Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена документами в цифровом формате с контрагентами, государственными учреждениями (ФНС, СФР, Росстат) и другими структурами. В процессе оборота документы создаются, отправляются и обрабатываются без использования бумажных носителей. ЭДО является важным элементом современного бизнеса и государственной сферы, поскольку позволяет существенно ускорить и упростить процессы обмена информацией между организациями и государственными учреждениями. Сегодня для обмена некоторыми первичными документами подключиться к ЭДО необходимо в обязательном порядке.

В статье расскажем, почему электронный документооборот необходим и как его подключить в своей компании.

Для чего нужно подключиться к ЭДО

Подключение к электронному документообороту предполагает ряд преимуществ для бизнеса:

1. Автоматизация бизнес-процессов. ЭДО позволяет упростить и ускорить обмен документами между контрагентами и внутри компании (кадровый документооборот), что способствует повышению эффективности работы.
2. Сокращение расходов. Цифровизация документооборота снижает затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.
3. Прозрачность операций. Электронный архив обеспечивает доступ к документам в любое время, что упрощает контроль над процессами и повышает прозрачность операций.
4. Улучшение взаимодействия с государственными органами. Многие госорганы (например, ФНС) принимают отчётность в электронном виде, что упрощает взаимодействие с ними.
5. Соответствие требованиям законодательства. В некоторых случаях подключение к ЭДО является обязательным требованием законодательства.
6. Упрощение работы с маркированными и прослеживаемыми товарами. ЭДО облегчает процессы, связанные с учётом и оборотом таких товаров.
7. Участие в госзакупках. Подключённые к ЭДО компании имеют больше шансов на участие в государственных закупках.

В целом, подключение к ЭДО необходимо для ускорения и упрощения процессов документооборота в вашей компании, включая кадровое делопроизводство.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Если вы решили перейти на ЭДО и систему электронного документооборота (СЭД), в первую очередь необходимо определиться с выбором оператора ЭДО. При выборе оператора обязательно учитывайте технические требования к подключению, такие как скорость интернет-соединения и наличие соответствующего оборудования.

Для подключения к СЭД необходимо подписать договор с оператором и получить от него учётные данные. Обычно провайдер предоставляет доступ к системе через личный кабинет, где вы сможете настроить необходимые параметры и начать документооборот.

Кроме того, для эффективного использования системы ЭДО необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами. Сегодня большая часть систем представляет собой сервисы, которые не нужно устанавливать на ПК, или интеграционные решения.

Не забывайте также о необходимости обучения сотрудников работе с СЭД. Некоторые провайдеры предоставляют бесплатные обучающие материалы, а также оказывают консультационную поддержку при возникновении вопросов.

Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись

Для успешного подключения к ЭДО в большинстве случаев требуется электронная подпись. Это связано с тем, что в системе ЭДО используются электронные документы, которые нужно подписывать для обеспечения их юридической значимости.

Документы в ЭДО заверяют с помощью ЭП, которая может быть:

• простой (ПЭП) — применяют во внутреннем документообороте, кроме случаев, когда в документах раскрывается гостайна;
• усиленной неквалифицированной (УНЭП) — используется в случаях, когда не требуется соблюдение всех юридических требований, но необходимо обеспечить дополнительный уровень подтверждения подлинности и авторства электронного документа;
• усиленной квалифицированной (УКЭП) — применяется в документообороте между контрагентами, а также внутри компании и с государственными органами.

Для подключения к ЭДО используется именно УКЭП. Этот вид подписи является наиболее защищённым и отвечает высоким требованиям к надёжности и безопасности электронного документооборота.

Для получения УКЭП для ИП или руководителя ООО следует обратиться в Удостоверяющий Центр ФНС или доверенного лица налоговой. Чтобы подписывать документы от имени ООО, уполномоченному сотруднику потребуется УКЭП и машиночитаемая доверенность. УКЭП для физических лиц можно заказать в любом аккредитованном УЦ.

Как выбрать оператора ЭДО, чтобы подключиться к системе

Прежде чем подключить ЭДО в вашей компании, необходимо определиться с оператором. При выборе следует учитывать несколько важных факторов:

• Наличие лицензий. Проверьте, лицензирован ли оператор на оказание услуг в сфере электронного документооборота.
• Качество услуг. Изучите отзывы клиентов о качестве предоставляемых услуг оператора на различных ресурсах.
• Функциональность. Убедитесь, что набор функций системы оператора соответствует вашим требованиям, а также включает поддержку роуминга. Это необходимо, чтобы обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к другому провайдеру.
• Стоимость. Сравните стоимость услуг разных провайдеров, чтобы выбрать наиболее подходящее предложение. Узнайте, из чего складывается цена услуг. Тарифы на сайте — это усреднённые цифры. Итоговая цена складывается из количества документов, размера компании и срока использования сервиса. Прежде чем подключить сервис, убедитесь, что знаете, в какую сумму обойдётся переход.
• Техническая поддержка. Важно, чтобы оператор был готов оказывать поддержку в режиме 24/7.
• Совместимость СЭД. Убедитесь, что система оператора совместима с корпоративной системой управления документами и другими инструментами, которые используются в компании.
• Поддержка роуминга.

Выбор провайдера ЭДО зависит от конкретных потребностей и бизнес-целей компании. Лучше всего провести тщательный анализ и выбрать оператора, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям и бюджету.

Как подключить ЭДО с помощью сервиса «Доки»: инструкция

Подключение к системе ЭДО осуществляется в определённом порядке. На примере сервиса «Доки» мы опишем процесс регистрации в СЭД.

Сервис «Доки» для документооборота с контрагентами доступен в двух интерфейсах: в 1С и в веб-интерфейсе. Вы можете зарегистрироваться в любом из них. Место регистрации и способ подключения организации к системе электронного документооборота не имеют значения. Сервис будет работать в обоих интерфейсах под одними регистрационными данными.

Если вы планируете использовать только веб-интерфейс, рекомендуем зарегистрироваться через него. Если же вы работаете в 1С, удобнее будет пройти регистрацию через эту программу.

Регистрация через веб-интерфейс

1. Перейдите по ссылке и нажмите «Регистрация».

2. Чтобы зарегистрироваться, можно использовать номер телефона или электронную почту. Для этого:

• укажите номер или адрес почты (чтобы использовать электронную почту, нажмите гиперссылку «По email»);
• придумайте пароль;
• нажмите «Создать аккаунт».

3. Затем нужно ввести проверочный код, который поступит на номер телефона или электронную почту в зависимости от того, что вы указали.

После ввода отобразится форма с информацией о подтверждении номера телефона (электронной почты).

Регистрация в 1С

Чтобы пройти регистрацию, необходимо предварительно установить в конфигурацию 1С специальное расширение. Для этого подходят:

• 1С:Предприятие с версией платформы не ниже 8.3.21 и конфигурацией:
  • 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 версии не ниже 3.0.137.34 (Проф/Корп);
  • 1С: Управление Торговлей 11 версии не ниже 11.5.12.73 (Проф);
  • 1С: Комплексная автоматизация 2.5 версии не ниже 2.5.12.73;
  • 1С: ERP Управление предприятием 2.5 версии не ниже 2.5.12.73.
• конфигурация с размещением в сервисах 1С:Фреш (1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP Управление предприятием).

После загрузки и установки соответствующего расширения можно перейти к регистрации в сервисе:

1. Откройте расширение и в окне входа нажмите Создать аккаунт.

2. Укажите адрес электронной почты, который будет использоваться для регистрации и последующего входа в систему. Выберите необходимую организацию.

3. Выберите сертификат вашей организации. Если у сертификата есть пароль, введите его в соответствующее поле. Затем нажмите кнопку «Подключить».

После этого вам автоматически будет подключён промо-тариф на три месяца, который позволит отправлять документы без ограничений.