Как взять онлайн-кассу в аренду

В 2023 году ККТ — обязательный инструмент для предпринимателей, касса может быть куплена или взята в аренду. Она позволяет соответствовать требованиям законодательства и обеспечить прозрачность финансовой деятельности.

Приобретение собственной физической кассы может быть дорогим и не всегда обоснованным решением, особенно для небольших бизнесов и предпринимателей, поэтому проще взять её в аренду.

В статье мы рассмотрим следующие темы:

• как взять ККТ в аренду;
• какие существуют преимущества, которые даются предпринимателям при прокате онлайн-касс;
• что необходимо приобрести, помимо кассового устройства;
• чем отличается виртуальная ККТ от онлайн-версии;
• какие действия нужно сделать, чтобы взять онлайн-кассу в аренду;
• ответим на самые распространённые вопросы по данной теме.

Разрешена ли аренда кассы по № 54-ФЗ

Закон не содержит запретов на аренду ККТ. Для ККТ существуют требования, которым она должна соответствовать. Можно выделить 3 основных пункта.

Наличие фискального накопителя.
ФН – это устройство, которое используется в составе онлайн-кассы для хранения и защиты фискальной информации. Оно выполняет функцию электронного накопителя данных, где хранятся все документы, такие как чеки, отчёты и т.д.

Фискальный накопитель обеспечивает надёжную защиту информации и предотвращает возможность её потери или фальсификации. Также он позволяет проводить операции по передаче данных налоговым органам для контроля и мониторинга финансовой деятельности предприятия.

Стабильное соединение с Интернетом.
ККТ должна работать бесперебойно. Если онлайн-касса теряет связь, она на время перестаёт отправлять данные и ОФД не высылает подтверждение на чеки. Если подключение к Интернету восстановится в течение 30 дней, все данные спокойно отправятся в ФНС.

Если же этого не произойдёт, ККТ будет заблокирована. Более подробно о блокировке онлайн-касс вы можете прочитать в нашем материале.

Соответствие требованиям ФНС.
Каждая онлайн-касса должна находиться в Реестре ФНС – отдельном списке, который составляет и обновляет налоговая. Вся ККТ, добавленная туда, соответствует № 54-ФЗ.

Чтобы проверить, есть ли ваша онлайн-касса в Реестре, необходимо зайти на официальный сайт ФНС и найти нужную модель.

Открыть Реестр контрольно-кассовой техники

Кто сдаёт и где взять кассу в аренду

Кассы могут сдавать в аренду различные организации или индивидуальные предприниматели. Это могут быть:

• Специализированные компании, которые занимаются обслуживанием и поддержкой кассовых систем.
• Производители кассового оборудования (Эвотор, АТОЛ и т.д.).
• IT-компании, оказывающие услуги по внедрению и поддержке онлайн-касс.
• Другие предприниматели, которые имеют необходимое оборудование и возможность предоставить его в аренду.

Что нужно кроме онлайн-кассы

Помимо самой ККТ, для начала работы с фискальной системой вам понадобятся фискальный накопитель, подключение к ОФД, сканер штрихкодов (для работы с системой «Честный ЗНАК» и ЕГАИС) и кассовое ПО.

Как взять кассу в аренду для ИП

Для тех, чей бизнес не связан с интернет-продажами, есть возможность взять в аренду стационарную онлайн-кассу. Арендодатель может отвечать за доставку, настройку и установку оборудования в торговой точке (в зависимости от возможностей).

Предпринимателю остаётся оплатить арендную плату, приобрести фискальный накопитель и выбрать ОФД. Необходимо учитывать, что касса должна находиться на территории торговой точки.

Аренда кассы для интернет-магазина

Предприниматели, у которых есть свои интернет-магазины, обязаны применять ККТ. Законодательство позволяет брать удалённую кассу в аренду для своего бизнеса. Арендодатель обеспечивает корректную работу устройства.

Удалённые ККТ расположены в дата-центре у организации, предоставляющей услуги аренды. Процесс продажи практически такой же, как и в обычной кассе.

При аренде такого устройства покупателям выдаётся электронный чек. Данные также отправляются в ФНС через ОФД.

Чем отличается облачная касса от онлайн-формата ККТ в аренду

Если вы выбираете использовать стационарное устройство, условия аренды такой онлайн-кассы – оплатить аренду и использовать оборудование (выдавать чеки в магазине или отдавать их курьеру).

В случае с виртуальной (облачной) ККТ — она будет находиться в центре обработки данных и будет подключаться к вашему сайту через Интернет. Её не получится установить в доме или офисе. Также виртуальная онлайн-касса не предназначена для выдачи бумажных чеков.

Если вдруг с ней что-то случится или нужно будет посмотреть информацию, собственник, как правило, сможет контролировать её работу через Личный кабинет.

Условия и порядок аренды ККТ

Чтобы арендовать онлайн-кассу, необходимо соблюсти 5 условий:

1. Сделать квалифицированную электронную подпись (для руководителей – это можно осуществить только в ФНС, для сотрудников – в любом аккредитованном удостоверяющем центре, например, «Калуга Астрал»).
2. Зарегистрироваться в личном кабинете арендодателя.
3. Подписать соглашение о присоединении к сервису и договор с ОФД.



АО «Калуга Астрал» входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ в соответствии с требованиями законодательства.

4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете ФНС.
5. Оплатить тариф и начать работать на ККТ.

Что влияет на стоимость сдачи кассы в аренду

Первый фактор, на который стоит обратить внимание – это возможности тарифа. Если вам требуются дополнения (настройка, обучение пользователей или техническая поддержка, экстренная замена кассы при поломке), это также может повлиять на стоимость аренды.

Второе (немаловажное) – это технические возможности самой ККТ. Чем больше функций имеет кассовый аппарат, тем выше может быть стоимость его аренды. Например, если онлайн-касса поддерживает не только продажи, но и инвентаризацию, учёт расходов, отчётность, то сумма проката вырастет.

Третьим фактором можно выделить количество продавцов и точек продаж. Если у вас есть несколько точек или несколько кассиров, возможно, вам потребуется арендовать не один экземпляр онлайн-кассы, что может также повлиять на стоимость.

Также стоит обратить внимание на тип подключения ККТ. Стоимость аренды может зависеть от того, какая технология используется для подключения онлайн-кассы. Например, аренда ККТ с использованием облачных технологий может быть дешевле, чем аренда кассы, которая будет установлена на торговой точке физически.

Финальным фактором будет продолжительность аренды. Чаще всего она происходит на месячной основе. Однако некоторые поставщики предлагают более длительные сроки аренды, что может повлиять на общую сумму обслуживания. Обычно чем дольше срок аренды, тем меньше стоимость за месяц.

Выгодно ли брать онлайн-кассу в аренду

Если ваш бизнес небольшой и не рассчитан на долгий срок (маленький hand-made или интернет-магазин), лучше брать ККТ в аренду. Если же вы открываете своё дело вдолгую, тогда стоит приобрести онлайн-кассу и пользоваться ей несколько лет (в среднем кассовые устройства работают 5-7 лет)

Какие плюсы и минусы арендованной кассы?

Рубрика «Вопрос – Ответ»