ОФД (оператор фискальных данных): что это такое простыми словами

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, для расчётов с покупателями все предприниматели должны использовать онлайн-кассу и отправлять данные о пробитых чеках в Федеральную налоговую службу через ОФД. Исключение составляют отдалённые населённые пункты из-за проблем с подключением к интернету.

В статье 2 п.7 ФЗ №54 указывается, что пользователи в отдалённых от сетей связи местности, а также на территории вблизи военных объектов, госохраны, органов внешней разведки и т. д., могут применять контрольно-кассовую технику в автономном режиме. То есть без подключения к ОФД и без передачи данных в налоговую инспекцию через интернет.

Что значит ОФД и зачем он нужен? ОФД расшифровывается как оператор фискальных данных. К фискальным данным относятся все чеки и отчёты, которые формирует онлайн-касса. Операторы ФД — это организации, которые получают информацию по каждому пробитому чеку, обрабатывают и передают в налоговую по защищённым каналам связи. Простыми словами — ОФД выступают в качестве посредника между пользователем онлайн-кассы и ФНС.

Список аккредитованных операторов, имеющих разрешение от налоговой инспекции на хранение и передачу сведений, размещён на сайте налоговой.

Зачем нужен ОФД? Налоговая служба не может следить за каждой компанией отдельно, поэтому это делается с помощью операторов фискальных данных. Так можно отслеживать доходы организаций и контролировать соблюдение законодательства. По ходу статьи мы разберём функции и принцип работы ОФД. Выясним, какие услуги оператора фискальных данных будут вам полезны и как начать работу с ним.

Как работает оператор фискальных данных (ОФД)

Основная задача оператора фискальных данных — расшифровать сохранённые сведения о расчётах и передать их в налоговую.

Помимо сведений о платёжных операциях, в перечень данных для передачи ОФД входят различные отчёты:

о регистрации онлайн-кассы — формируется после подключения к ОФД;
о перерегистрации онлайн-кассы — после замены накопителя;
о текущем состоянии расчётов — показывает переданные и непереданные данные;
об открытии и закрытии смены;
о закрытии фискального накопителя.

Шифрованием данных занимается фискальный накопитель (ФН), встроенный в кассу. Это чип, который хранит, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Чек, распечатанный без ФН — недействителен. Вся информация об операциях на кассе хранится в фискальном накопителе 5 лет и её невозможно отредактировать.

ФН имеет разные сроки действия: 13, 15, 18, 36 месяцев. Подбирается в зависимости от налогового режима и вида бизнеса. На сайте налоговой службы имеется реестр фискальных накопителей, которые можно использовать. После окончания срока накопитель можно заменить на новый, а старый сохранить ещё в течение 5 лет.

Оператор фискальных данных выполняет следующие функции:

Проверяет корректность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений.
Передаёт данные по каждому чеку без исключения, обеспечивая конфиденциальность и защиту передаваемой информации.
Отслеживает, чтобы данные о продажах попали в ФНС вовремя — сразу же после выдачи чека или в течение 30 дней с момента оплаты, если у продавца возникли проблемы с подключением к серверу.

Дополнительно ОФД помогает бизнесу в управлении продажами, составлении отчётности, работе с маркированными товарами. Предприниматели экономят средства на подключении сторонних сервисов.

Как информация о чеках попадает из ОФД в ФНС

Продавец пробивает товар на кассе, оформляет продажу и чек.

Фискальный накопитель получает информацию о чеке, шифрует её и не даёт редактировать.

ФН передаёт кассе сигнал, что можно печатать чек с фискальным признаком.

Информация из фискального накопителя в зашифрованном виде попадает на сервера ОФД.

Оператор проверяет подлинность чека и направляет кассе подтверждение. Далее расшифровывает данные, формирует отчёты и передаёт их в ФНС.

Если происходит сбой из-за отключения интернета или по иным причинам, данные о продажах будут копиться на фискальном накопителе. Они поступят в ОФД сразу, когда появится связь. Но передать данные нужно в течение 30 дней. Если фискальные данные не будут представлены в ФНС в рамках этого времени, то деятельность организации будет приостановлена, касса заблокирована, а на предпринимателя будет наложен штраф.

Для чего нужен личный кабинет ОФД

Вся информация, содержащаяся в кассовом чеке, попадает в налоговую службу. Узнать, все ли чеки были отправлены, можно в личном кабинете сервиса оператора. Это помогает своевременно обнаружить ошибки, скорректировать чеки и избежать дополнительных проверок со стороны ФНС. О важности статусов фискальных документов и как избежать штрафа, рассказали в нашей статье.

Помимо этого, можно решать ряд задач благодаря следующим функциям Личного кабинета:

Онлайн-контроль за кассами и выручкой. По чекам можно отследить время открытия и закрытия смен, сумму продаж за день, перерывы в операциях и т.д.
Сортировка касс по необходимым параметрам даёт возможность структурировать большое количество онлайн-касс по группам, почтовому индексу, улице и т. д.
Можно узнавать статус фискального накопителя. У некоторых ОФД имеется функция слежения графика замены ФН, чтобы избежать остановки работы кассы.
Мультилогины для личного кабинета позволяют пользователю с несколькими юрлицами легко переключаться между аккаунтами и получать объединённую статистику.
Помощь в составлении отчётности. Можно скачать данные в формате XLS, где есть поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам и кассирам.
Контроль по маркированным товарам помогает отслеживать актуальные статусы по кодам маркировки и всю информацию о продаже каждого товара (дата, время, цена, ссылка на чек и т. д.).

Как начать работу с ОФД

Для подключения к ОФД организация должна подписать договор с компанией оператора на обработку, передачу и хранение фискальных данных. Для этого потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая приравнивается к собственноручной подписи и придаёт документам юридическую силу. После заверения электронной подписью в договор нельзя вносить никакие изменения, что подтверждает его подлинность и неизменность.

Правила выдачи УКЭП изменились, теперь подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. УКЭП физлица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Подробнее об УКЭП для разных бизнес-субъектов, где применяется и как сделать, можно прочитать в нашей статье.

Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», входящее в утверждённый список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» — один из лидеров отрасли передачи фискальных документов. Компания имеет разрешение ФНС, участвовала в разработке проекта ОФД под руководством налоговой и учла все нюансы и требования законодательства. «Астрал.ОФД» соответствует необходимым критериям для удобной работы пользователя, работает со всеми моделями кассовой техники из официального реестра Федеральной налоговой службы.

Сервис имеет ряд дополнительных возможностей:

помощь с регистрацией и снятием с учёта ККТ;
помощь в приобретении фискального накопителя;
выпуск квалифицированной электронной подписи;
услуга мониторинга работы торговых точек;
сервис по аналитике фискальных данных;
бесплатно передаёт информацию в систему маркировки;
возможность отправки копии электронного чека по SMS / Email со статусом доставки.

Техническая поддержка оператора АО «Калуга Астрал» работает круглосуточно и без выходных, обеспечивая стабильную связь с сервером и оперативно устраняя все неисправности, которые касаются бесперебойной работы онлайн-касс.

Подробнее о том, как заключить договор с АО «Калуга Астрал», преимуществах сервиса и о тарифах – рассказали здесь.

Мы же поможем с выпуском УКЭП, в нашем УЦ можно получить подпись для юрлица и ИП. Для этого рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. А получить подпись физлица можно через сервис Астрал-ЭТ или 1С-ЭТП, если работаете с программой 1С.

После подписания договора нужно приобрести ККТ, которая одобрена ФНС и указана в её реестре. Подробнее о том, как выбрать онлайн-кассу и фискальный накопитель, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс и на что обратить внимание при покупке.

Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют и помогут с выбором модели.

После того как куплена вся необходимая кассовая техника, её подключают к интернету и регистрируют на портале ФНС, чтобы получить регистрационный номер. Этот номер нужно будет ввести в личном кабинете сервиса оператора. Там же внести информацию об организации, добавить номера онлайн-касс и настроить отправку чеков. Подробная инструкция, как это сделать, описана в этой статье. Если не получается самостоятельно — обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал». Когда всё будет настроено, чеки начнут автоматически отправляться на сервер оператора фискальных данных АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС.

Для подключения к сервису заполните .

ОФД: актуальный список фирм на сайте ФНС

Главное требование при выборе оператора фискальных данных — у него должно быть разрешение на работу от ФНС. Это будет означать соответствие всем требованиям налоговой службы и ему можно доверять.

При выборе стоит также обращать внимание на следующие характеристики:

собственное ПО для расширения функционала сервиса;
надёжность серверов и использование серверов-дублёров для бесперебойной работы в различных ситуациях;
цены и скидки, имеются ли специальные предложения постоянным клиентам;
дополнительные сервисы;
круглосуточная техподдержка, чтобы оперативно решать проблемы с оборудованием;
обучение и консультации персонала после подключения ОФД и онлайн-касс.

Актуальный список, какие есть платформы ОФД сейчас, можно посмотреть на сайте nalog.ru. После выбора понравившегося оператора нужно зайти к нему на сайт и оставить заявку на подключение. Определиться с тарифом и переходить к заключению договора на оказание услуг.

Часто задаваемые вопросы

Что означает ОФД и ФН?

ОФД расшифровывается как оператор фискальных данных. Для отправки фискальных документов (ФД) в ФНС владельцы онлайн-касс обязаны использовать ОФД в качестве посредника. Требования к передаче регламентированы Федеральным законом № 54-ФЗ.

ФН расшифровывается как фискальный накопитель. Это физический носитель для хранения и записи ФД, который устанавливается в ККТ. Когда память или срок действия ФН заканчивается, его меняют на новый.

Зачем нужен ОФД?

Согласно закону «О применении контрольно-кассовой техники» № 54-ФЗ, продавцы могут пробивать чеки только на онлайн-кассах. Данная мера необходима налоговой для контроля доходов предпринимателей. Новые ККТ используют в офлайн и онлайн-магазинах. Данные о расчёте с клиентом ОФД передаёт в ФНС через интернет, так налоговая видит каждую операцию магазина.

Кто может работать без ОФД?

Список тех, кому разрешено не использовать ОФД, указан в п.2 № 54-ФЗ. К ним относятся организации, которые находятся в отдалённых районах, где интернет-связь нестабильная или отсутствует вообще. Или в населённых пунктах, где проживает не более 10 тыс. человек. В таком случае онлайн-кассу можно использовать в автономном режиме, а данные отправятся в налоговую при замене фискального накопителя.

Как подключиться к Астрал.ОФД?

Чтобы подключить Астрал.ОФД, достаточно выполнить 5 простых шагов:

Оставить заявку на
Выбрать тариф;
Заключить договор;
Оплатить счёт;
Активировать лицензию «Астрал.ОФД».

Сколько стоит ОФД?

Договор с ОФД можно заключить на определённый срок. В «Астрал.ОФД» срок действия лицензии можно продлевать на 1, 3, 6, 13, 15 и 36 месяцев. От этого зависит его стоимость.

Сервис «Астрал.ОФД» имеет широкую тарифную сетку и начинается от 250 рублей. Услуги с различным сроком действия подойдут для знакомства с сервисом, сезонного бизнеса и крупных компаний. В некоторых случаях оператор предоставляет клиентам бонусные дни, которые позволяют абоненту активировать код тарифа и ФН в один день. Подробнее с тарифами оплаты за услуги ОФД и их описанием можно ознакомиться по ссылке.

Как узнать свой ОФД?

Узнать своего оператора фискальных данных можно тремя способами. Для этого используют ККТ и сайт ФНС. Как расшифровать ОФД по кассе, чеку или ИНН — читайте в нашей статье.