Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы в личном кабинете налоговой
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Для соблюдения статей Федерального закона № 54-ФЗ предприниматели, использующие ККТ, должны поставить всю контрольно-кассовую технику на учёт ФНС, чтобы контролирующий орган мог отслеживать проведение платёжных операций по каждой кассе в режиме реального времени. Представляем пошаговую инструкцию по регистрации онлайн-кассы в личном кабинете налоговой.

С 2025 года при замене фискального накопителя и перерегистрации ККТ согласно внесённым изменениям в статью 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновлён порядок процедуры. По новым правилам она занимает 5 дней вместо 10. С сентября 2025 года перерегистрировать ККТ можно путём подачи заявления через портал Госуслуг, а также через производителя ККТ.

Отправлять заявление о перерегистрации онлайн-кассы в налоговую больше не нужно, поскольку можно ограничиться отправкой отчёта об изменении параметров регистрации через оператора фискальных данных (ОФД), сформированного при замене фискального накопителя.

Ещё одно нововведение, которое вступило в силу в 2025 году, состоит в том, что налоговые органы позволяют снимать ККТ с учёта в одностороннем порядке, если во время проверок к онлайн-кассе не будет предоставлен доступ.

Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что она входит в реестр ККТ, одобренный ФНС, а также купить фискальный накопитель (ФН), который хранит всю информацию по кассе, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД.

Подробнее о том, как выбрать кассовую технику, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс, сроках фискальных накопителей и на что нужно обратить внимание при покупке.
Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют по каждой модели и помогут с установкой.

После выбора и покупки кассовой техники нужно подключить её к компьютеру, настроить программное обеспечение и подключение к интернету. Затем заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на передачу данных о платёжных операциях с кассы в налоговую службу для отслеживания дохода организаций, чтобы контролировать проведение расчётов, пресекать проведение денежных средств мимо кассы.

ОФД — это компания-оператор, обеспечивающая связь между владельцем онлайн-кассы и ФНС, у которой имеется разрешение от налоговой на хранение и передачу фискальных данных (чеки, отчёты с касс). Список аккредитованных операторов размещён на сайте налоговой.

Узнать про ОФД, для чего нужен и преимущества работы с ним можно в нашей статье.

Для заключения договора с ОФД и регистрации касс онлайн в ФНС потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). После подписания электронной подписью договор нельзя будет редактировать и что-то исправлять, она защищает документ от изменений после заверения.

Получить квалифицированную электронную подпись для возможности регистрации и заключения договоров онлайн можно в УЦ «Калуга Астрал». Мы поможем с выпуском УКЭП для юрлица и ИП с помощью услуги Получение КЭП в ФНС под ключ. Для выпуска подписи физлица рекомендуем воспользоваться сервисом Астрал-Подпись или 1С-ЭТП, если работаете с программой 1С.

Процесс регистрации онлайн-кассы на сайте требует внимательности. Если допустить ошибки, они приведут к помехам при применении ККТ и могут даже вывести из строя фискальный накопитель.

Разберём шаг за шагом, как правильно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Шаг 1. Подготовка документов

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, нужно подготовить заявление по форме КНД-1110061, а также паспорт кассы, паспорт фискального накопителя и договор с оператором фискальных данных.

В заявлении указывается причина регистрации/перерегистрации ККТ, данные о регистрируемой технике, а также сведения о заявителе.

Шаг 2. Подача заявления на сайте ФНС

Для этого нужно выбрать раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» на сайте Федеральной налоговой службы. На открывшейся странице следует выбрать «Зарегистрировать ККТ», а далее открыть «Заполнить параметры заявления вручную» и вписать в строки модель кассы, адрес места расположения ККТ, наименование места использования (название торговой точки).

После этого заполнить сведения о ККТ (серия кассы, заводской номер ФН). Эти данные есть в базе ФНС, поэтому сразу после заполнения автоматически запускается проверка на наличие номера в базе, не зарегистрирован ли этот номер на другого пользователя.

Шаг 3. Введение особых параметров применения ККТ

Для этого в окне, открывшемся после заполнения всех данных, нужно указать требуемые параметры. Например, если торговая точка располагается в отдалённой местности и имеются проблемы с интернет-подключением, ставится галочка напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Полный перечень таких территорий, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, указан в п.2 № 54-ФЗ. В таких случаях, данные о торговых операциях отправятся в налоговую только при замене фискального накопителя.

Важно! Если сразу не выбрать какой-либо подходящий пункт, то потом уже указать эти данные не получится. Нужно внимательно просматривать особые параметры.

Шаг 4. Выбор ОФД из списка

На этом этапе нужно выбрать ОФД, с которым вы заключили договор на предоставление услуг, из предложенного списка, а затем нажать «Подписать и отправить», чтобы анкета отправилась на проверку ФНС.

Если ещё не выбрали оператора, то найти его можно в реестре, куда входят аккредитованные ОФД с разрешением от ФНС на обработку данных.

Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» соответствует всем требованиям, предъявляемым к операторам фискальных данных, имеет лицензии Роскомнадзора, ФСТЭК и ФСБ. Работает со всеми моделями касс и фискальных накопителей из официального реестра ФНС, использует надёжные серверы для безопасной передачи информации.

Шаг 5. Введение регистрационного номера

Для этого в настройках нужно зайти в режим администрирования или сервисный режим, в зависимости от модели ККТ. Регистрационный номер 16-значный, первые 10 символов — порядковый номер аппарата, последние 6 — проверочное контрольное число, которое позволяет убедиться, что номер не подделан.

Шаг 6. Заполнение отчёта о регистрации ККТ

Как только будут введены цифровые параметры регистрации в кассовый аппарат, нужно распечатать чек, в котором указаны данные фискализации (ФП или ФПД) — фискальный признак документа, число из 10 цифр.

Эти цифры вводятся в окошко «Отчёт о регистрации ККТ…» на сайте ФНС, в строку «Фискальный признак». Далее в этом же окошке в строке «Дата, время получения фискального признака» нужно указать номер и дату из чека и нажать кнопку «Подписать и отправить».

Шаг 7. Получение карточки регистрации

Если все шаги выполнены без ошибок, пользователь получит карточку регистрации, подписанную УКЭП. Для работы с ККТ достаточно иметь эту карточку в электронном виде, чтобы в нужный момент зайти в личный кабинет на сайте ФНС и посмотреть данные.

Важно! До получения карточки нельзя пробивать чеки, потому как регистрация не пройдена, документы не будут переданы в ОФД и ФНС. И по истечении 30 дней касса будет заблокирована, а предпринимателю выпишут штраф.

Срок формирования карточки составляет 5 рабочих дней. Данные из карточки регистрации нужно ввести в личном кабинете сервиса ОФД, чтобы можно было передавать информацию с ККТ в налоговую и работать с кассой.

Пользователи «Астрал.ОФД» могут получить регистрационный номер от ФНС через Личный кабинет сервиса. Комплексный вариант «регистрация кассы в ФНС и ОФД» позволяет сразу зарегистрировать кассу в налоговой и поставить на учёт у оператора, а специалисты компании помогут с настройкой ККТ и ПО.

Зарегистрировать ККТ можно не только на сайте ФНС, но и лично посетив отделение налоговой инспекции. Для этого нужно подготовить пакет документов:

  • заявление по форме;
  • паспорт лица, подающего документы;
  • технический паспорт фискального накопителя и кассовой техники;
  • договор с оператором фискальных данных;
  • договор аренды офиса или торгового помещения, где фактически будет находиться касса;
  • печать организации.

Если регистрируется не одна касса, а несколько, то для каждого аппарата должен быть собственный набор документов.

Приняв документы, налоговая инспекция обязана внести данные ККТ в свой реестр и выдать её обладателю регистрационный номер кассовой техники.

В основном ошибки случаются из-за невнимательности. Например, неправильно введён регистрационный номер или ИНН, и расходятся регистрационные данные, сбиваются настройки ККТ, фискальный накопитель становится непригодным для работы. Разберём частые ошибки при регистрации.

  • Расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы

    Возникает при неверном указании регистрационных данных на сайте ФНС или в самой кассе, из-за чего налоговой будет предоставляться недостоверная информация и это повлечёт за собой нарушение порядка применения ККТ. Отследить расхождения можно по чекам.

    В случае несоответствия необходимо перерегистрировать кассу не позднее одного рабочего дня, следующего за днём изменения сведений, внесённых в журнал учёта и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверит достоверность вносимых сведений, пользователь получит новую карточку регистрации ККТ.

  • Неверный ввод регистрационного номера

    Эту ошибку можно решить только заменой фискального накопителя, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя.

  • Неправильное указание ОФД

    В этом случае касса будет работать, но порядок применения ККТ будет нарушен, поскольку оператор не сможет предоставить данные из чеков. Отследить это можно в личном кабинете сервиса. В этом случае кассу нужно перерегистрировать, подав заявление в ФНС.

Специалисты Астрал.ОФД помогут вам провести регистрацию ККТ без ошибок. Доверив процесс регистрации экспертам, вы можете быть уверены в том, что ваша контрольно-кассовая техника будет зарегистрирована в кратчайшие сроки с соблюдением всех требований законодательства. Также ваше программное обеспечение и оборудование будут правильно настроены и полностью готовы к работе, а при регистрации у вас не возникнет ни одной из ошибок, описанных нами ранее.

Наши специалисты готовы оказать вам помощь в регистрации ККТ, получении электронной подписи, заключении договора с оператором фискальных данных Астрал.ОФД. Благодаря подключению к ОФД вы получите полную аналитику данных, передаваемых в налоговую, и сможете быстро обнаружить ошибки в работе кассы, если они возникнут.

Купить ОФД можно на 1 год, 15 месяцев или 36 месяцев, а также воспользоваться услугой продления Астрал.ОФД на более длительный период.

Адрес места установки кассы выбирается из справочника Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). Если его там нет, нужно обратиться в администрацию района и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

Регистрация ККТ в налоговой при подаче заявления личным визитом в её отделение занимает 5 рабочих дней.

Причинами для отказа могут стать: отсутствие нужных документов на технику, регистрация модели, которой нет в государственном реестре, отсутствие договора с ОФД, а также ситуации, когда кассовый аппарат находится в розыске.

Нет, сделать это без электронной подписи невозможно. ЭП должна быть оформлена на имя индивидуального предпринимателя или руководителя компании.

Автор Александра Кадынцева

Александра Кадынцева

26 февраля 2025
26305
0
0
0
0
0
Читайте по теме
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

Евгения Мемрук
Практикующий бухгалтер, руководитель аутсорсинговой компании и онлайн-школы «Бизнес и налоги», блогер и преподаватель
Опубликован законопроект о налоговых изменениях: обзор ключевых положений (НДС, УСН, акцизы). Читайте разбор законопроекта
Получите электронную подпись для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО
autohello-finger