Как подключиться к ЭДО и выбрать оператора электронного документооборота
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Как подключить электронный документооборот (ЭДО)


вопросы

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена документами в цифровом формате с контрагентами, государственными учреждениями (ФНС, СФР, Росстат) и другими структурами. В процессе оборота документы создаются, отправляются и обрабатываются без использования бумажных носителей. ЭДО является важным элементом современного бизнеса и государственной сферы, поскольку позволяет существенно ускорить и упростить процессы обмена информацией между организациями и государственными учреждениями. Сегодня для обмена некоторыми первичными документами подключиться к ЭДО необходимо в обязательном порядке.

В статье расскажем, почему электронный документооборот необходим и как его подключить в своей компании.

Для чего нужно подключиться к ЭДО

Подключение к электронному документообороту предполагает ряд преимуществ для бизнеса:

  1. Автоматизация бизнес-процессов. ЭДО позволяет упростить и ускорить обмен документами между контрагентами и внутри компании (кадровый документооборот), что способствует повышению эффективности работы.
  2. Сокращение расходов. Цифровизация документооборота снижает затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.
  3. Прозрачность операций. Электронный архив обеспечивает доступ к документам в любое время, что упрощает контроль над процессами и повышает прозрачность операций.
  4. Улучшение взаимодействия с государственными органами. Многие госорганы (например, ФНС) принимают отчётность в электронном виде, что упрощает взаимодействие с ними.
  5. Соответствие требованиям законодательства. В некоторых случаях подключение к ЭДО является обязательным требованием законодательства.
  6. Упрощение работы с маркированными и прослеживаемыми товарами. ЭДО облегчает процессы, связанные с учётом и оборотом таких товаров.
  7. Участие в госзакупках. Подключённые к ЭДО компании имеют больше шансов на участие в государственных закупках.

В целом, подключение к ЭДО необходимо для ускорения и упрощения процессов документооборота в вашей компании, включая кадровое делопроизводство.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Если вы решили перейти на ЭДО и систему электронного документооборота (СЭД), в первую очередь необходимо определиться с выбором оператора ЭДО. При выборе оператора обязательно учитывайте технические требования к подключению, такие как скорость интернет-соединения и наличие соответствующего оборудования.

Для подключения к СЭД необходимо подписать договор с оператором и получить от него учётные данные. Обычно провайдер предоставляет доступ к системе через личный кабинет, где вы сможете настроить необходимые параметры и начать документооборот.

Кроме того, для эффективного использования системы ЭДО необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами. Сегодня большая часть систем представляет собой сервисы, которые не нужно устанавливать на ПК, или интеграционные решения.

Не забывайте также о необходимости обучения сотрудников работе с СЭД. Некоторые провайдеры предоставляют бесплатные обучающие материалы, а также оказывают консультационную поддержку при возникновении вопросов.

Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись

Для успешного подключения к ЭДО в большинстве случаев требуется электронная подпись. Это связано с тем, что в системе ЭДО используются электронные документы, которые нужно подписывать для обеспечения их юридической значимости.

Документы в ЭДО заверяют с помощью ЭП, которая может быть:

  • простой (ПЭП) — применяют во внутреннем документообороте, кроме случаев, когда в документах раскрывается гостайна;
  • усиленной неквалифицированной (УНЭП) — используется в случаях, когда не требуется соблюдение всех юридических требований, но необходимо обеспечить дополнительный уровень подтверждения подлинности и авторства электронного документа;
  • усиленной квалифицированной (УКЭП) — применяется в документообороте между контрагентами, а также внутри компании и с государственными органами.

Для подключения к ЭДО используется именно УКЭП. Этот вид подписи является наиболее защищённым и отвечает высоким требованиям к надёжности и безопасности электронного документооборота.

Для получения УКЭП для ИП или руководителя ООО следует обратиться в Удостоверяющий Центр ФНС или доверенного лица налоговой. Чтобы подписывать документы от имени ООО, уполномоченному сотруднику потребуется УКЭП и машиночитаемая доверенность. УКЭП для физических лиц можно заказать в любом аккредитованном УЦ.

Как выбрать оператора ЭДО, чтобы подключиться к системе

Прежде чем подключить ЭДО в вашей компании, необходимо определиться с оператором. При выборе следует учитывать несколько важных факторов:

  • Наличие лицензий. Проверьте, лицензирован ли оператор на оказание услуг в сфере электронного документооборота.
  • Качество услуг. Изучите отзывы клиентов о качестве предоставляемых услуг оператора на различных ресурсах.
  • Функциональность. Убедитесь, что набор функций системы оператора соответствует вашим требованиям, а также включает поддержку роуминга. Это необходимо, чтобы обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к другому провайдеру.
  • Стоимость. Сравните стоимость услуг разных провайдеров, чтобы выбрать наиболее подходящее предложение. Узнайте, из чего складывается цена услуг. Тарифы на сайте — это усреднённые цифры. Итоговая цена складывается из количества документов, размера компании и срока использования сервиса. Прежде чем подключить сервис, убедитесь, что знаете, в какую сумму обойдётся переход.
  • Техническая поддержка. Важно, чтобы оператор был готов оказывать поддержку в режиме 24/7.
  • Совместимость СЭД. Убедитесь, что система оператора совместима с корпоративной системой управления документами и другими инструментами, которые используются в компании.
  • Поддержка роуминга.

Выбор провайдера ЭДО зависит от конкретных потребностей и бизнес-целей компании. Лучше всего провести тщательный анализ и выбрать оператора, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям и бюджету.

Можно ли подключиться к ЭДО бесплатно, рассказали в статье.

Как подключить ЭДО с помощью сервиса «Доки»: инструкция

Подключение к системе ЭДО осуществляется в определённом порядке. На примере сервиса «Доки» мы опишем процесс регистрации в СЭД.

Сервис «Доки» для документооборота с контрагентами доступен в двух интерфейсах: в 1С и в веб-интерфейсе. Вы можете зарегистрироваться в любом из них. Место регистрации и способ подключения организации к системе электронного документооборота не имеют значения. Сервис будет работать в обоих интерфейсах под одними регистрационными данными.

Если вы планируете использовать только веб-интерфейс, рекомендуем зарегистрироваться через него. Если же вы работаете в 1С, удобнее будет пройти регистрацию через эту программу.

Безлимитные отправки
электронными документами
на 3 месяца — бесплатно!

Регистрация через веб-интерфейс

1. Перейдите по ссылке и нажмите «Регистрация».

2. Чтобы зарегистрироваться, можно использовать номер телефона или электронную почту. Для этого:

  • укажите номер или адрес почты (чтобы использовать электронную почту, нажмите гиперссылку «По email»);
  • придумайте пароль;
  • нажмите «Создать аккаунт».

3. Затем нужно ввести проверочный код, который поступит на номер телефона или электронную почту в зависимости от того, что вы указали.

После ввода отобразится форма с информацией о подтверждении номера телефона (электронной почты).

Регистрация в 1С

Чтобы пройти регистрацию, необходимо предварительно установить в конфигурацию 1С специальное расширение. Для этого подходят:

  • 1С:Предприятие с версией платформы не ниже 8.3.21 и конфигурацией:
    • 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 версии не ниже 3.0.137.34 (Проф/Корп);
    • 1С: Управление Торговлей 11 версии не ниже 11.5.12.73 (Проф);
    • 1С: Комплексная автоматизация 2.5 версии не ниже 2.5.12.73;
    • 1С: ERP Управление предприятием 2.5 версии не ниже 2.5.12.73.
  • конфигурация с размещением в сервисах 1С:Фреш (1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP Управление предприятием).

После загрузки и установки соответствующего расширения можно перейти к регистрации в сервисе:

1. Откройте расширение и в окне входа нажмите Создать аккаунт.

2. Укажите адрес электронной почты, который будет использоваться для регистрации и последующего входа в систему. Выберите необходимую организацию.

Указывать код партнёра в заявке не обязательно. Однако если у вас есть обслуживающая организация (партнёр), через которую вы планируете подключаться к услугам, запросите у неё код и укажите его. В противном случае ваша заявка автоматически будет направлена отделу продаж в головной офис ООО «Астрал-Софт».

3. Выберите сертификат вашей организации. Если у сертификата есть пароль, введите его в соответствующее поле. Затем нажмите кнопку «Подключить».

После этого вам автоматически будет подключён промо-тариф на три месяца, который позволит отправлять документы без ограничений.

Пользуйтесь сервисом «Доки», чтобы быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В системе реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

Продукты по направлению

Доки

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
Не пора ли обновиться?
Проверьте вашу версию КриптоПро
в два клика
Проверить
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
Поможем выбрать и настроить сервис электронного документооборота
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="72" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="3" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="72" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
autohello-finger