Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошел в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Все большее количество предпринимателей и организаций переходит на удаленный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей.

Что представляет собой электронный документооборот

Описание электронного документооборота сводится к разъяснению взаимодействия трех участников: отправитель ― оператор ― адресат. Отправитель создает документ, подписывает (заверяет) его электронной подписью, отправляет через оператора ЭДО к адресату. Получив ЭД, адресат может скорректировать его (внести правки), отправить обратно, либо согласиться с полученными данными, утвердив их.

Роль оператора ― техническое обеспечение в виде программ удаленного обмена данными, получения допуска к нужному файлу, средств безопасности, серверных и облачных приложения для хранения.

Какие проблемы решает электронный документооборот

Не допускает притормаживания процессов ― вы видите все этапы обработки документа, его движение, можете легко понять кто задерживает работу.

Помогает сдавать правильную отчетность в срок ― система не пропускает документацию с ошибками, автоматически обновляет формы отчетов на актуальные версии, напоминает о сроках.

Защищает от перехвата данных третьими лицами ― в задачи оператора ЭДО входит обеспечение безопасности данных при передаче и хранении. Для этого используются программы шифрования, разделение прав доступа на разных этапах жизненного цикла документа.

Сокращает финансовые и временные расходы ― больше не надо тратиться на бумагу, чернила, персонал, обслуживающий принтер и копир, а также службу курьерской доставки.

Минимизирует человеческий фактор ― вероятность ошибки практически сведена к нулю. Большинство документов проверяются перед отправкой, стандартизированные формы своевременно обновляются, а потому всегда актуальны. Также электронный документ (ЭД) невозможно ни забыть, ни потерять. Вы всегда будете иметь доступ к своему архиву и текущей документации как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Основные понятия электронного документооборота:

Системы электронного документооборота (СЭД, EDO или ECM-системы) ― это компьютерная программа для работы с онлайн-документами (создание, корректировка, поиск), обеспечивающая обмен данными между сотрудниками (отправка, получение, формирование заданий и т.п.).

Роуминг ЭДО ― это обмен данными между разными операторами. Это позволяет выбирать ту обслуживающую компанию, которая вам выгодна, вне зависимости от того, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.

Понятие электронного документооборота будет неполным без определения юридически значимых документов и информационных, не обладающих правовой силой. К первым относятся договора, счет-фактуры, платежные поручения, ко вторым ― служебные записки, замечания, заявки. Юридическую значимость документу придают квалифицированные электронные подписи (КЭП, ЭЦП, ЭП). Они подтверждают личность подписавшего, не позволяют внести несанкционированных изменений. При внутреннем обороте документов можно использовать неквалифицированные подписи за исключением организаций некоторых отраслей.

Задачи, решаемые ЭДО, в настоящее время весьма обширны. Самая главная из них - это обеспечение мобильности предприятий и налаживание тесного контакта предприятия и контролирующего органа. Кроме этого, определение внутренних коммуникационных связей внутри организации во многом обеспечивает успех ее работы.

Виды ЭДО

Виды электронного документооборота зависят от их значения. Существует множество типов, однако, принято выделать три основных.

Внутренний Внешний Юридически значимый

Пользователи ЭДО

Электронный оборот документов возможен для всех и со всеми участниками, при условии, что они подключены к системе, имеют КЭП. Контролирующие органы приветствуют использование ЭДО. Участие некоторых обязательно, остальные становятся участниками системы по собственной инициативе. В настоящее время перейти на удаленных обмен данными можно по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ). При этом перейдя на виртуальные документы, организации по-прежнему могут работать с бумажной документацией.

Электронный документооборот необходим для:

Юридического
лица

Индивидуального
предпринимателя

Физического
лица

Госорганов

Самозанятых

Как совмещать бумажное делопроизводство с электронным

Переход с бумажных документов на цифровые требует времени, да и не все контрагенты готовы пользоваться ЭДО. Поэтому часть архива придется держать на бумаге по крайней мере несколько лет, пока сеть онлайновых коммуникацией не станет всеобъемлющей.

Чтобы облегчить работу, оригиналы на бумаге можно сканировать, размещать в учетной системе. Это позволит находить сканы аналогично полноценным ЭД по дате, номеру, наименованию контрагента, доверенному лицу или QR-коду.

Использование смешанного электронно-бумажного архива позволит поэтапное внедрить и расширить применение современных технологий. Удаленные средства коммуникаций не станут препятствием при работе с организациями, не работающими в онлайн-системе либо недавно внедрившими ее, а потому пока не использующими все возможности. Работая со смешанным оборотом можно лично, в разрезе специфики своего бизнеса, убедиться в преимуществах и недостатках различных носителей информации. А также определить объем электронного документооборота необходимого вашей компании.

Когда надо переходить на ЭДО

Если вы тратите слишком много времени на поиски нужного договора, счет-фактуры, товарной накладной.

Вы не видите цепочку движения документации, не знаете кто из сотрудников (контрагентов) задерживает процесс. Вам не удается быстро выяснить подписал ли бумаги поставщик (покупатель) или еще нет.

Вы не можете по запросу налоговой службы оперативно предоставить необходимые ей сведения.

Случалось ли вам брать неполный пакет документов? Что вы делали в этом случае: переносили встречу, возвращались в офис или просили сотрудников привезти вам недостающее? ЭДО ― это расшифровка любого документа на смартфоне или планшете. Это возможность отправки забытой корреспонденции по пути домой. Это значит, никаких сорванных встреч, потерянного времени и упущенной выгоды.

Как начать работу с ЭДО

Для работы понадобится квалифицированная электронная подпись для каждого сотрудника обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании. Затем необходимо выбрать тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и иными параметрами. Обратите внимание на следующие моменты:

Возможность ведения архива с удобной системой поиском.
Интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми вами ПО.
Разграничение прав доступа (учетных записей) сотрудников.
Возможность персональной доработки СЭД под ваши нужды.
Доступ к системе с мобильных устройств.

После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.
Значимые элементы для каждого пользователя ЭДО:

ЭЦП для ЭДО Роуминг ЭДО Система ЭДО Программа ЭДО

Продукты ГК «Астрал» отвечают перечисленным выше требованиям. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под ваши нужды. Для сдачи отчетности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан web-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.