ЭТрН – электронная транспортная накладная

Цифровизация грузоперевозок — это уже не будущее, а самое настоящее. Электронная транспортная накладная становится стандартом для рынка, и переход на нее — вопрос времени и эффективности вашего бизнеса.

Электронная транспортная накладная — цифровой документ, применяемый для оформления и подтверждения грузоперевозки. Он заменяет традиционную бумажную транспортную накладную, подтверждает наличие договора на транспортные услуги, а также расходы на организацию логистических процессов. ЭТрН является частью системы электронного документооборота, позволяющей участникам грузоперевозок обмениваться электронными перевозочными документами.

С 01.09.2026 обязательный переход, переходный период, отсрочка и т.п. не предусмотрены.

Обязаны перейти все организации. В первую очередь переход на ЭПД требуется среднему и крупному бизнесу, тем, кто создает отправления. Таким организациям сложнее выполнить переход и зарезервировать бюджеты.

• Крупные перевозчики;
• Экспедиторы;
• Производственные компании, в первую очередь те, где проходил/проходит эксперимент;
• Фармацевтика;
• Производство и торговля алкоголем;
• ТЭК и опасные грузы;
• Зерновой и аграрный секторы;
• Ритейл, оптовые продавцы и участники рынка маркетплейсов.

Однако обязательный переход на электронный обмен перевозочными документами касается не только логистики и перевозок.

Даже если вы просто покупаете товары в офис, с 1 сентября 2026 года подписание транспортной накладной — только по ЭДО.

Ключевая дата, которую нужно знать каждому участнику перевозок, — 1 сентября 2026 года. С этого момента применение ЭТрН обязательно при оформлении грузоперевозок. Это закреплено в законодательстве и означает, что рынок окончательно переходит на электронный документооборот. Бумажные транспортные накладные уйдут в прошлое.

Государство создает единую цифровую среду — ГИС ЭПД. Теперь все действия с ЭТрН будут фиксироваться в этой системе, что обеспечивает прозрачность, прослеживаемость грузов и исключает возможность «двойных» бумажных документов.

140-ФЗ внес изменения в №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Согласно ему, экспедиторам с 1 марта по 1 мая 2026-го необходимо подготовить документы, проверить соответствие требованиям и зарегистрироваться в реестре экспедиторов на платформе ГосЛог.

Сервис 1С-ЭПД от ГК «Астрал» создан для всех участников логистической цепочки, кому нужно быстро, законно и без ошибок обмениваться перевозочными документами.

• Грузоотправителю: вы создаете накладную за минуты прямо в привычной 1С, экономите на курьерах и бумаге.
• Перевозчику: получаете оплату быстрее (до 20 дней!), потому что не нужно ждать, пока контрагент получит оригиналы почтой. Все документы уже в системе.
• Грузополучателю: видите статусы перевозки в реальном времени, фиксируете замечания по грузу прямо в документе, подписываете приемку с любого устройства.

Электронная накладная оформляется всегда, когда есть договор перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. Это может быть доставка товаров поставщиком, перевозка сырья или перемещение грузов между юрлицами. Если же вы везете груз своим транспортом (например, доставляете товар покупателю собственной машиной) или покупатель забирает товар самовывозом, то договор перевозки не заключается, и накладная не нужна. В этих случаях достаточно путевого листа.

Особенности оформления при сборных грузах. Если осуществляется перевозка расконсолидированного сборного груза с разными получателями, на каждую перевозку (доставку части груза конкретному конечному грузополучателю) оформляется отдельная ЭТрН.

Особенности оформления при контейнерных перевозках. При перевозке груза в контейнере (в том числе если в одном контейнере собирается груз от нескольких поставщиков в один адрес) оформляется не транспортная накладная, а сопроводительная ведомость.

Особенности мультимодальных перевозок. В случаях, когда перевозка осуществляется разными видами транспорта (например, автомобиль — судно — железная дорога — автомобиль), особенно с участием субэкспедиторов, действуют следующие правила:

• На данный момент оформить всю мультимодальную перевозку одной ЭТрН невозможно.
• ЭТрН оформляется на каждый автомобильный сегмент перевозки груза. Для морских/речных и железнодорожных перевозок используются свои форматы документов. Обязательность их электронной формы также установлена 140-ФЗ, но на практике они пока не применяются. Порядок оформления таких перевозок после 01.09.2026 станет понятен ближе к дате вступления требований в силу.

Ответственный за оформление ЭТрН зависит от роли участника перевозки:

• Если грузоотправитель передает груз перевозчику (транспортной компании или экспедитору), ЭТрН оформляет грузоотправитель.
• Если экспедиторская компания принимает груз во временное владение для организации его доставки (в том числе по агентскому договору), ЭТрН оформляет экспедитор.

ЭТрН — это не просто файл, а структурированный документ, состоящий из обязательных титулов, которые подписывают разные участники:

1. Титул грузоотправителя: содержит данные об участниках, грузе, маршруте, машине и водителе.
2. Титул перевозчика (прием груза): подтверждает, что водитель принял груз к перевозке.
3. Титул грузополучателя: фиксирует факт приемки, состояние груза, возможные недостачи или повреждения.
4. Титул перевозчика (сдача груза): завершает процесс перевозки.

Помимо обязательных, существуют опциональные титулы (в зависимости от сценария):

• Титул 5 и Титул 6 — финансовые сведения или стоимость перевозки.
• Титул 7 — переадресация груза, смена получателя или адреса. Их подписывает грузоотправитель.
• Титул 8 — смена водителя/транспортного средства (эстафета). Подписываются перевозчиком.

Особенности: при изменении условий (например, адреса доставки или платы) формируются дополнительные титулы. Благодаря цифровому формату ошибки ввода данных исключены, а оплата перевозки происходит моментально после подписания последнего титула.

Для подписания этого документа требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужна:

• Сотрудникам грузоотправителя (например, кладовщику, который отгружает товар).
• Сотрудникам перевозчика (менеджеру, который подтверждает прием груза).
• Сотрудникам грузополучателя (приемщику на складе).

Водитель может использовать простую электронную подпись или УНЭП, но только при условии, что представитель перевозчика позже подтвердит сдачу груза своей УКЭП. Получить УКЭП можно в удостоверяющем центре ГК «Астрал», оставив заявку.

С 1 сентября 2026 года экспедитор, который организует перевозку, но сам не управляет транспортом, должен быть внесен в реестр экспедиторов. Если экспедитор принимает груз во владение, он выступает как перевозчик. Если нет — он остается организатором. В 1С-ЭПД реализованы сценарии для всех случаев:

• Замена водителя или машины в пути оформляется дополнительным титулом.
• Переадресация груза новому получателю — также фиксируется электронно.
• Частичная приемка или повреждения — грузополучатель может отразить это в своем титуле с комментариями и фото.
• Работа с привлеченным перевозчиком: сервис позволяет выстроить цепочку подписания между всеми звеньями.

Если экспедитор принимает груз во временное владение, он берет на себя обязательство по перевозке. В этом случае экспедитор должен быть лицом, ответственным за погрузку и быть грузоотправителем. У экспедитора должен быть заключен договор грузоперевозки об организации перевозки груза (подписывается грузоотправителем и экспедитором, а после дополняется поручением экспедитору и экспедиторской распиской) и о перевозке (подписывается экспедитором и перевозчиком, а также сопровождается оформлением транспортной накладной).

Чтобы начать, потребуется всего три шага по подготовке инфраструктуры:

• Подключиться к оператору ЭДО, который входит в реестр Минтранса и передает данные в ГИС ЭПД (Астрал и сервис 1С-ЭПД полностью соответствуют этим требованиям).
• Выпустить УКЭП для сотрудников, участвующих в отгрузке и приемке.
• Заключить электронное соглашение с контрагентами (грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем) об обмене электронными документами.
• Обеспечить наличие необходимой техники и ПО, например, компьютеров с доступом к системе ЭДО для тех, кто работает на складе.
• Подключить роуминг между операторами ЭПД, чтобы обмениваться документами без границ.

Изменений существенных в ЭТрН не допускается, и это прописано в 931 Постановлении Правительства РФ. Какого-либо аннулирования ЭТрН тоже нет, поэтому исправление делается через создание новой электронной транспортной накладной.

Однако эта ситуация решается работой с черновиками, когда перевозчик предзаполняет все данные, эта информация попадает к фактическому грузоотправителю или экспедитору, который должен подписать Т1. Он подписывает и инициирует формирование документооборота.

Если необходима замена водителя или места назначения, то информация меняется уже в процессе выполнения перевозки, корректировки вносятся с помощью опциональных титулов в рамках транспортной накладной: 4 основных титула и 4 опциональных, один из которых — это переадресация. Однако если меняется перевозчик, тогда оформляется новая транспортная накладная.

Есть возможность исправления титулов (вместо дублирования): титулы исправляются попарно Т1 - Т2 или Т3 - Т4. В этом способе нельзя менять оговорки и примечания, дату и время, а все остальные атрибуты можно изменить.

Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора при проверке на дороге могут запросить документы на груз. Для этого водителю достаточно предъявить электронную транспортную накладную на экране планшета или смартфона (в приложении оператора ЭДО) с отображением QR-кода, по которому инспектор может проверить документ в ГИС ЭПД. Распечатывать ее не требуется.

При оформлении организацией ЭТрН или ЭПЛ формируется QR-код, который может храниться у водителя на телефоне или планшете. Перед рейсом необходимо открыть мобильное приложение и проверить отображение QR-кода, в этом случае код сохраняется в кэш-памяти телефона и будет доступен даже без интернета. Во время проверки необходимо показать QR-код инспектору ГИБДД. Если у инспектора нет оборудования для считывания кода или в месте проверки отсутствует интернет, он не имеет права требовать бумажные копии документов или выписывать штрафы. Это закреплено в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения РФ, где указано, что водитель обязан предъявить документы в установленной форме, включая электронный вид, а также отражено в памятке Минтранс РФ.