КЭДО, портал Госуслуг и платформа «Работа в России»

В конце 2021 года Федеральным законом 377-ФЗ были внесены изменения в Трудовой Кодекс РФ, по которым работодатели могут вести кадровый документооборот в электронном виде. А недавние поправки в трудовом законодательстве позволят реализовать КЭДО с помощью Госуслуг, а также платформы «Работа в России».

Сейчас переводить кадровые документы в «цифру» и переходить на КЭДО работодатель может по своему усмотрению. При этом каждый работник должен дать своё согласие на участие в КЭДО. Тем не менее Минтруд РФ планирует в 2023 году внедрить формализованные кадровые документы. Это может означать, что переход на КЭДО для организаций в скором времени станет обязательным.

Процедуры по трудовым отношениям с КЭДО проходят быстрее и проще, так как при приёме на работу, увольнении или по другим вопросам не нужно ездить в офис, отправлять курьеров или ждать неделями почтовой доставки. Все важные документы будут в электронном виде в инфосистеме работодателя, в том числе с возможностью просматривать их через Госуслуги, если в системе будет реализована такая возможность (подробнее об этом — ниже).

Работодатель формирует документ в электронной форме, подписывает электронной подписью (ЭП) и выгружает в систему. Документ поступает сотруднику в личный кабинет для ознакомления и подписания. Аналогично сотрудник может отправить заявление работодателю. Обмен документами в электронном виде разрешён не только с сотрудниками, но и с соискателями при приёме на работу.

Подробнее о том, как организовать переход на электронный кадровый документооборот, с какими трудностями можно столкнуться и как их решить мы рассказали в этой статье.

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая придаёт электронным документам юридическую силу, подтверждает неизменность данных (после подписания в документ нельзя ничего добавить или убрать). ЭП нужна как работодателям, так и сотрудникам. Все кадровые документы, разрешённые к переводу в электронный вид, работодатель может подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Для каждого работника потребуется неквалифицированная подпись (УНЭП).

Все кадровые документы, разрешённые к переводу в электронный вид, работодатель может подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Данный вид подписи используется для подтверждения юридической силы документов, подходит для работы на электронных торговых площадках и порталах (например, на Госуслугах). Работник также может использовать УКЭП, но ему разрешено также применять неквалифицированную подпись.

Более подробно об электронной подписи в КЭДО, отличия подписи работодателя и работника и как получить рассказали в этой статье.

КЭДО через Госуслуги

Правительство Российской Федерации утвердило постановление № 1192, которое устанавливает правила взаимодействия кадровых информационных систем работодателей с сотрудниками и порталом Госуслуг. Это позволит работодателям, работникам и соискателям обмениваться документами через Госуслуги.

Информационные системы работодателя должны обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение этого документа, факт его получения сторонами трудовых отношений и ФГИС Госуслуг.

Система работодателя и портал Госуслуг будут взаимодействовать через типовое техническое решение, интегрированное с порталом или через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), если информационная система работодателя к ней подключена. Документы будут размещаться в личном кабинете работника на портале Госуслуг и храниться в информационной системе организации. Постановление вступает в силу 1 сентября 2022 года.

Порядок распространяется на работодателей, которые приняли решение перейти на использование информационной системы с целью безбумажного ведения КЭДО в сфере трудовых отношений.

«Работа в России» для КЭДО

Организовать КЭДО можно на базе единой цифровой платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя. С помощью портала «Работа в России» электронный кадровый документооборот можно будет организовать с 1 сентября 2022 года. Для этого нужно будет зарегистрироваться через портал Госуслуг и авторизоваться в подсистеме «Электронный кадровый документооборот».

Но можно не ждать, когда в полном объёме начнут работать все функции платформы «Работа в России». Электронный кадровый документооборот в своей компании можно организовать уже сейчас. Астрал i КЭДО – облачная система кадрового делопроизводства с подписанием документов, маршрутами их согласования и массовым выпуском УНЭП для сотрудников с дистанционной идентификацией через личный кабинет на портале Госуслуг. Это позволит получить подпись сотруднику не выходя из дома или не покидая рабочего места. Запишитесь на демонстрацию сервиса. Мы уже перешли на КЭДО, поможем сделать это и вам.