Что такое ОФД и чем занимается оператор фискальных данных

В этой статье мы разберём, что такое ОФД, для чего он нужен и как с ним работать. А также узнаем, как подключиться к оператору фискальных данных и что для этого потребуется.

Зачем нужен ОФД

Что такое ОФД в онлайн-кассах? Ответить на этот вопрос можно так: согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, для расчётов с покупателями все предприниматели должны использовать ККТ и отправлять данные о кассовых чеках в Федеральную налоговую службу через ОФД. Однако бывают исключения. О случаях, когда ИП или организация могут работать без ККТ, вы можете узнать из нашего материала.

Расшифровка ОФД — оператор фискальных данных. Операторы ФД — это организации, которые получают информацию по каждому пробитому чеку, обрабатывают и передают их в налоговую по защищённым каналам связи. Что такое оператор фискальных данных простыми словами? Это посредник между пользователем онлайн-кассы и ФНС.

Что делает ОФД ККТ? Налоговая служба не может следить за каждой компанией отдельно, поэтому это делает с помощью операторов фискальных данных: отслеживает доходы организаций и контролирует соблюдение законодательства.

Условия и требования к ОФД

Основные требования к операторам изложены в Федеральном законе №54-ФЗ. К ним относятся:

• Наличие технических средств для обработки информации, а также для формирования и проверки фискального признака;
• Наличие заключения экспертов о том, что компания может вести такую деятельность;
• Наличие лицензий, подтверждающих, что компания способна не только оказывать услуги, но и обеспечивать сохранность и конфиденциальность данных.

Оператор обязуется хранить данные о чеках в течение 5 лет, а также помогать ФНС выявлять нарушения, допущенные продавцами, и по запросу специалистов налоговой службы предоставлять доступ к своей информационной базе.

Главное условие – состоять в официальном реестре на сайте ФНС.

Так выглядит оператор ОФД в реестре

Как формируются передаваемые в ОФД данные

Если происходит сбой из-за отключения интернета или по иным причинам, данные о продажах будут собираться на накопителе. Они поступят в ОФД сразу, когда появится связь. Но передать данные нужно в течение 30 дней. Если они не будут представлены в ФНС в рамках этого времени, то деятельность организации будет приостановлена, касса заблокирована, а на предпринимателя будет наложен штраф.

Услуга ОФД для кассовых аппаратов: что это такое

Основная задача оператора фискальных данных — расшифровать сохранённые сведения о расчётах и передать их в налоговую. Помимо них, в перечень данных для передачи входят различные отчёты:

• о регистрации онлайн-кассы — формируется после подключения к ОФД;
• о перерегистрации онлайн-кассы — после замены накопителя;
• о текущем состоянии расчётов — показывает переданные и непереданные данные;
• об открытии и закрытии смены;
• о закрытии накопителя.

Шифрованием данных занимается фискальный накопитель, встроенный в кассу. Это чип, который хранит, зашифровывает и передаёт данные по чекам. Платёжный документ, распечатанный без ФН — недействителен. Вся информация об операциях на кассе хранится в нём 5 лет и её невозможно отредактировать.

Оператор фискальных данных выполняет следующие функции:

• Проверяет корректность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений.
• Передаёт данные по каждому чеку без исключения, обеспечивая конфиденциальность и защиту передаваемой информации.
• Отслеживает, чтобы данные о продажах попали в ФНС вовремя — сразу же после выдачи чека или в течение 30 дней с момента оплаты, если у продавца возникли проблемы с подключением к серверу.

Дополнительно этот сервис помогает бизнесу в управлении продажами, составлении отчётности, работе с маркированными товарами. Предприниматели экономят средства на подключении сторонних сервисов.

Ниже представлена схема взаимодействия покупателя, продавца, ОФД и ФНС.

Зачем нужен личный кабинет ОФД для кассовых аппаратов

Вся информация, содержащаяся в кассовом чеке, попадает в налоговую службу. Узнать, все ли чеки были отправлены, можно в личном кабинете сервиса оператора. Это помогает своевременно обнаружить ошибки, скорректировать чеки и избежать дополнительных проверок со стороны ФНС. О важности статусов фискальных документов и как избежать штрафа, рассказали в нашей статье.

Помимо этого, можно решать ряд задач благодаря следующим функциям Личного кабинета:

• Онлайн-контроль за кассами и выручкой. По чекам можно отследить время открытия и закрытия смен, сумму продаж за день, перерывы в операциях и т.д.
• Сортировка касс по необходимым параметрам даёт возможность структурировать большое количество онлайн-касс по группам, почтовому индексу, улице и т. д.
• Можно узнавать статус фискального накопителя. У некоторых есть функция слежения графика замены ФН, чтобы избежать остановки работы кассы.
• Мультилогины для личного кабинета позволяют пользователю с несколькими юрлицами легко переключаться между аккаунтами и получать объединённую статистику.
• Помощь в составлении отчётности. Можно скачать данные в формате XLS, где есть поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам и кассирам, что даёт заметное сокращение времени на подготовку документов.
• Контроль по маркированным товарам помогает отслеживать актуальные статусы по кодам маркировки и всю информацию о продаже каждого товара (дата, время, цена, ссылка на чек и т. д.).

Как начать работу с ОФД

Для подключения организация должна подписать договор на обработку, передачу и хранение фискальных данных. Для этого потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая приравнивается к собственноручной подписи и придаёт документам юридическую силу.

Подробнее о процессе подключения расскажет наш материал «Как подключиться к ОФД».

После подписания договора нужно приобрести ККТ, которая одобрена ФНС и указана в реестре. Подробнее о том, как выбрать онлайн-кассу и накопитель, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс и критериях их выбора.

После покупки кассовой техники её подключают к интернету и регистрируют на портале ФНС для получения регистрационного номера. Этот номер нужно ввести в личном кабинете сервиса. Там же указывается информация об организации, номера онлайн-касс и настраивается отправка чеков. Подробная инструкция, по настройке описана в этой статье. Если не получается самостоятельно, обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал».

После настройки чеки начнут автоматически отправляться на сервер АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС. Для подключения к сервису заполните форму обратной связи.

Подключение к ОФД: как выбрать оператора

Выбор требует индивидуального подхода, поскольку у каждого бизнеса свои требования. Чтобы вы смогли подобрать оператора под себя, советуем проанализировать следующие факторы:

Часто задаваемые вопросы

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог