Электронная транспортная накладная в 1С-ЭПД

В 2020 году по инициативе Минтранса в рамках пилотного проекта был проведён эксперимент по использованию электронных транспортных накладных, закон по результатам эксперимента утвердил новые правила автомобильных грузоперевозок (Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200).  позволило закрепить возможность применения электронных перевозочных документов наряду с их бумажными аналогами на нормативном уровне.

Также Минтранс запустил государственную информационную систему ГИС ЭПД. В перечень её функций входит хранение ЭПД и содержащихся в них сведений, а также представление их органам государственной власти РФ.

Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@, вступившим в силу 11 января 2022 года, был утверждён формат ЭТрН ФНС в виде XML-файла. Затем Минтранс разработал правила, регламентирующие обмен перевозочными документами между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД. Эти правила закреплены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931, которое вступило в силу 1 сентября того же года.

ЭДО между участниками перевозки реализуется через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), получивших специальное разрешение Минтранса. Задача оператора — направлять сведения, содержащиеся в ЭПД, прямо в ГИС ЭПД. Взаимодействие между участником перевозки, оператором и ГИС ЭПД организовано следующим образом.

Участник перевозки вносит данные со своей стороны, подписывает соответствующий титул и направляет документ контрагентам через оператора ИС ЭПД.

Оператор проверяет:

соответствие установленному XML-формату

уникальность идентификатора

подлинность и срок действия сертификата электронной подписи, которая использовалась для заверения документа

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, и тот, в свою очередь, формирует и отправляет новый бланк. Если ошибок нет, то оператор ИС ЭПД передаёт документ в систему, после чего отслеживает его статус.

Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.

Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.

На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:

организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой

грузоотправители и грузополучатели

компании, применяющие ЭДО в своей деятельности

В некоторых случаях нет нужды оформлять ЭТрН. Например, если:

продавец осуществляет доставку товара без участия грузоперевозчика (стоимость доставки должна быть включена в конечную стоимость товара и прописана в договоре, а грузополучатель должен получить товар в собственность на собственном складе)

грузополучатель забирает товар со склада продавца и осуществляет перевозку на собственном транспорте

Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 файлов обмена (титулов):

четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку

два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД

два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства

В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается

Важно отметить, что все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании, участвующей в перевозке.

То, какие титулы нужно заполнять в ЭТрН, зависит от сценария грузоперевозки. Эти сценарии разработаны Минтрансом и протестированы с помощью ведущих операторов ЭДО.