Электронный документооборот в закупках

Печать документов на бумаге уходит в прошлое. Все больше организаций и предпринимателей переходят на электронный документооборот в ЕИС с контрагентами, при взаимодействии с государственными и муниципальными ведомствами. Одни это делают по требованию закона, другие — понимая все преимущества удаленного обмена документацией.

Организация электронного документооборота в сфере закупок — инструмент обеспечения достоверности данных и гарантией исполнения контракта. С 1 апреля 2021 года электронный обмен документами станет обязательным для всех участников контрактной системы.

Что даёт ЭДО в закупках

Обмен цифровыми документами решает сразу несколько задач:

• Скорость передачи данных. Практически мгновенная отправка одного или пакета документов оператором электронного документооборота (ЭДО).
• Безопасность. Система защищает файлы от перехвата, гарантирует их целостность при передаче, ни один фрагмент не будет утерян. Данные получит только тот, кому они были направлены.
• Защита от исправлений. В договор, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), нельзя добавить никакую информацию, как и удалить что-либо.
• Подтверждение личности и юридическая значимость. КЭП даёт цифровым документам такую же юридическую силу, как и бумажным, с собственноручной подписью и печатью.
• Удобное хранение и работа с архивом. Вся документация автоматически сохраняется на серверах оператора ЭДО. Данные структурированы, что позволяет легко найти и посмотреть необходимую информацию. Сделать это можно не только из своего офиса, но и в любом месте, при наличии технических средств и интернета.

Работа с цифровой документацией занимает меньше времени. Получить, прочитать, подписать её можно на ходу, по пути домой, находясь в командировке или на отдыхе. Больше не возникнет ситуаций с утерянными листами, забытыми документами. Не будут дописаны лишние нули. При этом через ЭДО можно отправлять не только юридически значимые, но и обычные документы. Можно вести переписку, предлагать свои услуги, отправлять планы и чертежи.

ЭДО на торговых площадках

На всех федеральных и некоторых коммерческих площадках реализована возможность работы с электронными документами. Участники могут выбрать наиболее удобный вариант ― работать с бумажными или цифровыми носителями.

Но некоторые электронные торговые площадки (ЭТП), например, Росэлторг полностью отказались от использования бумажной документации. Среди обязательных электронных документов — акты, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД).

Получить допуск к ЭДО для закупок можно только через оператора ― организацию, обладающую технологическими и правовыми возможностям организации юридически значимого документооборота в цифровом виде. Полный список компаний выложен на сайте ФНС. На некоторых площадках выбрать оператора ЭДО можно самостоятельно, другие ограничивают этот выбор компаниями, с которыми сотрудничают.

Документооборот в ЕИС

С 1 января 2020 года в Единой информационной системе (ЕИС) заработало электронное актирование при приёмке товаров, работ и услуг (ТРУ). Под актированием подразумевается формирование и подписание актов о приёмке ТРУ в ЕИС. Разработчики нововведения считают, что это искоренит манипулирование данными в реестре госконтрактов. В первую очередь будут устранены ситуации, когда сведения в реестре отличаются от данных скана акта.

До 1 апреля 2021 года участники самостоятельно выбирают способ обмена документацией: бумажный или электронный. Цифровой обмен работает только при взаимном согласии. С 1 апреля 2021 электронное актирование будет обязательным. До этого срока при любом варианте документооборота придётся прикладывать следующие сканы:

• экспертные заключения;
• сведения о частичной приёмке;
• спецификация и декларация;
• мотивированный отказ от приёмки;
• данные, подтверждающие страну-изготовителя товаров.

Электронный документооборот в ЕИС позволит участникам отслеживать движение любых документов и изменение их статуса. Минимизируется количество ошибок, поскольку большую часть реквизитов система будет заполнять автоматически. В будущем правительство планирует объединить бухгалтерский учёт поставщиков и заказчиков с Единой информационной системой.

Подключение заказчика к ЭДО

Получить доступ к документообороту ЕИС можно в «Личном кабинете». Для этого необходимо:

Используя электронный документооборот, можно не только работать с торгами, но и подавать жалобы в ФАС, создавать автоматические рассылки, вести переписку с контрагентами, направлять сведения о включении компании в Реестр недобросовестных поставщиков. С течением времени возможности удалённого документооборота будут расширяться.

Подключение поставщика к ЭДО

Для использования ЭДО в закупках по 44-ФЗ поставщику необходимо в «Личном кабинете» на сайте ЕИС включить пункты просмотра контрактов, создания и подписи закрывающих документов. Поставщик может использовать актирование, только если эта возможность предусмотрена заказчиком для конкретного контракта.

Подключиться к ЭДО торговой площадки можно по следующей схеме:

Предварительно нужно получить КЭП, а если она уже есть, убедиться, что сертификат подходит для работы с выбранной торговой площадкой.

Схема приёмки ТРУ

После выполнения условий госконтракта поставщик авторизуется в «Личном кабинете» ЕИС. Далее он выбирает нужный контракт со статусом «На исполнении» и формирует акт. Заполняет обязательные поля, которые не были заполнены автоматически, и подписывает акт.‎ После заказчику необходимо отправить товар, передать результаты выполненной работы.

Заказчик принимает ТРУ, о чём составляется бумажный акт. Затем он авторизуется в «Личном кабинете», выбирает документ со статусом «Ожидает подтверждения». Проверяет правильность данных, подписывает и направляет поставщику акт приёмки в цифровом формате. Если выявлены несоответствия, отправляется акт с замечаниями, которые исполнитель должен исправить. После этого производится оплата ТРУ, информация об исполнении контракта передаётся в реестр.

ЭДО сегодня и в будущем

В будущем мы планируем внедрить интеграцию с ЕИС в наших продуктах. Это позволит нашим пользователям значительно повысить эффективность использования наших сервисов.

Электронный документооборот призван повысить дисциплину участников закупок:

• Правильное оформление документов.
• Предоставление данных в установленные сроки.
• Контроль государственного финансирования и субсидирования.
• Сокращение финансовых и временных расходов.

Сегодня мы только вступаем в новую сферу, пробуем и налаживаем механизмы удалённого обмена. Оценить преимущества ЭДО в масштабах страны предстоит нескоро. Придёт время, и получить необходимую информацию и статистические данные можно будет одним кликом. Это позволит сделать контроль за расходованием бюджета максимально прозрачным и в режиме реального времени.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог