Отправка электронного чека клиенту по SMS и E-mail

Согласно закону № 54-ФЗ, предприниматель обязан сформировать платёжный документ, а также отправлять чек покупателю по email или же по СМС, либо печатать его на онлайн-кассе. Рассказываем, какую информацию должен содержать этот фискальный документ и как отправить электронный кассовый чек в Астрал.ОФД.

Какую информацию должен содержать электронный чек

К обязательным реквизитам в чеке относятся:

• Наименование.
• Номер смены.
• Система налогообложения (ОСН / УСН / ЕСХН / ПТ).
• Дата и время оплаты.
• Название организации (например, ООО «Фирма» или ИП «Иванов Иван Иванович»).
• ИНН налогоплательщика.
• Признак расчёта (приход / расход / возврат прихода или расхода).
• Название купленного товара + его количество + стоимость за 1 шт. + общая сумма.
• Сумма НДС в процентном соотношении.
• Форма расчёта (наличными / картой).
• ФИО человека, кто принимал платёж.
• Регистрационный номер контрольно-кассовой техники.
• Номер экземпляра модели фискального накопителя.
• Фискальный признак документа.
• Порядковый номер ФД.
• Специально зашифрованный QR-код.
• Электронный адрес ФНС или другого уполномоченного ведомства, где можно проверить подлинность ФД и убедиться в том, что расчёт был действительно произведён.

Более подробно об обязательных и дополнительных реквизитах можно узнать в нашем материале.

Какую информацию должен содержать QR-код в чеке

В электронной и печатной форме фискального документа содержится QR-код, который содержит информацию о нём. Отсканировав его и проверив с помощью приложения налоговой службы «Проверка чеков ФНС России», продавец может узнать сведения о платёжном документе. Для этого QR-код должен содержать такие данные, как:

• дата и время проведения расчётной операции;
• номер фискального документа;
• признак произведённого расчёта;
• сумму покупки;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак платёжного документа.

Помимо основных реквизитов, QR-код может содержать и дополнительные, такие как информация о продавце, например, сайт магазина, сведения о распродажах и акциях.

Когда продавец может отправить электронный чек на почту и через SMS-сообщение

Бумажный и электронный чеки равноценны. В цифровом документе содержится тот же набор обязательных реквизитов, что и в бумажном. Если клиенту потребуется обменять товар или вернуть покупку в магазин, он может сделать это с помощью электронного чека.

Однако закон разрешает продавцам выдавать электронные ФД вместо бумажных только в некоторых случаях. Кассир имеет право не печатать документ, а отправить его клиенту, только если покупатель:

• согласился получить электронный вариант вместо бумажного;
• заранее сообщил продавцу свой email или телефонный номер.

Онлайн-кассы поддерживают отправку чеков по СМС, но не каждая модель умеет отправлять документы и по email. Поэтому если покупатель требует прислать ему электронный чек, кассир обязан отправить СМС-сообщение, но не письмо на email. Кассир не обязан проверять достоверность телефонного номера и адреса почты, которые продиктовал ему клиент. Если покупатель указал некорректные данные и его ФД был отправлен по неправильному адресу, продавец не несёт за это ответственности.

Чем отличаются способы отправки электронных чеков на почту покупателю или через СМС

Как отправить электронный чек с помощью Астрал.ОФД

Пользователи сервиса Астрал.ОФД могут настроить отправку электронных чеков с помощью СМС и на email. Отправлять их можно автоматически сразу после расчёта с клиентом и вручную из Личного кабинета сервиса.

Как настроить отправку чеков по СМС

Для того чтобы онлайн-касса могла осуществить отправку по номеру телефона с помощью СМС, владельцу кассы потребуется приобрести пакет СМС-сообщений в Личном кабинете Астрал.ОФД.

1. Войдите в Личный кабинет на сайте сервиса.

2. Откройте раздел Маркет и перейдите на вкладку Тарифы.

   
3. Выберите подходящий вам пакет: 100, 200, 500 или 1 тысяча СМС-сообщений.

4. Перейдите в Корзину и нажмите на кнопку «Оформить заказ». В течение 15 минут система сформирует счёт для оплаты покупки.

   

5. Откройте вкладку Мои заказы в разделе Маркет и выберите заказ, который требуется оплатить. Внести плату нужно в течение пяти дней с момента формирования заказа.

   

6. После завершения покупки статус заказа изменится на Оплачен. Вверху страницы отобразится количество доступных СМС-сообщений.

   

Размер СМС-сообщений ограничен, поэтому в документе, который продавец отправит на телефон покупателя, будут содержаться не все обязательные реквизиты. В сообщении появится ссылка на сайт ОФД, где можно увидеть и скачать его со всеми нужными данными.

Когда предприниматель отправляет чек с помощью СМС, Астрал.ОФД присылает документ на номер покупателя в обычном СМС-сообщении.

Как отправить чек в мессенджеры, привязанные к телефону покупателя

При продаже товара электронный фискальный документ можно отправить в WhatsApp и другой мессенджер, которым пользуется покупатель. Здесь фискальный документ отображается по-разному: как картинка, pdf-документ либо ссылка с датой и временем покупки. Перейдя по ней, покупатель сможет открыть полную версию электронного фискального документа и использовать информацию из него по своему усмотрению, например, сохранить в памяти телефона или облаке, чтобы вернуть товар или получить налоговый вычет за его приобретение.

Как отправить онлайн-чек на почту

Все пользователи Астрал.ОФД могут бесплатно отправлять чеки на email покупателей. Дополнительно настраивать эту опцию не нужно. Обратите внимание на то, что не все модели ККТ могут отправлять их по email.

Как отправить электронный чек покупателю при расчёте

Для этого во время сделки с покупателем на email или с помощью СМС продавцу потребуется выбрать на онлайн-кассе вариант отправки документа. Порядок действий продавца зависит от модели ККТ, которую используют в магазине. После того как кассир пробьёт чек, клиент получит письмо или сообщение с данными о покупке.

Как отправить электронный чек после оплаты

При необходимости продавец может сформировать и вручную отправить фискальный документ из Личного кабинета Астрал.ОФД. Создать такой документ можно даже после того, как покупатель оплатил товар и ушёл из магазина.

1. Войдите в Личный кабинет на сайте онлайн-сервиса Астрал.ОФД.
2. Перейдите в раздел Чеки, откройте вкладку Все чеки.

3. Выберите нужный документ и нажмите на кнопку Отправить.

   

4. Во всплывающем окне укажите номер телефона или email клиента и нажмите Отправить.

   

Загрузка чеков из базы ОФД в 1С

Пользователи Астрал.ОФД имеют возможность скопировать все документы и отчёты из Личного кабинета сервиса в базу программы 1С. Для этого владельцу кассы достаточно приобрести и запустить модуль «Обмен с 1С». Функция обмена с ОФД доступна для следующих конфигураций 1С:

• 1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 (Базовая, Проф, Корп, 1С:FRESH);
• 1С:Предприниматель, ред. 3.0 (Базовая, 1С:FRESH);
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, ред. 3.0 (Базовая, Проф, Корп, 1С:FRESH);
• 1C:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, редакция 3.0;
• 1С:БизнесСтарт (только тариф «Бизнес»);
• 1С:Предприятие 8. Общепит, редакция 3.0.

Благодаря обмену с Астрал.ОФД пользователь продолжит работу с фискальными данными с помощью инструментов программы 1С. Предприниматель сможет не просто просмотреть все сформированные на кассе чеки, а рассортировать платежи по способам оплаты, сменам и кассирам и проанализировать информацию о размере выручки и сумме возвратов. Кроме того, интерфейс 1С позволяет подготовить ABC- и XYZ-анализ.

Новый способ отправки электронного чека с 2025 года

В 2025 году к вышеперечисленным способам отправки добавился ещё один – отправка фискальных документов через приложение налоговой службы «Мои чеки онлайн». Использовать его можно при условии, что у покупателя есть это приложение, он зарегистрирован в нём и согласен на то, чтобы продавец использовал для отправки чека именно этот способ.

Получить информацию о фискальном документе через приложение клиент может по SMS, email или же отсканировав QR-код.

Данные в ФНС от продавца поступают через оператора фискальных данных, то есть для того, чтобы клиент мог получить их, никаких дополнительных действий, кроме установки приложения, ему не потребуется.

Сроки отправки электронных чеков

Согласно закону № 54-ФЗ, бумажный чек необходимо передать потребителю непосредственно после того, как покупатель оплатит товар. Электронный же нужно сформировать не позднее рабочего дня, следующего за тем днём, когда клиент внёс плату за покупку. Иными словами, продавец должен отправить клиенту чек в день расчёта или на следующий рабочий день.

Если покупатель сделал заказ в интернет-магазине и решил оплатить его при получении, то фискальный документ потребителю должен выдать курьер, который доставит товар. Отправить документ необходимо во время передачи покупки клиенту.

Почему электронные чеки могут не отправляться

Причин для этого может быть несколько. Перечислим самые частые:

• Нет подключения к интернету. Нестабильный сигнал, неоплаченные услуги провайдера, сбой настроек или отсутствие электроэнергии – некоторые из причин, по которым у ККТ может не быть интернет-соединения.
• Проблемы с фискальным накопителем или кассовым аппаратом. Если ФН заполнен или сломан кассовый аппарат, фискальные документы передаваться ОФД не будут.
• Неполадки в работе ОФД. Сбои в работе оператора фискальных данных случаются нечасто, но они возможны. В этом случае нужно связаться с ним и рассказать о проблеме.

Штрафы за нарушение правил работы с чеками

Нарушение требований к работе с ККТ влечёт наказание по статье 14.5 КоАП РФ. Если продавец не выдаст покупателю бумажный или не отправит электронный чек, штраф составит:

• 2 тысячи рублей — для ИП и должностных лиц;
• 10 тысяч рублей — для юридических лиц.

Если вы как продавец решили отправить чек по СМС или на почту, но в нём содержатся неверные данные или отсутствуют обязательные реквизиты, ФНС потребует заплатить штраф в размере:

• от 1,5 до 3 тысяч рублей — для ИП и должностных лиц;
• от 5 до 10 тысяч рублей — для юридических лиц.

Важно помнить о том, что в фискальном документе содержатся персональные данные покупателя: номер его телефона и адрес электронной почты. Продавец имеет право собирать и хранить эти сведения только с согласия клиента. За 30 дней до начала отправки электронных чеков магазин обязан сообщить Роскомнадзору о том, что собирается обрабатывать персональные данные.

Если продавец не отправит уведомление вовремя, ему придётся заплатить штраф, который составит:

• от 300 до 500 рублей — для ИП и должностных лиц;
• от 3 до 5 тысяч рублей — для юридических лиц.

Преимущества отправки онлайн-чеков

Популярные вопросы