Замена ФН: инструкция по перерегистрации онлайн-кассы

Для работы с онлайн-кассой любой модели требуется фискальный накопитель (ФН). Этот аппарат сохраняет все документы, созданные кассиром, защищает чеки и отчёты от изменений и предотвращает их удаление. Чтобы использовать онлайн-кассу, предпринимателю необходимо контролировать срок службы и заполненность чипа и своевременно заменять устройство. Рассмотрим, в каких ситуациях требуется замена ФН, и разберёмся в том, как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно.

Когда нужно менять ФН

Причины, по которым может потребоваться замена накопителя, разнообразны. Рассмотрим основные из них.

Завершился период эксплуатации устройства. Каждый ФН имеет срок службы — 15 или 36 месяцев. Этот срок указан в документации устройства. По прошествии этого времени чип прекращает выполнять свою функцию: сохранять чеки для отправки в Федеральную налоговую службу.

Срок работы ФН отсчитывается с момента регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ). Заменить чип следует до его блокировки, иначе предприниматель не сможет создать отчёт о закрытии ФН, информацию из которого нужно передать в налоговую. Многие модели уведомляют пользователей о необходимости замены фискального накопителя заблаговременно, за 30 дней до завершения периода службы устройства.

Закончилось свободное место в памяти. Согласно закону № 54-ФЗ, фискальные документы должны постоянно храниться в ФН. Сформированные чеки и отчёты невозможно удалить из памяти устройства. Со временем память ФН заполнится, и потребуется замена чипа.

Современные накопители способны вместить до 230–250 тысяч документов. Этого достаточно для того, чтобы каждый день на протяжении трёх лет формировать по двести чеков. Однако если предприниматель пробивает более тысячи чеков в день, то память может заполниться раньше, чем истечёт срок службы устройства.

ФН оказался заблокирован. Блокировка может произойти даже при наличии свободного места в памяти чипа и до того, как истечёт срок действия накопителя. Вот некоторые из причин блокировки:

• предприниматель допустил ошибку при регистрации онлайн-кассы в налоговой службе. Важно тщательно проверять информацию в заявлении о регистрации и перерегистрации ККТ;
• техника не передавала данные в ФНС более 30 дней. Пользователь должен следить за стабильностью подключения к интернету и регулярно оплачивать услуги интернет-провайдера, а также вовремя продлевать договор с оператором фискальных данных;
• кассир не закрыл смену спустя сутки после её начала. Отчёт о закрытии смены должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа после создания отчёта о её открытии.

Кассу передали новому владельцу или данные старого владельца изменились. При регистрации онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе нужно указать ИНН её единственного владельца. Если собственник оборудования решает передать ККТ другому предпринимателю, необходимо перерегистрировать технику в налоговой и произвести замену ФН. Так же стоит поступить в случае, если владелец контрольно-кассовой техники создаёт новое юрлицо и продолжает использовать свою старую онлайн-кассу для расчётов. При передаче техники другому подразделению компании замена устройства не требуется.

Если ИНН владельца аппарата остаётся неизменным, но меняются другие данные, внесённые в регистрационную карточку ККТ (например, наименование компании или информация об ОФД), предпринимателю следует перерегистрировать кассу, но замена фискального накопителя не требуется.

ФН оказался бракованным. При обнаружении заводского брака необходимо связаться с производителем и передать ему чип для экспертизы. Если на устройство распространяется гарантия, поставщик заменит его.

Накопитель сломался. Как и любое другое устройство, ФН может выйти из строя из-за попадания влаги в корпус или замыкания в электропроводке. В этом случае устройство необходимо заменить как можно скорее, чтобы работа торговой точки не останавливалась.

Порядок действий при замене фискального накопителя в кассе

Для замены фискального накопителя в онлайн-кассе можно обратиться в сервисный центр. Специалисты помогут заменить ФН в срок: закрыть архив устройства и перерегистрировать ККТ в налоговой. Например, взять на себя перерегистрацию вашей ККТ с заменой ФН могут сотрудники «Астрал». Подайте заявление на замену фискального накопителя на сайте «Астрал ККТ». Наши специалисты могут выполнить работу в офисе «Астрал» или приехать в ваш магазин.

Закон также разрешает владельцам ККТ самим менять чип. Рассмотрим, как поменять фискальный накопитель в кассовом аппарате самостоятельно.

Шаг 1. Убедитесь в том, что устройство необходимо заменить

Обычно касса уведомляет пользователя о необходимости замены ФН за тридцать дней до окончания срока службы чипа. Если ваша контрольно-кассовая техника не отправляет такие уведомления, проверьте состояние устройства самостоятельно. Для этого сформируйте отчёт о закрытии смены. Если срок действия ФН подходит к концу, в отчёте появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Если память устройства заполнена на 99%, в отчёте будет указано «Память ФН заполнена».

Состояние чипа можно также узнать через ОФД. Чтобы проверить срок службы устройства в Личном кабинете Астрал.ОФД, откройте раздел «Аналитика» и перейдите в подраздел «График замены ФН и ОФД». Внизу страницы представлена информация о ваших ККТ и установленных в них накопителях. В таблице указаны даты замены ФН и продления договора с ОФД.

Шаг 2. Выберите новое устройство

Приобретая ФН, важно соблюдать законодательные требования. Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие специальные режимы налогообложения (например, упрощённую или патентную систему), должны применять накопитель со сроком службы 36 месяцев. Кроме того, чип на 36 месяцев обязаны установить организации и ИП, работающие в сфере услуг.

Продавцам подакцизных товаров потребуется ФН со сроком работы 410 дней. Предприниматели и руководители компаний должны приобрести устройство на 15 месяцев и при регистрации техники в налоговой указать, что ККТ будет использоваться для реализации подакцизных товаров. В результате срок действия чипа автоматически уменьшится до 410 дней.

Если организация или ИП используют онлайн-кассу в автономном режиме, это также должно быть указано в заявлении о регистрации ККТ. Срок службы ФН в таких условиях сокращается. Если вы приобрели накопитель на 15 месяцев, он прослужит только 410 дней, а ФН со сроком действия 36 месяцев — 560 дней.

С 6 августа 2021 года заменять фискальные накопители можно только на новые устройства модели ФН-М. Этот новый тип чипа поддерживает все актуальные форматы фискальных документов: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Благодаря поддержке ФФД 1.2, чип ФН-М можно использовать при продаже маркированных товаров.

Шаг 3. Закройте текущую смену

Создайте на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и распечатайте его. Учтите, что все чеки и отчёты, созданные с использованием онлайн-кассы, на этом этапе должны быть переданы в налоговую инспекцию.

Проверьте поле «Количество непереданных ФД» в отчёте о закрытии смены. Если в этой строке указано число, отличное от нуля, продолжать замену фискального накопителя нельзя. Необходимо восстановить стабильное подключение к интернету и оплатить услуги интернет-провайдера и ОФД, чтобы ККТ отправила документы в налоговую службу. После этого можно продолжить замену устройства.

Узнать статус чеков можно и в Личном кабинете ОФД. Пользователям онлайн-сервиса Астрал.ОФД достаточно перейти в раздел «Чеки» и открыть вкладку «Все чеки». Статус каждого документа отражён в последней колонке таблицы.

Шаг 4. Закройте архив ФН

Создайте на онлайн-кассе отчёт о закрытии фискального накопителя. Способ создания этого отчёта зависит от модели ККТ. Подробные рекомендации по замене ФН представлены в инструкции, прилагаемой к вашему устройству. Сохраните отчёт: впоследствии эти данные потребуются вам для перерегистрации аппарата в ФНС.

Шаг 5. Замените накопитель

Отключите кассу от сети, откройте отсек для накопителя и осторожно извлеките устройство. Перед установкой нового чипа в онлайн-кассу ознакомьтесь с инструкцией по эксплуатации. Порядок замены ФН зависит от модели контрольно-кассовой техники. Будьте аккуратны, чтобы не повредить шлейф ККТ.

Шаг 6. Активируйте новый накопитель

После установки нового ФН включите кассу и создайте отчёт об изменении параметров регистрации. Вам необходимо внести в систему информацию о новом устройстве и проверить данные об операторе фискальных данных. Сведения из отчёта об изменении параметров регистрации понадобятся на следующем этапе замены ФН.

Шаг 7. Перерегистрируйте кассу

Перерегистрация кассы в связи с заменой ФН должна быть произведена в течение 24 часов. Чтобы перерегистрировать технику на официальном сайте ФНС, войдите в свой Личный кабинет ИП или юридического лица. Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», найдите нужный аппарат в списке и нажмите на его регистрационный номер. В появившемся окне нажмите на кнопку «Перерегистрировать».

Заполните заявление о перерегистрации ККТ, указав причину перерегистрации (замена фискального накопителя) и введя данные из сформированных отчётов. В предложенном списке выберите модель нового ФН и введите его заводской номер. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте документ.

Сотрудники налоговой проверят заявление на замену ФН в течение пяти рабочих дней. После его обработки статус техники в вашем Личном кабинете на сайте ФНС изменится на «ККТ перерегистрирована».

Как перерегистрировать кассу в Личном кабинете Астрал.ОФД после замены ФН

Пользователи онлайн-сервиса Астрал.ОФД после замены фискального накопителя могут перерегистрировать ККТ, используя только Личный кабинет сервиса.

1. Перейдите в раздел «Кассы», выберите нужное устройство и нажмите на кнопку «Перерегистрация».
2. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Далее».
3. Выберите причину перерегистрации — «Замена ФН».
4. Система проверит, доступны ли отчёты о закрытии накопителя и об изменении параметров регистрации. Когда документы будут найдены, нажмите на кнопку «Далее».
5. Выберите сертификат электронной подписи и нажмите на кнопку «Отправить».
6. Заявление о перерегистрации будет обрабатываться в течение суток. Ответ налоговой поступит в ЛК Астрал.ОФД.

Чем опасна работа на кассе с просроченным ФН

Согласно закону № 54-ФЗ, регламентирующему использование контрольно-кассовой техники, работа без ФН недопустима. Если налоговая обнаружит, что кассир использует ККТ без накопителя, компанию привлекут к ответственности согласно статье 14.5 КоАП РФ. Сумма штрафа будет зависеть от того, как именно инспектор классифицирует это нарушение: