Астрал iКЭДО: Настройка шаблонов документов

Пользователь с ролью "Кадровик" может настраивать шаблоны документов для удобства заполнения сотрудниками.

Чтобы настроить шаблон документа, необходимо подготовить шаблон документа и загрузить его в сервис Астрал iКЭДО.

Подготовка шаблона

1. Откройте шаблон документа, который используете в организации, в Microsoft Word. Шаблон должен быть в формате DOCX:

2. Укажите названия полей для ввода и заключите между символами: $Текст$ или $_Текст$. Поле ввода с символами $Текст$ сотрудник будет заполнять самостоятельно. В поле ввода с символами $_Текст$ значение будет подставляться из системы автоматически (список автотегов ниже в таблице). В названии можно использовать одно или несколько слов без пробелов. Рекомендуется называть поля так, чтобы сотруднику при заполнении документа было понятно, какое значение указывать:

Набор системных тегов и их параметры и настройки по умолчанию

3. Сохраните отредактированный шаблон.

Или воспользуйтесь популярными шаблонами:

• кадровый перевод;
• выпуск банковской карты;
• дополнительный оплачиваемый отпуск (бракосочетание);
• дополнительный оплачиваемый отпуск (утрата);
• ежегодный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы;
• перенос отпуска на период больничного;
• перенос отпуска;
• перечисление выплат по реквизитам;
• прием;
• получение справки 2-НДФЛ;
• увольнение;
• возвращение из командировки в выходной день (оплата);
• возвращение из командировки в выходной день (отгул);
• направление в командировку;
• отправление в командировку в выходной день (оплата);
• отправление в командировку в выходной день (отгул).

Загрузка шаблона

Для загрузки шаблона документа нажмите кнопку Добавить, введите название документа, выберите тип документа из выпадающего списка и загрузите файл:

Для настройки шаблона документа откройте нужный шаблон из списка. В разделе Настройка шаблона можно изменить название и тип документа:

В разделе Просмотр шаблона можно посмотреть, как будет выглядеть готовый шаблон документа:

В разделе Настройка тегов можно задать наименования для тегов, использующихся в шаблоне, которые будут отображаться для сотрудников в системе.

Возможные типы тегов:

• Строка – произвольное буквенное значение;
• Число – произвольное числовое значение;
• Дата – дата в формате ДД. ММ. ГГ:

При создании документа через шаблон отображаются подсказки. Они помогают сотруднику понять, какую информацию необходимо внести при заполнении полей:

Добавить текст для подсказки можно в разделе “Настройка тегов” (1), нажав на галочку для раскрытия блока слева (2). В поле Подсказка при заполнении можно указать подсказку, например, “Укажите дату планируемого отпуска”:

После загрузки шаблона можно создать документ по шаблону.

Валидаторы в шаблоне

Также в разделе Настройка тегов можно добавить правила (валидаторы). Пользователь с ролью “Кадровик” может создавать правила валидации тегов с типом Число и Дата при заполнении шаблонов документов. Для этого введите значения в соответствующие поля:

Для типа тега “Дата” можно добавить правило “До отправки документа” и “После отправки документа” и указать произвольное количество дней и больше либо и меньше после даты отправки документа:

Для типа тега “Число” можно добавить следующие правила:

• Больше;
• Меньше;
  
• Равно;
  
• Не равно;
  
• Больше или равно;
  
• Меньше или равно.
  

Например, если вам необходимо, чтобы сотрудник не мог уйти в отпуск меньше чем на 5 дней и больше, чем на 15 дней, то в шаблоне "Заявления на отпуск" можно создать правило и задать следующие значения:

• Больше: 5;
• Меньше: 15:

По указанным для тега правилам будет проверяться значение, введенное сотрудником при создании документа. Если данное значение не будет соответствовать правилам, то отправить документ будет невозможно: