Какой ОФД выбрать — какие есть операторы фискальных данных и кто лучше

Согласно ФЗ №54 «О применении ККТ», все предприниматели обязаны выбрать оператора ФД — ОФД — и заключить с ним договор, а также:

• использовать онлайн-кассу при проведении расчётов с покупателями;
• передавать информацию о чеках в Федеральную налоговую службу, чтобы она могла отслеживать доходы каждой организации.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это компания, которая получает, обрабатывает и передаёт данные о чеках в налоговую по защищённым каналам связи.

Онлайн-касса формирует не только чеки, но и различные отчёты (о регистрации или перерегистрации ККТ, об открытии и закрытии смены) — все эти документы называются фискальными. Оператор обязан сохранять конфиденциальность и обеспечивать их защиту при передаче.

Перечень операторов, которые полноправно могут получать и обрабатывать информацию, размещён на интернет-портале налоговой. Все ОФД, находящиеся в списке, имеют разрешение на работу и соответствуют всем требованиям.

Чтобы определиться, какой ОФД выбрать для работы, сначала нужно разобраться, как он работает, какие функции выполняет и чем ещё полезен для бизнеса. В статье расскажем всё об операторах фискальных данных, чтобы знать, на что ориентироваться при выборе.

Изменения в работе ОФД

В 2023 году российские предприниматели столкнулись с новыми требованиями, связанными с использованием кассовых аппаратов и работой операторов фискальных данных. В их число входят:

Запрет на проведение «мнимого расчёта» и «притворного расчёта».
Оба этих понятия запрещены законом и могут привести к денежным штрафам.

«Мнимый расчёт» – это форма транзакции, когда нет реального перемещения денежных средств или товаров. В этом случае кассовый чек формируется для операции, которой на самом деле не было. «Притворный расчёт» – это практика, которая используется в контексте налогового уклонения. Например, кассир хочет скрыть доход и перекрыть одну из операций. Тогда он пробивает чек с совершенно другим расчётом и «заменяет» им реальный.

Аннулирование реквизита «Подпись лица, совершившего сделку».
Вместо него добавлен пункт «фискальный признак» – специальная маркировка или метка, которая указывается в чеке для обеспечения контроля и защиты от подделок, а также для проверки уплаты налогов.

Более подробно об онлайн-кассах и ОФД, и изменениях в 2023 году можно прочитать в нашем материале.

Какие задачи решает ОФД

Основные задачи операторов — это бесперебойная отправка фискальных данных с онлайн-касс в налоговую и обеспечение защищённой передачи, чтобы никто не мог вносить в них изменения или украсть. Поэтому ОФД шифрует информацию, передаёт её по специальным каналам связи и хранит копии документов на серверах в течение 5 лет.

Можно выделить три основных функции оператора фискальных данных:

• Проверяет корректность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений.
• Передаёт данные по каждому поступившему чеку без исключения.
• Отслеживает отправку данных в ФНС вовремя — сразу после выдачи чека или в течение 30 дней с момента оплаты, если у продавца возникли проблемы с подключением к серверу.

Дополнительно сервис ОФД передаёт данные о проверке каждого кода маркировки в налоговую и систему «Честный ЗНАК». Может отслеживать состояние ККТ, работу кассиров, когда они открывают и закрывают смены.

В личном кабинете виден анализ продаж и выручки, можно подбирать товары и услуги по заданным параметрам, составлять необходимые отчёты. Сервис ОФД предоставляет возможность скачать данные в формате XLS, где имеется поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам, продавцам и кассирам.

Эти возможности помогают в решении бизнес-задач по управлению продажами, составлению отчётности, работе с маркированными товарами. Предприниматели экономят средства на подключении сторонних сервисов.

Выбор ОФД должен соответствовать нужным параметрам — если предприниматель работает с маркированными товарами, то передача информации от оператора в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК» для него будет важна.

Какие ТОП-платформы ОФД бывают

Какие есть платформы ОФД и где их найти? Для этого нужно знать, какие именно операторы получили разрешение на работу. .

Ниже в таблице указан рейтинг популярных аккредитованных ОФД рынка, которые уже длительное время удерживают свои позиции в перечне ФНС. Таким операторам можно доверять, они прошли все проверки.

Рейтинг операторов фискальных данных и сравнение тарифов ОФД

Операторов фискальных данных сейчас достаточно много, полный их список представлен на официальном сайте ФНС. Список постоянно обновляется, так как новым компаниям могут дать разрешение на работу или аннулировать уже имеющимся.

Официальные операторы фискальных данных: кого выбрать в качестве компании ОФД

Как выбрать ОФД? Стоит обращать внимание не только на отзывы о работе, но и на следующие параметры, которые могут охарактеризовать компании как лучших операторов фискальных данных:

• Цены. Посмотрите на основные услуги и дополнительные предложения, сервис. Имеются ли специальные условия, акции и скидки.
• Дополнительные сервисы — прежде всего помощь с покупкой, доставкой и подключением онлайн-касс, а также с регистрацией в системе «Честный знак».
• Гарантия безопасности. Очень важно, чтобы ОФД имел систему шифрования данных. Это поможет не потерять информацию, а также не столкнуться с кражей информации об операциях.
• Техподдержка. Лучше, чтобы работала круглосуточно и быстро решала проблемы с оборудованием — простой компании даже на несколько часов может сильно ударить по репутации и выручке предприятия.
• Программное обеспечение. Собственное ПО оператора фискальных данных — хороший знак. Так, можно добавить в систему дополнительные возможности, недоступные конкурентам.
• Сервер и провайдер ОФД. Надёжный оператор использует систему серверов-дублёров, которые не дадут перебоям на стороне ОФД остановить передачу данных клиентов в налоговую службу.
• Обучение и консультации персонала после подключения ОФД и онлайн-касс.
• Наличие базы данных оператора (видеоинструкции или шпаргалки), в которую сотрудники могут зайти в любое время для уточнения информации.
• Разнообразие форматов. Для более удобной работы лучше, чтобы у вас под рукой был доступный Личный кабинет. Если у ОФД есть мобильное приложение – это большой плюс.
• Работа с маркировкой. Если вы работаете с товаром, который требует нанесения специальных кодов, важно подключиться именно к такому сервису ОФД, который обеспечит услуги передачи информации в ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и т.д.
• Интеграция с другими ПО. Выгрузка отчётности и статистики – важный пункт для предпринимателей. Поэтому большим преимуществом будет, если сервис ОФД предоставляет услуги взаимодействия в другими программами.

Что нужно для начала выбора и работы с ОФД

1. Онлайн-касса стационарная или переносная. Кассу можно купить или взять в аренду.
2. Фискальный накопитель. Может быть как компонентом кассы, так и отдельным прибором. Чек, распечатанный без ФН — недействителен. Вся информация об операциях на кассе хранится в фискальном накопителе 5 лет и её невозможно отредактировать.
На сайте ГК «Астрал» в каталоге есть различные модели онлайн-касс и фискальных накопителей, которые можно подобрать по подходящей цене и возможностям. Специалисты проконсультируют и помогут в выборе.
3. Договор с ОФД на приём, хранение и передачу данных о чеках в налоговую службу

Для заключения договора организации с ОФД потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая является аналогом собственноручной подписи и придаёт документам юридическую значимость. После заверения электронной подписью в договор нельзя вносить никакие изменения, что подтверждает его подлинность и неизменность.

Подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. УКЭП физлица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» является одним из лидеров отрасли передачи фискальных документов. Компания «Калуга Астрал» участвовала в разработке проекта ОФД под руководством налоговой и учла все нюансы и требования законодательства. «Астрал.ОФД» соответствует необходимым критериям для удобной работы пользователя, работает со всеми моделями кассовой техники из официального реестра Федеральной налоговой службы.

После заключения договора и покупки всей необходимой кассовой техники её нужно подключить к интернету и зарегистрировать на портале ФНС, чтобы получить регистрационный номер и ввести его в личном кабинете сервиса оператора.

Туда же нужно внести информацию об организации, добавить номера онлайн-касс и настроить отправку чеков. Подробная инструкция, как это сделать, описана в этой статье.

Если не получается самостоятельно, обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал». Когда всё будет настроено, чеки начнут автоматически отправляться на сервер оператора фискальных данных АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС.

Выбор видов тарифов ОФД

Договор с «Астрал.ОФД» можно заключить на 1, 3, 6, 13, 15 и 36 месяцев. От этого зависит его стоимость. Сервис имеет широкую тарифную сетку и начинается от 250 рублей. Услуги с различным сроком действия подойдут для знакомства с сервисом, сезонного бизнеса и крупных компаний.

В некоторых случаях клиентам предоставляются бонусные дни, которые позволяют абоненту активировать код тарифа и ФН в один день. Для постоянных клиентов и пользователей сразу нескольких пакетов услуг в ГК «Астрал» действуют персональные акции и скидки. Подробнее ознакомиться с тарифами и их описанием можно по ссылке.

Операторы ФД: какой сервис лучше выбрать

У всех ОФД одинаковые функции, отличаются они только стоимостью, перечнем дополнительных услуг и качеством. Так какого оператора фискальных данных выбрать? Здесь стоит опираться на потребности своего бизнеса. Некоторым, помимо основных услуг, важна работа с маркировкой, кому-то больше важна статистика или товароучёт.

Различия могут быть в самих сервисах ОФД, здесь стоит обращать внимание на функционал, понятный интерфейс, дизайн и удобство личного кабинета.

Какой сервис ОФД выбрать для розничной торговли

Крупному или сетевому магазину нужно учесть, сколько касс можно подключить к ОФД. Также нужно обратить внимание на возможности личного кабинета.

Для мелкой торговой точки может быть важно выгружать отчёты в формате XLS, устанавливая фильтры по торговым точкам, по периодам и продавцам.

У некоторых ОФД есть функция анализа поведения покупателей (определение покупательской способности, в какие дни выручка больше и т. д.).

Какой сервис ОФД лучше выбрать для работы ИП с онлайн-кассой

В продаже можно найти разнообразные виды онлайн-касс: портативные и стационарные, подключённые к интернету через сеть Wi-fi или сим-карту — производители касс учли все нужды бизнеса.

При выборе следует учитывать функционал сервиса оператора. Важно отслеживать работу ККТ и ФН, чтобы отображались неотправленные чеки (при их наличии) и сроки замены накопителя.