От того, как организация обменивается документами с партнёрами и клиентами, зависят бизнес-показатели компании. Чем быстрее происходит обработка документов и меньше уходит времени на разбор документации сотрудниками, тем выше эффективность. В статье рассмотрим, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании.
Оптимизация и функциональные требования к ЭДО
Главным этапом оптимизации обмена документами является переход на электронный документооборот (ЭДО). Для этого необходимо заключить договор на передачу информации по телекоммуникационным каналам связи с оператором ЭДО, который должен входить в реестр доверенных операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.
Все электронные документы получают юридическую силу после их подписания электронной подписью (ЭП). Подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.
В УЦ «Калуга-Астрал» выдают подпись для сотрудников ЮЛ/ИП за один рабочий день. ЭП обладает максимальной защитой, обеспечивает целостность передаваемой информации и подтверждает идентификацию обладателя. После получения ЭП можно сразу подписывать документацию и отправлять получателям, не переживая за безопасность и юридическую значимость.
Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).
При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:
- понятный интерфейс;
- скорость и надёжность обмена;
- возможность подписания ЭП;
- возможность распределения файлов по группам;
- поиск;
- настройка прав доступа;
- мониторинг прохождения документа по этапам;
- высокоуровневая защита данных;
- архивное хранение.
Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.
Документооборот организации без бумаги
В 2022 году цены на бумагу для печати увеличились в три раза, что сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной.
Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:
| Электронный документооборот | Бумажный документооборот |
|---|---|
| Экономия средств за счёт снижения затрат на закупку оргтехники и расходников. | Требует определённых затрат: закупка бумаги и краски для печати, обслуживание принтеров. |
| Более мобильный и универсальный способ обмена документами с контрагентами. Доставка происходит в пару кликов с рабочего места. | Для передачи документов требуется либо штатная единица, либо посредник (курьер, почта и др.) |
| Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. | Документы хранятся в виде физических носителей и отнимают достаточное количество пространства |
| Электронный документ не деформируется, его нельзя испортить, не затеряется в кипе бумаг и не выцветает по истечении времени. | Бумага может легко испортиться: порваться, текст смазаться чернилами и т.п. |
Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД
Сначала нужно подключиться к сервису ЭДО , затем пригласить контрагентов для обмена в системе; автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.
Для этого рекомендуем следующие шаги:
- назначить ответственных работников за внедрение ЭДО;
- подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы;
- определить, какие документы будут переводиться в электронный вид;
- продумать организацию оптимизации и план перехода;
- выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований;
- прописать правила создания, получения и хранения электронных документов;
- после подключения и настройки сервиса — протестировать;
- обучить сотрудников работе с ЭДО;
- обеспечить КЭП всех сотрудников, которые будут подписывать документы;
- организовать электронный архив;
- подключить контрагентов для обмена.
После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Изменения снизят нагрузку на бухгалтерию, количество возвратов неверно оформленных документов сократится, ускорится денежное движение.
Как оптимизировать кадровую работу
Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). При грамотном использовании это поможет оптимизировать кадровую работу, избежать ошибок в документообороте компании, что снижает штрафные санкции контролирующих органов.
КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.
Что важно знать при оптимизации кадровых документов
При оптимизации важно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006), график отпусков и другие.
К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.
Для оптимизации кадровых документов необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Оптимизация содержания документа
Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.
Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст.68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.
В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит сэкономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.
