Планирование отпусков происходит только в рамках следующего календарного года. Продолжительность одной из частей отпуска должна быть не менее 14 дней подряд. Условия для другой части задаются на этапе настройки планирования отпусков.

На втором шаге необходимо указать участников планирования:

При добавлении участников в планирование возможно выбрать сразу всех сотрудников компании, проставив отметку Выбрать всех сотрудников:

Если необходимо задать планирование не для всех сотрудников, а только для определенных подразделений, нажмите на выпадающий список в разделе Подразделение:

Выберите одно или несколько подразделений (1) и нажмите Выбрать (2):

Список сотрудников из выбранных подразделений появится ниже.

При необходимости можно исключить сотрудников, участвующих в планировании, выбрав сотрудников или их подразделение в блоке Исключить (1). Также исключить сотрудников можно в списке ниже, нажав напротив лишнего сотрудника кнопку Исключить (2) или кнопку с изображением корзины (3):

На третьем шаге можно задать настройки согласования. Если необходимо, чтобы отпуска согласовывали руководители подразделений, активируйте переключатель Согласование с руководителями подразделений:

Удостоверьтесь, что у подразделений заданы руководители, иначе отпуск согласовывать будет не с кем.

При настройке планирования на любом из этапов есть возможность вернуться к ранее заданным настройкам. При нажатии на кнопку Начать планирование, у участников планирования в разделе Отпуска добавится подраздел Текущее планирование.

Затем система отправит уведомление о начале планирования всем сотрудникам, участвующим в планировании. Уведомления поступят на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек сотрудника.

Заполнение отпуска сотрудником

Когда пользователь с ролью «Кадровик» запустит процесс планирования отпуска, у участников планирования появится подраздел Текущее планирование. Данный раздел перестанет отображаться после утверждения планирования кадровым специалистом и наступления года планирования.

Для планирования отпуска пользователю с ролью «Сотрудник» необходимо перейти в подраздел Текущее планири нажать кнопку Спланировать свой отпуск:

В открывшемся окне необходимо указать даты начала и окончания отпуска, воспользовавшись любым удобным способом: линейным графиком по месяцам, линейным графиком по году, общим календарем. Когда все будет готово, нажмите кнопку Отправить на согласование:

Если при создании планирования отпуска кадровиком была включена настройка «Возможность оставлять комментарии при планировании отпуска», после нажатия кнопки Отправить на согласование откроется окно для комментария. Необходимо указать комментарий к своему отпуску и нажать кнопку Отправить:

Комментарий отобразится в карточке отпуска. Для просмотра необходимо нажать кнопку Посмотреть комментарии:

Согласование отпуска руководителем

У участников планирования с признаком подразделения «Руководитель» в подразделе Текущее планирование отобразится список отпусков сотрудников, в которых он участвует как согласующий.

Чтобы согласовать отпуска, необходимо отметить их (1) и нажать кнопку Согласовать отпуск сотрудника (2):

Также согласовать отпуск можно в карточке сотрудника, нажав на соответствующую строчку в списке, и нажать кнопку Согласовать или Отклонить.

При отклонении необходимо указать комментарий с причиной отклонения.

Формирование итогового файла

Когда статусы всех отпусков сотрудников будут согласованы, пользователю с ролью «Кадровик» придет уведомление о том, что все сотрудники в этом планировании заполнили свои отпуска. Уведомления поступят на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек. В подразделе Текущее планирование пользователю с ролью «Кадровик» доступен просмотр графика планирования по всем участникам процесса с их периодами отпусков..

Для завершения планирования необходимо нажать кнопку Завершить планирование:

Кадровик может утвердить процесс планирования в любой момент, даже если не все сотрудники завершили планирование.

После нажатия кнопки Завершить планирование откроется окно, в котором необходимо подтвердить завершение. Текстовая информация в окне может различаться в зависимости от статуса графиков сотрудников:

Завершенное планирование отображается в списке подраздела Список планирований со статусом «Завершено».

При нажатии кнопки Отменить планирование кадровик отменяет планирование, указывая причину отмены:

Отмененное планирование отображается в списке подраздела Список планирований со статусом «Отменено». Сотрудники, которые участвовали в отмененном планировании, могут участвовать в новом планировании. Указанная кадровиком причина отклонения отображается на странице планирования.

Итоговый файл создается при завершении кадровиком процесса планирования с помощью кнопки Завершить планирование. Файл доступен для скачивания по кнопке Скачать план в карточке планирования и в подразделе «Список планирований». Файл имеет формат CSV. Для конвертации в формат XLSX необходимо открыть скачанный CSV файл в программе Microsoft Office Exel, нажать Сохранить как… и выбрать формат XLSX.

С помощью кнопки Спланировать свой отпуск кадровик может установить собственный отпуск. Процесс аналогичен заполнению отпуска сотрудником.

Утверждение графика

После завершенного планирования у пользователя с ролью «Кадровик» появится кнопка Утвердить планирование:

При нажатии на кнопку Утвердить планирование система попросит утвердить текущее планировании.

После утверждения планирования его нельзя будет отменить.

Подраздел «Текущее планирование»

В подразделе Текущее планирование отображаются отпуска участников. Просмотр графика доступен в формате представления «Месяц» и «Год».

Для сотрудников с ролью «Кадровик» и для согласующих система дополнительно показывает количество отпусков со статусами: «Согласовано», «На согласовании» и «Нет плана» в разрезе подразделений:

Для сотрудников в карточке отпуска есть возможность выбрать вариант для планирования График и Календарь:

При использовании варианта График сотрудник может сразу увидеть графики отпусков других сотрудников из своего подразделения во избежание пересечений, если такие настройки были разрешены специалистом с ролью «Кадровик» при настройке текущего списка планирования.

После добавления отпуска сотрудником система отправит его на согласование руководителю.

Подраздел «Текущий график»

Подраздел позволяет всем участникам утвержденного планирования просматривать личный график отпусков и график отпусков своего подразделения на текущий год, при условии, что для планирования была включена настройка «Просмотр отпусков коллег из своего подразделения»:

Отображение графика отпусков в подразделе Текущий график происходит, когда у планирования был установлен статус «Утверждено» и наступил год, на который планирование было создано.

Комментарии для сайта Cackle