Как работать с электронными документами: составляем инструкцию

Работа с документами в компании строится на регламенте. Это касается и электронного документооборота (ЭДО). Разбираемся, как составить и согласовать инструкцию по работе с ЭДО.

Кто разрабатывает инструкцию

Сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ), пользователи систем электронного документооборота (СЭД) и сотрудники организации-оператора.

Разделы инструкции

В инструкции прописывают классификацию документов, порядок согласования, полномочия сотрудников, ссылки на главные законы.

Пример разделов в инструкции:

Общие положения. Цели и задачи СЭД; указывает, что положения инструкции распространяются на всех сотрудников компании, которые имеют отношение к электронным документам.

Терминология. Определения всех терминов и понятий, нужных при работе с СЭД.

Ссылки на нормативные источники. Важные для ЭДО законы: требования ГОСТа «Управление документами», положения федеральных законов №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р и другие акты, в зависимости от особенностей компании.

Правила организации оборота документов в СЭД. Главный раздел инструкции, который описывает, порядок работы электронными документами:

• порядок приёма, учёта и регистрации документов;
• согласование проектов;
• формирование поручений внутри системы;
• контроль над движением документации по отделам компании;
• контроль над исполнением поручений;
• списание документации в архив;
• поиск нужных бумаг;
• порядок идентификации пользователей;
• работа с цифровой подписью.

Пользователи СЭД. Закрепляет права и обязанности пользователей системы и распределяет их по группам:

• руководители организации;
• руководители отделов;
• сотрудники ДОУ;
• пользователи СЭД;
• администраторы сети.

При необходимости добавляют правила замещения, по которым доступ к системе дают другим сотрудникам.

Классификация и наименование документов в СЭД. Распределяет документы по типам для удобства в работе.

Как согласовать инструкцию

• Проект согласуют руководители отделов, заместители руководителя организации.
• Директор организации подписывает готовый проект и вводит его в действие.
• Отдел кадров знакомит под подпись с инструкцией всех сотрудников, которые связаны с СЭД.
• Администраторы системы обучают персонал работе с ЭДО.

«Астрал Онлайн/1С-ЭДО» поможет:

• быстро согласовывать электронные документы;
• экономить ресурсы и время на отчётность перед официальными структурами;
• сделать делопроизводство в компании понятным и прозрачным;
• создать и поддерживать цифровой архив;
• расширить возможности по заключению договоров с контрагентами.

«Астрал Онлайн/1С-ЭДО» интегрируется в «1С:Предприятие» и не требует установки дополнительных программ с контрагентами можно работать в привычных системах 1С.

Оставьте заявку на установку, наш региональный представитель свяжется с вами для уточнения нюансов и заключения договора.