Документооборот играет весьма значимую роль в организации, влияя на принятие решений, оперативность работы и соблюдение юридических требований. Он служит основой для коммуникации, архивирования и передачи информации между сотрудниками, подразделениями и внешними стейкхолдерами. От того, как организация осуществляет документооборот с партнёрами и клиентами, зависят её бизнес-показатели.
В статье выясним, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании и рассмотрим преимущества перехода на ЭДО в рамках оптимизации делопроизводства.
Зачем нужна оптимизация документооборота в организации
Оптимизация документооборота является ключевым фактором снижения затрат и улучшения производительности. Основная роль оптимизации заключается в сокращении времени и ресурсов, затрачиваемых на выполнение рутинных операций документооборота.
Без оптимизации документооборот может привести увеличению объёма задач, таких как поиск, сортировка и обработка бумаг. Это замедляет рабочие процессы и снижает эффективность работы сотрудников.
Таким образом, оптимизация решает ряд вопросов, связанных с повышением общей производительности компании и успешным ведением бизнеса в целом.
ЭДО — главный инструмент оптимизации делопроизводства
В эпоху цифровых технологий, переход к электронному формату делопроизводства в рамках оптимизации документооборота становится необходимостью для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными на рынке. Создание, редактирование, передача и хранение электронной документации осуществляются гораздо быстрее, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.
Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо заключить договор с оператором ЭДО — организацией, предоставляющей услуги по обмену, обработке и хранению документации в электронном виде.
Все процессы электронного делопроизводства происходят в системе оператора ЭДО — комплексе программных и аппаратных средств, предназначенных для организации документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в компании открывает возможности для оптимизации делопроизводства и повышения эффективности бизнес-процессов.
Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. В системе документооборота должны быть инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).
Подключите Астрал Докс для оптимизации документооборота в вашей компании. Наш онлайн-сервис позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. При обнаружении ошибок система подскажет, как их исправить. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию.
В чём преимущества документооборота без бумаги
Оптимизация делопроизводства с помощью ЭДО позволяет ускорить бизнес-процессы. Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:
| Электронный документооборот | Бумажный документооборот |
|---|---|
| Экономия средств за счёт снижения затрат на закупку оргтехники и расходников. | Требует определённых затрат: закупка бумаги и краски для печати, обслуживание принтеров. |
| Более мобильный и универсальный способ обмена документацией с контрагентами. Доставка происходит в пару кликов с рабочего места. | Для передачи бумаг требуется либо штатная единица, либо посредник (курьер, почта). |
| Электронные документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и обеспечить оптимизацию всех процессов документооборота. | Бумаги хранятся в виде физических носителей и отнимают достаточное количество пространства. |
| Электронный документ не деформируется, его нельзя испортить, не затеряется в кипе бумаг и не выцветает по истечении времени. | Бумага может легко испортиться: порваться, текст смазаться чернилами и т.п. |
Оптимизация документооборота с помощью СЭД
В целях оптимизации необходимо подключиться к сервису ЭДО, пригласить контрагентов для обмена в системе, автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.
Для этого рекомендуем следующие шаги:
- Назначить ответственных работников за внедрение ЭДО.
- Подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы.
- Определить, какая документация будет переводиться в электронный вид.
- Продумать план оптимизации и перехода на электронное делопроизводство.
- Выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований.
- Прописать правила создания, получения и хранения электронной документации.
- Протестировать сервис после подключения и настройки.
- Обучить сотрудников работе с электронным документооборотом.
- Обеспечить УКЭП всех уполномоченных сотрудников.
- Организовать электронный архив.
- Подключить контрагентов для документооборота.
После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Оптимизация системы документооборота снизит нагрузку на бухгалтерию, сократит количество возвратов неверно оформленных документов и ускорит денежное движение.
Оптимизация кадрового документооборота
Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). Оптимизация кадрового делопроизводства поможет избежать ошибок в документообороте компании, что позволит снизить вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронной документации.
Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства. В системе iКЭДО функционирует дистанционный выпуск ЭП для сотрудников, что упрощает процесс их получения. Благодаря оптимизации кадрового делопроизводства с Астрал iКЭДО сотрудники вашей компании смогут быстро и безошибочно оформлять документы, моментально передавать их и отслеживать статус продвижения.
Что важно знать при оптимизации кадрового делопроизводства
При оптимизации нужно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27 июля 2006 года), график отпусков и другие. К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.
Для работы с персональными данными мы создали специальный сервис 152DOC. Встроенный конструктор документов поможет вам подготовить политику о защите персональных данных и другие бумаги в соответствии со всеми рекомендациями Роскомнадзора.
Для оптимизации кадрового делопроизводства необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат.
Оптимизация содержания документа
Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.
Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст. 68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.
В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок для оптимизации может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит быстрее переделывать документы по каждому принятому сотруднику.
Заключение
Внедрение системы ЭДО является неотъемлемым шагом для оптимизации документооборота в компании. Оптимизация делопроизводства через ЭДО позволяет значительно улучшить эффективность работы, сократить временные затраты и упростить процессы обработки. В результате компания получает возможность сосредоточиться на более важных и стратегических задачах, повышая свою конкурентоспособность на рынке. Оптимизация делопроизводства с помощью ЭДО — это надёжный инструмент для современных компаний, стремящихся к повышению производительности.
1С-ЭПЛ
Регистрация бизнеса
