственного финансирования и субсидирования.
  • Сокращение финансовых и временных расходов.
Подключиться к электронному документообороту можно простым и удобным способом, используя веб-сервис «Доки». ‎В этом случае ничего не потребуется устанавливать. Доступ к системе можно будет получить с любого устройства: от стационарного ПК до смартфона. Можно работать с контрагентами, подключёнными к другим операторам, отправлять документы за пару минут с функцией автозаполнения, а также работать с маркированными товарами.

Сегодня мы только вступаем в новую сферу, пробуем и налаживаем механизмы удалённого обмена. Оценить преимущества ЭДО в масштабах страны предстоит нескоро. Придёт время, и получить необходимую информацию и статистические данные можно будет одним кликом. Это позволит сделать контроль за расходованием бюджета максимально прозрачным и в режиме реального времени.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Бесплатно
на сумму

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

/upload/iblock/03c/5jj0c3chy9jtqz2a48312ifnkhj90ywa/illyustratsiya.png
Комментарии для сайта Cackle

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="72" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="72" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
autohello-finger