Групповая машиночитаемая доверенность (МЧД)

Электронная доверенность на несколько лиц (групповая МЧД) облегчает процесс представления интересов компании и сокращает время на организационные формальности.

В статье расскажем, что такое коллективная МЧД, где её можно использовать и как с ней работать.

Что такое групповая машиночитаемая доверенность

Рассмотрим, чем электронная доверенность на несколько лиц (групповая МЧД) отличается от обычной МЧД.

Директор организации или предприниматель может сдавать электронную отчётность и подписывать цифровые документы без доверенности. Для передачи прав на эти действия ему нужно создать машиночитаемую доверенность. Стандартная МЧД выдаётся на конкретное лицо, которое получает определённые полномочия.

Электронная групповая доверенность предоставляет возможность доверителю зарегистрировать нескольких представителей в одном документе. Это означает, что каждый из указанных лиц может осуществлять определённые действия на основе общей МЧД от имени компании.

Как выглядит машиночитаемая доверенность на несколько лиц

Коллективная машиночитаемая доверенность создаётся в формате XML. Заполняется специальный образец и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) заявителя. После этого формируется два цифровых файла: МЧД и откреплённая подпись, которые загружаются в Распределённый реестр ФНС России. Чтобы работать с групповой МЧД, доверенному лицу нужно использовать КЭП физического лица.

Для отправки цифровых документов рекомендуем квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физических лиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

В каком формате создаётся электронная доверенность на несколько лиц

В настоящее время существует несколько форм машиночитаемой доверенности, которые можно создать:

003 — единая версия МЧД для электронного взаимодействия с контрагентами и государственными органами;
002 — базовая версия доверенности для осуществления хозяйственных сделок между организациями;
5.01 — для взаимодействия с ФНС.

Также есть МЧД, которые формируются как передоверие полномочий. Их можно создать в двух версиях — 002 и 003.

Электронная доверенность на несколько человек создаётся только в формате 002 и 003. Следует обратить внимание, что не все государственные органы и информационные системы поддерживают универсальный формат МЧД. Этот факт необходимо учитывать при передаче права действовать от чужого имени, ведь воспользоваться ей в абсолютно всех случаях не получится.

Где не принимают МЧД на несколько лиц

Групповую МЧД не получится использовать в отношении между бизнесом и государством. Например, несколько человек не смогут сдать налоговую отчётность по общей доверенности. Такой документ ведомство не примет. В этом случае на каждое уполномоченное лицо нужно завести машиночитаемую доверенность, где будет указан единственный представитель.

Для чего используется групповая МЧД

Общая электронная доверенность нескольким представителям пригодится в двух случаях: при работе с филиалами или для взаимодействия с партнёрами.

При создании МЧД на руководителя филиала или представительства необходимо установить признак совместных полномочий. В таком документе указывается два доверенных лица: отдельно филиал или представительство и их руководитель. Сделано это для того, чтобы директор подразделения мог передоверять полномочия доверенным лицам без участия нотариуса. То есть для подтверждения связи с филиалом, машиночитаемая доверенность содержит в себе данные о подразделении и руководителе, а также признак совместных полномочий.

Чтобы работать с партнёрами, доверитель может добавить в МЧД несколько представителей. Таким образом, у доверенных лиц появится право на подписание документов за директора. Например, заверять накладные и заключать сделки. Однако существует риск использования нескольких представителей в одной МЧД для взаимодействия с партнёрами. Неудобство может вызвать процесс отказа от полномочий одного из лиц. Если директор увольняет сотрудника, а в групповой МЧД указаны совместные полномочия, то доверенность отменится полностью. Доверителю придётся создавать новую МЧД, поэтому рекомендуем использовать личную МЧД на каждого представителя.

Где сделать коллективную машиночитаемую доверенность

Процесс создания групповой МЧД начинается с выбора информационной системы для её создания. Это может быть сайт ФНС или сторонний сервис. Затем организация должна определиться с уполномоченными представителями, которых она хочет включить в доверенность. Выбирается формат: 002 или 003. Заполняется образец, где лицам назначаются полномочия. Затем документ подписывают электронной подписью доверителя и отправляют в Распределённый реестр налоговой.

Создавать МЧД удобно с помощью сервиса Астрал Доверенность. Решение позволяет быстро оформить доверенность на несколько уполномоченных лиц или директора представительства.

Порядок работы с коллективной электронной доверенностью

Порядок работы с групповой МЧД такой же, как и при работе с доверенностью, где указан один представитель. Директор создаёт МЧД, указывает несколько представителей, подписывает её своей КЭП директора и отправляет на регистрацию в ФНС.

Один из представителей при подаче документов указывает уникальный номер доверенности и информацию об информационной системе, где она хранится. При этом документы подписываются КЭП физического лица. Получатель проверяет легитимность машиночитаемой доверенности: полномочия представителя и срок действия доверенности.

Выводы

Электронная доверенность на несколько человек создаётся только в формате 002 и 003. Лучше использовать её при создании МЧД на директора филиала или представительства. Чтобы работать с контрагентами, рекомендуем оформлять машиночитаемую доверенность на каждого представителя, во избежание потери времени и ненужных разбирательств. Использовать групповую МЧД для взаимодействия с государственными органами нельзя. Не исключено, что в будущем такая возможность появится.