ЕФС-1 при приёме на работу

Свободный автор Астрал

В 2023 году правительство упразднило ПФР и ФСС. Теперь вместо двух ведомств работает объединённый Социальный фонд России, который собирает сведения о застрахованных сотрудниках. Предоставлять данные в СФР нужно с помощью отчётов нового типа. Разберёмся в том, как заполнить ЕФС-1 и отправить в Социальный фонд сведения о приёме на работу нового сотрудника.

Что входит в форму ЕФС-1

Для передачи данных в Социальный фонд России используют отчёт ЕФС-1. Форма ЕФС-1 заменила бланки СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3, которые ранее отправляли в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.

ЕФС-1 состоит из нескольких разделов. Каждая из этих частей нужна для того, чтобы отправить сведения по разным вопросам: о приёме сотрудника, о страховом стаже работника, о результатах медицинского осмотра. Бухгалтер компании заполняет и подаёт разные разделы ЕФС-1 отдельно друг от друга: в зависимости от того, какой отчёт нужно отправить в СФР.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме нового сотрудника: образец

При приёме на работу каждого нового сотрудника все компании и ИП должны отправить в Социальный фонд отчёт ЕФС-1. Это касается не только оформления работников по трудовому договору, но и приёма сотрудников по договору гражданско-правового характера (ГПХ), а также внешних и внутренних совместителей.

Бухгалтеру потребуется заполнить отчёт из нескольких частей ЕФС-1: титульного листа, подразделов 1 и 1.1 из раздела 1. Подробно рассмотрим правила заполнения каждой из этих частей.

Титульный лист

На титульном листе ЕФС-1 указывают данные компании или ИП, которые принимают на работу нового сотрудника:

• регистрационный номер, который присвоили предпринимателю в ПФР или СФР. Этот номер указан в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• полное название организации или ф. и. о. ИП без сокращений;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании нужно вписывать с начала строки, в последних двух клетках поставить прочерки;
• код причины постановки на учёт (КПП). ИП не заполняют эту графу;
• коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
• код деятельности организации или ИП по ОКВЭД;
• регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля впишите «0»;
• номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
• адрес электронной почты;
• код категории страхователя-физлица. Эту графу необходимо заполнить, если наниматель — физическое лицо. Код выбирается в зависимости от статуса и рода занятий работодателя:

Подраздел 1: сведения о сотруднике в ЕФС-1

В подразделе 1 раздела 1 нужно привести личные данные нового сотрудника. Бухгалтеру потребуется внести следующие сведения о работнике:

• СНИЛС;
• ИНН;
• фамилию, имя и отчество;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица на момент сдачи отчёта: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны;
• код страны, гражданином которой признан сотрудник. Например, для граждан России впишите «643».

Статус застрахованного лица нужно указать в виде кода:

Образец заполнения ЕФС-1 на приём:

Подраздел 1.1

В подразделе 1.1 раздела 1 приводятся данные о назначении нового сотрудника на должность. Если работник принёс заявление о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, укажите дату подачи этих документов. Все даты нужно указывать в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Далее нужно заполнить таблицу о кадровом событии:

1. Порядковый номер события.
2. Дата приёма сотрудника.
3. Сведения о кадровых изменениях. Заглавными буквами впишите слово «ПРИЕМ».
4. Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если сотрудник будет работать в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник окажется в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
5. Должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет работать, и код вида трудового договора. Указывайте структурное подразделение, только если оно упомянуто в трудовом договоре. Код разновидности трудового договора определяется так:
   • «0» — для бессрочного трудового договора;
   • «0.1» — для срочного трудового договора на срок до шести месяцев;
   • «0.2» — для срочного трудового договора на срок свыше шести месяцев;
   • «1» — для трудового договора по совместительству;
   • «1.1» — для договора по совместительству на срок до шести месяцев;
   • «1.2» — для договора по совместительству на срок свыше шести месяцев.
6. Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Укажите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число (номер раздела, к которому относится выбранная профессия). При приёме сотрудника на дистанционную работу в этой графе также указывается специальный код:
   • «ДИСТ» — дистанционная работа;
   • «НДОМ» — работа на дому;
   • «НЕПД» — неполный рабочий день;
   • «НЕПН» — неполная рабочая неделя.
7. Причины увольнения. При приёме сотрудника эта графа не заполняется.
8. Наименование документа, на основании которого принят сотрудник. Обычно это приказ или, если в вашей компании не оформляют приказы при трудоустройстве, трудовой договор.
9. Дата приказа.
10. Номер приказа.
11. Признак отмены записи. Оставьте это поле пустым.

Когда нужно сдать ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Срок сдачи ЕФС-1 при приёме нового сотрудника — не позднее следующего рабочего дня. Например, если работник трудоустроен 16 мая 2024 года, отправить отчёт в СФР нужно 16 или 17 мая. Если нового сотрудника приняли 7 марта 2024 года, то сдать ЕФС-1 потребуется 7 или 11 марта, потому что с 8 по 10 марта были выходные.

Как сдать ЕФС-1 при приёме сотрудника

Подать ЕФС-1 в СФР можно на бумаге или в электронном виде. Бумажную форму имеют право заполнить только те организации и ИП, которые наняли и застраховали не более 10 сотрудников (включая тех, кто работает по договору ГПХ). Остальным компаниям необходимо отправлять электронную отчётность. Для этого потребуется выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись на имя руководителя предприятия или ИП.

Если вы заполняете ЕФС-1 от руки, используйте синие, фиолетовые или чёрные чернила. Зачёркивать внесённые данные или исправлять их с помощью «штрихов» и «замазок» запрещено.

Свободный автор Астрал