ОФД (оператор фискальных данных): что это такое простыми словами

В этой статье мы разберём, что такое ОФД, для чего он нужен и как с ним работать. А также узнаем, как подключиться к оператору фискальных данных и что для этого потребуется.

Что такое ОФД в онлайн-кассах? Расшифровку вопроса можно обозначить так – согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, для расчётов с покупателями все предприниматели должны использовать ККТ и отправлять данные о кассовых чеках в Федеральную налоговую службу через ОФД. Однако бывают исключения. О случаях, когда ИП или организация могут работать без ККТ, вы можете узнать из нашего материала.

Что значит ОФД и зачем он нужен

Расшифровка ОФД — оператор фискальных данных. К фискальным данным относятся все чеки и отчёты, которые формирует онлайн-касса.

Операторы ФД — это организации, которые получают информацию по каждому пробитому чеку, обрабатывают и передают их в налоговую по защищённым каналам связи.

Что такое оператор фискальных данных простыми словами? ОФД – это посредник между пользователем онлайн-кассы и ФНС.

Что делает ОФД ККТ? Налоговая служба не может следить за каждой компанией отдельно, поэтому это делает с помощью операторов фискальных данных: отслеживает доходы организаций и контролирует соблюдение законодательства.

Услуга ОФД для кассовых аппаратов: что это такое

Основная задача оператора фискальных данных — расшифровать сохранённые сведения о расчётах и передать их в налоговую.

Помимо них, в перечень данных для передачи ОФД входят различные отчёты:

• о регистрации онлайн-кассы — формируется после подключения к ОФД;
• о перерегистрации онлайн-кассы — после замены накопителя;
• о текущем состоянии расчётов — показывает переданные и непереданные данные;
• об открытии и закрытии смены;
• о закрытии фискального накопителя.

Шифрованием данных занимается фискальный накопитель, встроенный в кассу. Это чип, который хранит, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Платёжный документ, распечатанный без ФН — недействителен. Вся информация об операциях на кассе хранится в фискальном накопителе 5 лет и её невозможно отредактировать.

Оператор фискальных данных выполняет следующие функции:

• Проверяет корректность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений.
• Передаёт данные по каждому чеку без исключения, обеспечивая конфиденциальность и защиту передаваемой информации.
• Отслеживает, чтобы данные о продажах попали в ФНС вовремя — сразу же после выдачи чека или в течение 30 дней с момента оплаты, если у продавца возникли проблемы с подключением к серверу.

Дополнительно ОФД помогает бизнесу в управлении продажами, составлении отчётности, работе с маркированными товарами. Предприниматели экономят средства на подключении сторонних сервисов.

Ниже представлена схема взаимодействия покупателя, продавца, ОФД и ФНС.

Как информация о чеках попадает из ОФД в ФНС

Если происходит сбой из-за отключения интернета или по иным причинам, данные о продажах будут копиться на фискальном накопителе. Они поступят в ОФД сразу, когда появится связь. Но передать данные нужно в течение 30 дней.

Если фискальные данные не будут представлены в ФНС в рамках этого времени, то деятельность организации будет приостановлена, касса заблокирована, а на предпринимателя будет наложен штраф.

Что такое личный кабинет ОФД для кассовых аппаратов и зачем он нужен

Вся информация, содержащаяся в кассовом чеке, попадает в налоговую службу. Узнать, все ли чеки были отправлены, можно в личном кабинете сервиса оператора. Это помогает своевременно обнаружить ошибки, скорректировать чеки и избежать дополнительных проверок со стороны ФНС. О важности статусов фискальных документов и как избежать штрафа, рассказали в нашей статье.

Помимо этого, можно решать ряд задач благодаря следующим функциям Личного кабинета:

• Онлайн-контроль за кассами и выручкой. По чекам можно отследить время открытия и закрытия смен, сумму продаж за день, перерывы в операциях и т.д.
• Сортировка касс по необходимым параметрам даёт возможность структурировать большое количество онлайн-касс по группам, почтовому индексу, улице и т. д.
• Можно узнавать статус фискального накопителя. У некоторых ОФД имеется функция слежения графика замены ФН, чтобы избежать остановки работы кассы.
• Мультилогины для личного кабинета позволяют пользователю с несколькими юрлицами легко переключаться между аккаунтами и получать объединённую статистику.
• Помощь в составлении отчётности. Можно скачать данные в формате XLS, где есть поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам и кассирам.
• Контроль по маркированным товарам помогает отслеживать актуальные статусы по кодам маркировки и всю информацию о продаже каждого товара (дата, время, цена, ссылка на чек и т. д.).

Как начать работу с ОФД

Для подключения к ОФД организация должна подписать договор с компанией оператора на обработку, передачу и хранение фискальных данных. Для этого потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая приравнивается к собственноручной подписи и придаёт документам юридическую силу. После заверения электронной подписью в договор нельзя вносить никакие изменения, что подтверждает его подлинность и неизменность.

После подписания договора нужно приобрести ККТ, которая одобрена ФНС и указана в её реестре. Подробнее о том, как выбрать онлайн-кассу и фискальный накопитель, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс и на что обратить внимание при покупке.

После того как куплена вся необходимая кассовая техника, её подключают к интернету и регистрируют на портале ФНС, чтобы получить регистрационный номер. Этот номер нужно будет ввести в личном кабинете сервиса оператора. Там же внести информацию об организации, добавить номера онлайн-касс и настроить отправку чеков. Подробная инструкция, как это сделать, описана в этой статье. Если не получается самостоятельно — обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал».

Когда всё будет настроено, чеки начнут автоматически отправляться на сервер оператора фискальных данных АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС. Для подключения к сервису заполните форму обратной связи.

ОФД для кассовых аппаратов: актуальный список фирм на сайте ФНС – что это такое

Главное требование при выборе оператора фискальных данных — наличие разрешения на работу от ФНС. Это будет означать соответствие всем требованиям налоговой службы, что ему можно доверять.

При выборе стоит также обращать внимание на следующие характеристики:

• собственное ПО для расширения функционала сервиса;
• надёжность серверов и использование серверов-дублёров для бесперебойной работы в различных ситуациях;
• цены и скидки, имеются ли специальные предложения постоянным клиентам;
• дополнительные сервисы;
• круглосуточная техподдержка, чтобы оперативно решать проблемы с оборудованием;
• обучение и консультации персонала после подключения ОФД и онлайн-касс.

Актуальный список, какие есть платформы ОФД сейчас, можно посмотреть на сайте nalog.ru. После выбора понравившегося оператора нужно зайти к нему на сайт и оставить заявку на подключение. Определиться с тарифом и переходить к заключению договора на оказание услуг.

Подключение к ОФД: что это такое и как выбрать оператора

Выбор ОФД требует индивидуального подхода, поскольку для каждого бизнеса нужны свои требования. Чтобы вы смогли подобрать оператора под себя, советуем анализировать следующие факторы:

1. Законодательные требования, надёжность и безопасность.
   Проверьте, какие ОФД поддерживаются законодательными требованиями. Убедитесь, что оператор соответствует всем необходимым требованиям и имеет необходимые лицензии и сертификаты.
   
   Также изучите его с точки зрения уровня безопасности. Оператор фискальных данных должен обеспечивать защиту информации.
   
   Список аккредитованных ОФД можно найти на официальном сайте ФНС.


2. Функциональность.
   Рассмотрите возможности оператора фискальных данных. Удостоверьтесь, что он предлагает все необходимые функции для вашего бизнеса (например, отправка электронных чеков, интеграция с вашими системами учёта и отчётность, формирование отчётов и т.д.).


3. Цена.
   Сравните стоимость услуг операторов фискальных данных. Убедитесь, что цена подходит вам. Также не забудьте обратить внимание на дополнительные затраты, такие как установка оборудования, обслуживание, техническая поддержка и т.д.


4. Рекомендации и отзывы.
   Узнайте мнение других пользователей об операторе фискальных данных, чтобы получить представление о качестве и уровне обслуживания.


5. Техническая поддержка.
   Удостоверьтесь, что оператор фискальных данных предоставляет круглосуточную техническую поддержку и быстрый отклик на проблемы и запросы.

Сколько стоит ОФД?

Договор с ОФД можно заключить на определённый срок. В «Астрал.ОФД» срок действия лицензии можно продлевать на 1, 3, 6, 13, 15 и 36 месяцев. От этого зависит его стоимость.

Сервис «Астрал.ОФД» имеет широкую тарифную сетку и начинается от 250 рублей. Услуги с различным сроком действия подойдут для знакомства с сервисом, сезонного бизнеса и крупных компаний. В некоторых случаях оператор предоставляет клиентам бонусные дни, которые позволяют абоненту активировать код тарифа и ФН в один день. Подробнее с тарифами оплаты за услуги ОФД и их описанием можно ознакомиться по ссылке.

Что нужно сделать, чтобы стать партнёром ОФД

1. Отправить заявку на официальном сайте партнёрской схемы Astral.
2. Подписать договор с ОФД.
3. Пройти обучение (оператор должен разбираться во всех аспектах фискальных документов, иметь в своём арсенале дополнительные сервисы и разработки – смежные ПО, аналитика, интеграция с другими бизнес-приложениями и т.д., – о которых тоже необходимо иметь представление и знать, как всё работает.)

Пройдя все пункты, вы можете стать официальным партнёром ОФД, предоставляемым все услуги оператора.

Часто задаваемые вопросы