Как ИП работать с онлайн-кассой

Практически все организации и ИП обязаны работать с онлайн-кассой. Она не только принимает платежи и печатает чеки, но и отправляет данные о расчётах в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Предприниматели должны передавать эти сведения в налоговую службу в режиме онлайн, чтобы соблюсти закон № 54-ФЗ и не получить штраф. Изучим все правила работы с кассой для ИП.

Каким ИП можно работать без онлайн-кассы

Согласно закону № 54-ФЗ, использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны все организации и ИП, которые работают на территории России. Однако во второй статье закона приведён ряд исключений. Вне зависимости от режима налогообложения без кассовой техники могут работать ИП, которые:

• продают газеты и журналы;
• обеспечивают питанием учащихся и персонал образовательных организаций во время занятий;
• продают товары на розничных рынках или ярмарках без использования павильонов, киосков, палаток и аналогичных помещений. Но применять кассовую технику необходимо при торговле продукцией из утверждённого списка;
• занимаются разносной торговлей: продают с рук, из ручных тележек или корзин товары, которые не считаются технически сложными, не требуют особых условий хранения и не подлежат обязательной маркировке;
• продают мороженое в киосках;
• продают питьевую воду, молоко и безалкогольные напитки на розлив;
• продают квас, молоко, растительное масло, живую рыбу или керосин из автоцистерн;
• сезонно торгуют овощами и фруктами вразвал;
• принимают от населения стекло и другое сырьё для утилизации, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
• ремонтируют и окрашивают обувь;
• изготавливают и ремонтируют ключи и металлическую галантерею;
• ухаживают за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• продают изделия народных промыслов собственного изготовления;
• пилят дрова и вспахивают огороды;
• осуществляют услуги носильщиков на вокзалах, в аэропортах, морских и речных портах;
• сдают находящиеся у них в собственности жилые помещения в аренду другим ИП;
• продают бахилы в розницу.

Кроме того, индивидуальные предприниматели могут не использовать онлайн-кассу, если они работают в отдалённых или труднодоступных местностях. Несмотря на это послабление, предприниматели должны выдавать клиентам чеки. Каждый субъект РФ определяет перечень отдалённых и труднодоступных территорий самостоятельно. Региональные власти публикуют эти списки на своих официальных сайтах.

В 2025 году не использовать кассу в работе могут предприниматели, чья деятельность связана с образованием и спортом (педагоги, репетиторы, тренеры), а также ИП на патенте, которые реализуют свою продукцию на ярмарках, используя для этого не более 50 торговых точек. Также от необходимости работать с ней пока освобождены предприниматели, работающие со вторичным сырьём (пункты приёма стеклотары).

В законе об онлайн-кассах также есть понятие местностей, отдалённых от сетей связи. Списки таких территорий тоже размещаются на официальных сайтах регионов. Если предприниматель находится в такой местности, то он обязан использовать ККТ. В этом случае касса может работать в автономном режиме: её не нужно подключать к интернету, чтобы отправлять данные в ФНС через ОФД.

О правилах подбора контрольно-кассовой техники и требованиях к ней рассказывает наша публикация «Как выбрать онлайн-кассу для ИП».

Как ИП применять кассу при разных налоговых режимах

Основная и упрощённая системы налогообложения

Использовать кассовую технику нужно большинству индивидуальных предпринимателей на ОСН и УСН. Законодатели ввели послабления только для отдельных видов бизнеса. Исключения перечислены в части 2 статьи 2 закона № 54-ФЗ. Кроме того, работать без кассы можно в местности, которая признана отдалённой или труднодоступной.

Патент

Согласно части 2.1 статьи 2 закона о ККТ, предприниматели на патентной системе налогообложения могут работать без онлайн-кассы. Однако после покупки продавец должен выдать клиенту чек или другой документ, который подтвердит оплату товара или услуги.

От её применения освобождены не все ИП на патенте. Предпринимателю необходимо использовать онлайн-кассу, если он занимается:

• парикмахерскими и косметическими услугами;
• ремонтом и техническим обслуживанием бытовых приборов или часов, а также ремонтом и изготовлением металлоизделий;
• техническим обслуживанием и ремонтом авто- и мототранспортных средств, машин и оборудования;
• оказанием автотранспортных услуг;
• ветеринарными услугами;
• проведением занятий по физической культуре и спорту;
• оказанием услуг по перевозке водным транспортом;
• ведением охотничьего хозяйства и охотой;
• медицинской или фармацевтической деятельностью;
• услугами по прокату;
• розничной торговлей, услугами общественного питания;
• производством молочной продукции;
• товарным и спортивным рыболовством и рыбоводством;
• ремонтом компьютеров и коммуникационного оборудования.

Налог на профессиональный доход

Режим «Налог на профессиональный доход» был создан специально для самозанятых граждан, но теперь перейти на НПД могут и индивидуальные предприниматели. Плательщики НПД освобождены от применения контрольно-кассовой техники. Онлайн-кассу в этом случае заменяет приложение «Мой налог», с помощью которого предприниматель обязан формировать чеки и передавать ФНС данные о расчётах.

Единый сельскохозяйственный налог

На предпринимателя на ЕСХН распространяются послабления, общие для всех. Применять ККТ не нужно, если сельхозпроизводитель находится в труднодоступной местности. Однако если территория признана не труднодоступной, а отдалённой от сетей связи, то использовать кассу необходимо. В этом случае кассовая техника может работать автономно, без передачи фискальных данных по интернету.

Тем ИП, которые продают товары на рынках и ярмарках, нужно обратить внимание на свои торговые точки. Онлайн-кассы можно не применять тем, кто не использует павильоны, киоски, автолавки и аналогичные помещения. Это послабление не касается продукции из утверждённого правительством перечня: при торговле этими непродовольственными товарами на розничных рынках ККТ необходима.

Как настроить онлайн-кассу

Прежде чем разбираться с тем, как пользоваться онлайн-кассой для ИП, нужно понять общий принцип работы ККТ.

1. Покупатель оплачивает товар или услугу наличными, с помощью карты или другим способом.
2. Данные о расчёте записываются в память фискального накопителя (ФН). ФН — это устройство, которое устанавливается внутрь онлайн-кассы, отвечает за шифрование и хранение информации о покупке и отправку этих сведений в ФНС.
3. Касса распечатывает чек со всеми необходимыми реквизитами или отправляет его покупателю с помощью СМС или на email.
ККТ через интернет передаёт сведения о расчёте оператору фискальных данных (ОФД). ОФД — это посредник между предпринимателем и налоговой. Отправить чеки напрямую в ФНС можно, только если касса работает в автономном режиме.
4. ОФД передаёт информацию о покупке налоговой службе. Если покупатель приобрёл товар, который подлежит обязательной маркировке, оператор также отправит данные в базу системы «Честный ЗНАК».
5. ФНС направляет оператору подтверждение, ОФД передаёт его онлайн-кассе.

Таким образом, чтобы начать принимать платежи с помощью ККТ, индивидуальному предпринимателю потребуется:

• приобрести онлайн-кассу и подобрать для неё фискальный накопитель;
• заключить договор с ОФД;
• подключить контрольно-кассовую технику к интернету;
• зарегистрировать кассу в ФНС;
• подключить кассу к своему ПК и настроить её программное обеспечение;
• установить дополнительное оборудование: терминал для безналичной оплаты, сканер штрихкодов и кодов маркировки, принтер этикеток.

Кассовая дисциплина

Для работы с онлайн-кассой нужно назначить специального сотрудника: кассира или кассира-операциониста. Ф. И. О. работника необходимо внести в память кассы, чтобы эти данные отражались в чеках.

Как и ранее, индивидуальному предпринимателю не обязательно устанавливать лимит кассы. При желании бизнесмен может вести кассовые документы: кассовую книгу, приходные и расходные ордера и журнал их учёта. Заполнять эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде. Хранить их нужно в течение пяти лет.

Согласно письму Минфина № 03-01-15/54413, владельцы онлайн-касс имеют право не использовать унифицированные формы из постановления Госкомстата № 132, то есть бланки № КМ-1, № КМ-2 и другие. Сведения, которые ранее отображали в этих формах, теперь передают в ФНС онлайн.

Предприниматели обязаны хранить использованные фискальные накопители в течение пяти лет. Налоговая может запросить эти устройства при проверке.

С 1 марта 2025 года в ведение кассовой дисциплины вводится ряд новшеств. Так, вдвое сокращается срок регистрации кассы: до 5 дней вместо 10; установлены новые правила выдачи чеков в заведениях общепита, а ФНС теперь имеет право снимать ККТ с регистрации в одностороннем порядке.

Подробнее обо всех нововведения читайте в нашей статье «Кассовая дисциплина в 2025 году».

Как ИП пользоваться онлайн-кассой

ККТ формирует несколько разновидностей фискальных документов:

• чеки прихода и расхода;
• чеки коррекции;
• бланки строгой отчётности с признаками прихода и расхода.

С помощью онлайн-кассы можно создавать отчёты об открытии и закрытии смены. Также устройство печатает документы, которые нужны для регистрации и перерегистрации кассы:

• отчёты о закрытии фискального накопителя;
• отчёты о текущем состоянии расчётов;
• отчёты о регистрации и об изменении параметров регистрации ККТ.

Чтобы начать работу, нужно сформировать отчёт об открытии смены. В нём должны быть указаны номер смены, адрес магазина, информация о предпринимателе и о кассире. Принимать платежи от клиентов можно только после создания этого отчёта.

Кассовый чек для покупателя необходимо формировать в момент расчёта и выдавать клиенту сразу после покупки. Кассир может предоставить покупателю электронный чек вместо бумажного, только если клиент заранее согласился получить документ в таком виде и продиктовал продавцу свой номер телефона или email.

Чтобы закрыть смену, нужно сформировать отчёт о закрытии смены через 24 часа после её открытия или раньше. В отчёте о закрытии смены приводятся данные о том, сколько чеков не отправилось в ФНС, чтобы вовремя узнать о проблеме и исправить ошибку.

Что делать, если возникли проблемы

Пропал интернет. Если онлайн-касса не подключена к интернет-сети, она всё равно может формировать и печатать чеки. Все документы будут сохранены в памяти фискального накопителя. После того как интернет-подключение будет восстановлено, устройство автоматически отправит чеки в базу ОФД, откуда они попадут в ФНС. Если этого не произошло, проверьте настройки ОФД.

Отключили электричество. Если ваша модель онлайн-кассы не работает без подключения к сети, расчёты придётся остановить. Принимать платежи без ККТ запрещено.

Сломалась касса или фискальный накопитель. Если проблема заключается в самой ККТ, кассу необходимо передать поставщику для экспертизы. Неисправный фискальный накопитель можно заменить самостоятельно.

Как изменился закон о применении ККТ

В 2025 году вступают в силу поправки в Федеральном законе № 54. Согласно им, введены обновления в порядке выдаче кассовых чеков в общепите, сроках регистрации ККТ и снятии её с учёта, а также обновление перечня бизнесов, которые могут работать без ККТ. В их число входят:

• компании и ИП, которые собирают тару и любые пригодные для вторичного использования материалы, за исключением металлолома, драгоценных камней и металлов;
• ИП, которые оказывают образовательные услуги или работают в сфере физической культуры и спорта и принимают платежи в безналичной форме.

Штрафы для ИП за нарушение закона о ККТ

Виды наказаний за ошибки при применении онлайн-касс изложены в статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Популярные вопросы