Как работать с новыми электронными подписями и сдачей отчётности

Изменения в законодательстве об электронной подписи начались в 2021 году, когда ФНС начала наряду с действующими Удостоверяющими центрами выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП. В то же время началась аккредитация УЦ, многие из которых её не прошли.

С 1 января 2022 года заработали новые правила выдачи электронных подписей. Теперь руководители компаний и ИП могут получить сертификат ЭП только в УЦ ФНС или у доверенных лиц центра. А их сотрудники, если им необходима электронная подпись, должны обращаться в аккредитованные УЦ (АУЦ).

Помимо документооборота с контрагентами и внутреннего ЭДО, электронная подпись необходима для сдачи отчётности. Расскажем, как работать по новым правилам.

Что делать директору или ИП, который подписывает отчётность своей компании лично

С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП могут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Но делать это именно к 1 января не обязательно — если на руках есть действующая подпись аккредитованного УЦ, то можно использовать её до окончания срока, но не позже 2022 года. А затем, ближе к концу срока действия сертификата, обратиться за новой подписью в ФНС.

Те, кто хочет сразу перейти на новый порядок работы, могут оформить сертификат УКЭП в УЦ ФНС России, в том числе через его доверенных лиц, или другом государственном УЦ (Федерального казначейства, Банка России) сообразно их зонам ответственности и использовать его. Это можно сделать даже в том случае, если у директора или ИП есть действующий с 2021 года сертификат, полученный в коммерческом АУЦ.

По новым правилам на директора выдаётся один сертификат, который нельзя копировать и отчуждать. Это значит, что его владелец не вправе делегировать возможность проставлять подпись за него.

Как руководителю организации или индивидуальному предпринимателю получить подпись в УЦ ФНС

1. Подать заявление на выдачу сертификата. Это можно сделать, посетив ИФНС лично или заполнив форму на сайте налоговой.
2. Выбрать носитель, на который ФНС запишет электронную подпись. Требуется токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России.
3. Посетить инспекцию, чтобы подтвердить свою личность. С собой потребуется паспорт, СНИЛС, носитель-токен и сертификат соответствия на токен (поставляется в комплекте с токеном).
4. Подготовить рабочее место: приобрести средство криптозащиты КриптоПро CSP, установить его на компьютер, а затем загрузить сертификат ЭП.

После этого можно продолжать работать с документами и отчётностью, как раньше.

Что делать сотруднику организации, который готовит и подписывает отчётность

Уполномоченные сотрудники могут использовать сертификат УКЭП юридического лица, выданный прошедшим переаккредитацию коммерческим АУЦ, при соблюдении двух условий: в качестве владельца сертификата должен быть указан сам сотрудник, и в ЭП должны содержаться сведения о его должности (например, главный бухгалтер). Такую КЭП можно использовать без машиночитаемой доверенности (МЧД) до 1 сентября 2024 года, если её сертификат выдан до 31 августа 2023 года. В ином случае, с 1 сентября 2023 года требуется КЭП физического лица и МЧД.

Работать с КЭП по старой схеме разрешено до 31 августа 2023 года, в рамках переходного периода. После этой даты доверенным лицам понадобится машиночитаемая доверенность.

Также сотрудник может оформить в коммерческом АУЦ личный сертификат УКЭП физического лица, без указания места работы. Для этого потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС.

В обоих случаях для того, чтобы подписывать отчётность и другие юридически значимые документы от имени ИП или организации, сотруднику необходима доверенность.

Требования к доверенности закреплены в следующих нормативных документах:

• для ФНС — п. 5 ст. 80 НК РФ;
• для ФСС — п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ;
• для ПФР — п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ.

Налоговая требует исключительно электронную доверенность, заверенную УКЭП директора или ИП. Для сдачи отчётности в ФСС и ПФР пока достаточно «бумажной» доверенности.

Что делать представителю организации, оказывающей услуги по ведению учёта, составлению и представлению отчётности

Если у ИП или фирмы нет возможности нанять штатного бухгалтера, выход есть — отдать бухгалтерию на атусорс. В этом случае позаботиться о сертификатах УКЭП и доверенностях должен руководитель организации, оказывающей услуги по ведению учёта, составлению и представлению отчётности в интересах клиентов.

Что ему нужно сделать:

• Определить, кто из сотрудников фирмы будет уполномочен подписывать отчётность клиентов.
• Оформить на этих лиц сертификаты УКЭП в общем порядке: для директора фирмы – в УЦ ФНС, для сотрудников — в коммерческом АУЦ. До конца 2022 года допустимо применение сертификатов УКЭП, полученных в аккредитованных АУЦ в 2021 году.
• Получить от клиента доверенность с указанием полномочий обслуживающей бухгалтерии в отношении его отчётности. Если подписывать отчётность будет не только директор фирмы-аутсорсера, но и рядовые сотрудники, это должна быть нотариальная доверенность на фирму, как уполномоченное лицо, с правом передоверия (п.3 ст.187 ГК). Такую доверенность подписывают УКЭП клиента.
• Выдать доверенности сотрудникам на действия от имени фирмы-аутсорсера в интересах клиентов. В этом случае можно обойтись без нотариуса и права передоверия.
• Передать доверенности, выданные сотрудникам, в контролирующий орган для включения в реестр доверенностей, чтобы орган мог идентифицировать полномочия сотрудников.
• Передать доверенность, выданную на фирму-аутсорсера, в контролирующие органы (п. 2 Порядка, утв. Приказом ФНС от 30 апреля 2021 года № ЕД-7-26/445@).

После этого можно начать работать с отчётностью клиента по новым правилам.