Порядок и правила ведения кассовых операций в Российской Федерации

Ведение кассовых операций в России регулируется законодательством и требует строгого соблюдения установленных правил всеми организациями и индивидуальными предпринимателями. Основные требования касаются работы с наличными средствами, хранения их в кассе, установления кассового лимита и порядка документирования операций. В этой статье мы собрали всю основную информацию о порядке ведения кассовых операций.

Как кассовая дисциплина связана с порядком ведения кассовых операций

Кассовая дисциплина — это совокупность правил и норм, регулирующих операции с наличными деньгами в организациях и у предпринимателей. Для ведения кассовых операций установлены правила учёта и контроля денежных средств, включающие:

1. Регистрацию всех операций с наличными средствами.
2. Обязательное оформление приходных и расходных кассовых ордеров.
3. Соблюдение лимита остатка денежных средств.
4. Ведение кассовой книги и других обязательных документов.

Все указанные требования помогают предотвратить незаконную финансовую деятельность и обеспечить прозрачность денежного оборота.

Соблюдение кассовой дисциплины означает строгое соответствие законодательным нормам, включая локальные нормативные акты организации, которые регулируют специфику кассовых операций в рамках предпринимательской деятельности.

Как государство контролирует ведение кассовых операций

Существует несколько ключевых механизмов, с помощью которых осуществляется государственный контроль:

1. Через налоговые органы. ФНС контролирует соблюдение правил кассовой дисциплины, включая расчёты наличными, хранение денежных средств в кассе и расходование выручки. Нормативной базой для этого служат Федеральные законы «О налоговых органах Российской Федерации» № 943-1, а также «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» № 54-ФЗ.
2. С помощью банков. Банки напрямую не контролируют кассовые операции своих клиентов, однако обязаны оказывать содействие ФНС в рамках программы управления риском легализации доходов и финансирования терроризма, разработанной Центральным банком России. Они отправляют запросы для получения дополнительных сведений и документов от клиентов, а также принимают меры по недопущению сомнительных операций.

Лимит кассы

Организация должна установить кассовый лимит — максимальное количество наличных денег, которое может быть в кассе на конец рабочего дня. Компания сама решает, какой будет эта сумма, исходя из своей деятельности и того, сколько денег приходит и уходит. Есть специальная формула для расчёта лимита:

Лимит кассы обособленных подразделений

Подразделения компании должны соблюдать лимит, который устанавливает для них головное отделение. При этом нужно учитывать следующее:

• Если подразделение сдаёт выручку в банк, лимит для него считается отдельно и не входит в общий лимит компании.
• Если подразделение сдаёт выручку главному отделению, лимит всей компании считается с учётом лимита подразделения.

Превышение лимита кассы

В некоторых случаях можно оставить в кассе больше денег, чем разрешено. Например, в дни зарплаты или стипендий, а также в выходные и праздники, если компания работает в это время.

Лимит расчётов наличными

Существует лимит не только на объём наличных средств в кассе, но и на наличные расчёты между ИП и организациями. Этот лимит составляет 100 тысяч рублей в рамках одного договора.

Ограничение распространяется не только на средний и крупный бизнес, но и на другие организации при расчётах между собой. Физическим лицам и самозанятым (без статуса ИП) соблюдать этот лимит не нужно.

Важно отметить, что для соблюдения лимита количество платежей не имеет значения. Можно передать 100 тысяч рублей как за один раз, так и за несколько. Главное, чтобы общая сумма наличных расчётов не превышала установленный лимит.

Кто отвечает за ведение кассовых операций

Операции с наличными выполняют кассовые субъекты: кассиры, бухгалтеры, продавцы или другие сотрудники, назначенные руководителем на эту должность. Назначение оформляется соответствующим приказом, в котором указываются:

• информация о сотруднике;
• название должности;
• данные сотрудника, который будет заменять старшего кассира в случае его отсутствия.
• сведения о сотруднике, ответственном за контроль над соблюдением порядка проведения операций (обычно это главный бухгалтер).

Если в компании или у ИП работает несколько кассиров, один из них назначается старшим.

Документы для оформления кассовых операций

Для этих целей используют следующие документы:

1. Приходный кассовый ордер — оформляется при поступлении наличных денег в кассу.
2. Расходный кассовый ордер — используется при выдаче наличных средств.
3. Кассовая книга — ведётся для учёта всех операций с наличными деньгами.
4. Отчёты кассира-операциониста — формируются в конце рабочего дня и отражают все проведённые операции.

Кто заверяет документы

Документы, связанные с кассовыми операциями, заверяет уполномоченный сотрудник. Для этого ему предоставляют соответствующие права.Также его снабжают печатью (штампом), которая служит подтверждением совершения операций на документах.

Способы оформления документов

Предусмотрено два способа оформления кассовых документов: на бумажном носителе или в электронном виде.

Бумажные документы могут быть заполнены вручную или с использованием технических средств, таких как компьютер. Они должны быть подписаны собственноручно. В бумажные документы, кроме приходных и расходных кассовых ордеров, можно вносить исправления, указывая дату внесения изменений, а также фамилию и инициалы лица, внёсшего изменения, и ставить его подпись.

Электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями, и после подписания внесение исправлений в них запрещено.

Правила ведения кассовых операций

Порядок осуществления кассовых операций регулируется Указанием Центрального Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Приём наличных

Деньги принимает кассир на основе приходного кассового ордера (ПКО). Перед тем как принять наличные, кассир должен проверить:

• подписи на документах;
• совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере;
• есть ли все документы, которые указаны в ПКО.

Если всё в порядке, кассир подписывает ПКО, ставит печать на квитанции, отрывает её и отдаёт тому, кто внёс наличные.

При этом важно, чтобы пересчёт купюр был виден тому, кто их вносит. Кассир должен обратить внимание на состояние купюр: настоящие ли они, повреждены ли и насколько сильно.

Выдача наличных

Чтобы выдать наличные из кассы, необходимо заполнить расходный кассовый ордер (РКО). Затем кассир должен проверить:

• подпись главного бухгалтера или бухгалтера (если главного бухгалтера нет, то подпись руководителя), её соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

Также перед выдачей денег кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, указанных в РКО.

Подготовив нужную сумму, кассир передаёт РКО получателю для подписи. При этом кассир пересчитывает подготовленную сумму так, чтобы получатель мог это видеть. Деньги выдаются полистно или поштучно в сумме, указанной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Как и ПКО, РКО обычно хранятся в течение пяти лет в соответствии с правилами, установленными руководителем организации.

Выдача заработной платы

В момент выплаты сотрудники должны получить платёжную (расчётно-платёжную) ведомость, а также единый расходный кассовый ордер на фактически выплаченную сумму. Документы нужно выдать в последний день выплаты зарплаты, либо раньше, если все работники уже получили деньги.

В РКО не нужно указывать имя, фамилию и отчество получателя, а также реквизиты документа, удостоверяющего его личность.

Руководитель определяет срок выдачи зарплатной наличности и указывает его в ведомости. Этот срок не может превышать пять рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Работник должен расписаться в ведомости.

Выдача наличных подотчётных денежных средств

Средства, которые выдаются сотрудникам под отчёт, предоставляются по заявлению (распорядительному документу) от руководства. Заявление составляется в свободной форме. Оно может быть на одного или нескольких сотрудников одновременно.

Информация, которую нужно указать в заявлении:

• сумма;
• для каких целей запрашиваются деньги;
• предполагаемый срок использования денежных средств;
• подпись руководителя.

Когда срок использования денег закончится, сотрудники должны отчитаться перед начальством. Руководство может установить свои сроки для сдачи отчётов и прописать их во внутренних правилах компании. Отчёты о командировках сдают в течение трёх дней после возвращения из командировки.

Если наличные выдаёт (принимает) обособленное подразделение

Когда головная организация получает наличные от своих обособленных подразделений, она использует ПКО. Если наличные выдаются обособленным подразделениям, оформляется РКО.

Выдача денежных средств по доверенности

Выдача денег по доверенности происходит через представителя, действующего от имени и в интересах другого лица на основании полномочий, указанных в доверенности. Доверенность должна быть оформлена письменно, содержать дату её совершения и юридические реквизиты обеих сторон. Срок действия доверенности не может превышать трёх лет, а если срок не указан, то доверенность действительна до одного года или до отмены её лицом, выдавшим доверенность.

Доверенность на получение заработной платы, вознаграждений, пенсий, пособий и стипендий может быть удостоверена не нотариально, а уполномоченными лицами компании, в которой работает доверитель, либо другими организациями.

Применение контрольно-кассовой техники (ККТ)

Организации и индивидуальные предприниматели, которые ведут расчёты на территории России, должны использовать ККТ, если иное не предусмотрено Федеральным законом № 54-ФЗ.

Изменения в правилах ведения кассовых операций

С момента своего утверждения Указанием Центрального Банка России № 3210-У законы кассовых операций претерпевали существенные изменения дважды: сначала в 2017, а потом в 2020 году. Изменения в правила были внесены сначала Указанием ЦБ РФ от 19 июня 2017 года № 4416-У, а затем Указанием ЦБ РФ от 5 октября 2020 года № 5587-У.

Поправки в порядок ведения кассовых операций затронули все типы хозяйствующих субъектов:

• ИП и юрлиц, включённых в реестр МСП (о том, по каким критериям определяются малый и средний бизнес, читайте в специальной статье);
• крупные организации;
• компании с обособленными подразделениями;
• лиц, применяющих ККТ или бланки строгой отчётности;
• работодателей, которые выдают деньги сотрудникам под отчёт.

Рассмотрим изменения в порядке ведения кассовых операций на территории РФ за последние годы подробнее.

Идентификация получателя денежных средств

Как было. Выдавая деньги, кассир обязан проверить документ, подтверждающий личность получателя.

Что изменилось. Кассир должен убедиться, что наличные деньги получает именно тот человек, чьё имя указано в РКО. Больше не нужно проверять документы, удостоверяющие личность получателя.

Выдача денег под отчёт

Как было. Чтобы выдать сотруднику наличные деньги под отчёт для расходов, связанных с деятельностью юридического лица или индивидуального предпринимателя, необходимо оформить РКО на основании письменного заявления сотрудника или распорядительного документа руководителя. В заявлении или распорядительном документе должна быть указана сумма наличных и срок, на который они выдаются, а также стоять подпись руководителя и дата.

Если сотрудник составляет заявление на выдачу наличных, то он может указать сумму и срок самостоятельно, а руководитель только подпишет документ и поставит дату.

Также допускается выдача наличных под отчёт, даже если получатель ещё не отчитался по предыдущему авансу.

Что изменилось. Правила проведения расчётов остались прежними, за исключением двух моментов:

1. В одном распоряжении может быть указано несколько сумм для выдачи одному или нескольким подотчётным лицам.
2. Компания может сама устанавливать срок сдачи авансового отчёта. Раньше требовалось сдать его в течение трёх дней после того, как закончился срок, на который выдали деньги. Теперь это правило отменили.

Требования к автоматическим устройствам для приёма и выдачи денег

Как было. Программно-технические средства должны уметь распознавать банкноты по четырём защитным признакам, которые определены нормативным документом Центрального банка.

Что изменилось. Определение «программно-технические средства» изменено на «автоматические устройства для приёма и выдачи денег без работников. Согласно новым требованиям, такие устройства должны принимать и выдавать банкноты, а также распознавать не менее четырёх машиночитаемых защитных признаков, указанных в абзацах 14–19 пункта 1.1 положения ЦБ от 29 января 2018 года № 630-П, по всей площади денежного знака.

Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений

Как было. Компания, у которой есть обособленные подразделения (ОП), может сама решать, как и когда отправлять копии страниц кассовых книг этих филиалов в главный офис, учитывая при этом сроки подготовки бухгалтерской отчётности.

Что изменилось. ОП могут не вести кассовую книгу, если они не оставляют деньги у себя, а передают их в кассу головной компании.

Депонирование зарплаты

Как было. В день, когда заканчивается выдача наличных денег для зарплаты, кассир отмечает в расчётной ведомости напротив имён сотрудников, не получивших зарплату, что деньги были депонированы. Затем он суммирует выданные и депонированные средства и указывает итоговые суммы.

Что изменилось. Теперь в платёжной ведомости больше не нужно отражать факт депонирования зарплаты, которую не успели выдать вовремя.

Проверка банкнот при их приёме и выдаче

Обновлённые правила действуют с 20 ноября 2020 года. Когда кассир принимает банкноты, он должен убедиться, что они настоящие и не повреждены. Можно принимать купюры с небольшими дефектами, такими как потёртости, надписи, проколы, утраченные углы или края.

Если банкнота имеет серьёзные повреждения, например, посторонние надписи из двух и более символов, утраченный угол размером более 32 квадратных миллиметров или оторванный край длиной 7 миллиметров и более, кассир не должен выдавать её клиенту. Такие купюры необходимо сдать в банк.

Изменения с 1 октября 2024 года

1 октября 2024 года вступают в силу изменения, внесённые Указанием ЦБ РФ от 9 сентября 2024 года № 6658-У. Нововведения касаются правил обмена банкнот и монет одного номинала на банкноты и монеты другого номинала, а также порядка приёма наличных средств, полученных в банке:

1. Оформление обмена купюр и монет. Кассиры обязаны выдавать квитанцию при обмене купюр и монет одного номинала на другой. В квитанции необходимо указать название юридического лица или ФИО предпринимателя, дату операции, сумму цифрами и прописью, а также поставить подпись.
2. Приём денег для размена. Под наблюдением вносителя кассир должен пересчитать сумму и проверить платёжеспособность купюр. После выдачи суммы кассир также обязан пересчитать её и проверить банкноты. Запрещается выдавать повреждённые купюры.
3. Приём денег из банка. Кассир может принимать наличные, полученные в банке, в мешках с монетами или упаковках с банкнотами. Необходимо проверять целостность упаковки, наличие реквизитов на пломбах, оттисках и клише.

Меры наказания за несоблюдение кассовой дисциплины

За несоблюдение требований к работе с наличными средствами отвечает Федеральная налоговая служба. В случае выявления нарушений с компании или индивидуального предпринимателя могут быть взысканы штрафы.

Повторные нарушения могут повлечь за собой ужесточение мер ответственности: увеличенный штраф, а также дополнительные меры воздействия, такие как приостановление деятельности организации или дисквалификация руководителя.

Во избежание штрафов и иных санкций необходимо соблюдать правила кассовой дисциплины. Если вы применяете ККТ, убедитесь, что требования законодательства по кассе также соблюдены. Инструкция по регистрации онлайн-кассы есть у нас на сайте.

Кто может рассчитывать на упрощённый порядок работы с кассой

Порядком организации кассовых операций в России предусмотрены послабления для ИП, в рамках которых можно:

• не ограничивать сумму, которая может оставаться в кассе;
• тратить выручку на свои нужды без ограничений;
• не вести кассу и не оформлять документы для учёта операций с наличными, если предприниматель ведёт учёт доходов и расходов в специальной книге.

Кроме того, ИП и организации, представляющие малый бизнес, могут не устанавливать лимит кассы. Это правило закреплено в п. 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Чтобы воспользоваться этой возможностью, нужно отразить в положении о кассовых операциях в организации информацию о том, что лимит остатка денег в кассе не устанавливается. В противном случае лимит автоматически будет равен нулю.