ЭДО для ИП на УСН

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. ЭДО для ИП (в том числе на УСН) становится особенно актуальным, потому что переход на ЭДО позволяет экономить не только время, но и деньги.

Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.

Так как вся работа с документами проходит внутри системы ЭДО (СЭД), время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.

СЭД предоставляют операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов, предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП на УСН

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов. ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, СФР, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы.

Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. О том, как рассчитывается стоимость ЭДО для ИП на УСН, мы расскажем ниже.

Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена документацией достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Какую электронную подпись выбрать индивидуальному предпринимателю

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:

• Защита от перехвата информации.
• Защита файла от изменений после отправки.

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись для ИП, необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС или в УЦ доверенных лиц налоговой службы. Бесплатные КЭП от ФНС и доверенных лиц ведомства предусмотрены для ИП, компаний и нотариусов.

Какие документы можно передавать в СЭД

ИП может перевести в электронный вид для ЭДО:

• декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и другие;
• КУДиР;
• налоговую декларацию УСН;
• отчётность в СФР по форме ЕФС-1.

Все основные формы доступны в системе: с её помощью документацию можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. СЭД умеет работать со счетами-фактурами, «первичкой», актами и УПД.

Файлы передаются по стандартным формам. Например, счета-фактуры составляются по унифицированной форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931..

Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.

Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода в PDF-формат или создания таблицы с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.

Большая часть стандартных форм документации уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.

Как индивидуальному предпринимателю выбрать СЭД и перейти на ЭДО

Чтобы подключиться к СЭД, необходимо заключить договор с оператором ЭДО. При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:

• приглашения контрагентов к документообороту;
• создания, получения, отправления, изменения и архивирования документов;
• исправления ошибок в файлах и ведения их истории;
• согласования документов;
• разграничения доступа к файлам и ролей.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Доки». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.

Переход на СЭД выполняет в три этапа:

1. Отбор документов и бизнес-процессов.
2. Выбор системы ЭДО.
3. Подключение контрагентов.

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям, которые подключены к разным операторам, обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

• Ввести данные организации.
• Внести данные контрагентов.
• Проверить введённые данные.

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять документооборот.

Если ваш контрагент работает с другим оператором электронного документооборота, мы поможем
настроить роуминг.

Подключение роуминга бесплатное

Подключиться

Из чего складывается стоимость подключения ЭДО для ИП

Цена на услуги электронного документооборота для индивидуальных предпринимателей может сильно варьироваться в зависимости от различных факторов, включая затраты на программное обеспечение и стоимость внедрения и настройки системы. Выбирая подходящую систему ЭДО, стоит убедиться, что она способна обрабатывать документы в формате PDF.

Прежде чем начать использовать ЭДО, важно оценить примерное количество документов, с которыми предстоит работать. На основе этой оценки вам будет предложен соответствующий тарифный план. Как правило, чем больше документов обрабатывается через систему, тем меньше будет стоимость отправки одного экземпляра.

Законодательная база

Особенности работы с ЭДО определяются рядом нормативно-правовых актов.

Один из ключевых документов — Федеральный закон № 63-ФЗ, регулирующий использование электронных подписей для придания электронным документам юридической силы. Без электронной подписи ЭДО с контрагентами и государственными органами остаётся только ознакомительным. К другим важным нормативно-правовым актам относятся: Налоговый кодекс РФ (ст. 169, регулирует требования к электронным счетам-фактурам и их подписание, ст. 93, — представление электронных документов в налоговые органы), Гражданский кодекс РФ (ст. 160, и 434, признают возможность обмена документами при заключении сделок в электронном формате), а также Федеральный закон № 402-ФЗ, (ст. 9 предусматривает возможность составления и оформления первичных учётных документов как на бумаге, так и в электронном формате).

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог