Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО является важным элементом современного бизнеса и государственной сферы, поскольку он позволяет существенно ускорить и упростить процессы обмена документами и информацией между организациями и государственными учреждениями. Сегодня для обмена некоторыми первичными документами подключиться к ЭДО необходимо в обязательном порядке.

В статье расскажем, что такое электронный документооборот и как его подключить в своей компании.

Для чего нужно подключиться к ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами между организациями, предприятиями, государственными учреждениями и другими структурами. В процессе ЭДО документы создаются, отправляются и обрабатываются в электронной форме, без использования бумажных носителей.

Электронный документ может быть представлен в различных форматах. Например, в виде электронного письма, электронной таблицы, электронной накладной, электронного контракта и т.д.

Преимущества подключения ЭДО заключаются в автоматизации и ускорении бизнес-процессов, сокращении времени на обработку документов, уменьшении затрат на их хранение и передачу, повышении надёжности и безопасности передачи информации.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Если вы решили подключиться к системе электронного документооборота, в первую очередь необходимо определиться с выбором оператора ЭДО. При выборе оператора обязательно учитывайте технические требования к подключению, такие как скорость интернет-соединения и наличие соответствующего оборудования.

Для подключения к системе ЭДО необходимо заключить договор с оператором и получить от него учётные данные. Обычно провайдер предоставляет доступ к системе через личный кабинет, где вы сможете настроить необходимые параметры и начать документооборот

Кроме того, для эффективного использования системы ЭДО необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами. Для этого существует множество программных продуктов, которые обеспечат бесперебойную работу с ЭДО.

Не забывайте также о необходимости обучения сотрудников работе с системой. Некоторые провайдеры предоставляют бесплатные обучающие материалы, а также оказывают консультационную поддержку при возникновении вопросов.

В целом, подключение к системе ЭДО необходимо для ускорения и упрощения процессов документооборота в вашей компании. Следуя вышеприведённым рекомендациям, вы сможете успешно подключиться к ЭДО и использовать все её возможности для повышения эффективности работы.

Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись

При подключении к системе электронного документооборота часто возникает вопрос о необходимости электронной подписи (ЭП). Для успешного подключения к ЭДО в большинстве случаев требуется наличие электронной подписи. Это связано с тем, что в системе ЭДО используются электронные документы, которые нужно подписывать для обеспечения их юридической значимости.

Документы в ЭДО заверяют с помощью ЭП, которая может быть:

• простой (ПЭП) — применяют во внутреннем документообороте, кроме случаев, когда в документах раскрывается гостайна;
• усиленной неквалифицированной (УНЭП) — используется в случаях, когда не требуется соблюдение всех юридических требований, но необходимо обеспечить дополнительный уровень подтверждения подлинности и авторства электронного документа;
• усиленной квалифицированной (УКЭП) — применяется в документообороте между контрагентами, а также внутри компании и с государственными органами.

Для подключения к ЭДО используется именно УКЭП. Этот вид подписи является наиболее защищённым и отвечает высоким требованиям к надёжности и безопасности электронного документооборота.

Для получения электронной подписи необходимо обратиться к аккредитованному удостоверяющему центру и пройти процедуру идентификации. После этого вы получите сертификат электронной подписи, который можно использовать для подписания электронных документов в системе ЭДО.

Таким образом, для успешного подключения к ЭДО важно учитывать наличие не только соответствующего оборудования и программного обеспечения, но и электронной подписи. С ней вы сможете подписывать электронные документы и взаимодействовать с другими участниками системы. Это значительно упростит процессы документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО, чтобы подключиться к системе

Прежде чем подключить ЭДО в вашей компании, необходимо определиться с оператором. При выборе оператора ЭДО следует учитывать несколько важных факторов:

• Наличие лицензий.

Проверьте, лицензирован ли оператор на оказание услуг в сфере электронного документооборота.

• Качество услуг.

Изучите репутацию и качество предоставляемых услуг оператора, ознакомившись с отзывами клиентов.

• Функциональность.

Проверьте, соответствует ли функциональность предлагаемого оператора вашим требованиям. Убедитесь, что система оператора поддерживает роуминг.

• Стоимость.

Сравните стоимость услуг операторов, чтобы выбрать наиболее оптимальное предложение. Узнайте, из чего складывается цена услуг. Тарифы на сайте — это усреднённые цифры. Итоговая цена складывается из количества документов, размера компании и срока использования сервиса. Прежде чем подключить сервис, убедитесь, что знаете, в какую сумму обойдётся переход.

• Техническая поддержка.

Важно, чтобы оператор был готов оказывать поддержку в режиме 24/7.

• Совместимость системы ЭДО.

Убедитесь, что система оператора ЭДО совместима с корпоративной системой управления документами и другими инструментами, которые используются в компании.

Выбор оператора ЭДО зависит от конкретных потребностей и бизнес-целей компании. Лучше всего провести тщательный анализ и выбрать оператора, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям и бюджету.

Как подключить ЭДО

Подключение к системе ЭДО осуществляется в определённом порядке. Пошагово процесс подключения будет выглядеть следующим образом:

Шаг 1. Получение электронной подписи
ЭП необходима для подписания электронных документов и обеспечения их юридической значимости. Получите электронную подпись у аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы получить УКЭП для ИП или руководителя компании, необходимо обратиться в УЦ ФНС или её доверенного лица.

Шаг 2. Выбор системы ЭДО
Выберите платформу, которая будет максимально соответствовать потребностям вашей компании.

Шаг 3. Заключение договора с оператором ЭДО
Согласуйте условия договора с выбранным оператором ЭДО. Условия могут включать тарифы за услуги, сроки хранения документов, методы и средства передачи документов, ответственность сторон и другие вопросы.

Шаг 4. Установка необходимого программного обеспечения
Современные системы ЭДО не требуют установки на компьютер, однако некоторые элементы ПО потребуются. Например, для подписания документов с помощью УКЭП понадобится установленный криптопровайдер.

Шаг 5. Регистрация в системе ЭДО
Чтобы подключиться к системе ЭДО, пройдите регистрацию в личном кабинете сервиса. Чтобы узнать, как настроить электронный документооборот и другие подробности работы системы ЭДО, обратитесь к оператору.

Кроме того, при организации ЭДО необходимо подготовить соответствующие локальные нормативные акты для определения процедур и правил обработки электронных документов, а также работы в системе ЭДО.

Регистрация в ЭДО

После подключения электронного документооборота пользователь получает доступ к системе оператора ЭДО. Для работы с онлайн-сервисом Астрал.ЭДО необходима регистрация в едином личном кабинете. При регистрации потребуется указать номер телефона или адрес электронной почты, а также пароль. Кроме того, зарегистрироваться можно через ЕСИА или с помощью сертификата электронной подписи.