Электронная доверенность ИП

Электронная доверенность ИП — это машиночитаемая доверенность (МЧД), которая позволяет вести деятельность от имени индивидуального предпринимателя.

В статье подробно расскажем, что такое машиночитаемая доверенность ИП, как её сделать и начать с ней работу.

Кому нужна электронная доверенность ИП

Индивидуальный предприниматель может делегировать свои обязанности уполномоченному представителю. Им может быть ответственный работник фирмы, бухгалтер или нанятый для этих целей сотрудник сторонней компании, которая предоставляет данные услуги. Чтобы наделить этих лиц необходимыми полномочиями, создаётся машиночитаемая доверенность. Например, электронная доверенность ИП используется бухгалтером для сдачи налоговой отчётности или специалистом для участия в электронных торгах.

Зачем нужна МЧД для ИП

Машиночитаемая доверенность используется только в совокупности с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Вместе они наделяют физическое лицо полномочиями для обмена цифровыми документами от имени индивидуального предпринимателя.

С их помощью уполномоченный представитель осуществляет следующие действия:

• сдаёт отчётность в госорганы — налоговую, ФСС, Росстат;
• работает на государственных порталах — «Честный ЗНАК»;
• Принимает участие в коммерческих и государственных электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
• ведёт электронный документооборот (ЭДО) с физлицами и контрагентами.

Как оформить машиночитаемую доверенность ИП

МЧД ИП создаётся только в электронном виде, определённом формате и с обязательными сведениями. Индивидуальный предприниматель составляет МЧД согласно правилам и подписывает документ личной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

В случае если у предпринимателя закончился срок сертификата электронной подписи или КЭП была утеряна, то полномочия можно передать через нотариуса. Он подпишет МЧД своей электронной подписью и отправит документ в ФНС через Единую информационную систему (ИС) нотариальной палаты. Налоговая обработает доверенность, после чего данные о ней появятся в едином реестре МЧД.

Требования к электронной доверенности для ИП

Приказ Минцифры №857 от 18.08.21 регулирует требования к машиночитаемой доверенности. Согласно документу, МЧД должна быть составлена по следующим правилам:

• формат машиночитаемой доверенности — только XML. PDF разрешён в случаях, если какая-либо используемая информационная система не поддерживает формат XML;
• формат КЭП — xmldsig и форматы, которые включает в себя приказ Минцифры №472 от 14.09.20.

Какие сведения содержит МЧД для ИП

Машиночитаемая доверенность ИП должна содержать в себе обязательные сведения. Указанная информация наделяет представителя правом действовать от имени индивидуального предпринимателя.

МЧД должна содержать в себе следующие строки:

1. Название документа — доверенность, её порядковый номер и для чего она предназначена.
2. Дату составления документа и срок его действия.
3. Информацию о ИП и об уполномоченном лице.
4. Перечень функций, которые представитель может осуществлять от имени индивидуального предпринимателя.
5. Соответствующий код из классификатора полномочий. Если в списке отсутствуют требуемые обязанности, их разрешено прописать текстом.
6. Сведения об информационной системе, в которой хранится машиночитаемая доверенность.
7. Информацию о передоверии.

Без соответствующих данных машиночитаемая доверенность будет считаться недействительной.

Где хранить МЧД индивидуального предпринимателя

Правила хранения машиночитаемой доверенности указаны в ПП №223 от 21.02.2022. В соответствии с постановлением, после создания МЧД её можно сохранить в информационной системе:

• аккредитованного удостоверяющего центра;
• удостоверяющего центра ФНС, Казначейства и Банка России;
• оператора ЭДО;
• собственной или государственной ИС.

Информационная система фиксирует дату и время загрузки машиночитаемой доверенности. Создаётся подтверждение о получении, которое подписывается КЭП. Подтверждение остаётся у доверителя, МЧД отправляется в архив, а её идентификационный номер в общую базу МЧД.

Как работать с МЧД ИП

Если МЧД хранится в собственной ИС, перед отправкой она прикрепляется уполномоченным представителем вместе с пакетом документов. В случае если используется сторонняя информационная система, указываются её реквизиты. Проверку полномочий и срок действия доверенности получатель осуществляет через общую базу машиночитаемых доверенностей.

Как отменить доверенность

Индивидуальный предприниматель вправе отозвать машиночитаемую доверенность до того как у неё закончится срок действия. Делается это, если уполномоченный сотрудник уволен, переведён на другую должность или обязанности перешли другому работнику. В этом случае потребуется составить заявление на отзыв, подписать его КЭП ИП и отправить доверенность в информационную систему, в которой хранится МЧД.

Сроки перехода на машиночитаемую доверенность

Работать с машиночитаемой доверенностью можно уже сегодня. Государственные сервисы ФНС и ФСС принимают отчётность с приложением МЧД. Руководители компаний и их сотрудники могут обучаться и сдавать документы в тестовом режиме сейчас для бесперебойной работы в будущем.

В 2019 году был принят Федеральный закон № 476-ФЗ от 27.12.2019 с поправками в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи»: доверенные лица ИП и юрлиц обязаны использовать машиночитаемую доверенность с 1 января 2023 года. При этом подписывать электронные документы требуется личной КЭП физического лица.

По старым правилам работать разрешено до 31 декабря 2022 года в рамках переходного периода.

Сроки обязательного использования МЧД

Индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель обязаны отправлять отчётность в госорганы и взаимодействовать с контрагентами с помощью МЧД с 1 сентября 2023 года.

Что нужно для работы с МЧД

Для использования МЧД от имени индивидуального предпринимателя уполномоченному лицу необходимы КЭП физлица и настройка рабочего места. Последнее подразумевает под собой установку программ для работы с электронной подписью:

• КриптоПро CSP — средство криптографической защиты информации. Создаёт КЭП, шифрует данные и защищает информацию;
• КриптоАРМ — программа для взаимодействия электронной подписи, СКЗИ и браузера для заверения документов на любых электронных площадках.

Квалифицированную электронную подпись физического лица можно получить только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Минцифры. Перечень таких УЦ указан на сайте министерства. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации. КЭП физлица позволяет не только вести деятельность от имени ИП, но и решать повседневные задачи удалённо, например: поступить в вуз, устроится на работу или заключить сделку.