Отправка чеков через ОФД

Закон № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники обязывает предпринимателей передавать ФНС сведения обо всех операциях, которые были совершены с помощью онлайн-кассы. Посредником между налоговой службой и продавцом, который пробивает чек, становится оператор фискальных данных (ОФД). Разберёмся в том, какие возможности ОФД даёт предпринимателю и как компания может избежать штрафа за непередачу чека в ФНС.

Как фискальные данные попадают в ФНС

Для того чтобы онлайн-касса автоматически отправляла чеки в налоговую службу, владельцу техники необходимо подписать договор с лицензированным оператором фискальных данных, установить в аппарат фискальный накопитель (ФН) и подключить кассу к интернету.

Фискальный накопитель — это устройство, в памяти которого хранятся все чеки и отчёты, сформированные с помощью кассы. ФН не даёт пользователю изменять и удалять записанные данные. Налоговая разрешает использовать только те накопители, которые внесены в специальный реестр, размещённый на официальном сайте ФНС.

После того как кассир пробивает чек, информация об этом поступает оператору фискальных данных. Если интернет-соединение стабильно, касса сразу передаёт данные в ОФД. Если подключения к сети нет, документы продолжают записываться на фискальный накопитель, а в базу оператора фискальных данных попадают только тогда, когда интернет-связь восстанавливается. Предпринимателю необходимо контролировать качество интернет-соединения: если касса не будет отправлять данные в ФНС в течение 31 дня или дольше, фискальный накопитель заблокируется, а работать на ККТ без него запрещено.

Рассмотрим процесс передачи данных от кассы в налоговую через ОФД более детально.

Штрафы за непередачу данных в ФНС

Если информация о пробитых чеках не была отправлена в ФНС, кассиру и его руководству грозит наказание в соответствии со статьёй 14.5 КоАП РФ . Должностные лица и ИП получат штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей, юридическим лицам придётся заплатить от 5 до 10 тысяч рублей.

Если налоговая обнаружит, что предприниматель не просто не передаёт данные в ФНС, а работает без онлайн-кассы, размер штрафа будет другим. Для должностных лиц и ИП он составит от 25 до 50% от суммы расчёта, но не менее 10 тысяч рублей, для юридических лиц — от 75 до 100% от суммы расчёта, но не менее 30 тысяч рублей.

Отправка электронных чеков с помощью ОФД

Согласно закону № 54-ФЗ, при расчёте с покупателем кассир обязан выдать клиенту бумажный чек или отправить электронный. При этом заменить обычный документ электронным продавец имеет право только в том случае, если:

• потребитель согласился получить электронный чек вместо бумажного;
• покупатель заранее сообщил кассиру свой телефонный номер или email.

В электронном чеке должны содержаться все обязательные реквизиты: дата и время расчёта, перечень оплаченных товаров или услуг и их стоимость, фискальный признак документа. Такие чеки приравниваются к бумажным, которые печатает онлайн-касса. С помощью электронного чека потребитель может обменять или вернуть товар.

Не все онлайн-кассы поддерживают функцию отправки чека на email. Если клиент требует прислать ему электронный чек, продавец обязан отправить потребителю СМС-сообщение, а не письмо на электронную почту. Однако доставку чеков на email можно организовать с помощью онлайн-сервиса Астрал.ОФД — разработки сертифицированного оператора фискальных данных «Калуга Астрал».

Как отправить чек с помощью СМС

Чтобы присылать чеки на телефон своих клиентов, продавец должен подключить функцию отправки СМС-сообщений. Для этого предпринимателю нужно приобрести пакет СМС в Личном кабинете Астрал.ОФД. Пользователям сервиса доступны пакеты на 100, 200, 500 и 1 тысячу СМС-сообщений.

Во время расчёта с покупателем на онлайн-кассе продавцу нужно указать, что ему необходимо сформировать электронный чек, и выбрать вариант отправки с помощью СМС. После того как кассир закроет чек, клиент получит сообщение с электронным документом. Из-за ограничения размера для СМС-сообщений в таком чеке будут отражены не все данные. В сообщении будет содержаться информация, подтверждающая оплату:

• регистрационный номер кассы;
• стоимость покупки;
• дата и время транзакции;
• фискальный признак документа;
• ссылка на сайт, на котором можно посмотреть или скачать кассовый чек с полной информацией.

Как отправить чек на электронную почту

Опция отправки чеков на электронную почту доступна всем клиентам Астрал.ОФД автоматически и не требует дополнительной оплаты. Если касса поддерживает эту функцию, продавцу достаточно ввести email клиента при формировании чека, после чего ОФД отправит документ.

Пользователи Астрал.ОФД могут отправить чек на email или с помощью СМС даже после пробития заказа. Для этого потребуется:

1. Войти в Личный кабинет онлайн-сервиса Астрал.ОФД.
2. Открыть раздел «Чеки» и перейти на вкладку «Все чеки».
3. Нажать на строку с нужным чеком, а после кликнуть по кнопке «Отправить».



4. В открывшемся окне указать email или номер телефона покупателя и снова нажать «Отправить».

Загрузка чеков из базы ОФД в 1С

Пользователи Астрал.ОФД имеют возможность скопировать все чеки и отчёты из Личного кабинета сервиса в базу программы 1С. Для этого владельцу кассы достаточно приобрести и запустить модуль «Обмен с 1С». Функция обмена с ОФД доступна для следующих конфигураций 1С:

• 1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 (Базовая, Проф, Корп, 1С:FRESH);
• 1С:Предприниматель, ред. 3.0 (Базовая, 1С:FRESH);
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, ред. 3.0 (Базовая, Проф, Корп, 1С:FRESH);
• 1C:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, редакция 3.0;
• 1С:БизнесСтарт (только тариф «Бизнес»);
• 1С:Предприятие 8. Общепит, редакция 3.0.

Благодаря обмену с Астрал.ОФД пользователь продолжит работу с фискальными данными с помощью инструментов программы 1С. Предприниматель сможет не просто просмотреть все сформированные на кассе чеки, а рассортировать платежи по способам оплаты, сменам и кассирам и проанализировать информацию о размере выручки и сумме возвратов. Кроме того, интерфейс 1С позволяет подготовить ABC- и XYZ-анализ.

Почему касса не отправляет чеки ОФД

Касса не подключена к интернету

Интернет-соединение может исчезнуть из-за того, что владелец кассы вовремя не заплатил за услуги провайдера. Кроме того, на стабильность подключения к сети влияют слабый сигнал роутера, электромагнитные помехи, обрыв проводных коммуникаций, отключение электричества или сбой настроек соединения.

Что делать: кассир может продолжить обслуживать покупателей и выдавать им бумажные чеки. Вся информация о расчётах сохранится в фискальном накопителе и отправится оператору, когда проблемы со связью будут решены. Продавец может перезагрузить роутер, проверить, есть ли задолженность перед провайдером, позвать системного администратора.

Неисправна касса или фискальный накопитель

Проблема может заключаться в поломке кассового аппарата или фискального накопителя. ПО онлайн-кассы может дать сбой, а накопитель — заблокироваться.

Что делать: вне зависимости от причины поломки, продолжать торговлю с неисправной кассой или ФН запрещено. Даже если чек удастся напечатать, он будет недействительным. Владельцу оборудования необходимо обратиться к поставщику ККТ для проведения гарантийного ремонта. Для того чтобы продолжать обслуживать покупателей в таких ситуациях, стоит установить в торговой точке резервную кассу.

Неполадки на сервере ОФД

Иногда причиной, из-за которой ОФД не передаёт данные в ФНС, становятся неисправности и ошибки, допущенные оператором фискальных данных.

Что делать: свяжитесь с оператором и узнайте, когда восстановят соединение с сервером.