Как работать с электронными документами: составляем инструкцию
Работа с документами в компании строится на регламенте. Это касается и электронного документооборота (ЭДО). Разбираемся, как составить и согласовать инструкцию по работе с ЭДО.
Кто разрабатывает инструкцию
Сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ), пользователи систем электронного документооборота (СЭД) и сотрудники организации-оператора.
Разделы инструкции
В инструкции прописывают классификацию документов, порядок согласования, полномочия сотрудников, ссылки на главные законы.
Пример разделов в инструкции:
Общие положения. Цели и задачи СЭД; указывает, что положения инструкции распространяются на всех сотрудников компании, которые имеют отношение к электронным документам.
Терминология. Определения всех терминов и понятий, нужных при работе с СЭД.
Ссылки на нормативные источники. Важные для ЭДО законы: требования ГОСТа «Управление документами», положения федеральных законов №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р и другие акты, в зависимости от особенностей компании.
Правила организации оборота документов в СЭД. Главный раздел инструкции, который описывает, порядок работы электронными документами:
- порядок приёма, учёта и регистрации документов;
- согласование проектов;
- формирование поручений внутри системы;
- контроль над движением документации по отделам компании;
- контроль над исполнением поручений;
- списание документации в архив;
- поиск нужных бумаг;
- порядок идентификации пользователей;
- работа с цифровой подписью.
Пользователи СЭД. Закрепляет права и обязанности пользователей системы и распределяет их по группам:
- руководители организации;
- руководители отделов;
- сотрудники ДОУ;
- пользователи СЭД;
- администраторы сети.
При необходимости добавляют правила замещения, по которым доступ к системе дают другим сотрудникам.
Классификация и наименование документов в СЭД. Распределяет документы по типам для удобства в работе.
Как согласовать инструкцию
- Проект согласуют руководители отделов, заместители руководителя организации.
- Директор организации подписывает готовый проект и вводит его в действие.
- Отдел кадров знакомит под подпись с инструкцией всех сотрудников, которые связаны с СЭД.
- Администраторы системы обучают персонал работе с ЭДО.
«Астрал Онлайн/1С-ЭДО» поможет:
- быстро согласовывать электронные документы;
- экономить ресурсы и время на отчётность перед официальными структурами;
- сделать делопроизводство в компании понятным и прозрачным;
- создать и поддерживать цифровой архив;
- расширить возможности по заключению договоров с контрагентами.
«Астрал Онлайн/1С-ЭДО» интегрируется в «1С:Предприятие» и не требует установки дополнительных программ с контрагентами можно работать в привычных системах 1С.
Оставьте заявку на установку, наш региональный представитель свяжется с вами для уточнения нюансов и заключения договора.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Продукты по направлению
Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы
Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С
Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами