Выдаем электронные расчетные листки правильно

Переход на электронные расчетные листки — это способ сэкономить время, бумагу и нервы. Однако, как и любой процесс, затрагивающий интересы сотрудников и требования закона, он требует строгого соблюдения процедуры. Просто так взять и отправить файл на почту, отменив бумажные распечатки, нельзя — это чревато штрафами. В этой статье разберем, как выстроить процесс юридически грамотно, чтобы и налоговая не придралась, и сотрудники были довольны.

Законно ли отправлять расчетные листки по электронной почте

Долгое время разъяснения контролирующих органов на этот счет были категоричны. Ст. 136 ТК РФ требует «письменной формы», что трактовалось исключительно как «бумажный носитель». Однако с развитием цифровых технологий и внедрением норм об электронном документообороте согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ ситуация изменилась.

Сегодня закон допускает обмен кадровыми документами в электронном виде. Но есть критически важное условие: простая рассылка по электронной почте без внедрения системы КЭДО (кадрового электронного документооборота) сегодня признается недостаточной. Email-рассылка сама по себе не обеспечивает необходимого уровня защиты данных и фиксации факта получения документа.

Пошаговая инструкция: как перейти на электронные расчетные листки

Чтобы переход был безопасным, следуйте этому алгоритму.

Шаг 1. Разработайте и утвердите форму расчетного листка

Форма расчетного листка разрабатывается работодателем самостоятельно. Он должен содержать обязательные элементы (оклад, надбавки, удержания, итого к выплате). Утвердите форму приказом и учитывайте мнение профсоюза, если он есть (ст. 372 ТК РФ).

Шаг 2. Составьте приказ о переходе на электронные расчетные листки

Это документ, который запускает процесс. Он должен содержать:

Шаг 3. Получите заявления от сотрудников

Если организация вводит КЭДО, помимо заявления потребуется письменное согласие работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Отсутствие такого согласия расценивается как отказ от КЭДО. При этом отказ не может быть основанием для увольнения или отказа в приеме на работу. Работнику, отказавшемуся от КЭДО, листки выдаются на бумаге.

Шаг 4. Пропишите порядок в трудовых договорах или ЛНА

Недостаточно просто заявления. Нужно принять Локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО (например, «Положение об электронном документообороте»). В нем пропишите:

С этим ЛНА нужно ознакомить всех сотрудников под подпись.

Шаг 5. Получите согласие на обработку персональных данных

Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника (зарплата, удержания). Отправляя их по сети, вы должны иметь письменное согласие на обработку персональных данных, разрешающее их передачу выбранным способом (с указанием каналов связи).

Шаг 6. Организуйте рассылку и хранение расчетных листков

Техническая сторона. Лучший вариант — специализированная система. Если вы используете просто email, система должна фиксировать факт отправки и прочтения (что технически сложно доказуемо). Настройте автоматическую рассылку сразу после расчета зарплаты.

Кадры / Персонал

График отпусков: правила составления и форма

Дарья Алексеева

29.04.2026

19 265

Нужен ли КЭДО для рассылки расчетных листков

Без внедрения системы КЭДО вы не сможете доказать, что именно сотрудник получил файл, и что информация не была перехвачена третьими лицами. Позиция Минтруда такова: направление электронных листков без организации КЭДО с использованием защищенной информсистемы является нарушением, поэтому формальный переход на КЭДО — это страховка от штрафов.

Документы для перехода на электронные расчетные листки

Ниже представлены образцы ключевых документов, необходимых для легализации электронного документооборота с персоналом.

Образец приказа о переходе на электронные расчетные листки

Ниже приведем примерный текст приказа о переходе на использование электронных расчетных листков.

Общество с ограниченной ответственностью «Технолоджи»

ПРИКАЗ № 39/В от «12» ноября 2026 г. г. Курган

О введении электронного кадрового документооборота и переходе на электронные расчетные листки

В целях оптимизации документооборота, снижения затрат на расходные материалы и в соответствии со ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести с «01» декабря 2026 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) в части выдачи расчетных листков.

Утвердить Порядок осуществления КЭДО согласно Приложению № 1.

Утвердить форму электронного расчетного листка согласно Приложению № 2.

Ответственному за ведение КЭДО (системному администратору) обеспечить регистрацию сотрудников в информационной системе до 25.11.2026.

Начальнику отдела кадров ознакомить сотрудников с настоящим приказом и Порядком КЭДО под подпись, а также принять заявления о согласии/отказе от электронного документооборота.

Сотрудникам, отказавшимся от КЭДО, расчетные листки выдавать на бумажном носителе лично в руки в бухгалтерии.

Основание: ст. 136, 22.1-22.3 ТК РФ.

Подпись, печать, дата.

Кадры / Персонал

Работа с больничными листами в 2026 году

Александра Кадынцева

07.04.2026

85 835

Образец заявления сотрудника на получение расчетного листка на email

Этот документ составляется в произвольной форме и подается на имя руководителя. В нем указываются данные сотрудника, который подает заявление, его электронный адрес. Также указывается, что сотрудник отказывается от получения расчетных листков на бумаге. Кроме этого, в документе прописывается, что сотрудник дает согласие на обработку персональных данных.  Ниже приводим текст подобного заявления.

Генеральному директору ООО «Технолоджи» Иванову И.И. от бухгалтера Петровой А.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Петрова Анна Сергеевна, в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ и в связи с введением в организации КЭДО, прошу направлять мои расчетные листки о составных частях заработной платы в электронной форме на мой адрес электронной почты:petrova@technologii.ru либо через личный кабинет.

От получения расчетных листков на бумажном носителе отказываюсь.

Подтверждаю, что ознакомлена с правилами работы с информационной системой работодателя и порядком получения электронных документов. Даю согласие на обработку моих персональных данных (включая сведения о доходах) в указанной информационной системе и передачу их по электронным каналам связи в рамках КЭДО.

Дата:01.04.2026 Подпись: Петрова

Штрафы при выдаче электронных расчетных листков

Главный риск — это подмена законной процедуры хаотичной рассылкой. Если трудовая инспекция проверит организацию и выяснит, что сотрудники не писали заявлений и в локальных актах не прописан электронный документооборот, а листки просто «скидываются на почту», это будет расценено как нарушение трудового законодательства (невыдача расчетных листков в установленной форме).

Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:

Кроме того, утечка данных о зарплате (персональных данных) грозит административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственностью, если будет доказано, что информация была перехвачена из-за ненадлежащей защиты каналов связи.

Кадры / Персонал

Как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2026 году

Дарья Алексеева

27.03.2026

144 307