Электронный документооборот (ЭДО) для ИП на УСН

ЭДО для ИП стал ключевым инструментом, позволяющим автоматизировать бизнес-процессы. Он пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря своим явным преимуществам. Переход на электронный документооборот для ИП (в том числе на УСН) становится особенно актуальным, поскольку позволяет экономить не только время, но и деньги.

Вся работа с документами, а также электронное взаимодействие с контрагентами и госорганами происходят посредством сервисов ЭДО.

Доступ к этим сервисам предоставляют операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов, предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП на УСН

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

В сервисах ЭДО можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.

ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, СФР, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы.

Работать в сервисах ЭДО удобно. Например, некоторые их них могут интегрироваться с привычными учётными системами. Например, сервис Доки можно использовать в 1С — вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена документацией достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Применение ЭДО для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. О том, как рассчитывается стоимость ЭДО для ИП на УСН, мы расскажем ниже.

Какую электронную подпись выбрать индивидуальному предпринимателю

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование усиленной квалифицированной электронной подписи, а для внутреннего ЭДО подойдёт усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) использует сложные алгоритмы шифрования, что обеспечивает высокий уровень защиты передаваемых данных от несанкционированного доступа и изменений. Кроме того, такая электронная подпись обладает полной юридической силой, что делает её равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе. Без сертификата УКЭП юридически значимый ЭДО невозможен.

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись для ИП, необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС или в УЦ доверенных лиц налоговой службы. Бесплатные КЭП от ФНС и доверенных лиц ведомства предусмотрены для ИП, компаний и нотариусов.

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись для ИП, необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС или в УЦ доверенных лиц налоговой службы. Бесплатные КЭП от ФНС и доверенных лиц ведомства предусмотрены для ИП, компаний и нотариусов.

Какие документы можно передавать по ЭДО

Документы, которые можно оформлять и передавать в электронном виде, составляют довольно большой перечень:

1. Внутренний документооборот: приказы, заявления, уставы, протоколы совещаний, технические документы, инструкции, служебные записки, положения о структурных подразделениях.
2. Внешний документооборот с контрагентами: счета-фактуры, сведения о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости.
3. Взаимодействие с государственными органами: бухгалтерские и годовые отчёты, декларации по НДС, пояснения к ним, книги продаж и покупок, спецификации, договоры, отчёты о движении средств на расчётном счёте, документы по вопросам постановки и снятия с учёта.
4. Кадровый документооборот и охрана труда: трудовые, коллективные, ученические договоры, соглашения о материальной ответственности, приказы о приёме сотрудников на работу, распоряжения о премировании, дисциплинарных взысканиях, переводах на удалённую работу, заявления об увольнении и отпуске, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и начислении премий, другие локальные нормативные акты.

В некоторых случаях электронный документооборот обязателен. Если ваша компания работает с товарами, подлежащими обязательной маркировке системой «Честный ЗНАК», то передача данных в эту систему должна осуществляться исключительно через операторов ЭДО. Кроме того, все поставщики и заказчики, участвующие в государственных закупках по Федеральному закону №44-ФЗ, обязаны использовать ЭДО. В электронном виде на торгах оформляются:

• извещение о проведении электронного аукциона;
• документация об электронном аукционе;
• заявка на участие в аукционе;
• протокол рассмотрения первых частей заявок;
• государственный контракт.

Как подключить ЭДО для ИП

Для подключения электронного документооборота индивидуальному предпринимателю на УСН и других режимах налогообложения необходимо выполнить следующие шаги:

• Выбор системы и оператора ЭДО.
  Существует множество операторов электронного документооборота. Каждый из них предлагает свои системы с различными тарифами, интерфейсами и дополнительными функциями. Важно выбрать сервис ЭДО, соответствующий вашим потребностям и бюджету.
• Получение электронной подписи.
  Для работы с ЭДО необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Предприниматели могут получить УКЭП бесплатно в налоговой. Для этого необходимо иметь при себе паспорт и лично посетить УЦ ФНС.
• Определение способа работы с ЭДО.
  Вы можете выбрать один из трёх основных способов работы с ЭДО: веб-версия, интеграция с учётной системой (например, 1С) или мобильное приложение. Выбор зависит от объёма документооборота и количества занятых в нём сотрудников.
• Приглашение контрагентов к электронному обмену.
  Если ваши контрагенты уже работают с ЭДО, вы можете пригласить их к электронному обмену или принять их приглашения. Обмен с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, возможен через роуминг без дополнительной платы.

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям, которые подключены к разным операторам, обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

• Ввести данные организации.
• Внести данные контрагентов.
• Проверить введённые данные.

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять документооборот.

Если ваш контрагент работает с другим оператором электронного документооборота, мы поможем
настроить роуминг.

Подключение роуминга бесплатное

Подключиться

Из чего складывается стоимость подключения ЭДО для ИП

Цена на услуги электронного документооборота для индивидуальных предпринимателей может сильно варьироваться в зависимости от различных факторов, включая затраты на программное обеспечение и стоимость внедрения и настройки системы. Выбирая подходящую систему ЭДО, стоит убедиться, что она способна обрабатывать документы в формате PDF.

Прежде чем начать использовать ЭДО, важно оценить примерное количество документов, с которыми предстоит работать. На основе этой оценки вам будет предложен соответствующий тарифный план. Как правило, чем больше документов обрабатывается через систему, тем меньше будет стоимость отправки одного экземпляра.

Законодательная база

Особенности работы с ЭДО определяются рядом нормативно-правовых актов.

Один из ключевых документов — Федеральный закон № 63-ФЗ, регулирующий использование электронных подписей для придания электронным документам юридической силы. Без электронной подписи ЭДО с контрагентами и государственными органами остаётся только ознакомительным. К другим важным нормативно-правовым актам относятся: Налоговый кодекс РФ (ст. 169, регулирует требования к электронным счетам-фактурам и их подписание, ст. 93, — представление электронных документов в налоговые органы), Гражданский кодекс РФ (ст. 160, и 434, признают возможность обмена документами при заключении сделок в электронном формате), а также Федеральный закон № 402-ФЗ, (ст. 9 предусматривает возможность составления и оформления первичных учётных документов как на бумаге, так и в электронном формате).

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог