Социальный электронный документооборот

Для электронного взаимодействия между Фондом социального страхования РФ, медучреждениями, работодателями, а также другими организациями была разработана система социального электронного документооборота (СЭДО). Она необходима для юридически значимого ЭДО, а также обмена данными между её участниками.

В чём суть социального электронного документооборота (СЭДО)

Правила взаимодействия ФСС, медучреждений и работодателей регламентированы Постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2017 года № 1567. Данными правилами ранее была предусмотрена возможность оформления больничных листов не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) использовался наряду с бумажным с 1 июля 2017 года.

Алгоритм обмена электронными листами нетрудоспособности между ФСС и работодателем включал:

• оформление электронного листа нетрудоспособности медицинским учреждением и выдача номера ЭЛН работнику;
• передачу данных по ЭЛН в ФСС медицинским учреждением;
• предъявление работником номера ЭЛН в бухгалтерию своей организации;
• запрос сведений в ФСС со стороны работодателя по указанному номеру больничного;
• расчёт пособия по электронному больничному работодателем;
• передача сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, в ФСС со стороны работодателя.

Таким образом, работодателю становилось известно о том, что работнику выписали больничный тогда, когда сотрудник сообщал ему номер ЭЛН. При этом могли возникнуть сложности, связанные с тем, что номер больничного листа был неправильно записан, внесён в учётную систему с ошибкой или даже просто утерян. Бухгалтер в такой ситуации был вынужден самостоятельно выяснять достоверность номера и узнавать, закрыт ли он в действительности.

В связи с этим возникла необходимость в создании специального сервиса электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) для обмена данными по больничным листам между медицинской организацией, ФСС и работодателем. Кроме того, сервис «Социальный электронный документооборот» предназначен для своевременного информирования работодателей.

Когда медучреждение открывает больничный, учётная система работодателя автоматически регистрирует ЭЛН, делает необходимые расчёты и передаёт в ФСС сведения.

При закрытии больничного работодатель рассчитывает пособие и направляет в ФСС данные для его назначения и выплаты, включая необходимые для этого заявления, реестры и другие документы.

Чтобы подключиться к системе социального электронного документооборота, работодатель должен заключить с ФСС соглашение об электронном документообороте.

Социальный электронный документооборот в 1С

В инфосистемах 1С существует удобный механизм, позволяющий наладить с ФСС электронный документооборот. Социальный электронный документооборот (СЭДО) легко подключается при работе в 1С:ЗУП — инфосистеме для комплексной автоматизации кадрового учёта и расчёта заработной платы.

Чтобы использовать сервис ФСС, необходимо согласие работника, поскольку сведения о состоянии здоровья физлица относятся к персональным данным, выделенным в специальную категорию (Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ). Если сотрудник даёт своё согласие, в 1С:ЗУП от ФСС будут автоматически приходить уведомления об изменении состояния больничного листа сотрудника.

Для подключения к программе социального электронного документооборота ФСС не потребуется каких-то дополнительных настроек системы. Если компания уже работает с электронными больничными, то сможет взаимодействовать с ФСС через социальный ЭДО.

Взаимодействие с ФСС в 2022 году

С 1 января 2022 года действуют новые правила взаимодействия с ФСС через СЭДО.

Теперь медицинские учреждения оформляют только электронные листки нетрудоспособности. Бумажный больничный лист больше не используется.

Новые правила взаимодействия ФСС и работодателя через сервис «Социальный электронный документооборот»:

• в случае приёма на работу нового сотрудника работодатель направляет о нём данные в Фонд социального страхования через СЭДО;
• если данные о застрахованном лице меняются, работодатель передаёт новые сведения в ФСС;
• работодатель отвечает на запросы ФСС, если о сотрудниках, которым назначается пособие, не хватает данных (срок для ответа — три дня);
• в случае переплаты по пособию из-за неверных сведений, работодатель возмещает средства фонду.

Кроме того, через СЭДО работодатель может узнать номер ЭЛН для начисления сотруднику пособия за первые три дня болезни.