Кто и когда сдаёт отчёт СЗВ-СТАЖ

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам.

Отчёты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 объединились в сводной форме — ЕФС-1. Информацию о периодах работы сотрудников теперь содержит раздел 1, подраздел 1.2 формы ЕФС-1. Это аналог формы СЗВ-СТАЖ, но отличается от неё наличием типа «корректирующая» и «отменяющая». Кроме того, вместо сведений об увольнении в подразделе 1.2 подраздела 1 указываются результаты спецоценки условий труда (индивидуальный номер рабочего места и класс либо подкласс условий труда).

Правила заполнения сведений о страховом стаже закреплены в разделе V Приложения 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 года № 245п.

Подраздел заполняют и представляют не на всех работников, а только в отношении застрахованных лиц из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. То есть на тех работников, которые в отчётном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж.

Подраздел 1.2 заполняют и представляют один раз в год, до 25 января года, следующего за отчётным. За 2023 год — не позднее 25 января 2024 года.

Если работник подал заявление об установлении страховой пенсии, накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, подраздел 1.2 следует сдать в течение трёх календарных дней со дня поступления запроса от СФР или от работника.

В Подразделе 1.2 Раздела 1, в отличие от СЗВ-СТАЖ, есть новые графы для отражения:

районного коэффициента за работу в регионах со сложными климатическими условиями — графа 5, она заполняется в случае наличия в графе 4 «Код» кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР»;
занятости — графа 10, где указываются доля ставки для медиков и педагогов, время пребывания под водой для водолазов, налёт часов для лётчиков;
данных о результатах спецоценки условий труда (СОУТ): в графе 11 указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ, а установленный класс (подкласс) условий труда по степени вредности отражается в графе 12.

Коды в графах 4, 6–9 подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются по тем же правилам, что и в форме СЗВ-СТАЖ.

Подробнее о форме ЕФС-1 и другой отчётности, которая сдаётся в Социальный фонд России, читайте в нашей статье «Отчётность в СФР».

Сдать отчётность в вовремя и без ошибок поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Организации и ИП отчитываются перед государством. В федеральные ведомства отправляют данные об оплаченных налогах, сумме прибыли и штатных сотрудниках. Поданные сведения о персонале делятся на несколько отчётов, один из которых СЗВ-СТАЖ. Он содержит в себе информацию об отработанном периоде кадров по каждому работнику.

В статье расскажем, с какого года ввели форму СЗВ-СТАЖ, кто её сдаёт и когда можно избежать штрафа за неверно поданный отчёт, какой вид бланка актуален в 2021 году.

С какого года сдают СЗВ-СТАЖ

До 2017 года работодатели предоставляли информацию о трудовом стаже своих кадров в ФНС. Отчётность заполняли по форме РСВ-1. С 1 января 2017 года Федеральная налоговая служба начала выполнять новые обязанности — это контроль и приём страховых взносов.

В связи с этим функцию по ведению учёта обязательного пенсионного страхования закрепили за ПФР. Работодателей обязали сдавать сведения о страховом стаже сотрудников по новому документу. Первые отчёты по форме СЗВ-СТАЖ организации начали отправлять в Пенсионный фонд с 1 января 2017 года.

Кто и в какой срок должен сдавать СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ обязаны сдать все предприятия, вне зависимости от формы их собственности. В ПФР отчитываются Юрлица и ИП, у которых есть кадры по договору, и этим работникам начисляется трудовой стаж. Если организация имеет одного сотрудника — руководителя учредителя, то отчёт также необходимо сдать в пенсионный фонд.

Договоры, которые обязывают работодателей отправлять отчётность СЗВ-СТАЖ:

трудовые;
гражданско-правовые;
на авторские заказы;
передачу исключительных прав на владение, издание или использование интеллектуальной собственности.

Документ сдают один раз в год. Срок представления — до 1 марта года, следующего за отчётным. Если дата отправки выпадает на выходные, праздничные или нерабочие сутки, то сдача бланка переносится на ближайший рабочий день.

Согласно п. 4 ст. 11 27-ФЗ, форму СЗВ-СТАЖ работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении. Также страховой отчёт отправляют в ПФР, когда у работника оформляется пенсия.

Кто сдаёт СЗВ-СТАЖ: бухгалтер или кадровик

У руководителей организаций часто возникает вопрос: кто должен сдавать отчётность СЗВ-СТАЖ. В такой спорной ситуации законодательство не возлагает обязанность на конкретную должность. И бухгалтерия, и отдел кадров подходят для выполнения данной функции. Рассмотрим, кому и в каких ситуациях удобно заполнять данный документ.

Бухгалтер может заполнять отчёт СЗВ-СТАЖ в случае назначения работнику пенсии. При данных условиях в бланке заполняют 4 и 5 разделы, в которых указывают сведения о страховых взносах. Такую информацию хранит только бухгалтерия.

Остальные разделы содержат данные, которые контролирует отдел кадров и заполнять их может работник по подбору персонала. Именно кадровик ведёт учёт документов по трудоустройству: паспортные данные, СНИЛС, информация о периоде работы и условий труда.

Для небольших предприятий существует альтернатива. Сдачу кадровой отчётности можно отдать на аутсорс.

Форма отчёта СЗВ-СТАЖ в 2021 году

Первую форму отчёта СЗВ-СТАЖ приняли 11 января 2017 года. Формат документа был утверждён постановлением Правления Пенсионного фонда РФ №3п и действовал до конца 2018 года.

6 декабря 2018 года правительство утвердило обновлённый бланк отчётности для подачи сведений о страховом стаже работников. Новый бланк СЗВ-СТАЖ регулирует постановление Правления ПФР №507п. Документ сдают в таком формате с 1 января 2019 года. Данную форму можно использовать в 2021 году.

Актуальный бланк содержит в себе пять разделов:

«Сведения о страхователе»;
«Отчётный период»;
«Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
«Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
«Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения»

При сдаче годовой отчётности или при выдаче справки работнику заполнению подлежат только первые три раздела. Записи в них являются обязательными.
Последние два используют в случае выхода сотрудника пенсию.

Куда и как сдать отчёт СЗВ-СТАЖ

Бумажную версию документа заполняют чернилами или шариковой ручкой. При сдаче документа в электронном виде используют печатные буквы. Отчёт нельзя заполнять красным и зелёным цветом или допускать помарки и исправления.

Как заполнять разделы в 2021 году

Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполняют аналогично шапке. Информацию для «Наименование(краткое)» берут из учредительных документов. Допускается написание латинскими буквами. ИП вписывают ФИО из свидетельства постановки на учёт. В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают вид заполненной формы.

В поле «Календарный год» указывают не год фактической подачи документа, а период, за который отчитываются.

Работодатель указывает информацию о периоде работы застрахованного лица.

Столбец 1 — порядковый номер записи указывают по возрастанию без пропуска и повторения. Номер присваивается для каждого работника.

Столбцы от 2 до 4 — ФИО вписывают в именительном падеже. Графа «Отчество» не заполняется, если паспорт не содержит таких данных.

Столбец 5 — поле для внесения СНИЛС.

Столбцы 6 и 7 — вносят отработанный период в формате число/месяц/год.

Столбец 11 — для неотработанных, вредных или периодах работы на особых территориях. При заполнении используют классификатор параметров, который утверждён Постановлением Правления ПФ РФ N 507п.

Столбцы от 8 до 10, 12 и 13 — требуют заполнения в случае досрочного ухода сотрудника на пенсию.

Столбец 14 — указывают дату по работникам, чья дата увольнения выпадает на 31 декабря. Правило распространяется для сотрудников, с которыми заключён договор ГПХ.

4 и 5

Заполняются, если в поле «Тип сведений» отмечено «Назначение пенсии».
В 4 разделе отмечают сведения о страховых взносах.
Раздел 5 заполняют при наличии договора с негосударственным пенсионным фондом о досрочном обеспечении. В нём указывают даты, в которых были уплачены взносы.

Пример заполненной формы СЗВ-СТАЖ

Куда сдавать отчёт

Отчёт СЗВ-СТАЖ сдают в территориальный орган ПФР по месту регистрации юрлица. Индивидуальные предприниматели отправляют документ по месту проживания.

Для обособленных подразделений установлен особый порядок представления документов. Если филиал имеет собственный расчётный счёт и выплачивает своим работникам зарплату, то отправляет СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд по месту нахождения. В отчёте при этом необходимо указать код причины постановки на учёт обособки.
Когда сотрудники подразделения получают выплаты из головного офиса компании, то сведения о застрахованных лицах включают в их отчёт. СЗВ-СТАЖ сдают в то подразделение ПФР, где зарегистрирован центральный офис.

Как сдавать отчёт

Вид представления отчётности зависит от количества штатных сотрудников. Отчёт необходимо сдать в бумажном и электронном виде, если в организации трудится меньше 25 человек. Если работников больше 25, то СЗВ-СТАЖ понадобится сдавать только в формате электронного документа.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при выходе сотрудника на пенсию

Сотрудник обращается к работодателю с намерением выйти на пенсию по старости или инвалидности. Работник заполняет заявление о предоставлении отчёта в ПФР.

Скачать образец заявления

После полученного заявления работник бухгалтерии отправляет СЗВ-СТАЖ с пометкой «Назначение пенсии» в течение трёх календарных дней. При заполнении учитывают период работы календарного года, срок представления отчётности за который не наступил.

Читайте про нулевой СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ по ГПХ

СЗВ-СТАЖ по договору ГПХ сдают с дополнительными пометками. В одиннадцатой графе бланка указывают кодовое значение:

«ДОГОВОР» — если исполнитель получил выплаты за заказ;

«НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если работник получил аванс или не получал денежное вознаграждение вообще.

Подробно про сдачу СЗВ-СТАЖ по договору ГПХ

Какой штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ и как его можно избежать

Размеры штрафа

Размер санкций устанавливает ст.17 27-ФЗ. Согласно закону, компанию оштрафуют на 500 рублей за каждого сотрудника, чьи сведения были отправлены:

с недостоверной информацией;
в неверном формате;
с опозданием или не переданы вовсе.

В соответствии со ст.15.33.2 КоАП, должностное лицо привлекут к административной ответственности и назначат штраф размером от 300 до 500 рублей.

Как избежать штрафа

Пенсионный фонд сравнивает информацию из отчётов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М с данными из расчётов по страховым взносам. Если ПФР выявляет несоответствия, то направляет работодателю уведомление. В нём указывают на ошибки с просьбой пояснения или исправления. Организация обязана выполнить требование в течение пяти дней.

Корректировка СЗВ-СТАЖ осуществляется следующим образом. Страхователь выявляет несоответствия и отправляет отчёт повторно с соответствующей пометкой:

для полной отмены отчёта оформляют СЗВ-КОРР с типом «ОТМН»;

для дополнения указанных сведений оформляют СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая»;

СЗВ-КОРР, если в отчёте некорректные данные.

Чтобы не получить штраф, понадобится исправить ошибки до окончания срока сдачи отчётности.

Также штрафа можно избежать, если некорректные данные были выявлены самим работодателем. В этом случае дополняющую форму отправляют, не дожидаясь уведомления из ПФР.

Ответы на популярные вопросы

Как часто необходимо сдавать форму СЗВ-СТАЖ?

В 2021 году в ПФР отчитываются по истечении отчётного года, при выходе работника на пенсию или при увольнении. Также форма СЗВ-СТАЖ отправляют при:

ликвидации организации в течение одного года;
при реорганизации;
когда у частного адвоката или нотариуса закончился статус страхователя.

Нужно ли ИП без работников сдавать СЗВ-СТАЖ?

СЗВ-СТАЖ отправляют только по застрахованным сотрудникам. Если у индивидуального предпринимателя отсутствуют кадры в штате, то и сдавать отчёт не требуется.

Чтобы сдать электронную отчетность по форме СЗВ-СТАЖ вовремя, рекомендуем использовать 1С-Отчетность. Это сервис передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». Он позволит сформировать и сдать электронные документы с любого ПК и из любой точки мира при наличии интернета.