Можно ли взять онлайн-кассу в аренду

В 2025 году ККТ — обязательный инструмент для предпринимателей, включая тех, которые ведут розничную торговлю на рынке. Касса для работы может быть куплена или взята в аренду. Она позволяет соответствовать требованиям законодательства и обеспечить прозрачность финансовой деятельности.

Приобретение собственной физической кассы может быть дорогим и не всегда обоснованным решением, особенно для небольших бизнесов и предпринимателей, поэтому проще взять её в аренду.

В статье мы рассмотрим следующие темы:

• как взять ККТ в аренду;
• какие существуют преимущества, которые даются предпринимателям при прокате онлайн-касс;
• что необходимо приобрести, помимо кассового устройства;
• чем отличается виртуальная ККТ от онлайн-версии;
• какие действия нужно сделать, чтобы взять онлайн-кассу в аренду;
• ответим на самые распространённые вопросы по данной теме.

Можно ли арендовать кассу по № 54-ФЗ и какие условия нужны для её работы

Закон не содержит запретов на аренду ККТ. Для ККТ существуют требования, которым она должна соответствовать. Можно выделить 3 основных пункта.

Наличие фискального накопителя

ФН – это устройство, которое используется в составе онлайн-кассы для хранения и защиты фискальной информации. Оно выполняет функцию электронного накопителя данных, где хранятся все документы, такие как чеки, отчёты и т.д.

Фискальный накопитель обеспечивает надёжную защиту информации и предотвращает возможность её потери или фальсификации. Также он позволяет проводить операции по передаче данных налоговым органам для контроля и мониторинга финансовой деятельности предприятия.

Стабильное соединение с Интернетом

ККТ должна работать бесперебойно. Если онлайн-касса теряет связь, она на время перестаёт отправлять данные и ОФД не высылает подтверждение на чеки. Если подключение к Интернету восстановится в течение 30 дней, все данные спокойно отправятся в ФНС.

Если же этого не произойдёт, ККТ будет заблокирована. Более подробно о блокировке онлайн-касс вы можете прочитать в нашем материале.

Соответствие требованиям ФНС

Каждая онлайн-касса должна находиться в Реестре ФНС – отдельном списке, который составляет и обновляет налоговая. Вся ККТ, добавленная туда, соответствует № 54-ФЗ.

Чтобы проверить, есть ли ваша онлайн-касса в Реестре, необходимо зайти на официальный сайт ФНС и найти нужную модель.

Открыть Реестр контрольно-кассовой техники

Регистрация ККТ при аренде

Арендуя кассу, нужно её зарегистрировать, подав заявление в налоговую. Перед подачей заявления — заключить договор с оператором фискальных данных. После этого арендатор получает регистрационный номер ККТ, формирует отчёт о регистрации и передаёт в налоговую, а затем в ФНС получает карточку регистрации ККТ.

Заявление о регистрации кассы подаётся в налоговую по форме КНД 1110021. Скачать бланк заявления можно по ссылке.

Где можно арендовать онлайн-кассу

Кассы могут сдавать в аренду различные организации или индивидуальные предприниматели. Это могут быть:

• Специализированные компании, которые занимаются обслуживанием и поддержкой кассовых систем.
• Производители кассового оборудования (Эвотор, АТОЛ и т.д.).
• IT-компании, оказывающие услуги по внедрению и поддержке онлайн-касс.
• Другие предприниматели, которые имеют необходимое оборудование и возможность предоставить его в аренду.

Кому подойдёт онлайн-касса в аренду

Эта услуга подходит начинающим ИП, предпринимателям, развивающим сезонный бизнес, а также организаторам мероприятий или краткосрочных акций (например, форумов, фестивалей, ярмарок). Удобна и выгодна аренда онлайн-кассы предпринимателям, которые только вышли на рынок с новым продуктом, тестируют нишу и пока ещё не решили, будет ли им выгодна эта деятельность и стоит ли её продолжать.

С 2025 года использование онлайн-кассы становится необходимым для предпринимателей, ведущих розничную торговлю на рынках. Наличие ККТ – обязательное требование администрации рынков к арендаторам торговых мест. Для ИП, ведущих некрупную торговлю, аренда ККТ может стать выгодным решением.

Что нужно кроме онлайн-кассы

Помимо самой ККТ, для начала работы с фискальной системой вам понадобятся фискальный накопитель, подключение к ОФД, сканер штрихкодов (для работы с системой «Честный ЗНАК» и ЕГАИС) и кассовое ПО.

Также, помимо этого для работы с онлайн-кассой, компании может понадобиться обучение персонала работе с ККТ, а ещё настройка, обслуживание и ремонт кассовой техники и услуги по её регистрации.

Как взять в аренду кассу для ИП

Для тех, чей бизнес не связан с интернет-продажами, есть возможность взять в аренду стационарную онлайн-кассу. Арендодатель может отвечать за доставку, настройку и установку оборудования в торговой точке (в зависимости от возможностей).

Предпринимателю остаётся оплатить арендную плату, приобрести фискальный накопитель и выбрать ОФД. Необходимо учитывать, что касса должна находиться на территории торговой точки.

Аренда кассы для интернет-магазина

Предприниматели, у которых есть свои интернет-магазины, обязаны применять ККТ. Законодательство позволяет брать удалённую кассу в аренду для своего бизнеса. Арендодатель обеспечивает корректную работу устройства.

Удалённые ККТ расположены в дата-центре у организации, предоставляющей услуги аренды. Процесс продажи практически такой же, как и в обычной кассе. При аренде такого устройства покупателям выдаётся электронный чек. Данные также отправляются в ФНС через ОФД.

Чем отличается облачная касса от онлайн-формата ККТ в аренду

Если вы выбираете использовать стационарное устройство, условия аренды такой онлайн-кассы – внести плату и использовать оборудование (выдавать чеки в магазине или отдавать их курьеру).

В случае с виртуальной (облачной) ККТ — она будет находиться в центре обработки данных и будет подключаться к вашему сайту через Интернет. Её не получится установить в доме или офисе. Также виртуальная онлайн-касса не предназначена для выдачи бумажных чеков.

Если вдруг с ней что-то случится или нужно будет посмотреть информацию, собственник, как правило, сможет контролировать её работу через Личный кабинет.

Условия и порядок аренды ККТ

Чтобы арендовать онлайн-кассу, необходимо соблюсти 5 условий:

1. Сделать квалифицированную электронную подпись (для руководителей – это можно осуществить только в ФНС, для сотрудников – в любом аккредитованном удостоверяющем центре, например, «Калуга Астрал»).
2. Зарегистрироваться в личном кабинете арендодателя.

3. Подписать соглашение о присоединении к сервису и договор с ОФД.

   АО «Калуга Астрал» входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ в соответствии с требованиями законодательства.
4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете ФНС.
5. Оплатить тариф и начать работать на ККТ.

Что должно быть в договоре на аренду кассы

Договор об аренде кассового оборудования должен содержать сведения об арендуемой контрольно-кассовой технике (модель, заводской серийный номер), сроке аренды, сумме арендной платы и порядке её внесения, а также права, обязанности и ответственность сторон в случае невыполнения обязательств. Также в документе должен быть отражён порядок изменения договора или его расторжения при необходимости.

Как снять арендованную ККТ с учёта

Чтобы снять с учёта арендованную кассу, на следующий рабочий день нужно сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя, а также получить в налоговой карточку о том, что ККТ снята с учёта. ФНС может снимать ККТ с учёта самостоятельно, если пользователь не передаёт в налоговую данные с онлайн-кассы, а также когда кассовая техника не отвечает вопросам законодательства или когда в ЕГРЮЛ/ЕГРИП появилась запись о прекращении деятельности предприятия. Также касса снимается с учёта, когда срок действия ключа накопителя истёк.

Плюсы и минусы арендованной кассы

Рубрика «Вопрос – Ответ»