Как отправить электронный чек на почту или через СМС

Свободный автор Астрал

17 ноября 2020

24272

Согласно закону № 54-ФЗ, предприниматель обязан формировать платёжный документ, а также отправлять электронный чек покупателю на почтовый ящик или же по СМС (или же печатать его на онлайн-кассе). Настроить такую передачу можно с помощью онлайн-сервиса Астрал.ОФД.

Когда продавец может отправить электронный чек на почту и через SMS-сообщение

Бумажный и электронный чеки равноценны. В электронном документе содержится тот же набор обязательных реквизитов, что и в бумажном. Если клиенту потребуется обменять товар или вернуть покупку в магазин, он может сделать это с помощью электронного чека.

Однако закон разрешает продавцам выдавать электронные чеки вместо бумажных только в некоторых случаях. Кассир имеет право не печатать документ, а отправить его клиенту, только если покупатель:

согласился получить электронный чек вместо бумажного;
заранее сообщил продавцу свой email или телефонный номер.

Онлайн-кассы поддерживают отправку чеков по СМС, но не каждая модель умеет отправлять документы и на электронную почту. Поэтому, если покупатель требует прислать ему электронный чек, кассир обязан отправить СМС-сообщение, но не письмо на email.

Кассир не обязан проверять достоверность телефонного номера и адреса электронной почты, которые продиктовал ему клиент. Если покупатель указал некорректные данные и его чек был отправлен по неправильному адресу, продавец не несёт за это ответственности.

Инструкция по отказу от бумажных чеков и переходу на электронные дана в нашем материале. Если потребуется помощь, обратитесь к техническим специалистам «Астрал ККТ». Сотрудники отключат печать бумажных чеков на смарт-терминале или ККТ другого типа и настроят отправку документов в электронном виде.

Чем отличаются способы отправки электронных чеков на почту покупателю или через СМС

Отличия	На электронную почту	С помощью СМС
Формат	PDF или текстовый вариант	Текстовое сообщение
Цена рассылки (для продавца)	Бесплатно	Стоимость отправки чека на телефон рассчитывается в зависимости от оператора мобильной связи
Доступ к интернету	Обязателен	Нужна только мобильная связь
Вид чека	Полная версия чека согласно № 54-ФЗ	Избирательные данные (дата операции, название товара, сумма покупки, ссылка на чек и т.д.)
Хранение данных	Сохраняется на почтовом ящике (проще посмотреть через разные ПК)	Остаётся в телефоне (может раздражать покупателя из-за спама + очень легко потерять данные, удалив СМС)
Контактные данные	Указывается номер или электронная почта продавца, что удобно для связи с поддержкой	Пишется только название магазина (нет обратной связи)

Какую информацию должен содержать в себе чек

К обязательным реквизитам в чеке относятся:

Наименование («Кассовый чек»).
Номер смены.
Система налогообложения (ОСН / УСН / ЕСХН / ПТ).
Дата и время оплаты.
Название организации (напр. ООО «Фирма» или ИП «Иванов Иван Иванович»).
Признак расчёта (приход / расход / возврат прихода или расхода).
Название купленного товара + его количество + стоимость за 1 шт. + общая сумма.
Сумма НДС в процентном соотношении.
Форма расчёта (наличными / картой).
ФИО человека, кто принимал платёж.
Регистрационный номер контрольно-кассовой техники.
Номер экземпляра модели фискального накопителя.
Фискальный признак документа.
Порядковый номер ФД.
Специально зашифрованный QR-код.

Более подробно об обязательных и дополнительных реквизитах можно узнать в нашем материале.

Как отправить электронный чек с помощью Астрал.ОФД

Пользователи сервиса Астрал.ОФД могут настроить отправку электронных чеков с помощью СМС и на email. Отправлять чеки можно автоматически сразу после расчёта с клиентом и вручную из Личного кабинета сервиса.

Как настроить отправку чеков по СМС

Для того чтобы онлайн-касса могла осуществить отправку чека по номеру телефона с помощью СМС, владельцу кассы потребуется приобрести пакет СМС-сообщений в Личном кабинете Астрал.ОФД.

Войдите в Личный кабинет на сайте сервиса.
Откройте раздел Маркет и перейдите на вкладку Тарифы

Выберите подходящий вам пакет: 100, 200, 500 или 1 тысяча СМС-сообщений.
Перейдите в Корзину и нажмите на кнопку «Оформить заказ». В течение 15 минут система сформирует счёт для оплаты покупки.

Откройте вкладку Мои заказы в разделе Маркет и выберите заказ, который требуется оплатить. Внести плату нужно в течение пяти дней с момента формирования заказа.

После завершения покупки статус заказа изменится на Оплачен. Вверху страницы отобразится количество доступных СМС-сообщений.

Размер СМС-сообщений ограничен, поэтому в чеке, который продавец отправит на телефон покупателя, будут содержаться не все обязательные реквизиты. В сообщении появится ссылка на сайт ОФД, на котором можно увидеть и скачать чек со всеми нужными данными.

Когда предприниматель отправляет чек с помощью СМС, Астрал.ОФД присылает документ на номер покупателя в мессенджере Viber. Если клиент не зарегистрирован в Viber, Астрал.ОФД пришлёт чек в обычном СМС-сообщении.

Как отправить онлайн-чек на почту

Все пользователи Астрал.ОФД могут бесплатно отправлять чеки на email покупателей. Дополнительно настраивать эту опцию не нужно. Обратите внимание на то, что не все модели ККТ могут отправлять чеки по электронной почте.

Как отправить электронный чек покупателю при расчёте

Чтобы осуществить отправку чека во время сделки с покупателем на email или с помощью СМС, продавцу потребуется выбрать на онлайн-кассе вариант отправки документа. Порядок действий продавца зависит от модели ККТ, которую используют в магазине. После того как кассир пробьёт чек, клиент получит письмо или сообщение с данными о покупке.

Как отправить электронный чек после оплаты

При необходимости продавец может сформировать и вручную отправить электронный чек из Личного кабинета Астрал.ОФД. Создать такой документ можно даже после того, как покупатель оплатил товар и ушёл из магазина.

Войдите в Личный кабинет на сайте онлайн-сервиса Астрал.ОФД.
Перейдите в раздел Чеки, откройте вкладку Все чеки.
Выберите нужный чек и нажмите на кнопку Отправить.

Во всплывающем окне укажите номер телефона или email клиента и нажмите Отправить.

Сроки отправки электронных чеков

Согласно закону № 54-ФЗ, бумажный чек необходимо передать потребителю непосредственно после того, как покупатель оплатит товар. Электронный чек нужно сформировать не позднее рабочего дня, следующего за тем днём, когда клиент внёс плату за покупку. Иными словами, продавец должен отправить клиенту чек в день расчёта или на следующий рабочий день.

Если покупатель сделал заказ в интернет-магазине и решил оплатить его при получении, то чек потребителю должен выдать курьер, который доставит товар. Отправить документ необходимо во время передачи покупки клиенту.

Штрафы за нарушение правил работы с чеками

Нарушение требований к работе с ККТ влечёт наказание по статье 14.5 КоАП РФ. Если продавец не выдаст покупателю бумажный или не отправит электронный чек, штраф составит:

2 тысячи рублей — для ИП и должностных лиц;
10 тысяч рублей — для юридических лиц.

Если вы, как продавец, решили отправить чек по СМС или на почту, но в нём содержатся неверные данные или отсутствуют обязательные реквизиты, ФНС потребует заплатить штраф в размере:

от 1,5 до 3 тысяч рублей — для ИП и должностных лиц;
от 5 до 10 тысяч рублей — для юридических лиц.

Важно помнить о том, что в электронном чеке содержатся персональные данные покупателя: номер его телефона и адрес электронной почты. Продавец имеет право собирать и хранить эти сведения только с согласия клиента. За 30 дней до начала отправки электронных чеков магазин обязан сообщить Роскомнадзору о том, что собирается обрабатывать персональные данные.

Если продавец не отправит уведомление вовремя, ему придётся заплатить штраф, который составит:

от 300 до 500 рублей — для ИП и должностных лиц;
от 3 до 5 тысяч рублей — для юридических лиц.

Вовремя отправить чеки покупателю и соблюсти все требования закона поможет онлайн-сервис Астрал.ОФД. Пользователи Личного кабинета сервиса смогут не только настроить рассылку электронных чеков, но и проанализировать свои продажи с помощью отчёта по сменам, комплексного ABC/XYZ-анализа и других инструментов.

Преимущества отправки онлайн-чеков

Экономия времени и ресурсов

Электронные чеки позволяют избежать необходимости печатать бумажные копии, что сокращает временные и финансовые затраты.

Автоматическая архивация и доступность

Они могут быть легко сохранены и организованы в электронном виде, что позволяет быстро найти нужный чек, если потребуется проверить платежи.

Удобство и простота в использовании

Такие чеки отправляются по электронной почте или хранятся в цифровой форме на мобильных устройствах. Это делает их более удобными для сохранения, сортировки и передачи.

Безопасность и защита информации

Они могут быть защищены паролями и шифрованием для предотвращения несанкционированного доступа к чековым данным. Это обеспечивает более высокий уровень безопасности, чем бумажные варианты.

Экологическая дружественность

Отказ от печатных платёжных документов в пользу электронных чеков помогает сократить использование бумаги и других ресурсов, что положительно влияет на окружающую среду.

Свободный автор Астрал