Отчеты ОФД: какие отчеты можно сформировать на основе данных ОФД

Согласно закону № 54-ФЗ, большинство организаций и ИП обязано использовать онлайн-кассу для расчётов с покупателями. Информацию о пробитых чеках нужно отправлять в ФНС через посредника — сертифицированного оператора фискальных данных (ОФД). Так налоговая сможет проверить доходы компании.

Отправка чеков в ФНС — главная, но не единственная задача операторов фискальных данных. Разработчики постоянно совершенствуют функционал сервисов, чтобы помочь пользователям решить самые разные проблемы, связанные с информацией о расчётах.

Какие виды отчётов можно сформировать с помощью ОФД

Операторы фискальных данных получают информацию о каждом документе, сформированном с помощью онлайн-кассы. К фискальным документам относятся не только все чеки, но и отчёты о регистрации и перерегистрации ККТ, об открытии и закрытии смены. Оператор обязан ежедневно передавать в ФНС эти данные, обеспечивая их конфиденциальность.

Организации и ИП регулярно проводят мониторинг своей деятельности и составляют отчёты по результатам проверки. Для того чтобы упростить подготовку отчётности, ОФД даёт пользователям возможность анализировать сохранённые фискальные данные. С помощью сервисов ОФД можно сформировать несколько типов отчётов.

Отчёты о продажах отражают выручку и прибыль за определённый период, например, за смену или за месяц. Анализ таких отчётов помогает пользователю понять, какой способ оплаты клиенты используют чаще, рассчитать средний чек и узнать количество и сумму возвратов.

Отчёты о сотрудниках дают обширную информацию о персонале: какие кассиры совершают больше расчётов, сколько времени сотрудники отдают работе. Эти сведения полезны для руководителя, так как на их основе можно оценить работу каждого из подчинённых и премировать наиболее продуктивных сотрудников.

Отчёты о периодах — это отчёты за смену, месяц, квартал. Эти документы включают большое количество информации, в том числе данные о выручке, времени работы кассиров, количестве продаж. Сравнение отчётов за одинаковые периоды помогает выяснить, что именно влияет на рост или падение продаж: внедрение новых систем, время года или наём сотрудников.

Какие отчёты есть в Астрал.ОФД

Онлайн-сервис Астрал.ОФД — разработка лицензированного оператора фискальных данных «Калуга Астрал». Наши специалисты усовершенствовали Личный кабинет сервиса в соответствии с пожеланиями клиентов, поэтому Астрал.ОФД обладает всеми необходимыми инструментами для удобной работы пользователя. В частности, с помощью Личного кабинета можно проанализировать доходы компании.

Для формирования отчёта в сервисе Астрал.ОФД нужно зайти в раздел «Аналитика». Программа позволяет получить детальный анализ выручки каждой торговой точки и увидеть сводный отчёт по всей организации.

Анализ торговых точек

В подразделе «Анализ торговых точек» представлены сведения о выручке магазина, сумме возвратов и размере среднего чека. Для получения информации пользователю нужно выбрать период и параметры для сравнения. На основе доступных данных система сформирует график. Сервис автоматически сравнит полученную информацию с данными, которые поступили в Астрал.ОФД в этот же период в прошлом году.

Чтобы посмотреть информацию о конкретных магазинах, перейдите в подраздел «Торговые точки», который находится ниже на странице. Здесь можно увидеть размер выручки, сумму наличных и безналичных платежей и количество чеков в каждой торговой точке.

Z-отчёт

В Z-отчёте содержатся сведения обо всех кассовых операциях, которые выполнил кассир в течение смены. С помощью этого документа руководитель сможет узнать о том, сколько документов пробил продавец за смену и какова сумма операций типа «Приход», «Возврат прихода», «Расход» и «Возврат расхода». Для того чтобы сформировать Z-отчёт, нужно выбрать торговую точку и отчётный период, ввести заводской номер кассы и информацию о смене.

ABC- и XYZ-анализ

ABC-анализ и XYZ-анализ помогают предпринимателю понять, какие из его товаров наиболее востребованы у покупателей и приносят больше прибыли. В Личном кабинете Астрал.ОФД можно сформировать и совмещённый ABC/XYZ-отчёт, благодаря которому каждый товар оценивается по нескольким критериям.

Для того чтобы получить ABC-, XYZ- или ABC/XYZ-анализ в Личном кабинете, укажите необходимый период, выберите торговую точку и кассу и нажмите на кнопку «Применить».

Отчёт по сменам

В отчёте по сменам отображаются основные параметры смены. Пользователь может запросить информацию об операциях типа «Приход», «Возврат прихода», «Расход», «Возврат расхода», сумме наличных и безналичных платежей и возвратов, количестве чеков за смену. Кроме того, в отчёте будет отображаться время начала и конца смены, регистрационный номер и модель кассы.

При формировании отчёта по сменам пользователю необходимо выбрать отчётный период и ввести свой email. Документ в формате XLS отправят на указанный адрес.

Отчёт по типам оплат

Отчёт по типам оплат демонстрирует суммы наличных и безналичных платежей. Узнать эти сведения также можно в подразделе «Аналитика данных». В отчёте по типам оплат пользователю доступны платежи, произведённые с помощью аванса, кредита и встречного предоставления, когда для оплаты используют не деньги, а другие средства. Для формирования документа нужно выбрать отчётный период, способ группировки данных (например, по дням) и ввести email. Отчёт в формате XLS будет отправлен на указанную электронную почту.

Отчёт по СНО

В отчёте по СНО демонстрируется, какая система налогообложения была задействована при формировании чека. В сервисе Астрал.ОФД доступны отчёты по основному и упрощённому налоговому режимам, а также по ЕСХН и патентной системе. Система формирует отчёт по СНО в формате XLS и отправляет на электронную почту, которую пользователь должен указать заранее.

Отчёт арендатора

Ставка по аренде помещения зачастую рассчитывается на основе выручки магазина, который находится на арендованном участке. Отчёт арендатора в Личном кабинете Астрал.ОФД предназначен для того, чтобы арендодатель мог верно оценить доход от торговой точки и скорректировать арендную плату. Отчёт формируется на основе фискальных данных, переданных через ОФД. Благодаря учёту всех пробитых чеков, арендодатель может не беспокоиться о том, что магазин преуменьшает свой доход в надежде снизить плату за аренду.

Для создания отчёта арендатора пользователю необходимо выбрать отчётный период, отметить требуемые торговые точки и кассы и указать email, на который нужно отправить готовый документ. По умолчанию в отчёте отображается сумма выручки торговой точки за период, который выбрал предприниматель. Кроме того, арендатор может включить в отчёт данные о сумме прихода и сумме возвратов за этот же период.

После того как пользователь заполнит все поля и нажмёт на кнопку «Создать», отчёт арендатора в формате XLS будет отправлен на указанный email.

График замены ФН и ОФД

Помимо различных видов отчётов, в разделе «Аналитика» Личного кабинета Астрал.ОФД доступны график замены фискального накопителя и информация о сроках, когда необходимо перезаключить договор с оператором фискальных данных. Продлить услуги ОФД можно напрямую из Личного кабинета сервиса. Благодаря этим данным пользователь сможет вовремя обеспечивать свою онлайн-кассу всем необходимым для работы.

Как работать с отчётами ОФД

Любой из отчётов, который был сформирован в Личном кабинете Астрал.ОФД, можно выгрузить в формате XLS. Для этого на странице готового отчёта или графика в правом верхнем углу размещена кнопка выгрузки. Некоторые из документов сразу отправляются на электронную почту пользователя при их формировании.

Полученный документ можно открыть с помощью любой программы, которая поддерживает работу с электронными таблицами, например, с помощью Excel. Предприниматель сможет вручную дополнить отчёт необходимыми данными, распечатать его или отправить в бухгалтерию по электронной почте.