Электронные расчетные листки

Расчётные листки являются важным документом для каждого работника, поскольку содержат информацию о заработной плате, удержаниях, начислениях и других финансовых параметрах. В прошлом расчётные листки были только в бумажном формате, что иногда приводило к некоторым неудобствам. Однако с развитием технологий появилась возможность представлять расчётные листки в электронном виде — это в значительной степени упрощает процесс их получения и хранения.

Можно ли направлять работникам электронные расчётные листки

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставлять сотрудникам расчётные листки в письменной форме и информировать о следующих параметрах за соответствующий период:

• составные части зарплаты, причитающейся работнику;
• размеры иных начислений, включая денежную компенсацию за нарушение сроков выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и другие виды выплат;
• размеры и причины произведённых удержаний;
• общая сумма денежных средств, подлежащая выплате.

Трудовое законодательство не содержит требований относительно подтверждения выдачи расчётных листков сотрудникам работодателем. Поэтому каждая организация самостоятельно определяет способ подтверждения выдачи расчётных листков. Ранее уполномоченные органы разрешали различные способы передачи, включая рассылку расчётных листков по электронной почте.

Чтобы рассылать электронные расчётные листки на электронную почту сотрудников, работодателю необходимо:

• Утвердить форму электронного расчётного листа отдельным приказом.
  Примерный образец формы:

  
  Все сотрудники должны ознакомиться с приказом под роспись.
• Согласовать форму электронного расчётного листка с профсоюзным органом.
  Такое условие установлено ст. 136 ТК РФ — работодатель обязан выполнять его, если в организации действует представительный орган работников.

• Собрать с работников заявления о получении электронного расчётного листка по email.
  Для получения электронного расчётного листка по почте работник должен написать заявление на имя руководителя компании или другого ответственного лица в соответствии с установленными в компании правилами, указав свой электронный адрес и другую необходимую информацию.
  Заявление на электронный расчётный листок составляется по примерному образцу:

  
• Прописать порядок передачи электронных расчётных листков в трудовых договорах с сотрудником или в ЛНА.
  Например, таким локальным нормативным актом может быть коллективный договор или положение об оплате труда, утверждённые в компании. Все сотрудники должны быть ознакомлены с ЛНА под роспись.
• Взять с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.
  Согласно ст. 88 ТК РФ и ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ, персональные данные сотрудника, которые содержатся в расчётном листке, являются конфиденциальной информацией и не могут быть разглашены без письменного согласия работника.
• Обеспечить хранение расчётных листков.
  В соответствии с п. 295 Перечня, утверждённого Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, расчётные листки следует хранить на протяжении 6 лет с момента их составления. Если у компании отсутствуют лицевые счета, то срок хранения увеличивается до 75 лет. При этом чиновники не возражают против того, чтобы расчётные листки хранились в электронном виде, но важно, чтобы у компании была возможность предоставления их по запросу со стороны проверяющих органов.
  Работодателю придётся уделить большое внимание защите сохранности электронных расчётных листков. При создании такой защиты необходимо руководствоваться законодательными требованиями, касающимися защиты персональных данных.

Нужен ли КЭДО для получения расчётных листков на электронную почту

С появлением в Трудовом кодексе Российской Федерации норм, регулирующих электронный документооборот, среди работодателей предпочтительным стал цифровой способ предоставления расчётных листков работникам.

Но тут стоит учесть важный момент. По мнению Минтруда, работодатели могут предоставлять расчётные листки в электронном виде своим работникам только в случае, если они ведут кадровый электронный документооборот (письмо Министерства труда РФ от 20 января 2023 № 14-6/ООГ-296).

Тем не менее в Трудовом Кодексе РФ нет положений, которые бы запрещали работодателям использовать электронные расчётные листки, если они не ведут кадровое делопроизводство в электронном виде.

Однако у перехода на КЭДО есть определённые преимущества, которые по своей значимости перевешивают возможные неудобства. Поэтому организация КЭДО станет скорее подспорьем для рассылки электронных расчётных листков, нежели каким-то вынужденным шагом. В числе плюсов кадрового электронного документооборота:

• Увеличение эффективности и скорости процессов кадрового учёта и управления персоналом.
• Сокращение времени на рутинные процессы.
• Удобство доступа к информации и документам для сотрудников и руководства.
• Сокращение затрат на бумажную документацию и хранение документов в бумажном виде.
• Повышение безопасности и защиты конфиденциальной информации благодаря возможности установки различных уровней доступа к документам.