Переход на ЭДО: с чего начать

Свободный автор Астрал

09 августа 2021

17327

Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.

Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.

Разбираемся, в чём преимущества перехода на ЭДО и как организовать электронный документооборот.

Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде

Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и «времязатратность».

Стоимость пакета

Стоимость пакета документов при среднем объёме в шесть листов формата A4 — 9 рублей. Чтобы отправить документы по почте, придётся заплатить от 40-60 рублей. Курьерская служба запросит в 10 раз больше, стоимость услуг также будет зависеть от точки назначения. Организация архива потребует аренды отдельного помещения. Стоимость будет зависеть от площади и региона.

Затраты на бумагу

Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.

Условия хранения

Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.

Срок получения

Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.

Легко подписывать

При переходе на ЭДО подписание документов в электронном виде уполномоченным сотрудником занимает всего несколько минут. В системах ЭДО можно «по одному щелчку мыши» массово подписывать документы. При этом документы достигают получателя уже через несколько секунд после того, как были отправлены.

Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.

Способы реализации ЭДО

Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.

Обмен документами

Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.

Плюс такого способа

Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.

Другой способ

Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.

Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

Приобрести квалифицированную электронную подпись

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .

Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.Докс») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.

На вопрос о том, можно ли бесплатно перейти на ЭДО, ответили в статье.

Подключение контрагентов

Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам. Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга. Сама технология находится на раннем этапе развития, поэтому можно воспользоваться альтернативными вариантами организации обмена документами с партнёрами через операторов электронного документооборота.

Одним из вариантов является работа с несколькими операторами. Поскольку участники обмена никак не ограничены в выборе оператора, они могут быть подключены к нескольким системам одновременно. Подключиться к общей системе можете либо вы, либо ваш контрагент.

Если регистрация в нескольких системах по каким-либо причинам не подходит вам или вашему контрагенту, вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.

Заключение

Итак, для перехода на ЭДО требуется:

получить квалифицированную электронную подпись, поскольку лишь она даёт документу юридическую силу;
заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его системе, с помощью которой будет налажен быстрый обмен документами и обеспечена их безопасность;
присоединиться к регламенту оператора ЭДО, чтобы начать обмен.

За всё остальное ответственность будет нести оператор.

Свободный автор Астрал