Яна Иванова

20 сентября 2024

3994

ОФД

Как выбрать онлайн-кассу для турагентства

В современном мире цифровых технологий для бизнеса становится всё более актуальным вопрос автоматизации и упрощения процессов. Это касается и бизнеса в сфере путешествий. Одним из ключевых инструментов является онлайн-касса для турагентства, которая обеспечивает автоматизацию расчётов, улучшает клиентский сервис и позволяет организовать работу с учётом законодательных требований. Но как сделать правильный выбор среди широкого спектра предложений на рынке?

В этом материале мы рассмотрим ключевые аспекты, которые помогут турагентствам определить, какая онлайн-касса станет оптимальным решением, учитывая их требования и пожелания.

Нужна ли онлайн-касса для турагентства

Согласно № 54-ФЗ, бизнесы, которые оказывают услуги, обязаны использовать кассы, формировать на них чеки и отправлять все данные в ФНС. Данное правило распространяется и на туристические агентства.

Однако есть нюанс. Не использовать онлайн-ККТ турагентство на законных основаниях может только в двух случаях. Первый – если услуги оказываются только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом клиенты должны переводить деньги онлайн только на расчётный счёт.

Второй случай – бизнес находится в труднодоступном месте с плохим интернетом (однако всё равно нужно иметь хотя бы офлайн-кассу).

В каких случаях можно не пользоваться онлайн-кассой

Несмотря на строгие правила, законодательство выделило несколько типов бизнесов, которые могут не использовать ККТ в работе. К ним относятся:

продажа газет и журналов на бумажных носителях;
торговля на рынках и ярмарках;
изготовление металлических изделий;
сельскохозяйственные работы (например, вспашка огорода);
некоторые ИП, которые работают на патентной системе налогообложения;
аптеки в фельдшерских пунктах.

С полным списком организаций, которые могут работать без кассового аппарата, вы можете ознакомиться в ст. 2 Федерального закона № 54.

Несмотря на то что некоторые бизнесы на ПСН имеют право не использовать ККТ, ИП, у которых есть своё турагентство, это запрещено. Они также обязаны использовать кассу при продаже туров клиентам.

Особенности использования ККТ турагентствами

Использование контрольно-кассовой техники турагентствами имеет ряд особенностей, которые обусловлены характером их деятельности и требованиями законодательства. Вот несколько ключевых моментов.

Интеграция с CRM и другими системами
Турагентства часто используют системы управления клиентами и бронирования. Современные ККТ должны легко интегрироваться с ними, чтобы автоматизировать процесс формирования чеков и учёта продаж.

Онлайн-формат и мобильность
Многие турагентства работают не только в офисе, но и на различных мероприятиях, выставках и презентациях. Поэтому возможность использования мобильных касс или онлайн-касс, которые функционируют через интернет, является важным фактором.

Отчётность и аналитика
ККТ должна формировать различные отчёты для анализа продаж, начисления налогов и контроля за финансовыми потоками. Это важно как для внутреннего учёта, так и для сдачи отчётности о проданных турах в налоговые органы.

Внутренние технические возможности самой ККТ
Важно, чтобы касса могла формировать чеки с определёнными реквизитами (ИНН поставщика, признак агента и т.д.), так как предоставляет агентские услуги. Также ККТ должна уметь печатать несколько чеков по причине продажи туров по предоплате.

Как проводить бронирование тура через ККТ

Как мы упоминали выше, часто в турагентствах туры оформляются по предоплате. Именно поэтому на кассе нужно распечатывать два чека – электронный и физический. Это могут быть документы по частичной предоплате или авансу и полной предоплате.

Предоплата – это форма оплаты, при которой денежные средства вносятся до получения товара или услуги. При этом клиент уже определился с тем, что он хотел бы приобрести.

Аванс – это форма оплаты, которая также вносится до получения товара или услуги, но клиент не знает название и объём купленного. Обычно он вносится, чтобы подтвердить намерение что-то точно приобрести и взять обязательство по оплате.

В печатном варианте чека необходимо также указать, что клиент полностью оплатил тур (сумма + аванс/предоплата).

Как проводить возврат денежных средств клиенту

Нередко бывают случаи, когда клиенты внесли предоплату за тур, но потом решили отказаться от него.

В таком случае необходимо оформить возврат денежных средств. Сделать это можно через ККТ, сформировав чек со специальными тегами – признак способа расчёта – полная предоплата или аванс; и признак расчёта – возврат прихода (тег 1054).

Требования к чекам

Чек на продажу тура должен иметь определённые реквизиты.

Название (например, «Экскурсия по ночному Санкт-Петербургу» или «Оплата по договору № …»).
Количество предоставленных услуг.
Цена оплаченного тура, экскурсии и т.д.
ИНН туроператора.
Признак агента (так как туристическое агентство выступает как посредник между клиентом и услугой).
Признак агента по предмету расчёта.

Что такое БСО и как он заменяет онлайн-кассы в туризме

Бланк строгой отчётности – это документ, который используется для учёта и оформления продажи товаров или услуг. Обычно в него включена следующая информация – номер БСО, наименование компании, имя и должность человека, кто оказал услугу; название услуги, дата и время сделки и т.д.

На 2024 года турагентства могут использовать бланк строгой отчётности только в том случае, если он печатается на специальном устройстве с фискальным накопителем. Обычно это может выглядеть как бумажная путёвка со всей информацией, квитанция об оплате экскурсии и т.д.

Какую онлайн-кассу выбрать для турагентства в 2024 году

При выборе онлайн-кассы для туристического агентства следует учитывать основное правило – ККТ должна полностью соответствовать № 54-ФЗ. Также для простоты работы и повышения эффективности бизнеса техника может обладать и другими полезными характеристиками.

Функциональность
Убедитесь, что касса поддерживает функции, необходимые для вашего бизнеса (например, возможность работать с разными валютами, CRM-система, ПО для бронирования и т.д.).

Поддержка различных способов оплаты
Хорошо, если касса поддерживает как наличные, так и безналичные (картами, мобильными платежами) расчёты.

Удобство использования
Интерфейс должен быть интуитивно понятным. Это поможет сократить время на обучение сотрудников.

Техническая поддержка
Обратите внимание на доступность и качество технической поддержки. Быстрая помощь в случае возникновения проблем может сэкономить вам много времени и ресурсов.

Стоимость
Сравните цены на услуги. Учтите не только первоначальные затраты, но и возможные скрытые расходы (абонентская плата, комиссии и т.д.).

Если говорить о типах ККТ, турагентствам удобнее всего использовать три варианта.

Вид ККТ	Преимущества	Недостатки
Смарт-касса	Возможность совмещения функции как ПК, так и кассы. Отличный вариант онлайн-кассы в турагентство для ИП.	Самый дорогой вариант ККТ. Необходимо небольшое обучение сотрудников.
Автономная ККТ	Быстрый расчёт клиентов. Экономия ресурсов за счёт печати маленького чека.	Ограниченный функционал (по сравнению с другими видами).
Фискальный регистратор	Небольшая площадь техники (можно поставить куда угодно). Возможность проверки состояния в любой момент.	Требование обязательного подключения к ПК. Относительно высокая цена (может не подойти для маленького бизнеса).

Выбрать онлайн-кассу для своей торговой точки можно в интернет-магазине «Астрал ККТ». У нас вы найдёте популярные модели смарт-терминалов и фискальных регистраторов, а также сканеры штрихкодов, принтеры для этикеток и расходные материалы.

Требования № 54-ФЗ к онлайн-кассе

Федеральный закон № 54-ФЗ регулирует использование онлайн-касс в России. Вот основные требования, связанные с ККТ по нему.

ККТ должна использоваться всеми индивидуальными предпринимателями и организациями, которые оказывают услуги.
Все кассы перед вводом в эксплуатацию необходимо зарегистрировать в налоговой.
Также ККТ должна передавать фискальные данные в ФНС через ОФД. Для этого ИП и юрлицам нужно заключить договор с оператором фискальных данных.
На каждую финансовую операцию кассе необходимо формировать чек. Сам чековый документ должен содержать в себе обязательные реквизиты. Более подробно об этом вы можете почитать в нашем материале.
Онлайн-касса должна поддерживать формат фискальных данных 1.05, 1.1 или 1.2 (для работы с маркируемыми товарами).

Чтобы все фискальные данные были переданы в ФНС, пользователи ККТ могут купить тариф онлайн-сервиса Астрал.ОФД. Помимо основной функции, сервис обладает такими возможностями, как отслеживание заполняемости фискального накопителя, отправка чеков покупателям по SMS и email, мониторинг работы торговых точек. Также в Личном кабинете сервиса вы сможете проводить аналитику и составлять разного рода отчёты (например, анализ прибыльности торговых точек, сравнение объёмов продаж). А ролевая модель поможет сотрудникам управлять учётными записями и иметь доступ к разным функциям.

Пользователи могут приобрести разные тарифы, исходя из потребностей бизнеса:

«ОФД на год» – стандартный формат работы с оператором фискальных данных. Особенно подойдёт тем, кто работает с ОФД впервые.
«ОФД на 15 месяцев» – отличный вариант, для кого годовая подписка может быть маленькой (например, сфера услуг);
«ОФД на 36 месяцев» – долгосрочный тариф для крупного бизнеса в разных сферах, в том числе и турагентства.

Штрафы за отсутствие онлайн-кассы в турагентстве

Если туристическое агентство нарушит правила работы с ККТ, ему будет начислен штраф в виде денежной суммы (ст. 14.5 КоАП РФ).

Правонарушение	Размер штрафа
Компания не применяет кассу	для должностных лиц – от 25% до 50% от одного расчёта (при этом сумма должна быть более 10 000 рублей); для организаций – от 75% до 100% от одного расчёта (при этом сумма должна быть более 30 000 рублей).
Чек сформирован неправильно (отсутствует название услуги)	для должностных лиц – 3 000 рублей; для организаций – 10 000 рублей.
Фискальные данные не были переданы в налоговую	для должностных лиц – 3 000 рублей; для организаций – 10 000 рублей.
Клиент не получил чек об оплате	для должностных лиц – 2 000 рублей; для организаций – 10 000 рублей.

Частые вопросы

Фискальный накопитель – это устройство, предназначенное для сохранения данных о финансовых операциях в цифровом формате. Оно выполняет ряд ключевых функций:

записывает информацию обо всех операциях, осуществлённых на ККТ;
хранит эти данные и обеспечивает их защиту от взлома и утечки.

В таком случае вы нарушите закон и будете привлечены к административной ответственности. Должностному лицу выпишут штраф в размере от 1 500 до 3 000 рублей, для юрлица – от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Нет, данную информацию можно вообще не указывать в чеке.

Яна Иванова

20 сентября 2024

3994

Статья была полезна?

Да Нет

Комментарии для сайта Cackle

Другие направления

Электронная отчетность Электронная подпись Электронный документооборот Маркировка ОФД