КЭДО, портал Госуслуг и платформа «Работа в России»
В конце 2021 года 377-ФЗ были внесены изменения в Трудовой Кодекс РФ, по которым работодатели могут вести кадровый документооборот в электронном виде.
В настоящее время внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) – это добровольное решение работодателя, при этом каждый работник должен дать своё согласие на участие в КЭДО. Тем не менее Минтруд РФ планирует в 2023 году внедрить формализованные кадровые документы, что может означать, что переход на КЭДО для организаций в скором времени станет обязательным.
Процедуры по трудовым отношениям с КЭДО проходят быстрее и проще, так как при приёме на работу, увольнении или по другим вопросам не нужно ездить в офис, отправлять курьеров или ждать неделями почтовой доставки. Все важные документы будут в электронном виде в системе работодателя.
Работодатель формирует документ в электронной форме, подписывает электронной подписью (ЭП) и выгружает в систему. Документ поступает сотруднику в личный кабинет для ознакомления и подписания. Аналогично сотрудник может отправить заявление работодателю. Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приёме на работу.
Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая придаёт электронным документам юридическую силу, подтверждает неизменность данных (после подписания в документ нельзя ничего добавить или убрать). ЭП нужна как работодателям, так и сотрудникам. Все кадровые документы, разрешённые к переводу в электронный вид, работодатель может подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Для каждого работника потребуется неквалифицированная подпись (УНЭП).
Недавно Правительство Российской Федерации утвердило постановление № 1192, которое устанавливает правила взаимодействия кадровых инфосистем работодателей с сотрудниками и порталом Госуслуг.
Информационные системы работодателя должны обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение этого документа, факт его получения сторонами трудовых отношений и ФГИС Госуслуг. Данное постановление вступает в силу 1 сентября 2022 года.
Порядок распространяется на работодателей, которые приняли решение перейти на использование информационной системы с целью безбумажного ведения КЭДО в сфере трудовых отношений.
Организовать КЭДО можно на базе единой цифровой платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя. Запуск платформы «Работа в России» планируется 1 сентября 2022 года. Нужно будет зарегистрироваться через портал Госуслуг и авторизоваться в подсистеме «Электронный кадровый документооборот».
