Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Всё большее количество предпринимателей и организаций переходит на электронный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей.

Что представляет собой электронный документооборот

Описание электронного документооборота сводится к разъяснению взаимодействия трёх участников: отправитель ― оператор ― адресат.отправитель ― оператор ― адресат.
Отправитель создаёт документ, подписывает (заверяет) его электронной подписью, отправляет через оператора ЭДО к адресату.
Получив электронный документ, адресат может скорректировать его (внести правки), отправить обратно, либо согласиться с полученными данными, утвердив их.

Роль оператора ЭДО ― обеспечить технически процесс удалённого обмена данными и получения допуска к нужному файлу при помощи программ. Кроме этого, оператор обеспечивает безопасность не только передачи данных, но и серверных и облачных приложений для хранения.

Какие проблемы решает электронный документооборот

Основные понятия электронного документооборота:

Система электронного документооборота (СЭД, EDO или ECM-системы) ― это компьютерная программа для работы с онлайн-документами (создание, корректировка, поиск), обеспечивающая обмен данными между сотрудниками (отправка, получение, формирование заданий и т.п.).

Роуминг ЭДО ― это обмен данными между разными операторами электронного документооборота. Его задача — обеспечить бесперебойность в работе с контрагентами.
Роуминг позволяет выбирать ту обслуживающую компанию, которая вам выгодна, вне зависимости от того, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.

Понятие электронного документооборота будет неполным без определения юридически значимых документов и информационных, не обладающих правовой силой. К первым относятся договора, счёт-фактуры, платёжные поручения, ко вторым ― служебные записки, замечания, заявки. Юридическую значимость документу придают квалифицированные электронные подписи (КЭП, ЭЦП, ЭП). Они подтверждают личность подписавшего, не позволяют внести несанкционированных изменений. При внутреннем обороте документов можно использовать неквалифицированные подписи за исключением организаций некоторых отраслей.

Задачи, решаемые ЭДО, в настоящее время весьма обширны. Самая главная из них — это обеспечение мобильности предприятий и налаживание тесного контакта предприятия и контролирующего органа. Кроме этого, определение внутренних коммуникационных связей внутри организации во многом обеспечивает успех её работы.

Виды ЭДО

Виды электронного документооборота зависят от их значения. Существует множество типов, однако, как мы ранее уже говорили, принято выделять три основных.

Пользователи ЭДО

Электронный оборот документов возможен для всех и со всеми участниками, при условии, что они подключены к системе ЭДО и имеют ЭЦП. Контролирующие органы приветствуют использование электронных документов. Участие некоторых — обязательно, остальные становятся участниками системы по собственной инициативе. В настоящее время перейти на удалённый обмен данными можно по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ). При этом перейдя на виртуальные документы, организации по-прежнему могут работать с бумажной документацией.

Как совмещать бумажное делопроизводство с электронным

Переход с бумажных документов на электронные требует времени, да и не все контрагенты готовы пользоваться ЭДО. Поэтому часть архива придётся держать на бумаге, по крайней мере, несколько лет, пока сеть онлайновых коммуникаций не станет всеобъемлющей.

Чтобы облегчить работу, оригиналы на бумаге можно сканировать, размещать в учётной системе. Это позволит находить сканы аналогично полноценным ЭД по дате, номеру, наименованию контрагента, доверенному лицу или QR-коду.

Использование смешанного электронно-бумажного архива позволит поэтапно внедрить и расширить применение современных технологий. Удалённые средства коммуникаций не станут препятствием при работе с организациями, не работающими в онлайн-системе либо недавно внедрившими её, а потому пока не использующими все возможности. Работая со смешанным оборотом, можно лично, в разрезе специфики своего бизнеса, убедиться в преимуществах и недостатках различных носителей информации. А также определить объём электронного документооборота, необходимого вашей компании.

Когда надо переходить на ЭДО

Случалось ли вам брать неполный пакет документов? Что вы делали в этом случае: переносили встречу, возвращались в офис или просили сотрудников привезти вам недостающее? ЭДО ― это расшифровка любого документа на смартфоне или планшете. Это возможность отправки забытой корреспонденции по пути домой. Это значит, никаких сорванных встреч, потерянного времени и упущенной выгоды.

Как начать работу с электронным документооборотом

Чтобы начать обмен электронными документами вам потребуется:

• Квалифицированная электронная подпись для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании
• Правильно подобранный тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и иными параметрами.
• План внедрения системы электронного документооборота на всем предприятии или в избранных подразделениях.

Вам также нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Возможность ведения архива с удобной системой поиском.
• Интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми вами ПО.
• Разграничение прав доступа (учетных записей) сотрудников.
• Возможность персональной доработки СЭД под ваши нужды.
• Доступ к системе с мобильных устройств.

После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.

Продукты ГК «Астрал» отвечают перечисленным выше требованиям. Разработано несколько вариантов СЭД, гибко адаптируемых под ваши нужды. Для сдачи отчётности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан web-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.

Области внедрения Электронного документооборота

Для обязательной маркировки табака Для взаимодействия с ПФР Для госзакупок и торгов

Для торговли Для бухгалтерии и учета Для взаимодействия с ФНС

Для управления персоналом

Для корпораций

Для школ и учебных заведений

Что такое «Коннектор 1С»

Программа «Коннектор 1С» автоматизирует обмен данными между программами для ведения бухгалтерского учёта, в частности, «1С:Предприятие 8», и другими — системами ЭДО, базами данных, программами для сдачи электронной отчётности и другими. «Коннектор 1С» позволяет получать и отправлять следующие типы документов:

• счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура;
• универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ;
• любые неформализованные документы.

Для работы с ним необходим доступ в интернет, СКЗИ и электронная подпись уполномоченного лица. Программа не вносит никаких изменений в работу учётной программы и служит только для связи с другими системами.

ЭДО и маркировка

Закон №487-ФЗ обязывает всех участников оборота отдельных категорий товаров наносить на упаковку коды маркировки. Движение товара от производителя до прилавка отслеживается системой «Честный ЗНАК». Передавать данные в систему, а также от поставщика к получателю, необходимо в электронном виде. Поэтому маркировка без ЭДО невозможна.

Производитель или импортёр наносят коды маркировки на товар.

При передаче партии товара перевозчику или дистрибьютору производитель формирует электронную накладную, или универсальный передаточный документ — УПД. Он содержит все коды маркировки, которые есть в партии, а также сведения о товаре, его количестве, дистрибьюторе, налоговой ставке и стоимости.

При отгрузке и приёмке товара происходит обмен УПД. Чтобы обеспечить обмен документами, каждому звену этой цепочки нужна система электронного документооборота.

Дистрибьютор принимает УПД, после чего владелец товара меняется. Для поставки в розничные магазины формируется новый УПД.

Розница принимает товар от поставщика и сверяет данные из накладной со штрихкодами на упаковке. Для этого каждый штрихкод считывается с помощью 2D-сканера. Если ошибок нет, розничный продавец подписывает документ и становится владельцем товара.

Затем продавец сканирует товар на кассе при отпуске покупателю, и тогда в систему маркировки передаются данные о выбытии кода маркировки.

Как подключить ЭДО для маркировки:

• Получите усиленную квалифицированную электронную подпись.
• Выберите оператора ЭДО, который работает с маркировкой, и заключите с ним договор.
• Получите у оператора идентификатор участника ЭДО. Это уникальный код компании или предпринимателя.
• Заключите с контрагентами дополнительное соглашение об обмене универсальными передаточными документами — УПД.
• Зарегистрируйтесь в системе маркировки «Честный ЗНАК».
• Приобретите и подключите 2D-сканер, если он не использовался ранее.
• Установите онлайн-кассу и подключиться к ОФД для отправки чеков в ФНС и выведения товаров из оборота.

После этого можно начинать работу с маркированными товарами.

Часто задаваемые вопросы по ЭДО

Обязательно ли переходить на ЭДО?

Нет конкретного закона, обязывающего всех субъектов хозяйственной деятельности переходить на электронный документооборот. Но есть ряд действий, которые невозможно выполнить без ЭДО. Например, обмен УПД между теми, кто работает с маркировкой. Кроме того, контролирующие органы принимают отчётность в основном в электронном виде. Поэтому бизнесу нужна как минимум система для сдачи электронной отчётности. А готовить отчёты удобнее, если первичные документы от контрагентов получены также в электронном виде.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО?

Любыми документами, которые подписаны электронной подписью. Исключения составляют документы строгой отчётности и те, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или субъекта РФ.

Как хранить документы, отправленные по ЭДО?

За хранение документов в течение установленного законом срока отвечает оператор ЭДО. Документы находятся в электронном хранилище на сервере. Распечатывать электронные документы не нужно.

С чего начинается работа с ЭДО?

С выбора оператора ЭДО и подходящей системы. Сначала нужно определить, с кем вы хотите обмениваться электронными документами — с контрагентами, контролирующими органами, отправлять данные в ЕИС или систему «Честный ЗНАК», или всё вместе. В соответствии с этим нужно выбрать систему ЭДО, приобрести лицензию на неё и заключить договор с оператором.

Если ваши контрагенты не пользуются ЭДО, можно выслать им приглашения из системы.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

Проще всего спросить у самого контрагента.

Как настроить документооборот с поставщиком, у которого другой оператор?

Нужно подать заявку на роуминг вашему оператору и прикрепить к ней список контрагентов, которые подключены к другим операторам ЭДО. После рассмотрения заявки вы получите письмо с подтверждением или отказом оператора. Для того чтобы начать документооборот с контрагентом, нужно обменяться с ним идентификаторами.