Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в ФНС

Для работы на онлайн-кассе любой модели необходим фискальный накопитель (ФН). Это устройство хранит в своей памяти все документы, которые сформировал кассир, защищает чеки и отчёты от редактирования и не даёт удалить их. Для того чтобы использовать онлайн-кассу, предприниматель обязан следить за сроком действия и наполненностью ФН и вовремя менять устройство. Перечислим причины, по которым требуется замена ФН, и разберёмся в том, как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно.

Когда нужно менять фискальный накопитель в кассе

Согласно закону № 54-ФЗ, который регулирует применение контрольно-кассовой техники, работать на кассе без фискального накопителя запрещено. Если при проверке магазина налоговая обнаружит, что в онлайн-кассе установлен заблокированный накопитель или ФН нет вовсе, предприниматель будет наказан в соответствии с пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ.

Необходимость заменить фискальный накопитель может появиться по разным причинам. Рассмотрим основные из них.

Истёк срок службы фискального накопителя. Каждый ФН имеет срок службы — 15 или 36 месяцев. Он указан в паспорте устройства. По истечении этого времени фискальный накопитель перестаёт выполнять свою работу: сохранять чеки для передачи их в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Срок службы ФН отсчитывается с момента фискализации кассы. Заменить накопитель необходимо до того, как он заблокируется, иначе предприниматель не сможет сформировать отчёт о закрытии ФН, данные из которого нужно передать в налоговую. Многие модели касс за 30 дней до окончания срока службы ФН предупреждают пользователей о том, что фискальный накопитель требуется заменить.

Закончилось свободное место в памяти ФН. Согласно закону № 54-ФЗ, фискальные документы должны постоянно храниться в памяти накопителя. Сформированные на кассе чеки и отчёты невозможно удалить из устройства. Со временем свободное место на ФН закончится, и накопитель потребуется заменить.

Современные накопители могут вместить до 230–250 тысяч фискальных документов. Этого достаточно для того, чтобы в течение трёх лет каждый день пробивать на кассе по 200 чеков. Однако, если предприниматель часто совершает расчёты и пробивает более тысячи чеков в день, память ФН может заполниться раньше, чем истечёт срок службы устройства.

Фискальный накопитель заблокировался. Накопитель может быть заблокирован, даже если в его памяти ещё есть свободное место, а срок действия не истёк. К блокировке приводят разные причины:

• предприниматель допустил ошибку при регистрации онлайн-кассы в налоговой. Необходимо тщательно проверять данные в заявлении о регистрации ККТ;
• касса больше 30 дней не передавала данные в ФНС. Пользователь должен следить за тем, чтобы подключение к интернет-сети всегда было стабильным. Не забывайте регулярно оплачивать услуги интернет-провайдера и продлевать контракт с ОФД;
• кассир не закрыл смену спустя сутки после её начала. Отчёт о закрытии смены должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа после создания отчёта о её открытии.

Изменились данные владельца кассы. При регистрации онлайн-кассы в ФНС необходимо указать ИНН её единственного владельца. Если собственник техники решает передать её другому предпринимателю, кассу нужно перерегистрировать в налоговой, а фискальный накопитель — заменить. Так же следует поступить, если владелец ККТ собирается учредить новое ООО и продолжать использовать при расчётах свою старую онлайн-кассу. При передаче техники между филиалами одной компании менять накопитель не нужно.

Если ИНН владельца кассы остался прежним, но изменились другие данные, которые были внесены в карточку регистрации ККТ (например, название компании или сведения об ОФД), предприниматель должен перерегистрировать кассу, а заменять ФН на новый не обязательно.

Был обнаружен заводской брак ФН. Если фискальный накопитель неисправен, следует связаться с производителем и передать устройство ему для экспертизы. Поставщик заменит накопитель, если на ФН распространяется гарантия.

Произошла поломка накопителя. Как и любое устройство, фискальный накопитель может повредиться из-за попадания влаги в корпус или замыкания в электропроводке. В этом случае ФН также необходимо заменить.

Порядок замены фискального накопителя

Чтобы заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе, вы можете обратиться в обслуживающую компанию, сотрудники которой сами закроют архив ФН и перерегистрируют кассу в налоговой. Кроме того, закон разрешает менять фискальный накопитель самостоятельно.

Шаг 1. Убедитесь в том, что накопитель необходимо заменить

За 30 дней до окончания срока службы ФН касса оповещает пользователя о том, что накопитель нужно поменять. Если ваша ККТ не присылает такие уведомления, проверьте состояние ФН вручную. Для этого сформируйте на кассе отчёт о закрытии смены. Если срок службы накопителя истекает, в отчёте появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Если память накопителя заполнилась на 99%, в отчёте будет указание «Память ФН заполнена».

Узнать состояние фискального накопителя можно и с помощью ОФД. Чтобы проверить срок службы устройства в Личном кабинете Астрал.ОФД, потребуется открыть раздел «Аналитика» и перейти в подраздел «График замены ФН и ОФД». Внизу страницы дана информация о ваших кассах и установленных в них фискальных накопителях. В таблице указаны даты замены ФН и продления договора с ОФД.

Шаг 2. Выберите новый фискальный накопитель

При покупке фискального накопителя нужно учитывать требования законодательства. Все юрлица и ИП, которые перешли на специальный режим налогового обложения (например, на упрощённую или патентную систему), должны использовать ФН со сроком службы 36 месяцев. Кроме того, накопитель на 36 месяцев необходим всем организациям и индивидуальным предпринимателям из сферы услуг.

Продавцам подакцизных товаров потребуется ФН со сроком работы 410 дней. Предприниматели и руководители компаний должны купить накопитель на 15 месяцев и при регистрации кассы в налоговой указать, что ККТ будет использоваться для продажи подакцизной продукции. В результате срок службы накопителя автоматически сократится до 410 дней.

Если организация или ИП использует онлайн-кассу в автономном режиме, об этом также нужно сообщить в заявлении о регистрации ККТ. Срок службы ФН в таких условиях сокращается. Если вы приобрели фискальный накопитель на 15 месяцев, он проработает только 410 дней, ФН со сроком службы 36 месяцев — 560 дней.

С 6 августа 2021 года заменять фискальные накопители разрешено только на устройства нового образца — модели ФН-М. Новый тип накопителя поддерживает все используемые в настоящее время форматы фискальных данных: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Благодаря поддержке ФФД 1.2 фискальные накопители ФН-М можно использовать при продаже маркированных товаров.

Шаг 3. Закройте текущую смену

Сформируйте на кассе отчёт о закрытии смены и распечатайте его. Обратите внимание на то, что все чеки и отчёты, сформированные с помощью онлайн-кассы, должны быть отправлены в налоговую. Проверьте графу «Количество непереданных ФД» в отчёте о закрытии смены. Если в этой строке стоит не 0, продолжать замену фискального накопителя нельзя. Касса отправит документы в налоговую службу, когда пользователь восстановит стабильное интернет-соединение и оплатит услуги интернет-провайдера и ОФД.

Узнать статус фискальных документов можно и в Личном кабинете ОФД. Пользователям онлайн-сервиса Астрал.ОФД достаточно перейти в раздел «Чеки» и открыть вкладку «Все чеки». Статус каждого документа отражён в последней колонке таблицы.

Шаг 4. Закройте архив накопителя

Сформируйте на онлайн-кассе отчёт о закрытии фискального накопителя. Способы создания этого отчёта различаются в зависимости от модели кассы. Конкретные рекомендации приведены в инструкции, приложенной к вашему устройству. Сохраните отчёт: данные из него позднее потребуются вам для перерегистрации кассы в ФНС.

Шаг 5. Замените фискальный накопитель

Отключите кассу от розетки, откройте отсек для фискального накопителя и аккуратно извлеките устройство. Перед установкой в онлайн-кассу нового накопителя изучите приложенную к нему инструкцию по эксплуатации. Действуйте осторожно, чтобы не повредить шлейф ККТ.

Шаг 6. Активируйте новый накопитель

После установки нового ФН включите кассу и сформируйте отчёт об изменении параметров регистрации. Вам потребуется внести в систему сведения о новом накопителе, а также проверить данные об ОФД. Информация из отчёта об изменении параметров регистрации будет нужна на следующем этапе замены ФН.

Шаг 7. Перерегистрируйте кассу

Перерегистрировать ККТ в налоговой необходимо в течение суток. Для того чтобы перерегистрировать кассу на официальном портале ФНС, войдите в ваш Личный кабинет ИП или юридического лица. Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», найдите в списке зарегистрированной ККТ нужную кассу и кликните по её регистрационному номеру. Во всплывающем окне нажмите на кнопку «Перерегистрировать».

Заполните заявление о перерегистрации ККТ. Укажите причину перерегистрации (замена фискального накопителя) и введите данные из отчётов, сформированных ранее. Из предложенного системой списка выберите модель нового фискального накопителя и впишите его заводской номер. Подпишите заявление с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи и отправьте документ.

Сотрудники ФНС проверят ваше заявление в течение пяти рабочих дней. После обработки документа статус кассы в вашем Личном кабинете на сайте ФНС изменится на «ККТ перерегистрирована».

Как перерегистрировать кассу в Личном кабинете Астрал.ОФД

Пользователи онлайн-сервиса Астрал.ОФД могут перерегистрировать кассу, используя Личный кабинет сервиса. Для этого потребуется перейти в раздел «Кассы», выбрать из списка нужное устройство, заполнить заявление о перерегистрации, подписать его и отправить в ФНС.