Электронный документооборот для бизнеса

Name: Электронный документооборот для бизнеса
Brand: Астрал

Организация ЭДО с контролирующими органами и с контрагентами: наладим систему документооборота в кратчайшие сроки без лишних затрат

Подробнее о продукте

Тарифы и цены

Подключение ЭДО

Автоматизация документооборота

Подключение роуминга ЭДО

Оптимизация документооборота

Внешний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот

Стоимость подключения ЭДО для бизнеса

Подберите тариф под ваши задачи

1 200 документов на 1 год

7 680 ₽

Стоимость одного документа 6,4 ₽

Электронный документооборот необходим для оптимизации работы с документами. Он позволяет сократить расходы, повысить скорость обработки и обмена информацией, обеспечить надежную защиту от потери или повреждения данных, а также упростить доступ к документам в любое время и из любого места.

Зачем нужен ЭДО для бизнеса

Создавать документы

легко и быстро составлять документы онлайн

Заверять и подписывать документы

с помощью ЭЦП, которая имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись

Отправлять документы

другим компаниям, госорганам или сотрудникам своей организации

Архивировать документы

что позволяет легко находить нужные файлы

Хранить документы в одном месте

получить доступ к нужной информации можно в пару кликов

Создавать документы

легко и быстро составлять документы онлайн

Заверять и подписывать документы

с помощью ЭЦП, которая имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись

Отправлять документы

другим компаниям, госорганам или сотрудникам своей организации

Архивировать документы

что позволяет легко находить нужные файлы

Хранить документы в одном месте

получить доступ к нужной информации можно в пару кликов

Виды ЭДО

Существует несколько типов систем электронного документооборота, которые различаются по своим функциональным возможностям и сфере применения. В целом, можно выделить три основные категории:

Внутренний ЭДО

Внешний ЭДО

Юридически значимый ЭДО

Схема работы в ЭДО

Сотрудник создает документ (например, заявление или соглашение)

Подписывает документ электронной подписью или отправляет его на подпись руководителю

Получатель знакомится с документом и подписывает его своей электронной подписью

Отправитель получает уведомление о подписании документа

Важно!

Если документ был изменен после подписания, то он теряет юридическую силу. Благодаря электронной подписи система ЭДО автоматически проверяет, не были ли изменены документы.

Преимущества электронного документооборота для бизнеса

Оптимизация затрат

Внедрение СЭД позволяет сократить расходы на закупку оргтехники, расходных материалов для печати, а также услуги курьеров и других посредников

Повышение безопасности информации

ЭДО обеспечивает надежную защиту данных от порчи, потери или несанкционированного доступа

Улучшение процессов документооборота

С ЭДО оптимизируются рабочие процессы, сокращается время на обработку и согласование документов, архивные помещения освобождаются от бумажной документации

Повышение эффективности

Взаимодействие между отделами и филиалами становится более оперативным, а также упрощается обмен документацией

Снижение ошибок и повышение контроля

Риск человеческих ошибок при обработке документов сводится к минимуму, появляется возможность разграничить доступ к информации и контролировать ее использование

Увеличение эффективности работы сотрудников

Сотрудники получают доступ к необходимой информации в режиме реального времени, что повышает их производительность и освобождает время для выполнения более важных задач

Управление процессами компании

Система электронного документооборота предоставляет руководителям инструменты для анализа и оптимизации бизнес-процессов, что позволяет повысить общую эффективность работы компании

Узнайте о том, как подключиться к ЭДО
прямо сейчас и что для этого потребуется

Подробнее

Кому необходим электронный документооборот

Крупный бизнес

Обмен большим количеством документов (несколько сотен в месяц и более) требует оперативной обработки и передачи информации, ведь скорость документооборота напрямую влияет на сроки реализации сделок

Малый и средний бизнес

ЭДО позволяет получать оплату услуг или товаров без задержек и обеспечивает соответствие требованиям крупных партнеров, которые могут требовать подключение к ЭДО

Компании, работающие с маркировкой

А также прослеживаемой и иной подконтрольной продукцией обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы

Плательщики НДС

Также обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

Все, кто стремится к оптимизации документооборота

ЭДО позволяет сделать процесс работы с документами упорядоченным, быстрым и надежным

Электронный документооборот Астрал

Доки

Универсальный сервис электронного документооборота:
в 1С и веб-версии

Подробнее

1С-ЭДО

Электронный
документооборот
с контрагентами прямо
из 1С

Подробнее

Совмещение бумажного и электронного документооборота

Переход на электронный документооборот может занимать время. Чтобы эффективно совмещать бумажное делопроизводство с системой ЭДО, рекомендуем следовать следующим шагам:

Создайте отдельный архив или учетную систему для хранения бумажных оригиналов документов. Для особо ценных документов создайте электронные копии.
Сканируйте бумажные документы и загружайте их в систему ЭДО. Это упростит поиск необходимой информации.
Наносите штрих- или QR-коды на бумажные экземпляры документов. Это позволит быстро найти электронную версию документа с помощью сканирования.
Настройте систему оповещения о поступлении документации. Сотрудники должны получать уведомления о новых электронных файлах в режиме реального времени.
Организуйте обучение персонала работе с системой электронного документооборота, чтобы облегчить переход на полностью автоматизированный процесс и повысить его эффективность.

Значимые элементы для ЭДО

Схема работы в ЭДО

Создайте документ в любом формате (doc, xls, pdf)

Загрузите документ в программу ЭДО или на веб-сайт

Подпишите документ КЭП

Отправьте документ контрагенту

Контрагент открывает документ, проверяет его и подписывает своей КЭП

Отправитель получает уведомление о подписании и сам документ

Продукты ГК «Астрал» отвечают всем требованиям и включают различные варианты систем электронного документооборота, адаптируемые под индивидуальные потребности пользователей. Они подходят для сдачи отчетности, интеграции с 1С, работы с объектами критической информационной инфраструктуры, онлайн-торговли и обработки маркированных товаров. Также разработан веб-сервис для тех, кто предпочитает работать без установки дополнительного программного обеспечения.

Коннектор 1С: интеграция и автоматизация бизнес-процессов

Коннектор 1С – это инструмент, предназначенный для обеспечения бесшовного взаимодействия между 1С и другими информационными системами, сервисами или базами данных.

Ключевые возможности коннектора 1С

Обеспечивает процесс передачи информации из 1С в другие сервисы, включая регламентированную отчетность, произвольные отчеты, карточки документов, метаданные и сканобразы первичных учетных документов.
Автоматизация обмена документами между 1С и другими системами ЭДО.

Преимущества использования коннектора 1С

Повышение эффективности бизнес-процессов – сокращение ручного труда, упрощение обмена информацией, снижение риска ошибок.
Ускорение процессов обмена данными – обеспечение синхронизации информации в реальном времени.
Создание единого информационного пространства – интеграция различных систем в единую инфраструктуру для удобства и эффективности.

Подключение бизнеса к системе ЭДО

Заключение договора

Оставьте заявку, обсудите все детали и подпишите договор, указав в нем тариф, условия и сроки хранения документов, методы передачи, ответственность оператора и пользователя

Получение КЭП

Оформите квалифицированную электронную подпись для работы с электронными документами

Установка ПО

Для работы с КЭП может потребоваться установка программы КриптоПро CSP, а также приобретение другого софта для упрощения работы с электронными документами

Регистрация и настройка

Зарегистрируйтесь в системе ЭДО и настройте ее. В браузерных версиях ЭДО нужно войти в систему, добавить контрагентов и начать обмен документами

Заключение договора

Получение КЭП

Установка ПО

Регистрация и настройка

Оформите квалифицированную электронную подпись для работы с электронными документами

FAQ

Обязательно ли переходить на ЭДО?

На данный момент нет конкретного закона, обязывающего всех переходить на электронный документооборот, но список организаций, для которых ЭДО обязателен, растет с каждым годом. Также есть ряд действий, которые невозможно выполнить без ЭДО. Например, обмен УПД между теми, кто работает с маркировкой. Кроме того, контролирующие органы принимают отчетность в основном в электронном виде. Поэтому бизнесу нужна как минимум система для сдачи электронной отчетности. А готовить отчеты удобнее, если первичные документы от контрагентов получены также в электронном виде.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО?

Любыми документами, которые подписаны электронной подписью. Исключения составляют акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и пр.

Как хранить документы, отправленные по ЭДО?

За хранение документов в течение установленного законом срока отвечает оператор ЭДО. Документы находятся в электронном хранилище на сервере.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

Некоторые системы, например, 1С-ЭДО, сами сообщают, что контрагент был подключен к системе. Но это не значит, что он продолжает пользоваться ей в данный момент. Для получения актуальной информации задайте вопрос об использовании ЭДО контрагенту.