Отчетность, бухучет и налоги

ЕФС-1 при приеме на работу

07.04.2026

111 165

3 минуты

В 2026 году процедура приема на работу сопряжена с необходимостью своевременного предоставления в Социальный фонд России (СФР) формы ЕФС-1.

Этот документ пришел на смену устаревшим формам СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, объединив в себе кадровую отчетность и сведения о стаже.

Чтобы у вас не возникло путаницы и штрафов, мы подготовили актуальную инструкцию с учетом изменений, вступивших в силу с 30 декабря 2025 года согласно Приказу СФР № 1462.

ЕФС-1 — это единая форма отчетности для работодателей, которую нужно сдавать в СФР. Она заменила собой четыре прежних отчета: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Это своего рода «цифровой паспорт» ваших сотрудников, где фиксируются кадровые перестановки, страховой стаж и взносы на травматизм.

Форма состоит из нескольких разделов, каждый из которых подается в разные сроки

Раздел 1 (Подраздел 1.1): Сведения о трудовой (иной) деятельности. Сюда попадает информация о приеме, увольнении, переводах и договорах ГПХ. Это та часть, которую мы заполняем при приеме сотрудника.
Раздел 1 (Подраздел 1.2): Сведения о страховом стаже. Сдается раз в год — до 25 января.
Раздел 2: Сведения о взносах на травматизм. Сдается ежеквартально.

С 2026 года в форму ЕФС-1 внесены значительные изменения в части кодировки.

Рассмотрим, как заполнить отчет при приеме нового сотрудника в программе 1С или при ручном заполнении в личном кабинете СФР.

Титульный лист

Титульный лист — это визитная карточка вашей компании в отчете. Он обязателен для заполнения всегда, даже если вы сдаете только подраздел 1.1. Здесь указываются:

Регистрационный номер в СФР.
ИНН, КПП, ОГРН организации.
Наименование полное или сокращенное.
Код по ОКВЭД — основной вид деятельности.

Если вы сдаете отчет на бумаге (актуально для организаций со штатом до 10 человек), не забудьте поставить подпись руководителя и печать при ее наличии.

Подраздел 1: сведения о сотруднике в ЕФС-1

Этот блок идет сразу после титульного листа.

Здесь мы заполняем анкетные данные на конкретного человека, которого берем на работу:

СНИЛС — один из самых важных реквизитов.
ФИО полностью.
Дата рождения.
Гражданство (код страны — 643 для РФ).
Статус застрахованного лица.

Для граждан РФ обычно ставится код «1».

Для иностранцев, работающих по патенту или ВНЖ, могут быть коды, например, «МДИГ», если он подлежит обязательному пенсионному страхованию.

Отчетность, бухучет и налоги

Отчетность по заработной плате

Дарья Алексеева

30.03.2026

132 809

Подраздел 1.1: сведения о приеме в ЕФС-1

Это ключевой блок при приеме. Именно здесь отражается факт трудоустройства.

Заполняем графы построчно:

Графа 1 — Дата приема. Указываем дату начала работы, прописанную в трудовом договоре и приказе (форма Т-1).
Графа 2 — Код мероприятия. Для приема на работу ставим код «ПРИЕМ».
Графа 3 — Трудовая функция. Пишем должность в точном соответствии со штатным расписанием. Если профессия дает право на льготную пенсию, важно указать ее строго по ОКПДТР или профессиональным стандартам.
Графа 4 — Код выполняемой функции: Нововведение 2026 года. Для приема обязательно указывается один из кодов, в зависимости от договора: 0 — бессрочный трудовой договор (основной). 0.1 — срочный договор (до 6 месяцев). 0.2 — срочный договор (более 6 месяцев). 1 — прием на работу по совместительству.
Графа 5 — Условия работы (особые коды). Если сотрудник работает не в стандартных условиях, ставим пометки. Например: НЕПД — прием на неполный рабочий день или НЕПН — прием на неполную рабочую неделю.
Графа 6 — Наименование документа. Пишем «приказ» или «трудовой договор».
Графа 7 — Дата документа. Указываем дату издания приказа. Срок сдачи отчета отсчитывается именно от этой даты.

Образец формы ЕФС-1 подраздел 1.1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:

Коды «ДИСТ» (дистанционщик) и «НДОМ» (надомник) больше не используются в перечне кодов условий работы. С 2026 года прием удаленных сотрудников отражается без этих кодов, в общем порядке.

ЭДО

Электронный кадровый документооборот в 2026 году

Дарья Алексеева

13.03.2026

15 909

Это самый важный пункт, чтобы избежать штрафа.

При приеме на работу и при увольнении или при старте договора ГПХ отчет нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

Если приказ подписан в пятницу, отчет нужно отправить в понедельник. Если во вторник, среда — крайний срок.

Если сотрудника просто переводят между отделами, срок сдачи отчета — до 25 числа следующего месяца. Но если вы оформляете нового человека или совместителя, правило «следующего рабочего дня» работает жестко.

Доки

1С-Отчетность

Астрал Подпись

Чаще всего ошибки возникают при оформлении «нестандартных» сотрудников, например, совместителей или работников, которые трудоустраиваются по срочному договору.

Возникают сложности и при оформлении работников на неполный рабочий день или неполную неделю.

Прием внешнего и внутреннего совместителя

Сдавать ЕФС-1 в этом случае нужно обязательно.

Совместитель — это такой же работник, как и основные. Разницы в заполнении почти нет, кроме одного: в графе 4 «Код выполняемой функции» ставим значение «1» (для совместительства) или «1.1»/«1.2» для срочного договора совместительства.

Прием по срочному трудовому договору

Если вы принимаете сотрудника на сезонные работы или на время декрета основного сотрудника, в графе 4 (код выполняемой функции) нужно указать «0.1» (срок до 6 месяцев) или «0.2» на срок более 6 месяцев.

ЭДО

Электронный документооборот в области охраны труда

Дарья Алексеева

26.03.2026

20 646

Прием на неполный рабочий день или неделю

Если человек работает 4 часа в день или 3 дня в неделю, это фиксируется.В графе 5 ставим код «НЕПД» (неполный день) или «НЕПН» (неполная неделя). Это влияет на расчет стажа, поэтому игнорировать проставление соответствующей отметки нельзя.

Способ подачи зависит от количества ваших сотрудников:

Если Численность сотрудников более 10 человек, отчет сдается в электронном формате через операторов ЭДО с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Бумажный вариант в этом случае в СФР сочтут непредставленным, что грозит штрафом в 1000 рублей.

Когда на предприятии численность сотрудников 10 человек и менее, можно сдать отчет на бумаге лично в СФР, через МФЦ или почтой.

1С-Отчетность

Сервис для сдачи отчетности в сроки и без ошибок напрямую из 1С

Подробнее

Штрафы налагаются не только за опоздание со сдачей этого отчета, но и за его непредставление или нарушение формата подачи, например, бумажный вместо электронного.

За опоздание с приемом (подраздел 1.1) налагается штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, по которому просрочили отчет, согласно ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП и ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

Если опоздали с отчетом на одного сотрудника на 1 день — штраф 500 рублей, если на 5 сотрудников — 2500 рублей.

За нарушение формата (бумага вместо электронной) сумма штрафа составит 1000 рублей.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при приеме по договору ГПХ?

Гражданско-правовой договор приравнен к трудовому в части отчетности. При заключении ГПХ нужно подать подраздел 1.1 с кодом мероприятия «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ». Срок — следующий рабочий день после подписания договора обеими сторонами.

Как заполнить ЕФС-1 при приеме дистанционного или надомного сотрудника?

В 2026 году это стало проще. Специальные коды «ДИСТ» и «НДОМ» отменены. Заполняете форму так же, как для офисного сотрудника.

Какой документ указывать в графе «Наименование документа, на основании которого принят сотрудник»?

Указывайте тот документ, который является основанием для начала работы. Обычно это «приказ». Если в компании принято оформлять только трудовой договор, пишите «трудовой договор».

Что указывать в графе «Статус застрахованного лица» для иностранного работника?

Для иностранцев, временно проживающих в РФ и работающих по патенту, ставится код «МДИГ», если он застрахован. Для высококвалифицированных специалистов или иностранцев с видом на жительство условия могут отличаться, проверяйте статус сотрудника.

Как исправить ошибку в уже сданном ЕФС-1 при приеме сотрудника?

Нужно сдать «Корректирующую» форму. Заполняете новый отчет на этого же сотрудника, в поле «Номер корректировки» ставите номер исправления (001, 002 и т.д.) и вносите верные данные. Старые неверные данные обнуляются.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге, если в компании 15 сотрудников?

При штате свыше 10 человек или если в прошлом году было 11 подрядчиков по ГПХ, разрешен только электронный формат. Бумажный отчет не примут, и вас оштрафуют.

Что делать, если не получается отправить ЕФС-1 через программу отчетности?

Проверьте актуальность версии программы. В 2026 году действует формат Приказа СФР № 1463 от 17.11.2025. Если программа не обновлена, она будет валидировать старый формат. Обратитесь в службу поддержки вашего оператора ЭДО — обычно проблема решается обновлением или настройкой сертификатов.

Александра Кадынцева

7 апреля 2026

111165

Статья была полезна?

Да Нет