Электронный заказ-наряд

Свободный автор Астрал

Заказ-наряд — это документ, аналогичный договору на выполнение работ или оказание услуг. Обычно он сочетает элементы собственно договорных обязательств, технического задания и расчёта стоимости. В бухгалтерском учёте заказ-наряд используется в качестве первички. В грузоперевозках заказ-наряд является формой договора фрахтования. Расскажем о том, как оформлять электронные заказ-наряды и передавать их в ГИС ЭПД.

Когда нужен заказ-наряд в грузоперевозках

Заказ-наряд оформляется в двух случаях:

• если груз сопровождается представителем грузовладельца;
• если в отношении груза не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей.

То есть и в том, и в другом случае транспортная компания предоставляет автомобиль на погрузку и не занимается учётом перевозимого груза. Следует помнить, что заказ-наряд не подходит для поэтапных сделок, а предмет договора нельзя выполнить частично.

По умолчанию заказ-наряд заполняется и фрахтователем (заказчиком перевозки), и фрахтовщиком (перевозчиком). Но если груз перевозится для личных или семейных нужд, то заказ-наряд может быть полностью составлен фрахтовщиком (транспортной компанией).

Форма бланка

При оформлении заказ-нарядов бланки могут быть нескольких типов. Для каждого из них предусмотрена соответствующая форма, утверждённая Министерством финансов России. Несмотря на то что эти формы были утверждены давно, их можно использовать и в настоящее время. Для печати бланков заказ-наряда используется специальная бумага. У каждого есть уникальный идентификационный номер.

Например, если нужно оформить заказ на ремонт бытовой техники и электроприборов, или на обслуживание и ремонт автомобилей, на изготовление мебели или другую подобную услугу, используется форма БО-1. В ней три части: непосредственно заказ-наряд с указаниями по заданию; бланк с информацией, которая передаётся бухгалтеру; бланк с гарантийным талоном — квитанцией, которую получают заказчики.

Другие типы бланков используются в следующих случаях:

• БО-2 — при оформлении заказа на ремонт обуви;
  БО-3 — если услуги связаны с изготовлением фотографий, прокатом и ремонтными работами, для которых не нужны материалы;
• БО-4 — при заказе на пошив или ремонт трикотажной одежды;
• БО-5 — если нужно создать заказ-наряд на услуги химчисток и т.д.

Если необходимо оформить заказ-наряд на предоставление транспортного средства, используется специальная форма, которая одновременно служит договором фрахтования.

Образец заказ-наряда на выполнение работ:

Правила хранения заказ-наряда

Неиспользованные бланки заказ-нарядов должны храниться в специальном помещении, в защищенном сейфе предприятия. В конце рабочего дня это помещение опечатывается или пломбируется. Копии документов, подтверждающие оплату услуги, предоставленной клиенту, хранятся не менее пяти лет. После окончания этого срока они должны быть уничтожены, согласно установленному порядку.

Электронный формат заказ-наряда

Сейчас в электронной форме есть шесть типов утвержденных документов:

• транспортная накладная;
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• заказ (заявка).

Электронный XML-формат заказ наряда утверждён Приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@. Он описан в Приложении 3 к приказу.

Каждый из перевозочных документов состоит из нескольких файлов обмена информации, которые последовательно формируются и подписываются участниками информационного взаимодействия.

Электронный заказ-наряд включает четыре обязательных файла обмена:

1. Файл обмена информации фрахтователя.

В нём указаны сведения о фрахтователе, об условиях фрахтования, наименование груза, указания фрахтователя, маршрут и место подачи транспортного средства, сроки выполнения перевозки.

2. Файл обмена информации фрахтовщика

Он содержит сведения о фрахтовщике, об информации о принятии заказ-наряда к исполнению, о транспортном средстве, о прочих условиях, о размере платы за пользование транспортным средством (при необходимости).

3. Файл обмена информации фрахтователя по факту подачи транспортного средства.

В нём указаны сведения о фактической дате и времени подачи транспортного средства, об отметках фрахтователя (при необходимости).

4. Файл обмена информации фрахтовщика по факту возврата транспортного средства.

Он состоит из сведений о фактической дате и времени завершения пользования транспортным средством, об оговорках и замечаниях фрахтовщика (при наличии), об отметках фрахтовщика (при необходимости).

Правила заполнения электронного заказа-наряда

1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931. В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами. Правила оборота электронных заказ-нарядов прописаны в Приложении 3, а схема — в Приложении 4.

В обмене электронным заказ-нарядом участвуют заказчик — фрахтователь и фрахтовщик — тот, кто осуществляет перевозку. Электронный документооборот между участниками перевозки реализован через операторов ЭДО, получивших специальное разрешение Минтранса. Оператор ЭДО направляет сведения, содержащиеся в документах в ГИС ЭПД.

Заказ-наряд заполняется онлайн в веб-сервисе, либо фрахтователь оформляет его в своей учётной системе. Затем документ подписывают с помощью УКЭП и передают через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Оператор ЭДО проверяет:

• соответствие установленному XML-формату,
• уникальность идентификатора,
• действительность УКЭП, которой подписан документ.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.
ГИС ЭПД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа.

На этом этапе ГИС присваивает документу уникальный идентификатор — УИД, который отражается в системе оператора ЭПД. Затем оператор ЭДО направляет документ фрахтовщику.

В случае если фрахтовщик не согласен с какими-либо сведениями, он направляет фрахтователю уведомление об уточнении, где указывает, какую именно информацию нужно исправить. Уведомление об уточнении подписывается УКЭП фрахтовщика. Этот документ не передаётся в ГИС ЭПД. Фрахтователь в этом случае должен создать новый файл обмена и начать документооборот сначала.

Если фрахтовщик со всем согласен, он формирует извещение о получении, подписывает его своей УКЭП и направляет фрахтователю.

Когда фрахтовщик предоставляет автомобили для перевозки, фрахтователь заполняет следующий файл обмена, подписывает своей УКЭП и направляет фрахтовщику.

После завершения перевозки фрахтовщик создаёт последний файл обмена — по факту возврата транспорта. После передачи документа фрахтователю и в ГИС ЭПД документооборот завершается.

Свободный автор Астрал