Отличия усиленной квалифицированной электронной подписи от простой

В России используются два вида электронных подписей (ЭП или ЭЦП) — простая и усиленная. Последняя, в свою очередь, бывает неквалифицированная (НЭП или УНЭП) и квалифицированная (КЭП или УКЭП). Все они подтверждают личность владельца, но имеют различную юридическую силу. От вида ЭП зависит, какой документ или файл, можно заверить.

Рассмотрим, какие отличия у усиленной и простой электронной подписи, где с ними можно работать, какие документы и файлы можно подписать.

Простая электронная подпись или ПЭП

Простая ЭП — это набор символов. Состоит из цифр, букв и знаков. Обычно это логин и пароль. В отдельных случаях используется двухфакторная аутентификация, когда к логину и паролю добавляется одноразовый код. Он приходит пользователю на электронную почту или в СМС-сообщении. Получить простую ЭЦП довольно просто. Чаще ПЭП создаёт сам пользователь, реже — информационная система, в которой она используется.

Где используется простая электронная подпись

Разница между усиленной и простой электронной подписью заключается в уровне их защиты и юридической значимости. Так, ПЭП нужна пользователям для авторизации на различных сайтах, для входа в личный кабинет госпорталов и интернет-магазинов. Простая ЭЦП есть у всех пользователей, которых приложение или интернет-страница идентифицирует с помощью логина и пароля. Ей нельзя заверить документ или файл для налоговой отчётности. Однако ПЭП можно использовать для входа в личный кабинет налогоплательщика.

Юридическая сила ПЭП

Правила применения ПЭП устанавливает оператор информационной системы, в которой такая подпись используется. Между участниками электронного взаимодействия заключается договор, где простая ЭЦП приравнивается к собственноручной. Проще говоря, пользователь подписывает пользовательское соглашение. В нём указывают обстоятельства, при которых можно заверить документ или файл на законных основаниях.

Усиленная электронная подпись

Основное отличие усиленной и простой электронной подписи — это надёжность первой, по сравнению со второй. Усиленная ЭП создаётся с помощью специальных криптографических программных средств. Приставка «усиленная» в данном случае означает, что подпись не только подтверждает личность автора, но и защищает документ от изменений после его заверения. Усиленная ЭЦП может быть неквалифицированной или квалифицированной. От этого зависит юридическая значимость документа.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная ЭП создаётся посредством криптографических преобразований с помощью ключа ЭЦП. Неквалифицированная электронная подпись заменяет собственноручную подпись только при дополнительном соглашении сторон электронного взаимодействия. Только с дополнительным соглашением документ, подписанный УНЭП, приобретает юридическую силу.

Где используется неквалифицированная ЭП

Неквалифицированная подпись может использоваться для цифрового документооборота кадровиком или ответственным сотрудником. Ей можно заверять внутренние или внешние цифровые документы компании: договоры, приказы, накладные, инструкции и т.п.

Юридическая сила НЭП

НЭП имеет юридическую силу только в установленных случаях. Правила использования НЭП для внутренних документов прописываются в уставе или в специальных приказах. Чтобы осуществлять документооборот с контрагентами, между участниками электронного взаимодействия необходимо заключить дополнительное соглашение.

Сдавать налоговую отчётность, работать с государственными порталами и сервисами с неквалифицированной ЭЦП нельзя. Исключение составляет личный кабинет ФНС, но работа подписи ограничится только порталом ФНС.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Усиленная квалифицированная электронная подпись, в отличие от простой, используется для подтверждения юридической значимости электронного документа. Квалифицированная ЭЦП — это самый надёжный вид подписи. Создавать сертификаты квалифицированной электронной подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центры. К формату и к хранению ключей квалифицированной электронной подписи также предъявляются дополнительные требования. Закрытый ключ КЭП юрлиц и ИП обязательно записывается на токен, который хранится только у владельца. К физическим лицам такого требования нет, но всё же специалисты по информационной безопасности рекомендуют так делать, чтобы избежать рисков утери подписи или рисков того, что она окажется в распоряжении третьих лиц. Подписанный файл будет юридически значимым без дополнительного соглашения сторон.

Где используется квалифицированная электронная подпись

Квалифицированной подписью можно заверить любые электронные документы или файлы. Она позволяет дистанционно подать документы в вуз, устроиться на работу, открыть ИП или ООО, зарегистрировать кассу, заключать сделки, участвовать в торгах, сдавать налоговую и иную отчётность. Может использоваться любым гражданином вне зависимости от его налогового статуса. Функциональность не ограничивается только подписанием документов, ей можно подтверждать авторское право. Например, подтвердить авторство на цифровом рисунке. КЭП подходит для физических лиц, самозанятых, индивидуальных предпринимателей и руководителей юридического лица.

Юридическая сила КЭП

Квалифицированная подпись позволяет заверять любые цифровые документы и файлы. Формат и правила использования КЭП, регулируются государством. Программное обеспечение для работы с ней должно быть сертифицировано ФСБ России. Такая подпись приравнивается к собственноручной и придаёт документам и файлам юридическую значимость, без использования дополнительных соглашений сторон.

Где получить КЭП

КЭП выдаётся только в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ), чей список ограничен. ИП и руководители коммерческих организаций получают подписи в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Перед посещением необходимо предварительно подготовить пакет документов. Уполномоченные сотрудники ИП и юрлиц могут получить КЭП в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры

Простые виды ЭП и их отличия от двух усиленных типов электронных подписей

Подготовили таблицу, в которой наглядно покажем, чем усиленная электронная подпись отличается от простой.

Какие из электронных подписей являются наиболее востребованными

ЭП предлагают различную степень защиты информации, что определяет их применение в разных сферах. В зависимости от требований к конфиденциальности и юридической силы документа, выбирают один из трёх типов ЭП:

• ПЭП используется преимущественно для внутренних документов, не требующих высокой степени защиты. Например, для корпоративной переписки или для запросов справочной информации.
• УНЭП подходит как для внутреннего, так и для внешнего документооборота при наличии соглашения между сторонами. Например, при кадровом документообороте.
• УКЭП обеспечивает максимальную степень защиты и юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи. Применяется для передачи конфиденциальной информации банкам, судебным органам, налоговой службе и другим организациям с высокими требованиями к безопасности. Является универсальным инструментом для электронного документооборота.

Для максимальной защиты и юридической силы рекомендуется использовать усиленную квалифицированную ЭП, выдаваемую аккредитованными удостоверяющими центрами.