Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошел в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Все большее количество предпринимателей и организаций переходит на электронный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей.

Что представляет собой электронный документооборот

Описание электронного документооборота сводится к разъяснению взаимодействия трех участников: отправитель ― оператор ― адресат.
Отправитель создает документ, подписывает (заверяет) его электронной подписью, отправляет через оператора ЭДО к адресату.
Получив электронный документ, адресат может скорректировать его (внести правки), отправить обратно, либо согласиться с полученными данными, утвердив их.

Роль оператора ЭДО ― обеспечить технически процесс удаленного обмена данными и получения допуска к нужному файлу при помощи программ. Кроме этого, оператор обеспечивает безопасность не только передачи данных, но и серверных и облачных приложений для хранения.

Какие проблемы решает электронный документооборот

Основные понятия электронного документооборота:

Система электронного документооборота (СЭД, EDO или ECM-системы) ― это компьютерная программа для работы с онлайн-документами (создание, корректировка, поиск), обеспечивающая обмен данными между сотрудниками (отправка, получение, формирование заданий и т.п.).

Роуминг ЭДО ― это обмен данными между разными операторами электронного документооборота. Его задача - обеспечить бесперебойность в работе с контрагентами.
Роуминг позволяет выбирать ту обслуживающую компанию, которая вам выгодна, вне зависимости от того, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.

Понятие электронного документооборота будет неполным без определения юридически значимых документов и информационных, не обладающих правовой силой. К первым относятся договора, счет-фактуры, платежные поручения, ко вторым ― служебные записки, замечания, заявки. Юридическую значимость документу придают квалифицированные электронные подписи (КЭП, ЭЦП, ЭП). Они подтверждают личность подписавшего, не позволяют внести несанкционированных изменений. При внутреннем обороте документов можно использовать неквалифицированные подписи за исключением организаций некоторых отраслей.

Задачи, решаемые ЭДО, в настоящее время весьма обширны. Самая главная из них - это обеспечение мобильности предприятий и налаживание тесного контакта предприятия и контролирующего органа. Кроме этого, определение внутренних коммуникационных связей внутри организации во многом обеспечивает успех ее работы.

Виды ЭДО

Виды электронного документооборота зависят от их значения. Существует множество типов, однако, как мы ранее уже говорили, принято выделать три основных.

Пользователи ЭДО

Электронный оборот документов возможен для всех и со всеми участниками, при условии, что они подключены к системе ЭДО и имеют ЭЦП. Контролирующие органы приветствуют использование электронных документов. Участие некоторых обязательно, остальные становятся участниками системы по собственной инициативе. В настоящее время перейти на удаленный обмен данными можно по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ). При этом перейдя на виртуальные документы, организации по-прежнему могут работать с бумажной документацией.

Как совмещать бумажное делопроизводство с электронным

Переход с бумажных документов на электронные требует времени, да и не все контрагенты готовы пользоваться ЭДО. Поэтому часть архива придется держать на бумаге по крайней мере несколько лет, пока сеть онлайновых коммуникацией не станет всеобъемлющей.

Чтобы облегчить работу, оригиналы на бумаге можно сканировать, размещать в учетной системе. Это позволит находить сканы аналогично полноценным ЭД по дате, номеру, наименованию контрагента, доверенному лицу или QR-коду.

Использование смешанного электронно-бумажного архива позволит поэтапное внедрить и расширить применение современных технологий. Удаленные средства коммуникаций не станут препятствием при работе с организациями, не работающими в онлайн-системе либо недавно внедрившими ее, а потому пока не использующими все возможности. Работая со смешанным оборотом можно лично, в разрезе специфики своего бизнеса, убедиться в преимуществах и недостатках различных носителей информации. А также определить объем электронного документооборота необходимого вашей компании.

Когда надо переходить на ЭДО

Случалось ли вам брать неполный пакет документов? Что вы делали в этом случае: переносили встречу, возвращались в офис или просили сотрудников привезти вам недостающее? ЭДО ― это расшифровка любого документа на смартфоне или планшете. Это возможность отправки забытой корреспонденции по пути домой. Это значит, никаких сорванных встреч, потерянного времени и упущенной выгоды.

Как начать работу с электронным документооборотом

Чтобы начать обмен электронными документами вам потребуется:

• Квалифицированная электронная подпись для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании
• Правильно подобранный тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и иными параметрами.
• План внедрения системы электронного документооборота на всем предприятии или в избранных подразделениях.

Вам также нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Возможность ведения архива с удобной системой поиском.
• Интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми вами ПО.
• Разграничение прав доступа (учетных записей) сотрудников.
• Возможность персональной доработки СЭД под ваши нужды.
• Доступ к системе с мобильных устройств.

После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.

Продукты ГК «Астрал» отвечают перечисленным выше требованиям. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под ваши нужды. Для сдачи отчетности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан web-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.

Области внедрения Электронного документооборота

Для обязательной маркировки табака Для взаимодействия с ПФР Для госзакупок и торгов

Для торговли Для бухгалтерии и учета Для взаимодействия с ФНС

Для управления персоналом

Для корпораций

Для школ и учебных заведений