С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам.
Отчёты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 объединились в сводной форме — ЕФС-1. А на смену СЗВ-М с 1 января 2023 года пришёл новый отчёт — персонифицированные сведения о физлицах. Его следует ежемесячно не позднее 25 числа представлять в ФНС. Затем налоговая передаст данные в СФР.
Требования к форме сдачи отчётов одинаковые: если численность сотрудников, включённых в отчёт, превышает 10 человек, то сдать сведения нужно в электронном виде. Сдать отчёт на бумажном носителе можно только в случае, если их не более десяти.
Сдать отчётность в вовремя и без ошибок поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Что сдают в ФСС
В ФСС предоставляют два типа отчетов:
4-ФСС. В нем указывается размер взносов, выплаченных сотруднику в связи с профзаболеваниями и травмоопасностью. По нулевой форме 4-ФСС работодатели обязаны отчитываться только в том случае, если в отчетном периоде не было начислений или директор является единственным работником в организации. ИП без сотрудников, по данной форме не отчитываются.
Подтверждение основного вида экономической деятельности. Сдается всеми работодателями, которые платят взносы за травматизм. В отчет вносят все данные об организации: ИНН, ответственные лица, распределение доходов и поступлений. По этим сведениям работодателю устанавливают размер страхового тарифа, соответствующий классу профессионального риска основного вида его экономической деятельности.
Как сдают отчеты
Контрольное число работников — 25 человек. Если их меньше, то вся отчетность может сдаваться как на бумаге, так и в электронном виде. Если отчет сдается на бумаге, то он передается лично или через представителя по нотариальной доверенности. Можно отправить ценное письмо с описанием вложения. Но такой способ передачи отнимает много времени и им почти никто не пользуется.
Если количество работников от 25 человек, отчеты нужно сдавать только электронно. В этом помогут такие программы и сервисы:
«1С-Отчетность» — сервис устанавливается на базе программы «1С: Предприятие» версии 8 и выше.
«Астрал Отчет 4.5» — самостоятельная программа, которая устанавливается на рабочий компьютер.
«Астрал.Отчет 5.0» — продвинутый веб-сервис, который работает без привязки к рабочему месту.
В чем плюсы электронных отчетов в ФСС
Быстро. Не нужно покидать свое рабочее место и тратить деньги на бумагу, принтер, нотариуса и почту.
Надежно. Вся информация в отчете защищена шифрованием и не попадет к злоумышленникам.
Правильно. Вы не пропустите строку, которую требуется заполнить, и сможете проверить форму перед отправкой на наличие ошибок.
Актуально. Автоматическое обновление программы и отчетных форм гарантирует, что вы не отправите отчет по устаревшим правилам.
Наглядно. В программе можно отследить движение каждого отчета, а также настроить уведомления об изменении его статуса.
Удобно. Через программу можно передавать листки нетрудоспособности напрямую в ФСС и сохранять их данные для отчетов.
Как работать с электронными больничными
С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Электронный больничный содержит ту же информацию и выполняет такие же функции, что и обычный, но при этом работать с ним намного удобнее, чем с бумажным.
Электронный больничный имеет массу преимуществ:
Упрощает обмен данными между сотрудником, больницей, работодателем и ФСС.
Экономит время врача на заполнение бланков и обработку этих данных работодателем.
Сокращает количество ошибок при заполнении и при расчете суммы пособия.
Ускоряет последующую документальную обработку — передачу, хранение, учет, проверку подлинности.
Регулирует сроки выплат — больничный имеет строго установленные даты по выплате.
Снижает риск подделки, потому что данные защищены электронной подписью.
Для того чтобы работать с электронным больничным, необходимо соблюсти три условия:
Организация должна создать учетную запись на сайте ФСС. Туда будут приходить уведомления об оформленных больничных листах.
Медучреждение должно быть подключено к информационной системе с использованием электронной подписи.
Пациент должен дать свое согласие на то, чтобы был создан электронный больничный лист.
Цифровой листок временной нетрудоспособности оформляется бесплатно. После выздоровления он закрывается, подписывается электронной подписью врача и медучреждения. Только после этого его может принять работодатель и направить в ФСС.
Что делать работодателю с электронным больничным
Работодатель не может просматривать больничный лист, который не закрыт медучреждением. После того, как сотрудник выписался, работодатель получает доступ к больничному и вносит недостающую информацию или исправляет данные. Затем программа высчитывает сумму пособия на основе всех введенных данных. После этого сотрудник получит свое пособие, а больничный отправится в реестр ФСС.
Подробные инструкции по работе с электронными больничными:
